各グループ会社の業務効率化支援策としてRPA導入を決定。手作業を減らし組織目標として3年間で900時間削減を進める

グループ会社の膨大な手作業を効率化するためにRPAを検討

弊社は象徴理念として、「日本一現場を活性化させる支援部隊」を掲げています。その中でグループIT推進室が、グループ会社7社のIT環境の整備や業務効率化という部分でお手伝いをさせていただいております。

グループ会社の中の食品加工会社の作業において、手作業がとても多い業務が課題でした。その解決策を模索している際、上長からRPAの存在を聞き、展示会でRoboTANGOのお話を聞かせていただいたところから導入の検討を開始しました。

導入の決め手はランニングコストの安さ、サポートによる操作レクチャーも大満足だったこと

いくつか他の会社様のRPAも見たりしたのですが、RoboTANGOがもっともランニングコストが魅力的でした。また、トライアルをさせていただいた際に操作がわかりやすかった点、そしてサポートが充実していた点です。

実際にわからなかった時にすぐにご対応いただいた点が良かったなと思います。また、トライアルの期間に現地まで来ていただいてシステムを触りながら一緒に考えていただけたので、わかりやすかったです。そういった点も導入の決め手のひとつです。

毎日の印刷作業やグループ会社7社分のインボイス制度準備にRoboTANGOを活用

現在は、流通BMSシステムから納品明細書と出荷集計表の約30個のExcelファイルをダウンロードし、センターごとに仕分けを行った後、各ファイルの全てのシートを印刷するという業務に活用しています。この業務は365日毎日朝と夕方に発生し、社員による手作業・目視チェックでの仕分けだったため30分～1時間ほどかかっていました。RoboTANGOによる自動化でそこに割いていたリソースをまるごと空けることができました。

また、グループ会社7社でインボイス制度導入の準備として、全社分一元化された取引先様1,200件ほどの適格請求書発行事業者番号の登録業務でRPAを活用しています。それぞれの会社でこの作業をしようとすると、合計5名で各自同様の作業を重複して行うことになるため、RPA化できる検索作業と登録作業を自動化し、効率化をめざしています。

トライアルを開始する前に1か月ほどかけてグループ会社へ通い、業務フローのオペレーションを理解して、洗い出しをした上でトライアルに臨みました。

私たちがRPAを導入するグループ会社の業務自体を理解していなかったので、そのままだとロボット作成ができません。そのため、まず我々がマニュアルを作成しながら業務を理解して、理想のロボットを仕上げる準備をしていく流れで進めていきました。

今後は組織目標として3年間で900時間の削減を目指し、RoboTANGO活用を拡大していきたい

今後、さらにRoboTANGO活用は進めていきたいと思っております。ただ、RoboTANGO活用の推進を行っているグループIT推進室自体が新設の部署でして現在は、各社の方にグループIT推進室ができたという挨拶から始めています。関係を築くため月1で訪問し、そこで今どんなことに困っているかをヒアリングさせていただいている状況です。

今は各社のほうでも、やりたいこと、やってほしいことがいっぱい溜まっている状態で、その中から私たちなりに優先順位をある程度つけ、どんな方法で効率化・自動化していくか仕分けを行って進めていきます。各社の従業員の意見もヒアリングしながら協力し合っています。

現在、組織目標として、3年間かけて作業時間を900時間削減を掲げています。この目標達成にはRPAに限らず、適した方法で業務効率化を目指すものですが、RPAで自動化できる業務に関しては、RoboTANGOを最大限に活用していきたいと考えています。

まだ紙文化が残っているところが数多くあるので、OCRなどの活用も視野に入れペーパーレスを狙いながら、RoboTANGOを使って自動化できれば、手書きの作業が減り、スピーディになると思います。