RPA導入で月間600件の貨物の出荷データの入力作業を自動化し、導入後2カ月で残業時間削減を実現

営業時間外の入力作業による残業時間が喫緊の課題に

弊社は国際航空貨物の代理店です。私たちの部署では、輸出の貨物を海外に送るための手配を行っております。お客様の窓口となるカスタマーセンターが主な業務です。
お客様から預かる荷物のデータを社内システムに入力する作業が月に4,000件ほど発生していました。その多くが手作業なうえ、営業時間中は顧客対応が中心となるため、どうしても営業時間外に作業を行うことになり、残業時間削減が喫緊の課題となっていました。その解決策を模索しているなかで、他部署がRoboTANGOを使っていたため、活用している業務や使い勝手について聞きつつ、RPA導入の検討を始めました。

RPA導入の一番の決め手は録画機能とロボ作成の容易さ

RoboTANGO以外に他のRPAもトライアルをしましたが、その中でもRoboTANGOの操作がわかりやすく簡単でした。また、複雑な操作を行う作業でも録画機能を使って大まかに作成すれば、あとは微調整をするだけでロボが作成できたのも導入の決め手となっています。

また、トライアル時からサポートが充実していたのも決め手の一つです。オンラインで操作画面を共有しながら複数回に渡って操作方法のレクチャーをしていただきました。初回は基礎の操作について説明いただきすごくわかりやすく、以降は実際の業務で使えるロボに対してピンポイントで助言をいただけたので、自社の環境に合ったロボ作成をレクチャーいただき、本当に助かりました。

その後、いくつかのロボを作りましたが、その際に教えていただいたことがベースになっています。また、ヘルプサイトも多くの動画での解説があるためトライアル期間から活用しています。

RoboTANGO導入後、わずか2ヶ月で一人当たり1時間/日の残業時間削減を実現

私たちは営業店舗になりますので、お客様から出荷のご依頼をいただいた情報を元にブッキングをしたり、貨物にラベルを貼ったりといった手配をしていきます。それらの情報を社内システムに入力する業務が全体で月間4,000件ほど発生しておりますが、導入から2か月の現在、600件程をRoboTANGOで自動化しています。

また、基幹システムからデータを抽出し、それを元にExcelで加工する業務にもRoboTANGOを活用しています。現在は、データ加工で4つ。基幹システム入力業務で5つ。それ以外のWEBシステムへの入力業務で3つ。合計12個のロボを稼働させています。

毎日ではないものの、従業員ひとりにつき一日当たり30分～1時間ぐらいは残業時間を削減できています。従来は残業して行っていた入力業務を、業務時間内でロボが自動で処理してくれるため、ミスの心配や従業員の負担が少なくなり、本来の業務に集中できるようになったのはとても大きいです。

また、毎日決まった時間に単純作業で時間が取られることがなくなったのはとても大きな成果だと感じています。

今後はロボを作成できる人員を増やし、RoboTANGOの活用を拡大させていきたい

今後、さらにRoboTANGOの活用は進めていきたいと考えています。そのため、現在は2名体制でロボを作成していますが、まずは社内でRPAを扱うことができる人員の増加をしていきたいです。

RPAを扱える社員が増えれば、スピードアップして業務効率化を進めていくことができます。また、作れる人が増えればさらに違ったアイデアも出てきて、新たなRPA活用の幅も広がるでしょう。

そして会社である以上、人事異動もありますので、ロボを作成できる人員が異動になれば、活用の場も拡大できません。そうした意味でもRPAを扱える人員を増やし、RPA活用を推進していきたいです。

すでにアイデアはいくつかあるので早い段階で実現していきたいと考えています。たとえば、特定の作業をすることでロボが動いて処理を行う、決まった時間帯で常に同じ処理を行うといったロボができれば、残業時間はさらに削減できるのではと考えています。

ほかにもペーパーレス化を進めていくためにOCRを活用することも検討しており、さらに効率化を推進するため、OCRとRPAと連携したいと思っています。