RPAツールの使い方とは？導入前に知っておきたいポイントをご解説

まずRPAとは一体何か？

まず、RPAとはどんなものなのかを説明します。

RPAは、Robotic Process Automationの略称

RPAはRobotic/Robotics Process Automation（ロボティック/ロボティクス・プロセス・オートメーション）の略で、日本語では「ロボットによる手段の自動化」という意味です。

生産性を向上できるサービス

多くの企業やビジネスパーソンにとって、生産性の向上は大きな課題です。RPAは定型業務や手順が決まっている作業を自動化することが得意なので、RPAによって生産性を向上させることが期待できます。

人材不足を解消できる可能性も秘めている

労働生産人口の減少による人材不足は日本企業の大きな悩みです。RPAは手作業で行っていたことを自動化し、しかも短時間で行えるので、人材不足を解消するツールとしても注目されています。

RPAツールでできることやその中での使い方とは？

それでは、RPAを導入したらどんなことが可能になるのでしょうか。

ECサイトの受注・発送業務

ECサイトの受注・発送業務は、すでにフローが定められおり、受注・発送件数を請求書などのフォーマットに落とし込むといった定型業務が多いので、RPAによる自動化に向いています。

電話やメールのサポート業務

電話やメールによる問い合わせに対するサポート業務に対しても、RPAは有効です。例として、NTTドコモとNTTデータが協働し、AIによる電話応対技術と国内シェアナンバーワンのRPAツール「WinActor」を組み合わせ、オペレーターによるパソコン操作を含めた顧客フォローを自動化する取り組みがスタートしています。

定型のメールを送る業務をRPAに任せるというケースはすでに多く見られますが、この取り組みによってさらに幅広い内容の問い合わせに対応できそうです。

データ分析・レポート作成の業務

毎週・毎月・毎年のデータを分析し、レポートを作成することも、RPAが得意とする分野です。データ入力・うつし換え・抽出といった作業は単純であり、手順が決められているからです。また、膨大な数字を扱う業務なので、自動化できれば生産性は大きく向上します。

ツールの使い方の中でつまずきがちなポイントとは？

良いこと尽くめに見えるRPAですが、導入に失敗した、導入後に苦労したとの声も聞こえます。RPAを使う上で、どんな点でつまずきがちなのでしょうか。

効率化したい業務が明確になっていない

RPAは得意な分野とそうでない分野がはっきりしています。そのため、何でもRPAに任せればよいわけではありません。RPAに適しているのは以下のような業務です。

• すでに手順が決められている業務
• 単純で件数が多い業務
• 定期的に発生する業務

RPAを導入する際には、業務の棚卸しを行った上でRPAに任せる業務を明確にする必要があります。

シナリオ作成ができない

RPAは、シナリオやロボットファイルを開発して業務フローを覚えさせる必要があります。これらの作成方法にはプログラミングと共通するものが数多くあります。

シナリオやロボットの作成について、「ただのマクロ」との意見を聞くことがあります。しかし、これら作成に必要な知識は、エクセルなどに利用されるマクロより複雑で広範囲を対象とします。

プログラミングが分からないとRPAを導入できないわけではありませんが、全く知識がない場合はシナリオ作成が困難です。シナリオやロボットファイルを自作したい場合、勉強方法はある程度は公開されていますが、膨大な時間を必要とします。

そのため、プログラミング人材に乏しい企業は、WinActorのような画像認識のあるツール、UiPathのようにボタンの位置を正確に把握できるSelector機能や、作業を自動記録するレコーディング機能が搭載されたツールなど、プログラミング知識が不要なRPAツールを選ぶとよいでしょう。

不具合が発生した時に対応ができない

RPAに不具合が発生した際、シナリオやロボットファイルのどの部分で不具合が発生したのかを把握するために、プログラミングの知識があると把握が容易です。また、RPAは他のアプリケーションやツールと連携させて稼働させるので、これらを含めた全ての仕組みを理解しているとスムーズに対応できます。

これらの理解に不安がある場合には、「Robo-Factory」を始めとするサポート体制が充実しているツールを選ぶとよいでしょう。

まとめ

RPAを導入したい場合、まずはセミナーやメーカー提供のガイドブックで情報を集め、TwitterやFacebookなどのSNSで口コミを参考にしましょう。RPAツールは数多くありますが、比較した上で該当部署にふさわしい候補を決定します。

さらに、「RPA Express」などの無料ツールや「UiPath」を始めとしたトライアルが可能なツールを試して操作性や使いやすさを確認しましょう。もちろん、その間に業務を棚卸しすることもお忘れなく。

この記事を参考にRPAを運用していただき、生産性向上や人材不足の解消が達成できれば幸いです。

当サイトでは2022年最新のRPAツール比較記事もご用意しております。おすすめのRPAツールをお探しの方はぜひご一読ください。