卸売業

2日かかっていた月次の入力作業が30分に短縮。会計業務やリスト作成などにRPAが大活躍

BtoB
会計システム
売上データ
リスト作成

代表取締役境様

印刷用紙をはじめ、封筒や梱包資材なども扱う和洋紙の卸売会社、東芳紙業株式会社代表取締役境様にRPA導入前の課題、RPA活用法や成果・効果についてお話を伺いました。

課題

手作業による多くの定型業務が発生していた
月初に作業負荷が集中していた

効果

会計業務やリスト作成で作業時間の削減に成功

日々の定型業務と月初のピークを正確に対応してくれるRPAを検討

― 御社の事業内容とRoboTANGOの導入経緯を教えていただけますでしょうか。

弊社は新聞などの定期刊行物を中心に、印刷用紙の卸売を主な事業としています。日々の定型業務や毎月月初に迎えるピークにも正確に対応してくれるRPAを導入したいという思いから、RoboTANGOを採用しました。省力化を考えたこともロボ導入の理由のひとつです。

― RoboTANGOを知ったきっかけと決め手はどこにありましたか？

1ライセンスで複数のPCにインストールできるフローティングライセンス
自分たちでRPAを作成できる

当時RPA導入担当の方がネットで検索して、「PC操作を録画してロボット作成ができるRoboTANGOというRPAがあるらしい」と言い出したことがきっかけでRoboTANGOの存在を知りました。他にも2、3社から話を聞きましたが、自分で扱えるというRoboTANGOに魅力を感じたのです。他社製品と迷いましたが、1ライセンスにつき最大5人使えるところがRoboTANGOの決め手になりました。自分のデスクで使えますし、今後は社内でも扱える社員が増えて、業務幅も拡大していくのではないかと考えています。

会計業務やリスト作成、売上データの転記作業などにRPAが大活躍

― 現在どのような業務にRoboTANGOを活用していますか？

会計業務で活用しています。請求書の発行や支払いといった会計業務はどうしても締日周辺に集中するため、RoboTANGOにサポートしてもらっています。また、先日はお客様にお出しする配達物のリストを作成するRPAロボットをつくり、運用を開始しました。

この配達リストは、これまで私がExcelで作成していました。さほど時間がかかるものではありませんでしたが、RoboTANGOで平準化したことによって、誰でも作成できるようになりました。そこは大きなメリットですね。

他には、新聞用紙の売上明細を丸ごと販売管理システムに取り込んでいます。明細1件あたりにかかる時間はさほど長くありませんが、元々Excelで管理していた大量のデータも移し替えられるため、大変助かっています。

売上データの抽出作業も土日に完了させておくことで自分のタイミングで作業できるように

― RoboTANGOを導入したことで感じられた利点を教えてください。

以前は毎週の売上実績などをシステムから抽出し、グラフ化していましたが、他の社員が入力しているタイミングではデータを取得できなかったのです。それもRoboTANGOを導入したことで、土日にまとめて抽出し、月曜日に集計できるようになりました。完了報告もLINEで来るため、とても便利ですね。自分に都合の良いタイミングで作業に取り掛かれるようになり、ストレスも軽減されました。

会計ソフトへの入力作業を自動化したことで2日間かかっていた作業が30分に短縮

また、月次の売上や仕入の計上業務は目を見張るほど時短化できています。これまでは会計ソフトに手打ちしていましたが、汎用データをRPAロボットとマクロで作成できることがわかってからは、RoboTANGOにお任せしています。属人化するとどうしてもミスが起こりやすく、チェックが必要でしたが、その必要がなくなりました。これまで丸2日かかっていた月次更新を、わずか30分足らずで完成できるようになっています。

仕事の流れはもとより、RoboTANGOを導入したことで「この業務の流れにはこういうやり方があるのでは？」と、さまざまな気づきを得られたことは大きな収穫でした。

― 反対にロボの導入で生じたトラブルはありましたか？

これといった大きなトラブルはございません。あえて言えば、あまりにもスムーズに進みすぎて「本当に問題はないのかな？」と思うことぐらいですね。これまで何度もチェックしていた作業が一気になくなったわけですから、当然の感情かもしれません。

また、パソコンでRoboTANGOを使用している間に他の操作ができないところは、問題といえば問題であるかもしれません。更新時にインターネットを使用していると止まることがあり、現在は解決策を思案しているところです。

他には、Excelのファイルを開いたままRoboTANGOを起動してしまったことが何度もありました。本来転記するファイルではなく、元々開いていたExcelに転記をしようとして、RoboTANGOが停止してしまったというパターンですね。「しまった、またやってしまった」と後悔したことは、一度や二度ではありません。笑