新事業での事務作業によって増加する残業時間短縮と業務効率化の実現をRPA活用で目指す

プログラミング知識がなくてもExcelが少しわかる程度ならRPAが簡単に作れるのが魅力だった

弊社の主な事業は、ゲームセンターの店舗運営およびゲームマシンのレンタル設置です。

RoboTANGOとの出会いは展示会でした。業務効率化やデジタル化を推進していくための情報収集をしている際、いくつかのブースを周っているなかで、担当者の方からお話を聞かせていただき興味を持ったのがきっかけです。

RPAについてはあまり詳しいことは知りませんでしたが、金額的な面やロボット作成の難易度が高いかなというイメージだけがありました。

しかし、お話を聞いたり、セミナーに参加したりするなかで、一般社員でも簡単にロボットの作成ができることを知り、RoboTANGO導入の検討をはじめました。

最終的な決め手となったのは、ロボットの作成がしやすい点です。弊社にもシステム部門はありますが、開発よりは管理が中心なので、システム部門でロボを作成して現場に渡すというのは難しいと考えていました。しかし、RoboTANGOならプログラミング知識のない現場の社員でもロボットの作成ができるので、そこは大きな魅力を感じたところです。

現場の意見では、まったくパソコンを使ったことがない人にはロボ作成は難しいかもしれない。しかし、エクセルが少しわかる程度の社員は慣れてしまえば、簡単なロボなら1時間ぐらいで作成できるということです。これは導入に際して大きなポイントになりました。

現場の社員が推進役となって積極的にRPAを活用

一般的に自分たちの仕事が奪われてしまうのではないかと不安を持つケースもあると伺っていましたが、弊社ではそうしたことはほとんどありませんでした。むしろRPAに興味を持った社員が多かったことも導入の決め手の一つです。実際にトライアルでロボットをいくつも作成する社員もいて、そのロボットは現在でも活躍しています。

また、現場の社員だけではなく、経営層も業務のデジタル化、効率化が進まないことに課題を持っていたこともあり、導入に関しては早い段階から賛同を得ていました。実際、トライアルを開始してから導入決定の判断までわずか2か月とスムーズに進みました。

弊社ではトライアルの段階でロボを11個作成しています。その中心となって進めてくれたのが、情報分析チームの社員で、積極的にロボ作成に関与してくれています。

本来の業務である分析に集中するためには、できるだけ単純なルーティンワークは自動化したい、そこに時間を取られてしまって分析業務にかける時間を減らしたくないということで、RPAを積極的に自身の 業務に取り入れています。

その社員を中心にRPAを社内でもっと活用したいという声は少なくありません。上司からもRPAの使い方について問い合わせが増えています。

上からではなく、現場の社員が普及を進めることで、他の社員も自分たちもできると思ってもらえる可能性が高まり、よい効果が生まれています。

RPAで売上データやPOSデータのエクスポート作業を自動化

Webサイトからの売上データのエクスポートが主です。後はPOSデータのエクスポートにも活用しています。

現在は、Webサイトからのデータのエクスポートを自動化することで、分析作業に割く時間を十分に取れるようにしています。本来であれば、RPAでエクスポートしたデータを貼り付けるファイルまで完成させたいのですが、今からロボの作成を進めていく段階なので推進中といった形です。そのため、分析作業をするまでに手作業で行うルーティンワークがまだまだ残っています。

また、財務経理や人事総務にもルーティンワークが多く、残業時間が減らないのは早急に解決しなければならない課題です。まだまだ企業全体としてデジタル化、効率化が進んでいません。

ほかにも、店舗にも活用範囲を拡大できればと考えています。お店というのは、何かを入力する、取り出すといったルーティンワークが多く、一回の作業は5分～10分でも、すべての店舗で同じことをしているので、たとえば、30店舗あれば150分～300分の時間損失です。

この時間損失をRPAで埋められれば従業員の負担が減り、その時間を接客に充てられるようになり、結果として売上向上にもつながります。そこで、社内だけではなく、店舗も巻き込んでRPAの活用範囲を拡大していければと検討している最中です。

RPAの効果を最大限に発揮させられていないのが現在の課題

課題点は2つあります。1つは、RPAの効果を最大限に発揮させられていない点。そしてもう1つは、自社のデジタル化がまだ十分に進んでいない点です。

ただ、弊社ではRPAを導入して日が浅いこともあり、多くの社員にRPAの効果やロボの作成方法を推進している途中です。特にまだRPAを導入していない部署では、RPAがどのような業務に向いていて、何を実現するかをまだまだ理解しきれていない部分があります。

たとえば、会計ソフトの自動化でも、「支払い一つとっても支払い先が違ったら使えないのでは？」「金額は毎回違うからロボには対応できないのでは？」といった反応が返ってきます。でも支払いという大きな観点で見れば変わりません。大枠の部分だけでもRPAを活用すれば、人が行う作業を大幅に減らすことが可能です。

RPAに対する理解が深まればもっとさまざまな場面で柔軟に活用方法を考えられるようになります。今後はRPAの効果を最大限に発揮させることはもちろん、社内での普及を進め、活用範囲を拡大させていくことに注力していきたいと考えています。

また、RPAを導入したことで、デジタル化を進めなければならないのに、まだ至るところで紙が使われていることが可視化されました。

たとえば、クラウドで受発注の管理をしているのに、発注書を紙で印刷していたり、いまでもFAXのやり取りをしている業務があったりなど。昔から変わらない方法でやり続けている業務が多いのは大きな問題です。そのため、RPAの活用範囲を広げる前にまずは、業務のやり方を考え直さなくてはと思っています。

RPAの活用範囲の拡大を検討した際に根本的な課題点に気づけたので、RoboTANGOの導入により新しい発見がありました。そもそもの業務のやり方を変えるべきだと気づけた点は大きなメリットでした。

今後は、業務のやり方の見直しをしたうえで、ペーパーレス化を今以上に進め、RPAを活用できる環境の構築にも力を入れていきたいです。

RPAの活用範囲を拡大し、企業全体のデジタル化・自動化によって効率化実現を目指す

社内でRPAに対する理解が深まり、現場レベルでどんどんロボを作成し、活用していく流れができれば、業務の効率化はもちろん、生産性の高い業務に集中する時間も増やせます。

現在、RPAを導入している業務もさらに自動化を進めて行く。そして、業務フローの見直しをしたうえで、まだRPAの導入ができていない部署、業務へも積極的に活用の範囲を拡大していきたいと考えています。

たとえば、データの抽出は自動化できていますが、そこから先のファイルを貼り付けて完成させるところまではまだ着手できていません。ほかにも抽出や集計作業の先までをもっと自動化させ効率化を進めていくのが今後の目標です。