RPA導入により手作業を効率化し、月間104時間の工数削減を実現。受講生や講師へのサポート体制を強化し、業務の属人化も解消

1.講師への質問回答依頼業務の負担

八町様：弊社では、受講生からの質問に対して講師が1件ずつ回答しておりますが、講座ごとに複数の講師がいるため、講座を管轄している担当者が講師のスケジュールや対応可能件数を確認しながら、手作業で質問を割り振って依頼していました。
しかし、講師が50名近く在籍する講座では、1日に100件を超える質問が寄せられることもあり、依頼作業に半日以上を要することもありました。他の講座でも回答依頼に時間がかかることが多く、受講生の方からの質問を講師に迅速に届けるとともに、受講生へもスムーズに返答ができる体制を整えたいと考えていました。

2.データ作成の重複と分析作業の非効率化

増尾様：弊社では、多くの通信講座を展開しており、各講座を管轄する担当者が、受講生の方の添削物の提出状況や質問件数、講座の申込状況を基に講座の運営方針を策定しています。
しかし、データベースからデータを抽出し、加工、分析するといった業務は各担当者が個別に行っており、同じようなデータの表をそれぞれが時間をかけて作成するという非効率な状態でした。また、担当者が抱える講座が20～30講座に及ぶ場合もあり、データ加工と分析に多大な時間がかかっていました。
他にも、担当者のExcelスキルの差からデータの質や完成度にばらつきが生じるうえ、忙しい時期には分析業務が遅延することもありました。そのため、担当者がより分析業務に集中できる環境を整える必要がありました。

3.スキルによる作業時間の差や業務の属人化

八町様：Excelの得意な人は短時間で分析を終えられる一方、苦手な人は数字を一つずつ確認しながら表を作成するため、スキルの違いによって作業時間に大きな差が生じていました。そのため、一部の作業が特定のメンバーに集中するなど、属人的になっているケースも課題に感じていました。

1.受講生から受け取った質問への回答を各担当講師に依頼する業務

八町様：受講生が学習システム「デジタルサポート」を利用して講座に関する質問を送信すると、各講座を管轄する担当者が質問回答を講師に依頼し、割り振られた質問に対して講師が回答を作成します。その後、担当者が回答内容の誤字脱字や内容をチェックし、最終的に受講生へ返答するという流れで業務を行っています。

特に、質問数が多い講座や、日々多くの質問が寄せられる場合、講師のスケジュールや対応可能件数を考慮しながら依頼する必要がありますが、1日に100件を超えることもあり、担当者の作業に時間を要し、質問を迅速に講師へ届けることが難しかったのです。そこで、受講生への回答をスムーズに行える体制を整えるためにRPAで割り当て作業を自動化しました。

具体的には、質問を管理するマネジメントシステムに集まった質問を基に、RPAが講座と講師を紐づけ、スケジュールや対応可能件数を考慮しながら、質問を割り当てる仕組みを構築しました。

回答依頼業務の自動化により、質問が講師に届くまでの時間が大幅に短縮され、講師は受講生への回答作成により多くの時間を充てられるようになりました。また、講師からの回答を受講生に素早く届けられる体制を整えることができました。担当者については、RPAが毎日平均約3時間、月間100時間ほどの作業を肩代わりすることで、創出された時間を使って回答内容の確認など講座運営に関する重要な業務に集中できるようになりました。

2.請求書発行に伴う会計ソフトへのデータ入力業務

増尾様：私の担当業務の一つに、講師への質問回答件数に基づく支払い業務があります。この作業ではクラウド型の「請求システム」を利用しており、以前は月末に講師ごとの質問件数を集計し、手作業で入力していました。講師ごとに質問件数が異なるため、この登録作業は非常に手間がかかっていました。

ただ、質問件数の集計にはExcel表を使用していたことから、RPA導入を機に、Excelデータと請求システムを連携させ、登録作業をRPAで自動化させることにしました。
具体的には、学習システムから質問の回答状況を取得し、Excelデータを作成。そのデータをRoboTANGOを活用して請求システムに転記する一連の作業を自動化しています。

現在、この自動化は講師が50名近くいる一部の講座で導入しています。以前は月1回の作業に担当者4名が関わり、1講座あたり約1～2時間を要していましたが、現在ではRoboTANGOが昼休みの1時間ほどで作業を完了しており、担当者が作業から完全に解放されました。その結果、1カ月あたり約4時間の作業時間を削減することができています。また、手間の多い作業が自動化されたことで、転記ミスのリスクが軽減され、午後からの業務にもスムーズに取り組めるようになりました。

3.各講座における課題提出・返送状況等の集計業務

増尾様：講座の統計的データを集計する業務の一環として、たとえば講師が質問回答や課題を添削・採点して受講生に返送するまでにどれくらいの時間がかかっているかを集計しています。受講生をお待たせしないことが重要であるため、講座ごとに受付から返送までに要する日数を把握し、必要であれば解決策を講じる指標を立てています。例えば、受講生からの質問が多い場合、教材自体の改善が必要かなど、さまざまな要因を検討する材料として、このデータは欠かせません。
もともとは担当者が月1回、データの抽出からExcelでの加工まで手作業で行っていました。しかし、月1回ということもあり手順を忘れたり、煩雑な作業のためミスが発生したりすることもありました。この集計業務をRPAで自動化した結果、完全に手離れが実現し、手作業にかかっていた時間を削減するとともに、人的ミスの発生を防ぐことができました。

また、以前は月1回の作業に1時間以上かかっていましたが、RPAの導入によりデータ抽出と加工を含めて作業時間は10分程度に短縮されました。RoboTANGOはExcel操作に強く、他のツールと比較しても優れていると感じています。

八町様：最近ではAIを活用した質問回答も増えてきていますが、弊社では講師の方々が受講生のために熱心に回答を作成してくださっています。丁寧でしっかりと考え抜いた返答をしてくださっているため、即座に回答するのが難しい場合もあります。こうした講師の方々の負担を軽減し、より良いサポートをしていくために、RPAを活用しています。

4.各講座における受講者数の集計業務

増尾様：毎月、その月に申し込まれた各講座の受講者数や年齢層、性別の分布を集計する基礎資料を作成しています。このデータはデータベースから抽出する必要があり、以前は私が月1回手作業で行っていました。
しかし、うっかり忘れてしまうこともあり、結果的に他の部署に迷惑をかけるリスクが生じていたため、この作業をRPAで自動化することを決めました。

現在は、タスクスケジューラを活用し、RoboTANGOが毎月忘れることなくデータの抽出と集計を行っています。抽出されたデータは管理用のExcelシートに入力され、累積データが蓄積される仕組みとなっています。
手作業でも時間がかからない業務でしたが、簡単な作業であるがゆえに「忘れがち」という課題をRPAが解消してくれました。
今ではこの業務を意識することなくスムーズに進められており、「忘れない機械」に任せられる点でも、RoboTANGOを非常に重宝しています。

八町様：私のほうでは、課題の初回提出率や修了率などのデータチェックのための集計業務を自動化して行っています。
何か施策を講じた際に、講座にどのような影響があったかを分析するため、毎月2年分のデータを抽出・加工しています。2年分データを取得するとなると時間がかかるため、この作業もRPAを活用し、お昼休みの時間に自動処理をさせることで効率化しました。2年分のデータを継続的に取得することで、受講生の行動パターンを把握し、次の施策に活かしています。

5.ウェブページ「合格体験談」表示内容と元データの照合業務（月100パターン）

八町様：こちらは他部門でのRPA活用事例です。受講生による合格体験談がウェブページに掲載されていますが、その内容が正確かどうかを確認する作業をRoboTANGOで自動化しています。
具体的には、合格体験談の情報が格納されているマスターデータをRoboTANGOに記憶させ、ウェブページ上に掲載されている名前、年齢、性別、講座名、タイトル、回答内容と突合し、一致しているかをチェックする仕組みです。もし誤った情報があれば、それを検出して修正する運用が可能になっています。
月間数百件ほどあったこの業務は、自動化によって人的ミスの防止に大きく貢献しているとのことです。情報確認の効率が向上したことで、部門内の作業負担を軽減するだけでなく、正確性の維持にも役立っています。

RoboTANGOは完全に日本語対応だから取り組みやすく、親身なサポートで初心者にも安心

増尾様：RoboTANGOですごく良いなと思った点が、完全に日本語で操作できるところです。個人的に他のRPAツールにチャレンジしたこともありましたが、横文字が多すぎて正直ついていけませんでした。しかし、RoboTANGOはコマンドがすべて日本語で記載されているため、敷居が低く、初心者でも取り組みやすいRPAツールだと思います。

八町様：私も同感です（笑）。さらに、営業の方が非常に親身にサポートしてくれる点もありがたいですね。他社ではやり方の説明はしてくれても、「こうしたい」という具体的な要望に対しての解決策が示されないことがありました。一方、RoboTANGOではそういった相談にも対応していただけたので、私自身もスムーズに使えるようになりましたし、その後も非常に使いやすいと感じています。そういったサポートの面も含めて、ぜひおすすめしたいですね。