【RPA内製化】シナリオ作成の手順や動作テストの方法を解説

RPAとは

まずRPAとは、Robotic Process Automationのことです。コンピューターを使ったデスクワーク業務をRPAロボットに代替し、自動化するテクノロジーのことを指します。

今まで人がおこなってきたメール送信や入力業務などの単純作業を、人に代わって対応してくれる頼もしいロボット技術です。　
人が対応するよりも遥かに早い速度で、間違いなく処理を進めていくので、働き方改革や人手不足といった問題をも解決してくれる技術であると言えるでしょう。

またRPAの導入によって、今まで単純作業にかかっていた時間をコア業務に注ぐことができます。残業や単純作業からの解放は、社員の満足度に繋がるため、モチベーション向上も見込めます。

できること

RPAは、反復作業やルール化された作業を得意とします。同じ作業を繰り返しおこなうものであれば、入力ミスなどがないのはもちろんのこと、人が対応するよりもはるかに早いスピードで処理してしまいます。大量データ処理は、人が対応するよりもRPAに任せたほうが、作業効率も向上します。

逆に、AIのように自ら学んでいくことはないため、判断を必要とする業務や作業フローが一定ではないものは不得意です。

RPAに向いている業務として、下記などがあります。

大量データ処理やいくつかのシステムやツールをまたぎ処理する必要があるもの、見積書などのメール送信業務、データの転記作業などはRPAの自動化に向いています。

設定した設計書通りに処理を進め、ミスを起こすこともありません。必要であれば24時間365日稼働させることもできます。

RPAの内製化は可能？

RPAの導入には多額の費用がかかります。ソフトウェアやセキュリティ対策などの必要な部分はともかく、外部からエンジニアを委託、外部のサービス会社に依頼する…というようなことをしていると、コストが膨大になります。

このような面からRPAを内製化する企業が増えているようです。

RPAを内製化することで、まずコスト削減が見込めます。内部での研修や運用方法などにコストはかかるものの、RPA開発などの外注費を抑えられます。
また内製化することで保守、運用というように長期的にかかる費用についても抑えることができます。

ほかにも社内にナレッジを蓄積できたり、内部でRPAを作成するほうが現状を理解しているため、現場に最も適したRPAを導入できるメリットなどがあるでしょう。

そしてより適したRPAロボットを作成するためにも、設計書の作成は外せないと言えます。

RPAの設計書とは?

RPAの設計書、要するに要件定義書とは、RPAロボットをどう動かすか細かく設計したもののことを言います。
例えばツールを使うという動作だけでも、細かく設定する必要があります。「いつ開くのか」「ほかのウィンドウを閉じる必要はあるのか」というようにさまざまな要因を検討していかなければなりません。

人であれば簡単に理解できる内容でも、一つずつ細かく設定し、不安材料を解消していく必要があります。このように細かく設定し、漏れがない状態にすることで、やっとRPAは目的に沿った動きをしてくれます。

RPA運用の流れ

RPA運用の流れについてお伝えします。RPAはシナリオという計画書に沿って運用方法を決めていきます。

シナリオ設計

今まで人が対応してきた作業や業務の可視化から始めます。業務フローを一つずつ可視化するのはもちろんのこと、作業に必要なデータやツール、選択基準、例外などの対応方法なども洗い出します。

その上でデータフロー図などを作成し、データがどう移動していくのか、データはどこに保存されるのかある程度の流れをデータフロー図で把握します。

洗い出す中で、どの作業をRPAに代替するのか、引き続き人が対応しなければいけない作業は何かについても確認します。RPAの得意分野を理解し、現場と開発者が一緒になって実装範囲を決めていくといいでしょう。

シナリオ作成

シナリオ設計ができたら、シナリオを作成していきます。ロボットと人との違いについても注意しながら作成する必要があります。

例えば、人が入力業務をおこなう場合、状況を確認しながら処理方法を変えたり、入力箇所を変更するというように判断しながら進めることができます。しかし、RPAロボットは自分で判断して選択することができないため、厳密なルールを定めてあげなければなりません。

入力する項目はどれか、どの時点でボタンをクリックするのか、エラー時の対応方法はどうするかというように、一つひとつきめ細かくシナリオを作成していきます。

シナリオテスト

RPAは目的通りに動作してくれるのか、シナリオをテストします。
テスト方法として、まずはタスク一つひとつが問題なく作動するか確認していきましょう。「データを保存する」「入力する」というように単体での動きを確認します。

単体での動作に問題がなければ、一連の流れについてもテストしましょう。つまずいてしまう部分はないか、正しく選択できているか、問題なく処理を進めることができたかチェックします。

最後は実際のデータを使ってテストします。実際のデータをテストすることで、想定外だったパターンなど、本番ならではの問題点が見つかることもあります。

実際のデータでテストが成功したら、耐久性を確認するために、大量データの処理や、長時間稼働させてもエラーはないか確認しましょう。

RPAシナリオ作成のポイント

RPAのシナリオ設計を成功させるにはいくつかポイントがあります。

ただ単にシナリオを作成するのではなく、ポイントに留意しながら進めることで、RPAは期待通りの動きをするでしょう。

目的を明確にする

まず何のためにRPAを使用するのか、目的を明確にしなければなりません。

作業効率、ミスの削減と、さまざまな理由があると思います。導入に至る経緯を明確にし、現場担当者も開発者も同じ目的に沿って、設計書を作成する必要があります。

この目的を見失ってしまうと、設計書が仕上がってから、ズレを手直しする作業が発生したり、目的から外れたRPAロボットになってしまいます。

業務を可視化する

RPAのシナリオ、設計書を作成するには、業務フローの可視化が欠かせません。

RPAは人とは異なり、判断できない点にも留意しながら、可視化を進めるようにしましょう。

業務フローが「雑で分かりにくい…」「例外についての記載がない…」というような事態に陥らないように、漏れはないか確認しながら可視化を進めます。

可視化を進める時は現場担当者1人で進めるのではなく、複数名で可視化を進めましょう。複数名で進めることで、漏れなく可視化させることができます。

業務担当者がシナリオ作成する

RPAのシナリオ作成は開発者ではなく、現場の担当者が主体となって進めていくべきです。

というのも、業務内容を把握しているのは現場であり、それら業務の注意点や例外というような細かい部分を熟知しているのも、現場の担当者だからです。

これらの注意点に留意しながら、シナリオに盛り込むことで、目的に合致したシナリオを作成することができます。

RPA運用時の注意点

RPAの運用で注意したい点についてお伝えします。

定期的なメンテナンスは必要不可欠であること、運用開始はスモールスタートで始めるほうがリスクが少ないという面もあります。それぞれ詳しく見ていきましょう。

定期的にメンテナンスを行う

まずRPAを運用する上で、定期的なメンテナンスは欠かせません。人のように入力ミスを起こすことはありませんが、エラーが生じる可能性はあります。

精度の高いRPAを作成したとしても、データが正しく表示されなかったり、処理方法に誤りがあったりと何かしらエラーは発生しがちです。最悪の場合、RPAが作動しないという事態に陥ってしまうため、定期的にメンテナンスしましょう。

メンテナンスだけでなく、エラーが発生しにくい設計にしておく、修正可能な設計にするというようなことも大切です。

また万が一に備えて、エラー発生時の運用フローなどを事前に整備しておくと安心です。

属人化させない

属人化させないことも、重要です。今まで人が対応していたものをRPA代替することで、業務手順や処理方法とあらゆる部分についてRPAに任せることになります。

しかしRPA頼りになってしまうと、もしRPAに不具合が生じて、人が対応しなければいけない事態になったとしても、「作業方法が分からない」「エラーの修正方法が分からない」というような状況に陥ってしまう可能性があります。

ほかの業務に追われたり、生産性の面からRPA頼りになってしまいがちな現状があるかもしれません。しかし属人化してしまうと、エラー発生時に急遽人の対応に切り替えることもできなくなってしまいます。

RPAが対応している業務についても定期的に確認し、属人化させないようにしましょう。

最初から大きな効果を期待しない

RPAの導入には、コストや労力が少なからず必要になります。初期投資や人件費、導入後も運用費と常にコストがかかってきます。

高いコストをかけてRPAを導入したのだからと、RPAの効果を期待したいところです。しかし、最初から大きな効果が得られるかどうかは分かりません。

複雑な設計書であればその分だけ、開発の難易度も上がり、当初の予算をオーバーする可能性もあるでしょう。また実際に運用できるまでに時間もかかってしまいます。
仮にある程度効果が得られるRPAとして完成したとしても、コストがかさむRPAでは長期的に運用し続けられません。

最初から大きな効果を期待するのではなく、スモールスタートで進めてみるのも一つの方法です。

シンプルで単純な作業の自動化から始め、地道に成功事例を増やしていくような運用を心がけましょう。

現場が運用できるRPAツールを導入しよう！

RPAシナリオ作成の手順や、動作テストの方法についてお伝えしました。

RPAを内製化すれば、コストの削減、社内にナレッジを蓄積できるというメリットがあります。現場目線での運用という意味でも内製化はおすすめであると言えるでしょう。

開発者目線でRPAロボットを作成したとしても、実際に使用するのは現場の担当者です。現場から使いにくい、作業効率が向上しない…というようなコメントがでてきてしまったのであれば、RPAの導入は失敗に終わってしまいます。

そのような事態に陥らないためにも、現場がどのようなRPAツールを求めているかヒアリングし、希望とするRPAツールを導入するようにしましょう。