製造業
RPAで発送伝票や印刷管理ツール周りの作業時間削減により、従業員の心にゆとりを生み出した
- BtoB
- 発送処理
- 印刷管理ツール
- 帳票作成
東京の秋葉原にある特殊印刷を得意としている印刷会社、白山印刷株式会社 岡本様、山路様にRPA導入前の課題、RPA活用法や成果・効果についてお話を伺いました。
課題
- 営業部で長時間残業が発生しており、残業時間の削減を模索していた
効果
- 15個のRPAロボット作成を実現
- 2~3時間を要していた作業が、RPA活用により10分程度に短縮できた
- 日次・月次の作業時間を大幅に短縮
- 従業員の心に余裕ができ、気持ちよく仕事ができるように
営業部門の残業時間削減のためにRPA導入を検討
弊社は一般的な印刷物はもちろん、特殊な印刷物の取り扱いを得意としています。クリアファイルやステッカーなどの印刷も可能です。現在、総務部の山路がRoboTANGO関連業務を担当しています。山路が最近まで在籍していた営業部の残業を削減するためにRPAの導入を決意しました。
信頼ある企業からの紹介とリーズナブルさでRoboTANGOを導入
信頼できる企業からの紹介- リーズナブルな価格
- アフターケアが安心の国産性
2~3年前に顧問の中小企業診断士の方からRPAの存在は聞いていたので、事務作業の機械化ツールを検討し始めたときから、もうRPA一択でしたね。導入検討期はコロナ禍にあって、Zoomセミナーが活発に開催されていたため、話を聞いて複数のツールを比較しました。デモで試してみたツールもあります。 ただ、ツールを販売している会社と使い方のサポートをしてくれる会社は別、というツールが多く、実現性が感じられなかったのです。特に海外製品はアフターケアに不安がありました。 多くの関係者に当たって、自社に最適なツールを探していたところ、OA機器でお付き合いのあったスターティアさんから『グループ会社がRPAを取り扱っている』と、RoboTANGOをご紹介いただいたのです。スターティアさんとは以前からお付き合いのある企業で信頼できましたし、初期費用もリーズナブル。検討には半年程度を要しましたが、最終的にはRoboTANGOの導入を決意しました。
最初は難しそうな印象がありましたが、実践していくうちに理解できるようになり、今では楽しみながら動かしています。社内には3名のRPA推進担当者がいるのですが、月に一度全員が集まってMTGを行い、稼働状況を報告し合っています。 何ができるのかをまったく理解していなかったトライアル期間は、少し大変でしたが、それもヘルプセンターの中にある「よくある質問」の項目を参考にしつつ「これなら社内でロボ化できそうだ」と、徐々に掴んでいった感じです。
印刷管理ツール周りの業務や発送伝票処理の作業を自動化
最初は弊社の印刷管理ツールをもう少し稼働させたいと考えていました。ですので、最初は弊社の業務ごとに振られている管理番号をその印刷管理ツールに入力して確定ボタンを押す、という流れで売上を入力するロボを作成しました。 しかし、問題がなかったわけではありません。確かにロボの操作自体は簡単でしたが、弊社のツールの動きが遅くて、RoboTANGOと一緒に動かすと固まってしまいました。 この印刷管理ツールは自社向けにかなりカスタマイズしていましたので、きっとRoboTANGOと相性が良くなかったのかもしれません。ですので、現在はツールから必要な情報を抜き出して、それを別のExcelで加工しています。印刷管理ツールからは、多様な情報を抽出できるのですが、通常ですと見にくく、使いこなせていない従業員も多いので、RoboTANGOを使うことで見やすくしました。
売上管理用に作ったロボは、締めのタイミングで使用しています。あと、発送伝票のロボットはほぼ毎日使っていますね。発送伝票とはまた別に納品書を作りたいという話が出てきたので、印刷管理ツールから情報を抽出して、ロボットを使って並び替えてみました。これも現在は社内に浸透し始めています。
RPAロボットの作成に必要不可欠なヘルプセンター&リモレク
山路が10年間営業を担当していましたので、営業部をはじめとする他部署や社外の問題はある程度把握していました。それ以外にも社内の工場を回っていた時に業務のサポートを依頼されたり、RoboTANGOに関する意見を聞いたりすることもありました。このように社内のコミュニケーションのなかで得たヒントをもとに、業務効率化や自動化、そしてロボ制作を続けています。 ロボの制作期間については、ラベル形式の出力など、簡単なものであれば半日程度で完成するものもあります。反対に複雑なロボでは、丸一週間かかったこともありました。最初はとにかく不慣れで、Excelのセルの値の入力を誤ってしまうなどのミスもありましたが、RoboTANGOのヘルプセンターやリモレク（※）が大変わかりやすくて助かりました。
※リモレクとは、zoomを利用して定期的にRoboTANGOの操作方法や運用方法をレクチャーするサポートプランです。
自由に質問できたり、エラーの解消を手伝っていただけたりするので、あって良かったなと感じています。 Excelだけであればサポートセンターでも解決できるのですが、自社の印刷管理ツール関連など、言葉では伝わりづらいものはZoomに画面を映せるリモレクがとても便利ですね。RoboTANGOのサポート担当の方の説明もとてもわかりやすく、いつも助かっています。
2-3時間かかっていた作業が10分程度に削減。さらに従業員が集中できる環境と心に余裕が生まれた
そうですね。しっかり計測したわけではありませんが、これまでに2~3時間を要していたのに、ロボットを稼働したことで10分程度に短縮できた業務はあります。機械で処理したほうが正確ですし、手間が省けたことで、従業員が仕事に集中しやすくなったと感じています。 また、従業員の心に余裕ができて、気持ちよく仕事ができているようです。事務担当者にも余裕が生まれたことで、営業担当のサポートができるようになり、対応可能な業務範囲が広がりました。
RPAに任せたことで創出できた時間を人にしかできない業務に回したい
現在、ちょうど他部署に業務の洗い出しをしてもらって、ロボ化が必要な業務のヒアリングをしているところです。すべてリスト化してもらいましたが、まだまだロボ化できそうな業務はたくさんあるなと感じました。ロボ化する業務を明確にするためにも、スターティアレイズさんには同業他社の事例を積極的にご紹介いただきたいです。 実は先日、Excelのバージョンアップがあったためにロボットが動かなくなるトラブルが発生しました。それも現在、山路が現場に直接行って、キー画像設定をすべてやり直しているところです。今後はロボットの制作までとは言わずとも、メンテナンスやちょっとしたエラーの対応ができる従業員の育成計画を立てています。 ロボ制作に関しては、まずは今取り掛かっているロボの完成が目下の目標です。その後は、今までは印刷管理ツールで抽出しても使いきれていなかった集計などの数字を、わかりやすくまとめていきたいと思っています。 それらの業務をロボットに任せることで余力が生まれたら、その余力で営業業務を積極的に手伝っていきたいと考えています。やはり営業の仕事はロボ化できないものが多いので。それもサポート体制が手厚くなることで、営業の負担が軽くなっていけば、よりRoboTANGOの魅力が社内に認知されていくのではないでしょうか。
