無料のRPAツールのメリット・デメリットとは

RPAとは

RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、直訳すると、「ロボットによるプロセスの自動化」という意味です。「仮想知的労働者（デジタルレイバー）」と呼ばれるロボットが、人間に代わって業務を自動化してくれるソフトウェア、またはその仕組みのことを言います。 たとえば、社員名簿や顧客データの入力作業、売り上げレポートや請求書の作成、顧客データを元にメールを一斉配信するなど、主にコンピューターを使ったデスクワークを自動化できます。

RPAでできること

RPAはさまざまな業務を自動化できますが、人間が行う全てのデスクワークを代行できるわけではありません。効果的なRPA活用のためにも、まずは、どのような業務がRPAに適しているのかを確認していきましょう。

単純作業・定型業務

単純作業や定型業務はRPAが最も得意とする業務です。RPAは、コピー&ペーストやデータ入力などの単純作業、一定のルールが決められている定型業務を自動化できます。具体的には、伝票整理やデータの転記、請求書発行や経費処理、発注処理や納品処理などさまざまなデスクワークが挙げられます。 こうした単純作業・定型業務にRPAを導入することで、業務時間を短縮できるだけでなく、入力ミスなどの人的ミスを防ぐことも期待できます。

カスタマーサポート

RPAは、電話やメール対応などのカスタマーサポート業務にも対応できます。カスタマーサポートでは、顧客からの意見や問い合わせメールを対応履歴としてシステム登録することが多いです。転記作業はRPAの得意とする単純作業のひとつ。RPAの導入で、業務の軽減ができるだけでなく、ミスや抜け漏れのリスクを減らすことが可能です。 また、RPAは自然言語解析や音声解析を行えるため、電話やメールでの質問に対して自動で応答できます。事前に設定した定型文で返信を自動化したり、かかってきた番号を参照してデータベースから顧客情報を取り出したりなど、オペレーターの補佐的役割も担えます。

データの収集・分析

定型的な反復処理が得意なRPAは、データの収集・分析業務にも活用できます。通常ビッグデータになるほど、作業に時間を要します。しかし、RPAは正確かつ高速に作業を進められ、業務工数の短縮が可能です。 たとえば、Webサイトから企業の住所や事業内容などを取得したり、複数部署にまたがる顧客データを整理したり、データ収集後に週次や月次でレポートを作成したりできます。こうした人間が行うと時間がかかる面倒な業務をRPAで自動化することで、業務効率の向上が期待できます。

導入のメリット

単純・定型作業やデータ収集、カスタマーサポートなどさまざまな業務を自動化できるRPAの導入には、コスト削減や人的ミスの回避などさまざまなメリットがあります。 RPA導入による具体的なメリット3つを見ていきましょう。

コスト削減

RPAは、ロボットにより人が行っていた作業を代行します。そのため、人件費を削減できるという大きなメリットがあります。 たとえば、RPAによる業務の代替で、5人で行っていた作業を3人に減らせます。またRPAはロボットなので、日夜関係なく24時間365日働いても、残業代や休日出勤手当の必要がありません。 一般的にRPAの導入・運用には高額な費用がかかります。しかし、削減できる人件費と比較しても、RPAの導入・運用にかかるコストの方が安く済むと言われています。 特に業務量が多くスタッフの負担となっている業務にRPAを導入すると、大幅なコスト削減効果が期待できるでしょう。

業務効率化

RPAの導入により、業務効率化を果たせる点も大きなメリットのひとつです。 RPAは設定した指示書どおりに淡々と作業を行います。それにより、これまで手作業で行っていた定型作業の工数を大幅に削減することができます。 また、RPAにより自動化した作業は、処理速度がはやいだけでなく、正確に遂行されます。ミスが無いことで手戻りがなくなり、スケジュールも立てやすくなる点も業務効率化につながります。 さらに、業務改善意識の向上も期待できます。ロボットへの指示書作成のためには、業務の洗い出しや作業手順の整理など、業務の見直しが必要です。そのため、現場からその業務自体の是非や改善アイデアなどあがることが期待できます。RPAの導入は、社内の業務効率化への士気を高めるきっかけになるでしょう。

生産性の向上

単純作業や反復作業をRPAで代行することで、企業全体の生産性の向上にもつながります。精神的にも体力的にも負荷の多い単純・反復作業から解放された社員は、人間にしかできない、よりクリエイティブなコア業務に集中できます。コア業務に集中できる環境になれば、より質の高い仕事ができるようになり、生産性向上につながります。 こうした企業全体の生産性の向上は、売り上げアップだけでなく、新しいビジネスチャンスを生み出す機会にもつながるでしょう。

RPAツールの種類

RPAツールはクラウド型、デスクトップ型、サーバー型の3種類に分けられます。
それぞれできることや価格帯も異なるため、どんなRPAツールが会社に合うのか特徴を見て検討しましょう。

無料ツールのメリット・デメリット

コスト削減や業務効率化など多くのメリットがあるRPAツールは、近年、多くの企業で導入が進んでいます。しかしながら、一般的に数百万円から数千万円と言われる高額な導入コストが故に、導入の一歩を踏み出せない企業も多いのではないでしょうか。 そこで目を向けたいのが、コストをかけずに導入できる無料のRPAツール。実は数あるRPAツールの中には、高額なものだけではなく、無料トライアルのあるソフトや完全フリーのソフトがあります。 ここからは、無料のRPAツールのメリットとデメリットを見ていきます。両者の違いを把握し、有償版ソフトとの比較検討をしてみましょう。

メリット

RPA無料ツールの代表的なメリットは、2つあります。導入コストがかからないことと、小さい規模でスタートできること。これら2つのメリットに関して具体的に説明していきます。

導入コストがかからない

無料RPAツールの最大のメリットは、なんといっても導入コストがかからないことです。有料のRPAツールを導入するとなると、一般的に数十万円から数千万円のコストがかかります。自社の業務を本当に自動化できるのか？自動化は業務効率化につながるのか？導入効果の確証がえられないうちは予算が確保できないなど、コスト面が障壁となって導入できずにいる企業も多いでしょう。 無料ツールは、完全無料。無料なので、コスト面での障壁がありません。 また、本来であれば高額投資となるため、慎重な検討が必要なRPA導入ですが、無料ツールであれば、選考ステップをある程度省略し、気軽に導入することが可能です。

小さい規模でスタートできる

小さい規模でスタートできる点も無料ソフトのメリットのひとつです。 RPA導入を成功に導くポイントは「スモールスタート」、小規模からの導入にあります。まずは少数の業務を自動化し、自動化の感覚をイメージしたり、導入における問題点や課題を可視化したり、自社との相性を確認したり、RPAによる業務自動化を試してみることが成功へとつながります。しかしながら有料ソフトの導入には高額なコストがかかります。有料ソフトをこうしたトライアル感覚で使えるのはごく限られた企業でしょう。 無料ソフトであれば、コスト面を気にすることなく、気軽に小さい規模でのスタートが可能。RPA導入の第一歩として、非常に有用といえます。

デメリット

無料RPAツールのメリットを確認したところで、次にデメリットを見ていきましょう。無料RPAツールのデメリットは3つ。全機能を使用できない、サポートが不十分、英語での記載が多いことです。

全機能を使用できない

無料ソフトのRPAは、全機能を使用できないケースがほとんどです。たとえば、ごく単純な業務を自動化できても、少し複雑な処理が生じると対応できないこともあります。そのため、せっかくRPAを導入しても本来の便利さやメリットを享受できない可能性があります。 また、機能制限だけでなく、利用期限を過ぎると有料になるなど、時間的な制限があるソフトもあります。無料ソフトを継続的に使いたいと考える場合には特に、利用規約や機能制限、時間的な制限について事前に確認する必要があります。 無料ソフトは、あくまで「必要最低限の機能が一時的に使えるツール」ととらえて、RPAの利便性や相性を確かめられるトライアル版のような位置付けと認識したほうがいいでしょう

サポートが不十分

無料ソフトでは、基本的に電話やメールでのサポートを受けることはできず、サポート体制が不十分な場合がほとんどです。また、ツールによっては操作方法の詳しいマニュアルも提供されないケースもあります。そのため、いざ自動化したい作業に無料RPAツールを使おうとした時に、どう設定してどう操作すればいいのか？設定の変更方法は？など困った事態が生じる可能性があります。そのため、無料ソフトの導入を自社で推進していく場合は、IT知識のある人材を確保したり、学習コストがかかったりする可能性があることをあらかじめ認識しておく必要があるでしょう。

英語での記載が多い

海外ベンダーの無料ソフトの場合、規約や画面表示など英語での記載が多い点は、大きなデメリットです。RPAを開発しているベンダーは主に欧米なので、英語仕様がスタンダード。無料ソフトに関しては特に、日本語に対応しているケースは多くありません。そのため、英語力がある人材がいなかったり、ITリテラシーが高い人材がいなかったりする企業では、導入の障壁が高くなります。 サポート体制の不十分さも相まって、無料ソフトの導入・運用でのトラブルは自分で解決する必要があります。トラブル対応に自信がなかったり、時間がかかってしまいそうだったりと不安要素がある場合は、本末転倒を避けるために有料ソフトを使うのがいいでしょう。

有料・無料ソフトどちらの利用が多いのか

では、無料のRPAツール導入のメリット・デメリットが分かりましたが、既にRPAツールを所属先の団体で利用している方たちは無料のツールと有料のツールどちらを利用しているのかアンケート結果をお伝えします。

あなたのお勤め先、所属先の団体で利用しているRPAツールにおいて、もっとも当てはまるものを選択してください。（n=428）

「有料ツール」を利用していると回答した人が一番多く249人（58.2%）、「無料ツール」は109人 （25.5%）となりました。また、RPAツールを利用しているものの、有料か無料かは「わからない」と回答した方も58人（13.6％）いらっしゃいました。 有料ツールを選んだ方の理由として最も多かった回答は「サポートが欲しかったから」120人（48.9％）、無料ツールを選んだ方の理由として最も多かった回答は「無料版の機能でも問題無いから」46人（41.7％）となりました。 これからRPAツールを導入する方はぜひ参考にしてください。 こちらの設問以外にRPAツール導入に関するアンケートをご覧になりたい方は以下よりダウンロードください。

【2021年度版】RPAツール導入に関するアンケート 調査結果レポート

資料を無料ダウンロードする

有料のRPAツールを使用する必要があるケース

ここまで無料のRPAツールのメリット・デメリット、おすすめソフト4つを紹介しましたが、全ての企業や個人が無料ソフト使用に適しているわけではありません。有料のRPAツールを使用した方がいいケースもあります。 ここでは、どういった場合に有料のRPAツールを使用した方がいいのかを解説していきます。自社の状況と比較して、最適なRPAツールの導入にお役立てください。

大規模で業務をRPA化する場合

大規模で業務をRPA化する場合は、有料のRPAツールの使用をおすすめします。
一部のRPAツールは、無料版でも機能の制限なく利用ができるため、有料版は必要ないように思われます。しかし、RPAはロボットに作業を覚えさせて業務を自動化するツール。自動化業務の数が多くなればなるほど、ロボットの数も多くなります。
そのため、デスクトップ上でロボットが実行されるタイプのRPAであれば、パソコンに負荷がかかりエラーが発生しやすくなります。エラーが発生すれば、その先の自動化作業は停止します。作業が進まない、業務が完了しないとなれば、事業に多大な悪影響を及ぼす可能性があります。 エラー発生にいち早く気づき、自動化業務を滞りなく行うためには、ロボットの稼働状況やエラーをWeb上で監視できるツールを導入したり、ロボットをサーバー上で稼働させたりといった対応が必要になります。
基本的に有料版には、こういったロボットの管理ツールが備わっています。そのため、大規模で業務をRPA化する場合には、有料のRPAツールを使用した方がスムーズに自動化を推進できます。

しかし、前述のとおり、スモールスタートはRPA導入を成功に導くカギでもあります。無料ソフトによるスモールスタートをし、その後の大規模展開のタイミングでロボット管理ツールのある有料のRPAツールへとシフトするというのもいいでしょう。

サポートを必要とする場合

RPAの運用には、トラブルはつきものです。ロボットは、PC環境や他のシステムに依存して稼働するため、さまざまなトラブルに直面します。基本的な使い方や簡単に解決できる問題であればユーザーフォーラムなどで解決できるでしょう。
しかし、PC環境やシステムに関連した複雑かつ専門的な問題は、ユーザーフォーラム上で解決することは難しいのが現実です。 有料のRPAツールであれば、電話やメールで対応してくれるサポートデスクがあったり、シナリオ作成を支援してくれたり、RPAツール勉強会を開催してくれたりと、サポート体制が充実しています。 RPAの知識のある人材がいない、トラブルを迅速に解決できないという場合は、サポート体制が充実している有料のRPAツールが必要でしょう。

無料トライアルで試してみましょう

多くの有料RPAツールは無料トライアルを実施しています。社内で開発し、運用していく場合は無料トライアルを必ず実施しましょう。
理由としては、実際にどのような操作感なのか、現場スタッフが触っていけるソフトか、普段使用しているアプリケーションやクラウドサービスとの連携はうまくいくか、など検証してから導入に進みましょう。
もし導入したRPAツールが連携したいアプリケーションと相性が悪く、連携でができなかった場合、RPAツールは全く使えないものとなってしまい、業務効率化もできず費用対効果が悪いという結果になってしまいます。これは会社としても損失になってしまうため避けたいですね。 RPAツール導入を成功させるためにも無料トライアルを活用しましょう。

無料トライアルを利用できるRPAツール3選

RPAツールの中には無料で使用感などを試せるものもあります。
自社で利用しているシステムと相性は合うのか、利用する社員が使いやすいと感じるRPAツールなのか
無料トライアル期間を利用して確かめましょう！

RoboTANGO

• 録画機能で簡単にシナリオ作成が可能
• １ライセンスで5台のPCにインストールが可能
• 充実したサポートで安心
• ChatworkからRPAを操作可能

RoboTANGO（ロボタンゴ）はRPA初心者でも簡単に使いこなせる操作感で、現場の業務担当者がシナリオを作成することができます。
また、フローティングライセンスが標準搭載なので、社内でRPAの活用の幅を広げることもできます。

Chatworkのアカウントを持っていれば、外出先や家からでもRoboTANGOに操作を指示することが可能です。（Chatworkアカウントは有料・無料問いません）

無料トライアル期間中に、業務で使えるロボ作成を丁寧にレクチャーするサポートもあるため、初めてのRPAでも安心です。

料金

BizRobo!

• サーバー型、デスクトップ型と会社にあったタイプを選べる
• １ライセンスで台数無制限でPCにインストールが可能
• スケジューラ―機能搭載

BizRobo!はBasic、Lite、miniと豊富にプランが用意されているため、自社にあったプランを選択できます。
どのプランだったら費用対効果を出せるのか、よく検討してプランを選ぶことをおすすめします。

台数無制限でPCにインストールできるため、大人数でRPAツールを活用でき、社内で広めることも可能ですし
社員全体の知識を深めることもできます。
多くの社員で活用したい会社に向いています。

料金

UiPath

• 比較的安価に導入可能
• 分析ツール搭載でRPAの効果を測定可能
• パズルのような操作感で簡単

UiPathは海外製品ですが、日本語でのサポートを受けることができます。
しかし、無料トライアル期間中はサポートを受けることができないので、注意が必要です。

なかなか導入効果が測ることが難しいと言われているRPAですが、UiPathには「Insights」という分析ツールが搭載されているため、どれだけ効果がでているか分かります。

料金

まとめ

以上無料のRPAツールや有償だけど無料トライアルを実施しているRPAツールなどご紹介いたしました。
自社に合うRPAツールを選定する際は慎重になるため、ぜひ一度試してから本格導入に進みましょう。
また、国内で流通しているRPAツール20個をピックアップし、比較検討できるように資料でまとめました。
ぜひダウンロードしてご覧ください。

【2022年度版】RPAツール比較20選

資料ダウンロード