RPA導入で不動産物件情報の更新作業をはじめ、物件調査の更新、メール反響の登録作業などを自動化し、月間400時間以上の作業工数削減に成功

単調な業務に時間を取られ、人手不足が顕著化していたため、RPA導入を検討

弊社は、不動産の売買、管理、賃貸、3つすべてを行う総合不動産会社です。

私が所属しているのは情報企画部という部署で、例えば競合他社のホームページの集客方法調査をして社内に情報提供を行っていたり、ホームページの作成・更新を行ったり、システムの導入やセキュリティ面、WEBに関連する業務を担当しています。

各部署に業務の課題をヒアリングしたところ、たとえば毎日更新ボタンを押すだけの作業でも100件以上ある等、単調でありながら件数が多く時間がかかってしまっていることがわかりました。

特に、毎日発生する物件の更新作業は、滞ると新しい情報をお客様に提供できなくなってしまうため、賃貸・売買・管理のどの部署でも必ず行わなければならない業務でありながら、非常に手間がかかっていました。
部署によっては午前中の業務が更新だけで終わってしまい、人的リソースがもったいないと感じていました。

また、各部署で一人ひとりの業務量が多く手が回っていない、人手不足になっていたということもあり、自動化できるツールがないか探していたところ、スターティアテクノスからRPAについて話を聞き導入の検討を開始しました。

RPA導入の決め手は「自動化したい業務が実現した点」「運用コストが低価格だった点」

RoboTANGOの導入を決めた大きな理由は次の2つです。

RPAの存在自体は以前から知っていました。ただ、導入費用が高いというイメージが強く、現実的に導入を考えていなかったのですが、課題の解決策として業務の自動化ができるツールを探していたところ、スターティアテクノスからRPAについて話を聞く機会があり導入を検討することにしました。

その後、複数あるツールの候補から、すぐにトライアルを実施できるのがRoboTANGOだったことから、とりあえず試してみようとなりました。

トライアル中は、─番解決したかった物件の更新作業を自動化するためのRPAロボットを作成することができただけでなく、さまざまなRPAロボットを作成することができ、これなら自社の多くの課題解決が実現するのではという思いから、RoboTANGOの導入を決意しました。

また、導入・運用にかかる費用も想定の1/3程度だったのも決め手のひとつです。低コストで導入できるので社内での話も進めやすかったです。

RPA導入で単調な業務が自動化され、少人数でも業務が回るようになり、人手不足の解消にもつながった

現在、主に次の4つの業務でRPAロボットを使い、業務時間の短縮につながっています。

MTGの時だけでなく、ランチや雑談の中でも積極的にヒアリング

社内でさまざまな部署の社員さんと話す機会があるので、その際にどのような課題があるのかを聞くようにしています。ミーティングを開いて聞くこともありますが、ミーティングで急に「業務に課題はありますか」と言っても、なかなかすぐには出て来ないことも多いです。
そのため、休憩時間やランチの時間に雑談的に話したほうが、仕事で行き詰まっていることがあるのかなと気づきやすいので、積極的に話しかけてヒアリングしています。RPAで解決できそうな課題であれば自動化を提案し、RPAの活用拡大を進めています。

RPAを扱える人材を増やし、単調な業務はすべて自動化を実現させたい

現在、25個ほどのRPAロボットを作成して動かしていますが、まだ単調な業務のすべてを自動化できてはいないので、今後すべて自動化できるようにRPAロボットを増やしていきたいと思っています。

また、私以外にもRPAロボットを作成できる人材を増やしたいです。そのため、今後RPAのマニュアルなども作成したいと考えています。
現在は1台のPCだけでRPAを動かしていますが、将来的には2台目、3台目と増やすことができればさらにできる幅も広がると思っているので実現させたいです。

PC操作が苦手な人は、頭の中で考えるのではなく、紙に業務の流れを図にして書き出すのがおすすめ

最初は不安も多いと思います。自分に作成できるだろうか、操作が理解できるだろうかと、私も最初はかなり不安でした。しかし、基本的な動かし方や設定方法などが分かればあとは大体同じ作業の繰り返しです。設定したRPAロボットの1つ1つのステップを理解してしまえば、どんどんいろいろなRPAロボットを作成できるようになります。

ちゃんと動けばすごく楽しくなるので、まずは1つ作成して少しずつでもテストしながら動いていることを実感することで、モチベーションを上げていければよいと思います。

PC操作が苦手な人は、自分の頭の中で作業工程を考えるのではなく、紙に業務の流れを図にして細かく書き出すのがおすすめです。このパターンが来たらAの作業、別のパターンの場合はBの作業が発生するという場合も紙に書くことで、条件分岐がどこで発生するのか一目で分かるためRPAロボットを作成する際にスムーズだと思います。
作成がうまくいかず思うように動かないときでも、何が足りないのかがすぐにわかるようになるため、紙に書くのは本当におすすめです。