製造業

RPAで仕掛品の仕分作業などExcelを利用した業務を自動化し、人手によるチェック工数の削減を実現

  • BtoB
  • Excel/CSV
  • 勤怠管理
  • 給与システム

担当者様:代表取締役 菅野様

プリント基板の製造をされているされている株式会社相信の代表取締役 菅野様にRPA導入前の課題、RPA活用法や成果・効果についてお話を伺いました。

課題

  • Excelを使った定型的な作業の手間が増大していた
  • バックオフィス業務のデジタル化を検討していた
  • Wチェック・トリプルチェック作業に多くの工数がかかっていた

効果

  • 定型作業が自動化され効率化が進んだ
  • RPAが正確に操作するため、確認作業が不要になり担当者の精神的負担の軽減が実現した

月末に発生する経理業務の処理やWチェックが大きな負担となっていた

―御社の事業内容を教えていただけますでしょうか。

弊社の事業は製造業です。主に電子機器に入っている電子部品や、半導体などが組み込まれた電子回路に実装するプリント基板の製造を行っています。

―RPA導入の検討を開始した理由を教えていただけますでしょうか。

弊社では、Excelを使った定型作業が多く、すべて手作業で行っていたため負担になっており、課題を感じていました。主に月末の締め後に発生する経理業務の処理が多く、人の手で行うと時間がかかるうえに、チェック作業に多くの工数を割いていました。

金額が関わるものなので、どうしても慎重に行う必要があり、場合によってはWチェックだけでなく、トリプルチェックを行っていたため工数が増えてしまい、担当者の精神的負担も大きく、どうにか効率化したいと考えていたのがRPA導入を検討したきっかけです。

RPAの必要性を感じ、展示会で導入を決意。決め手は「導入コスト」

―「RoboTANGO」の導入を決めたポイントは何ですか?
  • icon image使いやすさ
  • icon image低価格

弊社ではこれまでに2つのツールでトライアルを行ったことがあるのですが、当時RPAを扱うには難易度が高く、なかなか上手く運用できませんでした。

ただ、業務効率化を進めるにはRPAが有用だと感じていましたので、展示会に行った際にたまたま立ち寄った御社のブースでRoboTANGOのデモを見させていただいたところ、良さそうだと感じました。また、サブスクリプションのように、年間契約ではなく月単位で契約ができ、スモールスタートができる部分に魅力を感じました。

経理業務の効率化とチェック工程の削減により担当者の身体・精神的負担の軽減を実現

―どのような業務に「RoboTANGO」を利用されていますか?

経理業務を中心に現場から課題が寄せられるため、それをRPAでロボット作成しています。現在は7~8個のRPAロボットを作成しました。具体的には次のような業務で自動化を進めています。

仕掛品の仕分作業

来月に繰り越す仕事や、すでに完了している仕事の仕分けを毎月月初に行っています。手作業で行うと非常に労力のかかる作業でしたが、キャッシュフローを見るためにも必要で、1~2営業日(7時間)ほどかけて1名の担当者が処理していました。

具体的にはデータが入ったExcelをCSVに変換し、データを加工して専用の管理ツールにアップロードするまでをRPAで自動化しています。

今では、人の手が離れたことで作業工数がゼロに削減されたうえ、RPAが処理すると7,8分で完了させることができています。

給与システムと勤怠システムのデータ連携

自社の給与システムと勤怠システムが連携していないため、RPAでデータ連携を行い毎月月初に給与処理をしています。金額が関わる作業でミスが許されないため、慎重にWチェックを行う必要があり、多くの工数をかけていました。手作業で行うと30分ほどかかる作業です。

RPA導入後は、勤怠システムにて対象の項目・期間で絞りこみ、全社員分のデータをCSVで抽出し、集計を行った後に給与システムにアップロードする流れを自動化しています。また、処理したデータは社内サーバーに所定のファイル名(集計した期間)をつけて保存する作業も自動化しています。

結果、RPAが正確に作業するためミスがなくなり、Wチェックが削減されたことは大きな成果だと感じています。今まで担当していた社員がミスをしてはいけないというプレッシャーから解放され、精神的な負担が軽減されました。

与信調査依頼にかかった費用の集計作業

弊社は製造業として、仕入や販売も行っていますが、その際に新たに取引を行う企業の与信調査を調査会社に依頼しています。その調査依頼にかかった費用の集計作業をRPAで自動化しました。

与信を依頼する調査会社には、管理用のWebサイトがあるので、そのWebサイトで集計期間を指定し、データをExcelで抽出します。その後金額のデータ集計を行い、社内の会計システムに転記する作業です。さらに集計したデータはPDFに変換し保存します。

毎月月初に行っていて、5分程度の作業ですが人の作業はゼロになりました。

宅配料金の集計

弊社で製造した製品を取引先に卸す際に、出荷時の宅配料金が発生し、毎月月初に集計作業を行っています。流れとしては、宅配業者専用の管理サイトにて期間を指定しCSVで抽出します。その後、自社の会計システムのExcelのフォーマットにあったデータに加工する作業をRPAで自動化しています。

人が作業をすると5~10分程度かかりますが、ゼロにまで削減されました。

今後は定型的な業務のすべてをRoboTANGOで自動化していきたい

―今後、「RoboTANGO」をどのように活用していこうとお考えですか?

定型的な業務はすべて自動化したいと考えています。

また、現在は私一人でRPAロボットを作成していますが、将来的にはRPAロボットを作成できる人数も増やしていきたいです。御社のサポートはレスポンスも速いですし、回答が適格で質も高いので、今後もサポートの力も借りながらRPAを浸透させていきたいです。

RPAは自ら積極的に学習しようという意識がある人に向いている

―現在、RPAの導入を検討している企業にメッセージをお願いします。

RoboTANGOは直感的な操作で扱えるので、操作自体はすぐに覚えられると思います。さらに、RPAロボットの作成の際はプログラミングのコードを打たなくてもいいので非常に楽だと皆さん言っています。プログラミングとは違って、RPAの操作はノーコードでできるので作りやすくできていると思います。

また、エラーがあった際にどこにミスがあったのか、なぜ動かないのかをいかに見つけ出せるかがRPA運用の成功の鍵なので、トライ&エラーを楽しめる人材や、エラーがでても修正して調整していくことが必要なツールだということを理解しているが向いていると思います。

チェック工数の削減や定型業務の自動化など、RPA導入は業務に大きな影響があります。プログラマーではなくてもトライ&エラーが必要であると理解している方やプログラミング思考を持った方が一人でもいれば、RPAを活用していけると思います。

会社名

株式会社相信
https://aishin.co.jp/

事業内容

プリント基板の実装、電子部品の調達、マイコン搭載制御機器の設計開発など

従業員規模

14名(本社工場の人数)

導入サービス

RPA「RoboTANGO」

利用部門

経理部

RPA導入経験

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