定型業務とは？非定型業務との違いや部門別の定型業務を初心者向けにわかりやすく解説

定型業務の具体的な特徴と判断するための3つのチェックポイント

定型業務には次のような特徴があります。自分の仕事に当てはまるかチェックしてみましょう。

定型業務と非定型業務の違い

ビジネスにおける仕事（業務）は、大きく「定型業務」と「非定型業務」の2つに分けられます。この2つの違いは、作業が決まったパターン通りなのか、その都度考えて対応する必要があるかによって区別されます。
定型業務と非定型業務の違いについて、以下に比較表を作成しました。

つまり、決まった作業を繰り返すのが「定型業務」、その場に合わせて柔軟に考える必要があるのが「非定型業務」です。業務改善を進める際には、この2つを区別して考えることが重要になります。

業務の属人化

定型業務は手順が決まっているため、最初は誰でも対応できるように見えます。しかし、長く同じ人が担当すると、その人しか業務の細かな流れを知らない状況（属人化）が起こります。そのため、担当者が突然休んだり退職したりすると、他の人がすぐに対応できず、業務が止まったり、混乱が起きたりするリスクがあります。

ヒューマンエラーの発生

定型業務は単純で似たような作業が繰り返されるため、集中力が続きにくく、注意力が低下しやすくなります。その結果、入力間違いや確認漏れといった人為的ミス（ヒューマンエラー）が発生しやすくなります。こうした小さなミスが積み重なると、最終的には顧客や会社の信用に影響することもあります。

従業員の精神的負担とやりがいの低下

定型業務は毎日・毎週・毎月など一定のサイクルで同じことを繰り返すため、作業者にとっては単調で飽きやすいという問題があります。業務量が増えるほど、作業の負担やストレスを感じやすくなり、仕事への意欲ややりがいが低下してしまうことがあります。その結果、モチベーションが下がり、離職や人材不足にもつながる恐れがあります。

経理部門における定型業務の例

経理業務は、日々数字や書類を扱う場面が多く、繰り返し発生する作業が多いため、特に定型業務が集中しやすい部門です。月末月初や決算期など、業務の繁忙期があらかじめ決まっているため、効率的にこなすことが求められます。

主な業務としては、請求金額と実際の入金内容を照らし合わせる「入金確認」や、取引明細の突合・消込といった作業が挙げられます。これらの業務はルールに沿って正確に処理する必要があり、確認の手間や手数が多くなりがちです。また、口座振替に関する処理や、取引先から届く紙の請求書・注文書などをもとにした手入力業務も多く、紙とデジタルが混在した状態での処理も日常的に発生しています。
経理部門では「決められた形式で、正確に、繰り返し行う」業務が多く、以下のような定型的な作業が日々の業務の中に数多く存在しています。

営業部門における定型業務の例

営業部門では、商談などの顧客とのやり取りだけでなく、見積書や注文書の作成、受発注処理、対応履歴の記録、定期的な報告書の作成など、内容がある程度パターン化されて同じ手順で処理する定型業務も多いです。
営業活動そのものとは異なり、成果には直接つながりにくい一方で、一定の時間と手間がかかるため、効率よくこなすことが求められます。このように、営業部門では「対外的な業務」と「社内事務的な作業」の両方が日常的に発生し、その中に多くの定型業務が含まれています。

人事・総務部門における定型業務の例

人事・総務部門では、社員情報の管理や社内手続きの対応など、定期的に繰り返される業務が多く、定型化しやすい傾向にあります。
特に人事部門では、身分証明書・履歴書・雇用契約書といった紙文書を扱う機会やデータ集計業務が多く、それに伴うデータ入力やチェック作業など、手間のかかる定型業務が多く残されているのが現状です。例えば以下のような業務が定型業務として挙げられます。

マーケティング部門における定型業務の例

マーケティング部門は企画立案やコンテンツ制作など、クリエイティブな業務が多いイメージがありますが、その一方で、日々発生する定型業務も少なくありません。
例えば、問い合わせ情報やセミナー参加者などのリード情報を決まったフォーマットでシステムに登録したり、広告の成果やアクセス解析などのデータをもとに、レポートを作成したりする業務が挙げられます。
このように、マーケティング部門では創造性を求められる業務と並行して、情報の整理や数値管理などの事務的な作業も多く存在しています。

1.業務フローの見直し

定型業務を効率化するには、まず業務の流れ（フロー）を整理して見直すことが大切です。「どの作業を誰が担当しているのか」「どこに無駄や重複があるのか」を洗い出して業務の棚卸を行うことで、課題が見える化され、不要な作業や非効率な手順を見つけて改善につなげることができます。課題が明らかになったら、優先順位をつけて、具体的な改善方法を検討していきます。

たとえば、紙でやりとりしていた申請業務をデジタル化したり、一人の従業員が属人的に行っていた作業を、マニュアルを整備して標準化したり、システムで自動化したりすることで「誰でも対応できるようにする」といった見直しが効果的です。
こうした改善により、業務の無駄や属人化を解消し、全体の効率を大きく高めることができます。

2.テクニックの活用

毎日の業務を効率化するには、Excelの関数やショートカットキー、マクロなど、すぐに実践できるテクニックの活用が効果的です。
たとえば、VLOOKUP関数を使えば顧客や商品データの照合を一瞬で行うことができ、ショートカットキーを覚えるだけでも作業速度は格段に向上します。さらに、Excelマクロを使えば、毎日同じ作業をボタンひとつで自動実行することも可能です。

また、ある程度ITスキルのある中級者になれば、Accessを使って複数のデータを一元管理・集計したり、Pythonを使ってデータの加工やファイル操作を自動化したりすることもできます。こうしたツールを適切に使い分けることで、定型業務の効率化に大きく貢献できます。

3.生成AIの活用

近年、「ChatGPT」や「Gemini」「Claude」などの生成AIを使った業務効率化が注目されています。生成AIとは、入力された内容に対して自動で文章を作成したり、要点をまとめたり、アイデアを出したりしてくれる人工知能のことです。
定型業務の中でも、特に文章作成や資料作りに関わる作業との相性が良く、たとえば以下のような場面で活用できます。

上記のように、人がゼロから考えて作ると時間がかかる文章も、生成AIを使えば短時間でたたき台を作ることができ、そこに人の手で調整や修正を加えるだけで済むようになります。

例えば、ChatGPT、Gemini、Claudeでは、人間と自然な対話形式で、文章の作成、要約、翻訳、アイデアの壁打ち、情報収集、簡単なプログラミングなど、幅広い知的作業をこなします。
tl;dv（ティーエルディーブイ）は、Google MeetやZoomなどのオンライン会議を自動で録画し、AIが文字起こしと要約を作成してくれますので、議事録作成の手間がゼロになります。
Gamma（ガンマ）は、簡単なキーワードや指示文を入れるだけで、AIがデザイン性の高いプレゼンテーション資料やWebページ、ドキュメントを自動で生成します。プレゼン資料の草案作成や企画書の作成に役立ちます。
Notion AIは、ドキュメント作成ツール「Notion」に組み込まれたAIです。ページ内の情報を使って、文章の続きを書いてくれたり、要約や翻訳、タスクの洗い出しをしてくれます。
最近話題のGenspark（ジェンスパーク）は、複数の情報源（Webサイトなど）をAIが横断的に調査・分析し、一つのレポートとしてまとめてくれるリサーチ特化型のAIです。
Midjourney（ミッドジャーニー）は、テキスト（文章）で指示するだけで、AIがプロ並みの高品質な画像を生成します。

こういったAIを使うことにより、単純作業の負担を軽減しながら、担当者はより重要な業務や判断が必要な仕事に集中できるようになります。今では、定型業務の一部は生成AIとの“協業”によって、より効率的に進められる時代になっています。

4.RPAツールやAI-OCRの自動化ツールの活用

RPAツールを活用

RPA（アールピーエー）とは、「ロボティック・プロセス・オートメーション」の略称で、パソコン上で行う繰り返し作業をロボットが代行する自動化技術です。人が手作業で行っている操作をRPAロボットが記憶し、同じ手順を正確に再現することで、業務を効率化します。

たとえば、Excelから別のシステムへのデータ入力、データの集計・加工、ファイル名の変更や保存、複数サイトの情報取得、さらにはシステム間のデータ連携など、さまざまな業務プロセスを自動化できます。
RPAは24時間365日稼働可能なため、人が働いていない時間帯でも処理を進めることができ、業務全体のスピードアップにも貢献します。あらかじめ決められたルールに沿って動作するため、人的ミスを防ぎながら、定型業務を安定して処理できるのも大きな特長です。

近年では、ノーコード型のRPAツールも多く登場しており、専門的なIT知識がなくても、実務担当者自身がロボットを作成・運用できるようになってきています。

※関連記事：RPAとは？意味やメリット・デメリット、仕組み、活用事例、導入方法など初心者にもわかりやすく解説

AI-OCRサービスを活用

AI-OCRは、従来のOCR技術に人工知能（AI）を統合した進化版のOCR技術で、紙やPDFに記載された文字を高精度で読み取り、自動でテキストデータ化してくれる仕組み・サービスのことです。従来のOCR技術よりさらに読取精度が高く、手書き文字をはじめ、非定型帳票、歪んでいたり傾いたりしている書類なども読み取ることが可能です。
請求書・注文書・納品書や契約書などの紙文書やPDFファイルのデータ化を自動化できるため、入力ミスや作業時間を大幅に削減できます。

※関連記事：AI-OCRとは？OCRとの違いから導入メリット、選び方、成功事例まで分かりやすく解説

RPAとAI-OCRは、それぞれ単体でも業務効率化に貢献するツールですが、組み合わせて活用することで、自動化の幅と効果をさらに広げることができます。
たとえば、紙やPDFなどの帳票類をAI-OCRで高精度にテキストデータ化し、そのデータをもとにRPAが各種システムへ自動で入力するというように、入力から登録までの一連の業務プロセスをまるごと自動化することが可能になります。
2つを組み合わせることで、手作業による入力ミスや確認作業の負担を大きく減らし、業務全体を大幅に効率化することができます。

5.アウトソーシングの活用

自社で定型業務を行うのが負担になっている場合、その業務を外部の専門会社に委託（アウトソーシング）することも有効です。
例えば、大量のデータ入力や、帳票作成、コールセンター業務など、専門性が比較的低く繰り返しの多い業務は、外部委託に適しています。

アウトソーシングには主に「BPO」と「BPS」の2つの形態があります。

RPAなら「RoboTANGO」、AI-OCRなら「DX Suite」がおすすめ

定型業務を自動化する手段として代表的なのが「RPAツール」ですが、その中でも、現場の実務担当者が使いやすく、操作がシンプルな国産ツールとして業種・職種問わずさまざまな企業に導入されているのが「RoboTANGO（ロボタンゴ）」です。

プログラミングの知識がなくても、業務の手順を録画するだけでRPAロボットを簡単に作成できるのが特長で、初めてのRPA導入にも適しています。さらに、無料トライアル期間（3週間）から実業務の自動化に向けたロボット作成のサポートが受けられるため、実運用までの立ち上がりがスピーディーです。

AI-OCRサービスは、AI技術を活用した高精度な文字認識が特長の「DX Suite（ディーエックス・スイート）」がおすすめです。活字はもちろん手書き文字や多言語、定型帳票や非定型帳票など幅広い紙文書に対応しております。

「DX Suite」はAI inside 株式会社が開発しており、スターティアレイズは「DX Suite」の販売から導入・運用支援までを担うコンサルティングパートナーとして活動しています。導入後も弊社による手厚いサポートを提供しております。