RPA導入で取引先への自動通知や販売登録作業など煩雑な作業を自動化し、月間100時間以上の業務工数削減に成功。やりたい仕事への時間を生み出せた

手作業での単純作業が膨大で業務が逼迫。個人レベルでの業務効率に取り組むも限界に感じていた

当社は明治38年創業の我が国において最も伝統ある総合旅行会社として、日本のツーリズム産業の発展の一翼を担ってまいりました。旅行のお手伝いで培ってきた人々の想いに寄り添う社風とともに、DX(デジタルトランスフォーメーション)活用をすることで、新たな価値の創造をする「顧客と地域のソリューション企業」へと進化し、お客様の求める価値を実現する企業グループとして社会に貢献しております。
私たちはその中でも関西企画仕入れセンターという部門に所属しており、国内の個人旅行商品のパンフレットの製作や、Web商品の企画・販売・販促を行っております。

デジタル分野の著しい変化の中、現場での業務効率化をどのように推進していくべきかが課題でした。部署内で単純作業の多くを手作業で行っており、業務が逼迫していたため効率化していきたかったんです。

会社として、業務改善・効率化を推進していく風潮はあり、社内でもExcelのマクロやAccessを使って、今自分たちでできることから効率化していこうとしていたものの、個人の工夫・業務の棚卸レベルでは効果が薄いと感じ抜本的な改善が必要であると感じていました。

以前、本社で勤務していた際に他のRPAを活用していましたが、専門的な要素が多く複雑なことや費用が高いという懸念と、本社から異動する際に他の担当者にRPAの内容を引き継いだものの、使いこなせず活用されなくなってしまったという経緯があり、関西企画仕入れセンターでの導入は見送っていました。

しかし、たまたま見たメルマガにRoboTANGOの紹介が載っていて、「そんな簡単そうなRPAがあるなら、ちょっと導入してみたい」と思ったのがきっかけでRPAを再度検討することにしました。

RPA導入の決め手はコスト面と操作性、サポート体制の充実

RoboTANGOの価格が安く操作が簡単な点に興味を持ち、実際にトライアルを行った結果、最終的には次の点で導入を決めました。

特に操作性においては、無料トライアル期間中にレクチャーを受けていく中で、初心者でも理解でき、扱っていけそうだと感じることができた点がRoboTANGOに決めた大きな理由です。

RPA導入で104時間/月の作業時間削減に。業務効率化をはじめミス防止や担当者の負担を軽減。

今は、旅行プランの予約発生時に活用する「顧客リストの抽出、加工、共有」商品の売り切れ・期間終了などに伴い発生する「商品の売り止め（販売停止）作業」新しい旅行プラン・クーポンが商品化された際に行う「商品の販売登録作業」のほか、定期的に発生する社内システムを使った単純業務などで活用しています。

顧客リストの抽出、加工、共有

旅行の予約が入った際に、宿泊の予約内容は自動的に宿泊施設に通知がされる仕組みになっているのですが、観光施設・食事施設のクーポンの予約に関しては、各施設に通知されません。

予約情報を各施設に通知し、お客様の予約枠を確保する必要がありますが、その作業をすべて手作業で対応していました。ただ、お客様に関わることなので、漏れ・ミスが発生するとお客様はもちろん、宿泊施設にも多大なご迷惑をおかけすることになります。作業自体は単純ですが、絶対にミスは許されない業務であったため、週3回1人の担当者が対応しており、作業量の部分やミスをしてはいけないという精神的な負担がかかっていました。

そこで、RPA導入後は以下のような流れで自動化し、各施設への通知を実現しました。

手作業では30分かかっていましたが、RPAで自動化したことにより2分で完了し、10時間/月ほどの削減になりました。さらに、Windowsのタスクスケジューラー機能を活用して、毎日ロボが動くように設定しているため、漏れがないようにしています。また、RPAは正確に作業してくれるためミス防止につながりました。

商品の売り止め作業

半期に1回、商品（旅行企画）の売り切れ・期間終了などに伴って売り止め（販売停止）の依頼があった際に、１つ１つの停止処理をしなければならない作業が発生していました。

ホテルや旅館の宿泊料金は繁忙期や土日祝日によって異なるため、売り止めの作業を「日数×施設数×プラン数(1施設20プラン)」分を1件ずつ作業しなくてはなりません。そのため、半期に1回とはいえ、人の手では丸1日かけても完了できないほど、非常に煩雑で大変な作業です。

この業務においては、以下の手順をRPAを活用し、夜間と朝に自動化しています。

売り止め作業は締め切りの期限があるので、社員みんなが焦りながら作業を行っていましたが、RPAで自動化したことにより、社員の精神的負担が軽減し心に余裕が生まれました。また、約2営業日かかっていた作業がなくなり、その分他の作業にリソースを割くことができています。

商品の販売登録作業

商品の発売準備ができ次第、独自基幹システムで販売化し、お客様が予約できる状態にする作業があります。基幹システムの中に、1つの商品コードに対して北海道から沖縄までの地域があり、さらに宿泊施設ごと・プランごとにコードが分かれていて、１つの地域で15商品ほどあるため、全国で50商品、3,000～4,000件ほどのプランがあります。プランを1つずつ開いてプルダウンの項目の「販売化」を選択するという膨大な単純作業を人の手作業で行っていました。

RPAは以下の手順で作業を行っています。

商品の入れ替えが半期に1回発生するのですが、1商品1時間～1時間半かかっていたため、かなりの労力を要する業務でしたが、RPA導入でほぼ自動化を実現し、75時間の作業時間削減につながっています。

RPAを導入したことで、上記で説明した以外の自動化している業務も含め、月間104時間もの作業工数の削減が実現しています。また、作業漏れやミスの削減につながり、業務品質が向上しています。

決まった時間にRPAが動くようにして業務に漏れがないようにしていたり、エラーがあればLINEに通知がくるように設定し対応しています。最小の手間で作業が行えるため、人的ミスのリスクが軽減し、担当者の精神的なプレッシャーもなくなりました。

また、費用対効果の検証ができるように、ロボの稼働時間をスプレッドシートに集計する作業を自動化しました。具体的には、各ロボの名称と実行開始時間・終了時間をスプレッドシートに入力するロボを挿入し、どれだけ作業が削減されているのか数値化されるようにしました。

継続してRPAを使っていきたかったので、社内で効果を示すための資料に活用するため、工夫しました。

今後はRoboTANGOの活用を広め、新たな旅行商品の開発にも取り組みたい

現在、ロボットを作成・運用できる者が2名しかいないため、担当者が休みの時にロボットが止まってしまいメンテナンスが必要といった際に対応ができない状況です。これに対応するため、運用担当者を増やすために育成に力を入れたいです。

具体的には部署40名の中で5～6チームに分かれているので、チームに1人以上のRPA担当者を置きたいです。現状は担当を割り当てて勉強会を実施し、RPA活用を広めていこうという動きもしています。

実際にRPAに触って慣れて欲しいということと、作成されたロボを動かしているだけだと「やってもらっている感」が強く当事者意識が持てないため、自分で作成したものでこれだけ改善できるということを実感してもらい、意識を変えたいと思っています。

まだまだ手作業も多く、業務の自動化は道半ばです。現在作成中のロボがあるため、まずはそれらを完成させることが目先の目標です。また、これまで商品開発をするうえで発生する膨大な手作業の影響で実現できなかった商品の開発にも注力していきたいと考えています。