RPA×人材サービス
「RoboTANGO（ロボタンゴ）」の人材サービス（人材紹介・派遣）業でのRPA活用シーン・活用法をご紹介いたします。
人材サービス業界では、求人のデータ登録・編集作業、採用の可否、ユーザー情報の登録・変更作業、メール配信・通知、応募者の登録作業、集計データの作成、コンプライアンスチェック作業、各種データ保存、電子帳簿保存法対応やその他法改正対応など様々な業務でRPAが活用されています。
人材サービス業界のRPA導入メリット
定型業務を自動化し
リソースとコストを削減
人材業界では日次における求人出しの登録作業や修正作業、登録者の情報変更、採用可否の判断や通知作業など様々な定型業務があります。今まで従業員が手作業でおこなっていた定型業務をRPAが代行することで、業務スピードが向上し、残業時間の削減やパフォーマンス向上、業務の効率化にもつながります。
記入漏れや記入ミスなどの
ヒューマンエラーを防止
求人データのシステムへの入力や修正作業、応募者の情報変更、請求処理、契約関連などにおいて、手作業の場合、どれだけ気を付けていても誤字・脱字や入力漏れ、確認漏れなどのミスが発生します。PRAなら確実に処理することができるため、人的ミスを大幅に削減することが可能です。
繰り返し業務や期日発生による
従業員の精神的負担を軽減
データの集計作業やデータ入力、チェック作業などひたすら同じタスクの繰り返しや、期日がある業務をミスがないよう処理する業務は従業員の大きな精神的負担になります。
RPAが自動化することで従業員の負担を軽減します。
コンプライアンス面
の強化
求人広告のNGワードチェックをはじめ、外国籍労働者の在留期間チェック、労働法順守の確認作業などをRPA化することで、人材派遣や人材サービス業におけるコンプライアンス違反のリスクを減らし、管理を大幅に改善します。
顧客満足度の
向上
RPAで定型業務を自動化し創出できた時間で、企業や求職者からのお問い合わせや対応業務に注力できることに加え、迅速に対応することが可能になります。それによりお客様へのサービスの品質が向上し、双方の顧客の満足度を高めることが期待できます。
RPAで自動化できる主な業務
人材サービス業界での主なRPA活用方法をご紹介いたします。下記の活用方法以外でも作業時間削減に成功した事例もございますのでご興味がございましたらお気軽にお問い合わせください。
求人出しの
登録・変更作業
企業からの求人情報をシステムに登録し、公開するまでの求人出しの一連の流れを自動化することができます。日次において数百件発生する登録・変更作業を自動化することで、入力ミスや遅延を防止し、タイムリーな募集を実現します。
求職者の
採用可否と通知
採用における選考基準が明確に設定されている場合、特定の条件を満たす求職者を自動的に選出し、該当しない求職者を選考から除外することができます。その後の求職者への採用結果を自動通知をすることでリアルタイムな採用を実現できます。
登録者の
情報変更
自社システムに登録されている登録者のステータス変更や、メールアドレスの更新、引っ越しなどによる住所変更などの情報変更作業を自動化できます。毎日送られてくる変更作業にかかる工数だけでなく漏れなどの人的ミスも削減します。
スカウトメールの
配信・通知
求職者の職務経歴や希望勤務地などの条件に沿って、RPAが自動的にスカウトメールを送信することが可能です。さらに、応募者からの返信があった際に自動で通知することで、リクルーターは迅速に対応することができます。
メール配信のための
リスト作成
応募資格や興味のある分野に基づいて、メール配信のターゲットリストを自動的に作成します。基幹システムとメール配信システムが連携されていない場合でもRPAが特定の条件にマッチしたターゲットのリスト作成から配信まで自動化します。
応募者数の
経過報告
RPAが求人への応募状況を定期的にチェックし、応募者数の経過報告を自動的に作成し、営業担当や出稿企業にレポートを提出することが可能です。リアルタイムな報告業務が可能になるため、顧客満足度も向上します。
応募者へのリマインドメールや
サンキューメールの通知
面接日のリマインドをはじめ、応募や面接に対するサンキューメールなど、応募者とのコミュニケーションを自動化します。これにより、応募者のエンゲージメントを向上します。
データの
抽出および集計業務
RPAは、データベースから必要な情報を抽出し、集計する業務を自動化できます。例えば店舗や拠点ごとの売上データをはじめ、スタッフの稼働率、求人サイトでのアクティブユーザー数など、多岐に渡るデータを集計することが可能です。
電子帳簿保存法
の対応業務
電子帳簿保存法への対応として、契約書、依頼書、見積書などの契約関連文書を指定されたフォルダに自動で保存することが可能です。ファイルを保存する際にあらかじめ設定された命名規則に従って整理・保存することもできます。
請求書や帳票の作成
および送付
RPAを活用して、請求書や帳票の作成業務を自動化できます。契約内容や稼働時間に基づいた請求額の計算から帳票の作成、その後メールやチャットで通知する作業も自動化することが可能です。
コンプライアンスに関わる
チェック業務
労働法規や契約条項に基づいたコンプライアンスの自動チェックを行います。例えば、外国籍の応募者の在留期間のチェックや、法的に規制された表現や禁止ワードのチェックなどの作業を自動化することが可能です。
派遣者や従業員の
勤怠管理
派遣者や従業員の勤怠情報を基にRPAが自動で給与計算を行います。また、それに伴う企業への請求書の作成や支払い処理、経費精算などの経理業務も自動化することが可能です。
その他の業種別活用シーン・利用法
RoboTANGOは、業種・業界、職種にかかわらず幅広く活用できるRPAツールです。
それぞれの業界で、RPAがどのようなビジネスシーンで活用されているのか分かりやすく紹介いたします。
