RPAを導入すれば業務改善できるのか？失敗しない4つのポイント

RoboTANGO編集部

近年、多くの企業が業務改善にRPA（Robotic Process Automation）を活用しています。RPAとは業務自動化・業務効率化ツールで、経理や総務、人事業務などの業務フローを効率化することが可能です。

事務業務に課題を抱え、業務改革が必要な実態がある企業にとって、RPAは高い費用対効果を期待できる業務改善ツールです。正しく適用業務選定を行うことで、しっかりと業務改善を実現できます。

一方でRPAの導入に失敗する企業は、RPAに向いている業務や自動化できる業務を検討しないまま導入している背景があります。RPAを導入する際には正しい使い道をおさえることが重要です。

この記事ではRPAで業務改善を目指す企業向けに、失敗しない4つのポイントと2020年版業務改善事例集をまとめます。

RPAツールで業務改善を試みる前に知っておきたいこと

RPAツールの得意なこと

RPAツールに向いている業務には経理や総務、人事業務など、フローが決まっている業務が含まれます。受発注業務やデータ入力業務など、進め方が決まっている業務も自動化し、業務改善を行うことができます。固定化業務にRPAツールを導入することで、事務効率化を図れるでしょう。

RPAツールの不得意なこと

一方、同じ人事業務でも、クラス別研修などは向いている業務に含まれません。プレゼン資料を用いた研修は自動化できる業務ではないからです。その他にも、進め方を考える必要がある業務はRPAの適用業務ではありません。RPAツールで業務改善できるのは、自動化して業務効率化できる業務だけです。

RPAツールで業務改善できない失敗事例

ここからは業務改善のためにRPAツールを導入し、失敗した事例について説明します。失敗事例に共通するのは次の3つのポイントです。失敗事例から業務改善に正しくRPAを活用する方法を学びましょう。
RPAによる業務改善失敗事例の共通ポイントをご紹介します。

業務を可視化できていない

RPAを適用業務に導入するためには業務の可視化が欠かせません。RPAツール導入前に業務の可視化を行っていなければ、RPAでの業務改善に向いている業務やRPAツールで自動化できる業務を抽出できず、業務改善に失敗する恐れがあります。業務改善のためにRPAツールを導入する際には事前に業務を可視化し、適用業務選定を行うことが重要です。

RPAツールの運用フローが整っていない

RPAツールは導入して終わりというツールではありません。業務改善にRPAを活用する場合には、導入後に効果測定をし、自動化の進め方を調整する必要があります。RPAツールを導入する際には、導入後のフローも検討し、長期的目線で業務改善を進めましょう。

業務改善という導入目的が浸透していない

RPAツールを導入する際は、各種業務の担当者に「業務改善のため」という導入目的を事前に共有する必要があります。別のツールを活用している経理や総務、人事業務にいきなりRPAを導入すると現場を混乱させます。RPAツールを導入することで事務業務を自動化し、業務改善ができるということをあらかじめ説明しておくべきです。