RPA導入でデータ入力や集計・加工作業など煩雑な業務を自動化し、月間120時間の作業時間を削減。手厚いサポートで他社RPAからの移行もスムーズに実現。

RPA導入後、ライセンス切り替えの手間と運用コストが課題に

当社は自社ブランドである「大衆すし酒場 じんべえ太郎」と「カラオケkobanちゃん」の運営をしております。
また、フランチャイジーとして、大庄グループ「大衆割烹 庄や」「旨いもの処 日本海庄や」、VANSANグループ「Italian kitchen VANSAN」の運営をしております。
2023年10月にフィットネス業界に参入。女性専用AIパーソナルトレーニング「FURDI」第一号店を武蔵浦和に開店しました。

第1号店として「大衆割烹 庄や浦和店」を埼玉県さいたま市に開店して以来、埼玉県を中心に栃木・群馬・千葉に店舗展開をしております。

宮永様：日々の定型業務は、可能な限り機械で自動化したほうが効率的だと考えていました。Excelではマクロの機能がありますが、WebやExcel・メール・システムなど複数のツールを横断する業務では、マクロでは対応できません。情報収集を進める中で、さまざまなシステムを横断して自動化できるRPAが最適だと考え、導入を検討しました。

大室様：RPAツールの導入後、定型業務の自動化は進められたものの、運用コストが大きな課題でした。そのRPAには2種類のライセンス形態があり、RPAロボットを作成・修正する際には作成版ライセンスが必要で、一度ロボットを作成した後は、実行版ライセンスに切り替えて運用する仕組みでした。

しかし、運用していく中で、システムのUI変更などによってロボットの修正が必要になり、そのたびに作成版ライセンスに戻す必要がありました。月の途中でライセンスの変更は可能でしたが、作成版ライセンスの費用が適用されてしまうため、コスト負担が大きくなっていました。

当初は作成版と実行版のライセンスを使い分け、数カ月ごとに切り替える運用を想定していましたが、結局1カ月ごとに作成版のライセンスへ戻すケースが多く、結果的に費用が増加してしまいました。また、月ごとに契約を切り替える手続きも手間がかかっていたため、「もう少しコストや運用の負担を抑えたい」と感じていました。

宮永様：他にも、当時利用していたRPAは、1ライセンスにつき1台のPCでしか作業できない仕様でした。ロボットの作成や編集の際には専用のPCで作業する必要があり、わざわざそのPCで対応するのは不便に感じていました。そのため、「複数の担当者がそれぞれのPCで構築や修正を行える環境が必要だ」と考えていました。

大室様：当初スターティアテクノスさんからご連絡いただいた際は、他社のRPAを導入したばかりだったためお断りしました。ですが、1年近く経った頃に再度ご連絡をいただき、「何かお困りごとはありませんか？」と聞かれたので、現在の課題やコスト面、運用の手間などについて相談しました。すると、「一度お話を聞いてみませんか？」と提案いただき、具体的に話を聞くことになりました。

「サポート体制」「低価格」「複数のPCで利用可能なフローティングライセンス」がRoboTANGO導入の決め手

RoboTANGOの導入を決めた大きな理由は次の3つです。

大室様：営業担当からお話を伺った際に、サポート面で「一緒にRPAのロボットを作成してくれる」という点が大きく、これならぜひお願いしたいと思い、導入を決めました。
さらに、作成版ライセンスの費用に比べて低価格で利用できるコスト面、1ライセンスで複数のPCからロボを作成できるフローティングライセンスも魅力でした。この「サポート」「コスト」「フローティングライセンス」という3つの要素がそろっていたことが導入の決め手ですね。

大室様：RPAロボットの作成フォローの際、営業担当の方がとても分かりやすく的確に教えてくださったおかげで、比較的スムーズに移行することができました。以前のRPAでの経験があったため特に大きな問題もなく進みましたし、最初は慣れるまで戸惑う部分もありましたが、今ではすっかり慣れ、RoboTANGOの方が画面が見やすく、操作しやすいと感じています。

江口様：私も大室と同じで、最初は「前のRPAではこうだったのに」と思うことがありましたが、作成フォローのときに営業担当の方から「前のRPAだとこうでしたが、RoboTANGOではこうするとスムーズにいきますよ」と都度丁寧に教えてくださったおかげで、理解が進みました。RoboTANGOは自由度が高く、今では非常に使いやすいと実感しています。

データの収集や加工、データ入力・フォーマット作成などを自動化し、月間約120時間の作業時間削減に成功

現在、管理本部におけるデータの入力をはじめ、データ収集・蓄積・加工、表の作成など主に日次や月次の定型業務をRPAで自動化させています。

大室様：毎日、毎月行っていたデータの集計や蓄積、加工、データ入力、フォーマット入力といった業務を自動化できました。手作業で行っていた時と比べて、ざっと月間120時間ほどの作業時間を削減することができました。また、日々繰り返し作業を行うことで感じていた憂鬱さがなくなったのも大きな効果です。さらに、データ入力に関しては、人的ミスや作業の忘れ、漏れがなくなったことが非常に助かっています。

江口様：新たに始めた業務についても、社内共有用の資料を作成する負担が軽減されました。また、土日の対応時にも効果を感じています。以前は、データを作成する際に、「ここからこうやってデータをコピーして」など、一から手順を説明する必要がありましたが、今では「このRPAを動かしておいてください」と指示するだけで済むため、業務が非常に効率化しました。

今後は管理部全体でRPAを運用できるように進めていきたい

大室様：普段RPAに触れる機会が少ない管理部の社員にも、実際にロボットを動かす作業を体験してもらっています。少しでも触れてもらうことで、自分の業務にもRPAを活用できる部分があるのではないかと感じてもらえることを期待しています。

また、弊社では業務を洗い出すためのシートを作成し、業務内容や作業工数、面倒に感じているポイントを書いてもらっています。ただ、現時点ではその取り組みが少し停滞してしまっている状況です（笑）。

大室様：今後は、RoboTANGOを扱える人材を増やしていきたいと考えています。現在、ロボを作成できるのは宮永と江口と私の3人のため、さらに多くの社員が作成できるように育成していきたいです。

また、RoboTANGOの新しい機能で「エレメント機能」についても紹介を受け、実際に触れていますが、まだ十分に使いこなせていない部分があります。今後はエレメントモードを活用しながら、新しいロボを作成し、すでに完成しているロボについても順次エレメントモードで作り替えていきたいと考えています。

手が回らない業務や繰り返しの単純作業がある方にはRPAがおすすめ

大室様：毎日繰り返しの単純作業があるなら、RPAを導入するのが良いと思います。憂鬱な気分になることもなくなり、作業ミスも減るのでとても便利です。

江口様：意外と「こんな業務も自動化できるんだ」と感じる場面が多いです。これまでやろうと思っていても手が回らずにできなかった集計作業やデータ作成も、RPAで自動化したことで対応できるようになりました。自分の業務内容では無理だと思わずに、ぜひ一度試してみてほしいです。

宮永様：RPAに手順を覚えさせれば、時々しかやらない業務でも一度作っておけば自動で処理してくれます。「自分じゃなくてRPAに任せよう」と言えるようになるので、業務が属人化しにくいのも良いですね。細かな設定ができる点も魅力ですし、上手に活用すれば業務の幅がどんどん広がると思います。