RPA活用で月間20万円以上のコスト削減を実現。140時間の入力時間を全て営業の時間へ。結果売上向上を実現

RPA導入にあたり従業員自身が業務のどこで使えるか考え、積極的に関与してくれた

弊社では社長自ら展示会に出向き、RPAの導入を進めました。正直、導入を決めた段階では社員の多くはRPAを詳しくは知らない状態でしたが、社長が社員に率先してデモを見せ、RPAで何ができるのかを説明していったことで理解できるようになりました。

理解した後は、反発をするどころか自分達の業務のどこで使えるかを自ら考えるようになり、積極的に関与していったため、非常にスムーズに導入が進んでいきました。

1.残業を含めた労働時間の削減

残業時間の削減は、元々の弊社の課題でもありましたが、入力作業のほとんどを自動化することで、1スタッフに対して1日2時間程度の時短を実現しています。これまでは業務時間以外を使って入力作業をしていましたが、他の業務をしている間にボタンを押すだけで入力作業が終わるため、朝早く出社したり、勤務後に遅くまで残って入力作業をしたりすることがなくなりました。

残業時間が削減されたことで、朝は家族と顔を合わせて食事をしてから出勤できるようになりましたし、業務後も早く帰れるようになったので、家族がいる社員は家族との時間を過ごす。別の社員はジムへ行ったり、趣味に使ったりと心のゆとりを持てるようになったのもRPAの効果といえます。長い企業経営の上でこういった公私バランスを整えてあげることは最も大切なことの一つだと考えています。

2.IT利用のランニングコストの削減

RPAを導入してから気づいたのですが、スプレッドシートからシステムに入力するだけなので、従来使用していた多機能でランニングコストの高かった既存システムでなくてもよくなったのです。そこで、必要な機能だけに絞った安価なシステムに変更することで、年間にして100万円ほどのランニングコスト削減を実現しました。「担当者の入力するITレベルによってシステムを選ぶ」のでなく、「会社にとって必要なシステム」を選ぶことが出来ました。

3.顧客対応の迅速化

もう一つの効果は、「顧客対応の迅速化」です。これまで入力を手作業で行っていたとき、特に締め日の関係で入力作業が集中する月末月初は、それ以外の業務がどうしても後回しになってしまっていました。しかし、RPA導入で入力業務が自動化されたことで、その時期に来店されたお客様や電話対応、営業活動ができるようになり、お客様を待たせることなく対応できるようになったのです。これにより、顧客満足度も高まったのはRPA導入の大きな効果ですね。「そのときその場で回答が欲しい」お客様の潜在ニーズを実現出来ている実感があります。他社より回答が早いので飯田さんに注文をしたよ、という声が増えました。

RPA活用は社員教育にも良い影響を与えた

ほかにも、RPAの導入は社員教育にも効果がありました。それまでは社員のミスを何度もしつこく注意して指導してきましたが、ミスをすることを指摘するのは難しいんですね。特に同じミスを何回もしてしまうと、それを指摘しにくくなります。

しかし、RPAを導入してからは、入力をミスするとロボットが止まってしまうので間違いを修正してと論理的な指摘ができるようになりました。人のミスを指摘するとどうしても感情論になってしまうのですが、ロボットが止まった場所でミスを明確化できることでピンポイントに指摘ができます。そのため、「ミスをして注意された」ではなく、「この部分を間違えたので注意された」と指摘された原因がはっきりわかり、感情論になりません。人に対して怒るのではなく、起きた問題に対して指摘できるようになったのは、社員教育の面からもメリットは大きかったですね。