業務改善で注目されている「RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）」とは？

業務改善ができるRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）とは？

早速RPAについて解説します。RPAロボットが、なぜ注目されているのか理由も含めてお伝えします。

RPAとは

RPAとは、Robotic Process Automationのことで、ロボットによって自動化を進めてくれるテクノロジーのことです。RPAは、コンピュータを利用しておこなう、入力業務や書類作成というような定型的な事務作業を人に代わって対応してくれます。

これらの業務は、人が一つずつ繰り返し手作業でおこなうため、思っているよりも膨大な時間がかかります。また人が対応すると、ヒューマンエラーと呼ばれる入力ミスや数値間違いも起きてしまいがちです。

RPAはロボットなので、作業ミスをおこすことはありません。また人が対応するよりも遥かに早いため、業務改善や効率化にも一役買っています。

なぜ注目されている？

RPAが注目される理由として、多くの利点が挙げられます。

RPAは、ロボットなので必要とすれば24時間365日稼働させることもできます。且つ、作業速度や件数も向上するため、人件費を大幅に削減できるでしょう。

RPAに置き換えすることで、作業効率は向上し、業務改善にもつながることが伺えます。

少子高齢化によって働き手が少なくなると心配されていますが、RPAを導入することで、業務改善につながり、企業としての生産性も向上できるツールであると言えるでしょう。

RPAに向いている業務

どのような業務でRPAを導入すべきか、みていきましょう。RPAは判断を必要としたり、作業フローが一定ではないような業務は得意ではありません。要するにAIのように学習し、間違いから学んでいくことはないのです。

逆に、作業フローが一律でルール化された業務を得意とします。最大限に効果を得るためにも、RPAに向いている業務は一体何なのか理解した上で、導入を進めるようにしましょう。

単純作業・定型業務

ルール化された単純作業・定型業務は、RPAの得意分野の一つです。あらかじめ決められたルールやフローに沿って、くり返しおこなう業務はRPAに向いています。

作業フローの中で何かしら判断を必要としたり、間違いに気づき学ぶことはありません。間違いがあったとしても、作業フローを変更しない限り、間違ったままの状態で作業し続けてしまいます。

しかし判断を必要とせず、正しい作業フローであれば、休むことなくノンストップで作業を続けることができます。

例えば下記のような業務が挙げられます。

上記のような単純作業や繰り返しおこなう定型業務でRPAを活用するといいでしょう。

ルーティン業務

日々のルーティン業務にもRPAは活用できます。

申込み書や文書の入力、経費精算、データ集計や分析というようにあらゆる部署で、多くのルーティン業務が日々発生しています。日々これらのルーティンワークに、多くの時間を費やしている方もいることでしょう。

RPAの導入によって、それらを対応する時間を削減し、別の業務に時間を費やすことができるようになります。判断を必要としない業務はRPAに代替し、利益に結びつくコア業務へ注力できる環境を整えるべきです。

またRPAに代替することで、従業員の負担も減らせるでしょう。従業員は日々のルーティン業務から解放され、コア業務に時間を費やせるようになります。コア業務へ注力できる環境を整えることで、従業員のモチベーションアップにもつながります。

複数のアプリケーションを跨ぐ作業

RPAは、複数のアプリケーションを跨ぐ作業でもおすすめです。
ExcelデータをWordへ転記できるのはもちろんのこと、全く別のツールを跨ぐことも可能です。

日々おこなっている多くの業務は、複数のアプリケーションやツールを同時に使って処理を進めていきます。RPAは、アプリケーションやツールを跨いで作業できるため、これらの業務にも導入が可能です。

というのも、手順やルールさえ決まっていたら、アプリケーションを跨ぐことも一つの作業工程としてRPAロボットは認識します。人の手だけでは処理しきれない大量の業務を問題なく自動化できるでしょう。

大量のデータ処理

RPAは大量データの処理を得意とします。入力や作業処理を進めるスピードは、人よりはるかに早く多くのデータを処理できます。

ルールやフローが確立されればひたすら、データ処理を進めていきます。また必要とすれば24時間365日、時間も気にせず稼働させられます。

人に同じことを求めると、複数人の採用が必要になったり、労働時間についても検討しなければなりません。人件費やコストがかさむ心配もでてきます。

その点、RPAはルールに従って処理するので、入力ミスを起こす心配もありません。大量のデータ処理は、人よりもRPAのほうが向いていると言えるでしょう。

RPAを導入し業務改善を成功させるには?

RPAで業務改善を進めるには以下のことに注意しながら、導入する必要があります。記載項目に注意しながら導入することで、RPAによる導入効果を高めることができます。

RPAによる業務改善を成功させるためにも、一つずつチェックしていきましょう。

導入前に事前準備を行う

RPAだけでなくツールを導入する時は、何よりも事前準備が重要になります。後悔しないためにも、導入前に念入りに事前準備をおこないましょう。

また、何のために導入するのか、目的を明確にしておかなければなりません。「生産性を上げたい」「無駄を省きたい」「残業時間を削減したい」というような抽象的な目標ではなく、数値を示したり、分かりやすく明確な目的を定めるようにしましょう。

その上で実際に現場で起こっている問題に向き合い、どの部分でRPAを導入するのか、導入することで問題は解決されるのか、一つずつ疑問点を洗い出すことも大切です。

他にも、運用ルールを決めておくのもいいでしょう。問題が起きたらどの部署に問い合わせるのか、現場主体で進めるのかというように、さまざまな不明点がでてきます。

スムーズに運用するためにもあらゆるパターンを想定し、導入前に話し合っておくべきでしょう。

業務の可視化

RPAの導入前に、業務の可視化を進めておく必要があります。

まずRPAには、向き不向きがあります。どんな業務でもRPAを導入できるわけではありません。RPAに代替できる業務か見極めるためにも、可視化を進める必要があります。

またRPAロボットの開発の際、作業手順やフローの確認が必要になります。作業フローをロボットに覚えさせる必要があるからです。

ほかにも、RPAを導入し業務改善を進めることができたとしても、何か問題が起きた時にすぐ対処できるように、整えておく必要があります。属人化してしまうと、一部の人にしか対処できないという問題が起きてしまいます。
何かしらの不具合でRPAロボットが誤作動をおこしても、対応手順が分からなければ最悪の場合、業務が中断してしまいます。顧客に迷惑をかけてしまう可能性もあるでしょう。

RPAの導入に、可視化は必要不可欠です。可視化を進めることで、業務全体像も見えてきます。もし、不要な業務や手順があれば削減する必要もあるでしょう。不要な業務の削減は、業務改善に繋がるのです。

改善すべき業務の選定

改善すべき業務についても、選定していきましょう。先ほどお伝えした通り、RPAには向き不向きがあります。ルールに沿ってくり返し作業をおこなうものや、単純作業を得意とします。

ほかにも、発生頻度や処理件数についても注意して選定しましょう。高い効果を得るためには、ある程度の作業量が必要になります。

仮に発生頻度があまりにも低すぎたり、業務フローがシンプルすぎると、導入する意味を見失ってしまう場合もあります。自動化によって管理コストがかかりすぎたり、別途作業工数が必要になってしまう可能性もあるからです。

RPAの導入がゴールではありません。RPAの導入によって業務改善されるのか、業務効率が向上するのか、そしてコストは見合うものなのか、しっかり見極めるようにしましょう。

業務そのものの見直し

業務を可視化し棚卸できれば、業務そのものについても見直してみましょう。もしかしたら、慣習的におこなわれている作業や、重複している作業があるかもしれません。

業務そのものの目的を思い出し、それぞれの工程を見直しましょう。そして重複した工程や、不要な工程が入っているか注意深くチェックします。不要なものは削除し、効率よく作業を進めるために作業順序を変更したり、見直してみましょう。

RPAを導入する前に業務そのものを見直し、全体像を把握しておくと、スムーズにロボットを作成することができます。

現場主導で運用する

エンジニアの知識があれば、安心してRPAの導入を進めることができるでしょう。しかし、一般的な日本企業だと、エンジニアが在籍していない会社も多く存在しているのではないでしょうか？

RPAツールの中には、エンジニアがいなくても問題なく導入できるツールがたくさんあります。より安心安全に利用するためにも、サポート体制が整っているRPA提供会社を選ぶようにしましょう。

また、RPAは現場主導で運用を進めるほうが、システムについても構築しやすいという面があります。というのもエンジニアが一部の現場担当者から現状をヒアリングし、ロボットを作成したとしても、すべての作業パターンをフローに落とし込められない可能性があるからです。

ヒアリング時には一般的なパターンのみ共有し、特殊なパターンなどについては、共有できずに終わってしまうこともあります。結果、共有漏れが発生し、再度構築しなおす手間が増えてしまいかねません。

このような面からも現場主導で運用を進め、ノウハウを構築していくほうがいいでしょう。ただし、システムなど専門知識が必要な部分や、現場だけでは解決できない部分もあることから、必要に応じてエンジニアやRPA提供会社も交えて相談すべきです。

よりスムーズに進めていくためにも、よりよい運用方法を構築していきましょう。

業務改善の効果測定を行う

RPAによる業務改善を実行したら効果測定をおこないましょう。RPAによる導入効果は主に下記の2種類で計ります。

定量的な効果とは、量や数値によって表す効果のことを言います。RPAの導入でコストや人件費は削減できたのか効果を測定します。
例えば、RPAの導入で削減できた単純作業、処理能力の向上により、作業件数がどれだけアップしたか、ミスの削減数などを測定できます。

反対に定性的な効果とは、数量や数値では表しにくい効果のことを指します。例えば、情報漏洩のリスク軽減、生産性の向上、社員のモチベーションアップというような効果を図ることができます。

費用対効果を正しく測定するためにも、効果測定をおこない、RPAによる業務改善は成功したのか振り返りましょう。もし、想定していた結果を得ることができなければ、なぜ得られなかったのか検証し、次に活かしましょう。

まとめ

RPAによる業務改善を成功させるための方法についてお伝えしました。

RPAには、得意不得意があります。AIのように自ら学んで間違いを修正していくことはありませんが、単純作業や定型的な業務であれば休むことなく、作業をし続けることができます。

RPAに代替することで、人件費なども削減できるメリットがあります。RPAが得意とする分野を理解し、得意分野で導入するようにしましょう。

またRPAによる業務改善を成功させるためには、手順をふまなければなりません。導入前に事前準備を徹底的におこなうのはもちろんのこと、対応業務の可視化、業務の選定、業務そのものの見直しをおこないましょう。

これらをおこなうことで、RPAをスムーズに導入できるだけでなく、業務改善にも繋がります。不要な作業や業務は削ぎ落し、より効率化を目指しましょう。