【事例あり】デモ動画で知るRPAの使い方

RPAとは？できることとできないこと

RPAとは業務効率化・業務改善に役立つツールとして多くの企業が導入しています。

実際にどのようなことができるのでしょうか？できることとできないことを知り、改善したい業務に導入できるか確認しましょう。

できること

RPAはパソコン上の作業を自動化することができます。その中でも、大きく分けて「単純作業・定型業務」「カスタマーサポート」「データの収集・分析」の３つが自動化可能です。以下でそれぞれを詳しく説明します。

単純作業・定型業務

RPAは単純作業や定型業務のようなルールが決まっている作業を行うことができます。 例えば、大量のエクセルデータを別の基幹システムに転記する作業や、エクセルのデータを元にメールを作成・送信をするなどの自動化が可能です。 こういった業務のように、何度も同じことを繰り返す作業は簡単ではありますが、人が行う場合、疲労により作業スピードが遅くなったり、思いがけないミスが生じてしまうことがあります。 RPAは一度覚えさせたら間違えることなく、一定のスピードで作業ができるので、人が行うより正確かつ速く業務を遂行できます。

カスタマーサポート

メールなどのカスタマーサポートを行うことができます。 例えば、メールを受信した際に定型文を返信するような作業が可能です。 また、お問い合わせの内容によって返信の文章を変えることもできます。その際も、お問い合わせの内容がパターン化されていれば、RPAで条件分岐を設定し、Aパターン、Bパターンで異なる文章を作成することが可能です。

データの収集・分析

WEBサイトに掲載されている情報を収集したり、その情報をまとめて分析することができます。 例えば、在庫の確認をする作業では、WEBサイトで商品を検索し在庫状況を取得する。そのデータをエクセルなどに転記する作業や、決まったフォーマットのデータを一つのエクセルシートにまとめ、関数を入力しグラフを作成することなどが可能です。 毎週・毎月発生する定型的な報告資料などは、RPAに任せることで業務効率化につながります。 以上3つのような業務をRPAに任せることで時間が空き、他のコア業務に専念できるため、大きな利益を生み出します。

できないこと

色々な自動化ツールがある中で、RPAにできないことはどんな作業でしょうか？ できないことを知らずにRPAを導入してしまい、活用できず無駄になってしまったというようなことがないようにあらかじめ把握しておきましょう。

自ら考えること

RPAは考えることや自ら判断をすることができず、覚えさせた作業のみ実行できます。 よく混同されやすいのがAIですが、AIは経験をさせることで学び、判断ができるようになります。しかし、RPAはAIと違って学習能力がないため、傾向を分析し自ら判断・決断するということはできません。 イレギュラー対応が発生しそうな業務はRPAには不向きなので、人が作業するようにしましょう。

手書き文字・画像の認識

RPAは画像や手書きの文字を認識する機能はありません。手書き文字や画像の認識が必要な業務には、OCRを導入し自動化させることをおすすめします。 OCRで手書きや紙書類のデータ化をした後、RPAにてデータの転記作業などの操作が可能になるため、組み合わせて業務改善に取り組んでいるケースは多くあります。

RPAの活用事例

RPAにできること、できないことを説明していきましたが、実際に企業ではどのように活用しているのでしょうか？ 職種別に活用事例をご紹介いたします。

人事・労務

• 勤怠管理

勤怠管理システムを利用している場合は、そこに蓄積された勤怠データの集計を行い、残業時間などの労働時間を計算、給与計算まで一律してRPAに任せることができます。

• 給与計算

毎月発生する給与計算ですが、交通費や住民税、控除などの計算もRPAにより自動化が可能です。全社員分の給与計算は人が行うと大変な作業です。RPAに任せることで正確に迅速に実行してくれます。

経理

• 経費精算

交通費や出張費、その他の雑費などの領収書と経費申請の突合チェック業務を自動化できます。 紙書類の領収書はRPAは読み取ることができないため、まずはOCRを利用してデータ化させます。そして申請者が手入力して申請した経費と、領収書のデータに間違いがないか調べる作業をRPAに覚えさせ自動化させることが可能です。手作業で全社員分を処理するには多くの時間が必要になりますが、RPAで自動化させることで負担軽減につながります。

• 伝票データの入力

多い企業では月に数百枚以上の伝票が発生します。手入力で行うと非常に手間であり、ミスをしてはいけない作業のため、作業者への負担がかなり大きいです。 売り上げを出力したり、フォーマットの変換、社内で使用している会計システムへ入力するという作業をRPAに任せることで、負担は軽減され、さらに正確に作業を自動化できます。

• 売掛金・買掛金の管理

毎日業務が発生する売掛金と買掛金の管理ですが、大量のデータを入力したり単純な作業が多く、人が行うことで非常に時間がかかります。 データの計算方法などRPAに覚えさせれば、人の代わりに正確に作業を実行してくれるため、時間短縮にもなります。

営業

• 事務作業

営業の業務では多くの事務作業が発生しています。例えば、見積・請求書の発行などは定型作業です。必要項目を入力し、残りの作業をRPAに任せることができます。 また、請求書の作成は毎月発生するものに関しては、顧客管理システムと連携し、自動的に作成が可能になります。

• データの収集

RPAはスクレイピングといってWEBサイト上の情報を収集することが可能です。営業先の情報の取得や、競合の情報を自動的に収集することができます。 今まで手作業で行っていたことを自動化することで時間短縮になり、本来時間をかけるべき営業業務に注力することが可能です。

• レポートの作成

毎月・毎週報告する必要がある場合も多いと思います。レポートの定型フォーマットを作成しておくことで、必要なデータ抽出やそのデータを使用した計算など、RPAに任せることで自動化出来ます。

マーケティング

• WEBサイト上の情報収集

自社製品や他社製品の情報収集や担当している製品周りのニュースなど、WEBサイト上の情報を自動で収集することが可能です。 また、クチコミなどを収集し、まとめる作業もRPAにて自動化ができます。

• 広告レポートの作成

広告運用ページからデータをダウンロードし加工後、決められたレポートのフォーマットに当てはめ、計算したりグラフを作成することが可能です。

デモ動画で知るRPA

RPAのできることが分かっても、業務でどのように活用できるのかなかなか想像がつきません。RPAがPC画面上で動いている実際の画面を見て、自分の業務で活用できるかイメージしましょう。

デモ動画でPRAを徹底理解！

実際に業務で活用できるRPAの動画を４つご紹介します。 動画内で使用しているRPAツールは初心者でも使いこなせるRPA“RoboTANGO”です。

RoboTANGOは録画機能があり、簡単にシナリオ作成ができます。直感的に操作できRPA初心者の方にはおすすめです。 費用も月額5万円と安価で１か月ごとに契約が可能なので、繁忙期のみの導入も可能です。また、１ライセンスを複数人で利用できるフローティングライセンスが標準搭載されており、部署や拠点を跨いだ活用もできます。

ケース①エクセルで取得した情報をWeb登録フォームに入力・登録

1. 入力対象のデータがあるExcelファイルを開きます。
2. Google Chromeで顧客登録フォームを開きます。
3. 下記の作業をExcelファイルのデータ数分繰返し実行します。
   1. ①Excelファイルのn行目(初回は2行目)のデータを全て取得します。
   2. ②顧客登録フォームを開き、データを入力していきます。
   3. ③全て入力が終わったら、登録ボタンをクリックして登録します。
   4. ④ExcelファイルのK列「チェック」に「済」と入力します。
   5. ⑤「n(行)+1」の処理を行い、①に戻ります。
4. 全てのデータ処理が終わったら、Chatworkに処理完了のメッセージを送信して終了します。

ケース②エクセルのデータを元にメールを作成・下書き保存

1. 作成対象のデータがあるExcelファイルを開きます。
2. H1セルのメール件名で使用するテキストを取得します。
3. 下記の作業をExcelファイルのデータ数分繰返し実行します。
   1. ①Excelファイルのn行目(初回は2行目)E列の値を取得します。
   2. ②取得した値が「×」の場合は、「n(行)+1」の処理を行い、①に戻ります。
   3. ③n行目のデータを全て取得します。
   4. ④メモ帳を開いて、Excelから取得した名前と会員ランクを入力します。
   5. ⑤メモ帳のテキストを全て取得して、メモ帳を閉じます。
   6. ⑥メール作成ボタンをクリックし「メールアドレス・件名・本文」を入力します。
   7. ⑦下書き保存(×ボタンをクリック)します。
   8. ⑧「n(行)+1」の処理を行い、①に戻ります。
4. 全てのデータ処理が終わったら、Chatworkに処理完了のメッセージを送信して終了します。

ケース③Googleカレンダーの予定を活用してタスク作成

1. Google ChromeでWebサイト(CaleRepo!)を開きます。
2. 「CSV出力」ボタンをクリックします。
3. 名前をつけて保存(ファイル名は当日日付)します。
4. 出力したCSVファイルを開きます。
5. 下記の作業をCSVファイルのデータ数分繰返し実行します。
   1. ①CSVファイルのn行目(初回は2行目)A列の値を取得します。
   2. ②Chatworkのタスク入力画面をクリックします。
   3. ③CSVで取得したデータを入力します。
   4. ④「タスクを追加」ボタンをクリックします。
   5. ⑤「n(行)+1」の処理を行い、①に戻ります。

ケース④商品名と在庫数を取得してChatworkに完了メッセージを送信

1. RoboTANGO Browserを開き、Webサイトを開きます。
2. 商品名と在庫数を取得します。
3. Chatworkを開き商品名と在庫数を送信します。
4. 送信した商品名と在庫数でタスクを作成します。

ケース⑤複数のエクセルファイルをダウンロードして１つのファイルに統合

1. RoboTANGO Browserを開き、クラウドストレージにアクセスします。
2. ダウンロードするデータが存在するフォルダを開きます。
3. データをダウンロードして「未処理」フォルダに格納します。
4. 統合用のExcelファイルを開きます。
5. 下記の作業をファイル数分繰返し実行します。
   1. ①ダウンロードしたCSVファイルを開きます。
   2. ②統合するデータを選択してコピーします。
   3. ③統合用のExcelファイルを開いて、コピーしたデータを貼り付けます。
   4. ④開いていたCSVファイルを閉じて、CSVファイルを「処理済」フォルダに移動させ、①に戻ります。
6. LINEに処理完了のメッセージを送信して終了します。

まとめ

動画を見て業務で活用できそうかイメージできましたでしょうか。 RPAはアプリケーションを選ばず、自社で利用しているシステムと連携することが可能です。しかし、システムによってはRPAが連携出来ないケースがあります。導入前にはトライアルを活用して、社内システムと連携できるか、運用していけそうか確認することをおすすめします。

RPAツールを比較している記事があるので、参考にしてください。