RPAとは
RPAとは、ロボティック・プロセス・オートメーション（Robotic Process Automation）の略であり、人間がパソコンの画面上で行う定型作業をロボットで自動化するツールです。人間の代わりに業務を行うことから、デジタルレイバー（仮想知的労働者）と呼ばれることもあります。
RPAが得意とする定型業務は、ルールが決まっていてマニュアル化が可能な業務です。逆に、イレギュラーな対応が発生する業務には向いていないので、注意が必要です。また、人間が行っていた業務をRPAに代行させることによってさまざまなメリットが期待できます。
それでは、RPAはどのようなことができるのか、またRPAの導入によりどのようなメリットがあるのかを具体的に見ていきましょう。
RPAにできること
RPAにできることは以下の3つがあります。
- 単純作業・定型業務の自動化
- アプリケーションを連携できる
- 情報収集・分析、レポートの作成
それでは、それぞれについて具体的に解説します。
単純作業・定型業務の自動化
RPAが最も得意とするのは、定期的に発生する単純作業や定型業務の自動化です。
例えば、毎日発生するデータ入力や転記作業、毎月発生する請求書の作成業務などが挙げられます。これらの業務は、手順が決まっている定型業務ですが、作業量が多く業務担当者の負担になっていることがあるのではないでしょうか。そこでRPAを活用することにより、業務担当者は定型業務から解放され、他のコア業務に集中できるようになります。また、RPAは設定されたルールに基づいて正確に業務を行うため、人為的ミスの削減にも役立ちます。
アプリケーションを連携できる
RPAは他のアプリケーションやシステムと連携して使用できます。
RPAはエクセルマクロとどのような違いがあるのか、疑問に思っている方も多いかもしれません。エクセルマクロの場合、エクセル内の作業は連携できますが、Microsoft製品以外と連携して作業することはできません。
一方、RPAはエクセルやワードだけでなく、PDFやメール、インターネットブラウザ、基幹システムなどのさまざまなアプリケーションやシステムと連携した作業が可能です。現在使用しているアプリケーションやシステムを使えるため、作業手順を変更することなく、スムーズに導入できます。
例えば、メールで受信した取引先からの注文書を基幹システムに転記し、在庫があることを確認後、RPAが注文受付のお知らせを自動で作成して取引先へ送信することも可能です。OCR（Optical Character Recognition/Reader、光学的文字認識）と連携すれば、FAXで受信した注文書を手で入力することなく、基幹システムに自動入力することもできます。
このように、アプリケーションやシステムと連携することで、自動化できる業務の幅が広がります。
情報収集・分析、レポートの作成
RPAは、情報収集・分析からレポート作成までも自動化できます。
例えば、インターネット上である特定の商品の価格情報を調査するとします。この際、複数のECサイトを訪問して情報を収集し、その情報をまとめてレポートを作成する作業は手間と時間がかかります。しかし、この作業をRPAで自動化すれば、指定されたECサイトから情報を取得し、エクセルにECサイト別に価格情報を転記できます。それだけではなく、エクセルにまとめられた情報をもとにグラフを作成し、レポートを完成させることも可能です。
情報収集・分析からレポート作成までの自動化により、業務担当者の負担は大きく削減できるでしょう。
RPA導入のメリット
RPAを導入するメリットは以下の4つが挙げられます。
- コスト削減
- 人為的ミスの削減
- 生産性向上
- 業務効率化
では、それぞれのメリットについて見ていきましょう。
コスト削減
定型業務にRPAを活用することにより、コスト削減が実現できます。
業務担当者は、これまで定型業務に費やしていた時間をその他の業務に充てることができるようになります。また業務を効率よく進められるようになれば、業務時間の短縮や少ない人数での対応ができるようになり人件費の削減につながるでしょう。もちろんRPAを導入して運用していくにはそれなりの費用がかかりますが、RPA導入は新たに人材を採用するよりもコストを押さえられることがあります。通常、人材を採用する際には採用コストや教育コスト、時間がかかりますが、RPAにはこれらのコストがかかりません。せっかく人材を採用して育てても退職してしまうというリスクがありますが、RPAは一度導入してしまえば長い期間、同じペースで稼働できるため、結果的に大幅なコスト削減につながるでしょう。
人為的ミスの削減
RPAの活用は人為的ミスの削減にも役立ちます。
人間が長時間作業をすると疲労や注意力の低下により、入力漏れや、誤入力、転記ミスなどが起こりやすくなります。また不注意によりメールの送信ミスや計算ミスをしてしまうこともあるでしょう。一方、RPAは設定されたシナリオに沿ってロボットが正確に業務を行うため、人為的ミスが起こりにくくなります。
人間が手作業で業務を行う場合、人為的ミスを防止するために複数人での確認作業が必要となりますが、RPAで定型業務を自動化すれば確認作業を何度も行う必要がありません。また業務担当者は「ミスをしてはいけない」というストレスから解放されます。RPAで人為的ミスの可能性を最小限にし、確認作業の回数を減らすことは、業務担当者の肉体的な負担と精神的な負担も軽減できると言えるでしょう。
生産性向上
RPAの導入は生産性の向上にもつながります。
例えば、定型業務でRPAを導入すれば、業務担当者はRPAでは自動化できない業務に注力できるようになります。例えば、人間の目や手での確認が必要な業務や、人間の判断が必要な業務、イレギュラーな対応が必要な業務です。業務担当者がこれらのコア業務にリソースを割けるようになれば、作業スピードが早まります。さらに、コア業務に専念することでより質の高い仕事ができるようになり、生産性の向上も期待できるでしょう。
業務効率化
生産性の向上の実現に必要な業務効率化もRPAの導入で促進されます。
人間が作業を行う場合、労働基準法で決められた「労働は1日に8時間、1週間に40時間以内」「6時間を超える場合は45分以上、8時間を超える場合は1時間以上の休憩を与える」「毎週1日の休日か、4週間を通じて4日以上の休日を与える」という法定労働時間を守って働く必要があります。
しかしRPAはロボットが業務を行うため、人間のように休憩や休日をとる必要がありません。長時間稼働しても、同じパフォーマンスを維持できます。24時間365日、一定のスピードで作業できるので、業務効率を高めることが可能です。RPAを活用して、夜間に大量のデータ入力や転記作業を行えば、翌日の朝一でRPAが作成したデータを活用して作業することもできるようになるでしょう。また、ロボットはシナリオで設定された通りに正確に業務を行うので、人為的ミスを修正する業務もなくなります。ミスなく一定のスピードで業務を自動化できるので、業務のスケジュール管理がしやすくなり、結果的に関連作業全体の業務効率化が実現できます。
RPAの開発とは？
実際にRPAを導入しようと考えた時に気になるのは、どのようにRPAの開発をするのかではないでしょうか。RPAはロボット作成の難しさによって「簡易型」と「開発型」の2つがあります。どちらのツールを導入するかは、自社の規模や環境、効率化する業務によって選ぶと良いでしょう。ここでは、RPAを選ぶ際に知っておきたい「簡易型」と「開発型」の特徴を解説します。
簡易型
「簡易型」はプログラミングの知識がなくても、簡単にロボットの作成が可能です。プログラミングの知識なしでどのようにロボットを作成するのかというと、パソコンの画面上で行う操作を記録して作成します。そのため簡易型は「画面操作記録型」と呼ばれることもあります。
プログラミングの知識を必要としないため、エンジニアに頼ることなく現場の担当者が必要な時に必要なロボットを作成できます。簡易型は、現場が主導となってRPAの運用ができるため、中小企業での導入や、部署やチーム単位の小規模で運用を始めたい場合におすすめです。
開発型
「開発型」は、プログラミングでカスタマイズしたロボットの作成が可能です。プログラミングによってロボットをカスタマイズするため「コーディング型」と呼ばれることもあります。
通常RPAツールには「ライブラリ」というさまざまな基本機能が装備されており、このライブラリを組み合わせて「シナリオ」というロボットの一連の動作を設定します。しかし、複雑で高度な業務の場合、装備されているライブラリでは対応できないことがあります。このような時に、プログラミングによってロボットを細かくカスタマイズできるのが開発型です。
複雑で高度な業務を自動化したい場合や、全社でRPAを運用する予定がある場合は、開発型を選ぶと自社のニーズにあったロボットを作成できるので良いでしょう。しかし、プログラミング言語の知識やスキルが必要となるため、RPAの運用にはエンジニアの協力も必要不可欠です。社内でエンジニアを確保することが難しい場合は、外部のベンダーに開発をサポートしてもらうと良いでしょう。
RPAの開発手順
では、実際にどのようにRPAの開発を行なっていくのか、開発手順を5つのステップでご紹介します。RPAには「簡易型」と「開発型」の2種類があるとお伝えしましたが、どちらも、RPA開発の手順は以下の5ステップです。
STEP1：業務の洗い出し
STEP2：自動化する箇所を選定
STEP3：シナリオ作成
STEP4：動作テスト
STEP5：メンテナンス
それでは、それぞれのステップを詳しく見ていきましょう。
STEP1 業務の洗い出し
まずは業務を洗い出し、業務内容を可視化しましょう。
RPAは定型業務を自動化できると前述しましたが、導入前は定型業務と言っても、具体的にどのような業務を自動化できるのかを判断しづらいと感じるかもしれません。そのため、RPAで自動化できるかを判断する前に自動化したい業務内容を全て洗い出し、それらの作業手順がどのようになっているかを可視化するのがおすすめです。この時、作業手順を見直しながら無駄な作業や非効率な作業を改善しておくことも大切です。初めに業務を洗い出して可視化しておくと、実際にRPAを使用した時に対応業務の範囲を広げやすくなるでしょう。
また業務を洗い出す際は、実際にRPAを使用する現場の業務担当者にヒアリングを行ったり、アンケートを取ったりすることも大切です。しかし、ヒアリングした内容には業務担当者の主観が入っているので、現場の声をそのまま鵜呑みにしてはいけません。洗い出して可視化した業務内容を確認しながら、客観的な視点を持ってヒアリングを行うことで現場の声を整理しやすくなります。
STEP2 自動化する箇所を選定
業務の洗い出しを行ったら、RPAで自動化する箇所を選定しましょう。RPAが得意とする業務には以下の5つの特徴があります。
- 簡単な手順で同じ作業を繰り返す定型業務
- 高頻度で発生する業務
- 大量のデータを処理する業務
- パソコンの画面上で完結する業務
- 複数のアプリケーションを使用する業務
これまでの作業手順を見直して、紙で作業していたものをエクセルで電子化するなど、RPAで自動化するにはどうしたら業務効率化ができるかを考えることも必要です。
例えば管理部門で、RPAを導入して交通費精算書の確認作業を自動化するとしましょう。この業務を人間が行う場合、申請者から提出された交通費精算書をもとに業務担当者がインターネットで最適なルートと運賃を調べます。もし問題があれば、申請者に交通費精算書の修正を依頼し、問題がなければ捺印して上司へ提出となるでしょう。
この一連の流れは、申請者に交通費精算書をエクセルファイルで提出してもらうことで、RPAを活用して自動化できます。具体的にロボットの動きを解説すると、ロボットはエクセルファイルに記載された交通費情報を指定されたWebサイトで最適なルートと運賃であるかを確認し、修正が必要な場合は申請者へ修正依頼メールを自動送信します。問題がなければ、交通費精算書を自動印刷します。このように、確認作業から交通費精算書の印刷までを自動化することにより、業務の効率化だけでなく人為的ミスの削減にも役立つでしょう。
もう一つ、請求書の発行を例に挙げて見てみましょう。通常の請求書発行の流れは、売上伝票を受領後に販売管理システムに手作業で売上情報を転記して、請求書を発行します。この流れをエクセルで作成した売上伝票が共有フォルダに保存されると、自動で販売管理システムへ転記入力され、請求書を発行するというように、全ての流れを自動化することも可能です。
その他、複数の指定したWebサイトからの情報収集、受発注管理、電話やメールの自動応答など、さまざまな業務でRPAを活用できます。これらの例を参考にしながら、洗い出して可視化した業務の中で、RPAが得意な作業を見極めて自動化する箇所を決めていきましょう。
STEP3 シナリオ作成
シナリオの作成は、以下の3つを順番に行います。
- 作業手順を可視化する
- シナリオの実装方針を決める
- シナリオを作成する
STEP1で業務の洗い出しをする際も作業手順を可視化することをお伝えしましたが、ここではさらに具体的に整理していきます。工程単位から操作単位で作業手順を落とし込むことで「どのデータを使用して作業するのか」「判断基準は何か」が明確になります。またこの時、使用するデータのフォーマットに違いがないかも確認しておきましょう。フォーマットが異なる場合はどのようにするのか、例外があったときの作業手順も決めておく必要があります。
次に、シナリオの実装方針を決めます。自動化する範囲はどこからどこか、エラーが発生した場合はどうするのかなどです。例えば、エラーが発生して作業が止まった場合は、続きから実行できるシナリオにするのか、またはエラーが発生したデータを飛ばして作業を続けるシナリオにするのかを検討しておきましょう。
そしてシナリオの実装方針が決まったら、実際にシナリオを作成していきます。シナリオは、処理条件の分岐やアプリケーションの処理、担当者などの「ノード（シナリオを組み立てる部品）」を並べて作成します。具体的なシナリオの作成方法は導入するRPAツールによって異なるので、ツールの操作手順に従いましょう。
STEP4 動作テスト
シナリオを作成したら必ず動作テストを行いましょう。動作テストには主に以下の4つがあります。
- 単体テスト
- 結合テスト
- 本番データテスト
- 耐久テスト
まずは、単体テストで1つの作業ごとにきちんと動作するかを確認します。一つ一つの作業が‘問題なく動作することを確認したら、シナリオで設定した一連の作業が実行されるかを結合テストします。この時、例外があるときも動くかどうかを必ず確認しておきましょう。
次に、実際に使うデータを使用して本番データテストを行います。実データを使用することで、単体テストや結合テストでは分からなかったパターンやエラーを見つけることができます。処理できずにエラーが発生したデータがあった場合は、シナリオを修正して対応できるようにしておきましょう。
最後に、耐久テストで大量のデータ処理や長時間の稼働に対応できるかを確認します。ここでは、処理スピードやエラーが発生しないかを見ておきましょう。実データよりも2〜3倍大きなデータを使ってテストすることで、今後データ量が膨らんだときにも対応できるシナリオを実装できます。
STEP5 メンテナンス
RPAを導入したら、定期的にメンテナンスをしましょう。
精度が高いロボットを作成するには専門知識や時間が必要となります。そのため、導入して間もない時期はエラーが多発することが予想されます。RPAでエラーが発生したらその都度対処して、細かい改善や調整をしていくことが大切です。RPAは修正を重ねて精度を高めていくと理解しておきましょう。
またエラーに限らず、RPAはロボットなので、システム障害やネットワーク障害、インターネットブラウザやOSのアップデートなどさまざまな要因で停止する可能性があります。その他、社内でRPAの運用が変わることもあるでしょう。これらの環境の変化にもメンテナンスで対応していかなくてはなりません。定期的にメンテナンスを行うことで、エラーが起こりにくくなります。
定期的なメンテナンスを効率的にできるように工夫することもおすすめです。例えば、ロボットを作成する際に発生するエラーを事前に想定して対処法を設定しておいたり、エラーが発生したときに実行中の動作を録画してエラーの原因特定に役立てたり、マニュアルにエラー発生時の対処法を記載して部署で共有するなどしておくと、メンテナンスにかかる工数を抑えることができるでしょう。
RPAを自社内で開発するメリット・デメリット
RPAを初めて導入する場合、外部のベンダーに開発サポートを依頼するケースも少なくありません。しかし、RPAにはプログラミング言語の知識がなくても使えるツールが多くあり、それらのツールを導入すれば自社内でRPAを開発することも可能です。そこでここでは、RPAを自社内で開発するメリットとデメリットをご紹介します。
メリット
まずはメリットから見ていきましょう。
コスト削減
まず挙げられるのは、コストを削減できる点です。外部のベンダーに開発サポートを依頼した場合、１つ１つのシナリオ作成に費用がかかります。そのため、全社で大規模なRPA運用を予定している場合、コストが高くなる可能性があるでしょう。
一方、自社内で開発する場合はそのコストを削減できます。外部のベンダーに依頼する代わりに、自社内のエンジニアにサポートを依頼することも可能でしょう。簡単にロボットを作成できるRPAツールもあるので、RPA開発専門のエンジニアがいなくても、社内のエンジニアに助けを求めながら自社で運用できるツールを導入するのも手です。導入時は外部のベンダーに開発サポートをしてもらい、徐々に自社内での開発に変更していくパターンもありますので、ぜひ検討してみてください。
エラー発生時、すぐに修正対応できる
もう一つのメリットは、エラーが発生したときにすぐに対応できる点です。前述した通り、RPAはエラーが発生したときにその都度、改善や調整をしていく必要があります。エラーのたびに外部ベンダーに修正を依頼していては、エラーの解消に時間がかかります。
一方、自社内で開発していれば、迅速な対応が可能です。また、社内の状況に応じて微調整も可能になるため、より使いやすいRPAを開発できるでしょう。
デメリット
次にデメリットを紹介します。
知識レベルに合ったツールを導入しないと運用ができない
社内のエンジニアと協力しながら自社内でRPAを開発すればコスト削減とエラー発生時に迅速な対応ができるとメリットをお伝えしましたが、社内のエンジニアが使いこなせないツールでは運用ができないので注意が必要です。
社内のエンジニアにサポートを依頼する場合は、ベンダーが提供するセミナーや勉強会に参加してツールに関する知識を習得することが大切です。また、社内エンジニアの退職も想定して、複数のエンジニアを教育しておきましょう。エラー発生時にいつでもサポートが受けられる体制を整えておくと安心です。
初心者でもカンタンに使いこなせるRPA「RoboTANGO」
直感的な操作性
スターティアレイズ株式会社が提供するRoboTANGO（ロボタンゴ）は直感的に操作できる初心者向けRPAツールです。
ロボット作成は、録画機能を活用してパソコンの画面上で操作するだけでできるのが特徴です。複雑な操作やプログラミング言語の知識は必要なく、いつものパソコン操作をするだけで簡単にロボット作成ができます。そのため、現場主導で必要なときに必要なロボットを作成することも可能です。
エクセル、独自のアプリケーション、インターネットブラウザ上の操作にも対応しているため、幅広い業務でご活用いただけます。パソコン画面の録画によるロボット作成が中心のため、導入初日から運用を開始することもできるでしょう。
充実したサポート体制
RoboTANGOには専用のサポートサイトが用意されています。サポートサイトでは、操作で分からないことをサイト内で検索して調べたり、質問をしたりして、RPA運用のためのサポートを受けられます。
その他、RPAの導入プロセスや社内でRPAを活用していくためのコツ、RPAの導入に失敗しないための方法など、多数のセミナーを開催していますので、ぜひ活用してみてください。
月額５万円と安価
RoboTANGOの初期費用は10万円、1ライセンス5万円と低コストで利用できるので、はじめてRPAを導入する方にもおすすめです。また1ライセンスを複数のパソコンで利用でき、離れた拠点や部署間でも使えます。部署単位やプロジェクト単位でのスモールスタートにもご活用いただけます。さらに、1か月から始められるので、繁忙期にだけライセンス数を増やすという使い方もできます。
これまで手作業で行っていた定型業務をRoboTANGO で自動化してみませんか？定型業務を自動化すれば、人件費や作業ミスの削減、生産性の向上、業務効率化が見込めるでしょう。
RPAにはロボット作成の難易度によって「簡易型」と「開発型」がありますが、どちらも開発の手順は同じです。
RPAを自社内で開発する場合、社内エンジニアの育成など難しい点もありますが、初心者でも使いこなせるRoboTANGOであれば、プログラミングの知識や難しい設定なしで誰でも使えます。自社内でロボットを開発できるので、ロボットを外注する際にかかる費用がかかりません。コストを抑えてRPAを導入できます。
まずは無料トライアルで実際の使用感を確かめてみてください。
