業務改善とは？メリットや進め方、改善アイデア、成功ポイントまで

業務改善の必要性・重要性

昨今の日本企業が直面している大きな課題の一つは、生産年齢人口の減少による人手不足です。総務省のデータによると、日本の生産年齢人口（15歳～64歳）は年々減少しており、2010年で8000万人以上だった生産年齢人口が、2030年には6700万人ほどになると予測※されています。これにより、多くの企業が十分な人員を確保できず、業務の効率低下や負荷の偏りが問題となっています。

※（出典）内閣府（2022）「令和4年版高齢社会白書」

さらに、働き方改革が進む中、長時間労働の是正やワークライフバランスの向上が求められており、効率的な業務プロセスの構築が急務となっています。この背景には、従業員のモチベーション低下や健康リスクを軽減するための取り組みが必要であり、業務の見直しによる負担軽減が不可欠です。

また、リソース不足に加えて、競争環境の激化や技術革新のスピードが増していることも課題ですが、これに対応するためには、限られた人材と資源を有効活用し、生産性を最大化する必要があります。具体的には、業務の無駄を排除し、デジタルツールや自動化技術を活用することで効率を高めることなどが挙げられます。

こうした課題を背景に、業務改善は単なる効率化ではなく、組織全体の競争力強化と持続可能な成長を実現する鍵となっています。業務プロセスを見直し、負荷を軽減することで、従業員が戦略的または創造性のある業務に取り組める環境を整え、変化に柔軟に対応できる体制を構築することが重要です。特に中小企業においては、限られたリソースを最大限に活用する業務改善が、企業の存続と成長を支えるためにも重要です。

業務改善のメリット

上記のように、業務改善は効率化やコスト削減といった即効性のあるメリットだけでなく、顧客満足度や従業員満足度を向上させる長期的な効果をもたらします。また、変化に強い組織体制を構築することで、企業は競争の激しい市場で持続可能な成長を実現できるようになります。

業務効率化と業務改善、生産性向上の違い

業務改善のほかにも、業務効率化や生産性向上という言葉も良く聞きますが、何が違うのでしょうか。下記に比較表を作成したのでご参考ください。

項目	業務効率化	業務改善	生産性向上
目的	作業の速度を上げ、無駄を削減	業務全体の質や結果を向上	投入リソースに対する成果を最大化
範囲	個別の業務プロセスに限定されることが多い	業務全体や複数プロセスにまたがる	組織全体のパフォーマンスに影響
アプローチ	・手動作業の自動化 ・重複作業の排除	・プロセスの再設計 ・ツールやフローの最適化	効率化・改善の成果を活用し成果を最大化する
成果の広がり	短期的で部分的	短期～中期的で多角的	中長期的で全体的

「業務効率化」は無駄を削減し作業の速度を上げることで業務をより効率的に進める手法で、「業務改善」は効率化を含めた業務全体の見直しを通じて質や結果を向上させる取り組みを指します。これらを組み合わせることで、「生産性向上」という最終目標、すなわち投入リソースに対する成果を最大化することが実現します。
最終的に生産性向上を目指すための手段として業務効率化や業務改善が活用されます。

1.不要な業務を見直す

不要な業務とは、顧客価値を生み出さない活動や、目的が曖昧で手間だけがかかる作業を指します。
まず業務全体を洗い出し、価値を生んでいない作業を特定して削減します。例えば、重複したデータ入力や手動で行っている管理業務などを見直すことで、業務負荷を軽減できます。
不要な業務を見直すことは、業務効率化の出発点であり、従業員が本来注力すべき重要な業務に集中するための土台を作ります。

2.業務プロセスをシンプルにする

業務が複雑であればあるほど、時間がかかり、ミスが増える可能性があります。
プロセスの簡素化では、作業フローを整理し、不要なステップを削減することで効率化を図ります。
例えば、複雑な承認フローを見直し、不要な承認段階を削除することや、業務マニュアルを統一してわかりやすくすることが該当します。業務プロセスをシンプルにすることで、業務の流れがスムーズになり、従業員全体の作業効率が向上します。

3.業務の一元化を図る

業務の一元化とは、分散していた業務や情報を一箇所に集めて管理することを指します。
一元化することで、業務効率が高まり、管理のしやすさが向上します。
例えば、各部署で個別に行っていたデータ処理を中央のシステムに集約することで、データの重複や不整合を防げます。
また、業務の一元化は、デジタルツールの導入と相性が良く、クラウドサービスやプロジェクト管理ツールを活用することで、作業進捗をリアルタイムで共有できる環境を構築できます。

4.作業フローを統一する

業務の標準化とも言えますが、作業フローを統一することで、誰が行っても同じ結果が得られるようになります。
これによって、作業ミスの減少や、引き継ぎ時のスムーズな対応が可能になります。例えば、顧客対応のマニュアルを統一することで、応対の品質が安定し、顧客満足度が向上します。
また、標準化されたフローは、新人教育や業務効率化にも役立ちます。全社員が同じ手順で業務を進めることが可能になり、組織全体の生産性が高まります。

5.外部や他部署に委託する

特定の業務を他部署や外部に委託（アウトソース）することは、自社のリソースを本来注力すべきコア業務に集中させるための手段の一つです。
例えば、給与計算やデータ入力などのバックオフィス業務を外部に委託することで、自社の人材を戦略業務やクリエイティブ業務に割り当てることができます。
また、他部署と連携し適材適所の業務配分を行うことで、組織全体の効率を向上させることが可能です。

1.業務の洗い出し・棚卸

まず、現状の業務内容をすべて洗い出し、どのような作業が行われているかを明確にします。この段階では、業務の流れや手順を可視化し、どの工程が効率的で、どこに無駄や重複があるのかを把握します。
「データ入力」「顧客対応」「在庫管理」など、業務ごとに詳細をリストアップしたり、業務のフローチャートを作成したり、担当者にヒアリングして行います。
それによって、業務の全体像が整理され、どこを改善すべきかの「候補」が浮かび上がります。

2.問題の特定と分析

次に、洗い出した業務の中から、非効率な箇所や問題点を特定し、その原因を分析します。問題の例としては、「手作業によるミスが多い」「同じ作業を複数の部署で行っている」などが挙げられます。
分析の方法として、フローチャートの分析、タイムスタディ、データ分析ツールを使用して、具体的な原因を深掘りします。
また、問題を重要性と緊急性で分類し、優先順位を付けることも重要です。これにより、最も効果的な改善ポイントを明確化します。

3.解決策の策定と実装

特定した問題に対して、具体的な解決策を考え、それを実行に移します。解決策には、業務フローの見直しや標準化、ツールの導入、業務の外部委託（アウトソーシング）、リスキリングなどが含まれます。
策定した解決策を実施するためには、タスクを細分化し、担当者と期限を明確にしたスケジュールを立てます。
ガントチャートやプロジェクト管理ツールを活用し、進捗状況を定期的に確認することで、計画通りに改善が進むよう管理します。
実施後には、改善の効果を測定し、必要に応じて微調整を行いましょう。

1.業務プロセスの見直し

業務プロセスの見直しは、既存の業務の流れを整理し、無駄を削減して作業効率を高めるための基本的な取り組みです。
不必要な業務の排除や、標準化のためのマニュアル整備、情報共有の迅速化、そしてワークフローの最適化を進めることで、従業員の負担を軽減し、全体の生産性向上を図ります。この取り組みは、比較的簡単に着手でき、短期間で成果を実感しやすいことが特徴です。以下では、業務プロセスの見直しのためのアイデアや方法を具体的に取り上げ、解説します。

2.システム・ツールの導入による自動化とデジタル化

システムやツールを導入することで、業務の効率化や正確性を大幅に向上させます。
特に、手作業の多い業務を自動化し、情報管理をデジタル化することで、作業時間やコストを削減し、ミスを防ぐことが可能です。
また、チーム全体で進捗状況を共有できるプロジェクト管理ツールや、情報伝達を迅速化するコミュニケーションツールを組み合わせることで、スムーズな業務遂行を実現します。
以下では、業務改善に役立つ目的別のシステムやツールについてご紹介します。

3.データ活用の推進

データ活用の推進は、業務改善や意思決定の質を向上させるために不可欠です。企業が日々蓄積する膨大なデータを有効に活用することで、業務課題の特定や効果的な施策の立案が可能になります。
以下では、データ活用の方法やツールをご紹介します。

4.アウトソーシングを利用する

アウトソーシングは、自社内で行っている業務を専門の外部企業やフリーランスに委託することで、リソースを効率的に活用する手法です。これにより、コア業務への集中が可能となり、従業員の負担軽減や業務の効率化を図ることができます。また、専門知識やスキルを持つ外部のリソースを活用することで、業務品質の向上やコスト削減にもつながります。特に、バックオフィス業務やカスタマーサポートのような時間や手間がかかる業務で効果を発揮します。

5.人材育成とスキルアップ

人材育成とスキルアップは、企業が長期的に成長するための重要な基盤です。特に、デジタル化や業務の高度化が進む中で、従業員が新たなスキルを習得し、組織全体の競争力を高めることが求められます。リスキリングやキャリアパスの設計を通じて、従業員が自身の能力を伸ばしながら企業の目標達成に貢献できる環境を構築することが重要です。

6.働く環境の最適化

働く環境を最適化することは、業務効率や従業員の生産性向上につながる重要な取り組みです。
特に、柔軟な勤務制度やリモートワーク環境を整備することで、従業員が自分のライフスタイルに合った働き方を選択できるようになります。
子育て中の従業員や働く女性、また介護や看護といった事情でこれまで働けなかった人々の雇用支援にもつなげることで多様な人材の活用を可能にし、人手不足の解消や組織全体の競争力向上にも寄与します。特に、柔軟な働き方の実現は、企業が持続可能な成長を遂げるための重要な施策と言えます。

1.明確な目標設定

業務改善を始める前に、達成すべき目標や目的を明確に定めることが重要です。目標が具体的であるほど、従業員が理解しやすく、計画も立てやすくなります。また、定量的なKPIを設定することで進捗の確認が可能となり、改善の成果を測定できます。

2.適切なリソースの配分

業務改善には、時間、予算、人員といったリソースを適切に割り当てることが必要です。特に、優先度の高い業務にリソースを集中させることで、効果を最大化できます。また、外部リソースの活用も選択肢に入れるとよいでしょう。

3.従業員の関与とコミュニケーション

業務改善を進める上で、現場の従業員を巻き込み、意見を取り入れることが重要です。改善が従業員にとって負担や抵抗感を生まないよう、丁寧な説明やコミュニケーションを通じて協力を得ることが成功の鍵となります。
たとえば、ヒアリングやアンケートで現場の課題を把握ることや、改善案の策定プロセスに従業員を参加させることも検討しましょう。

4.データ駆動型の意思決定

感覚や経験だけに頼るのではなく、データに基づいて改善の方向性を決定することが求められます。正確なデータ分析により、課題の特定や解決策の検討が効率的に行えます。
たとえば、業務のボトルネックを可視化するためにBIツールを活用したり、業務時間やミス発生率のデータを基に、改善の優先順位を決定したりします。

5.継続的な評価と調整

業務改善は一度きりの取り組みではなく、継続的に見直し、調整を行うことが必要です。定期的な評価を通じて、改善策の効果を確認し、新たな課題が発生すれば柔軟に対応します。
たとえば、改善施策の前後でデータを比較し、成果を定量的に評価したり、定期的にプロセスを見直し、新たな課題を特定して解決策を実施したりすることが挙げられます。

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