改正電子帳簿保存法対応で煩雑化する発注書処理や生産管理システムへの入力作業をRPAで自動化。時間的効率化と正確性向上を実現。

1.発注書の処理業務

取引先から送られてくる発注書（PDFファイル）を、電子帳簿保存法に対応する形で情報を登録してファイルを保存する業務です。今まで発注書の処理は経理部は関わっていませんでしたが、電子帳簿保存法の対応で経理部が対応することになり、業務が増えてしまい手作業では対応するのは困難なため自動化できればと思いRPA化を進めました。

発注書（PDFファイル）の処理の方法としては、RPAロボットがメールに添付されているPDFを開いて必要な箇所の日付や金額を抽出し、電子帳簿保存法の管理ツールに登録を行います。登録が終わったらPDFを閉じて、メールを削除するという流れをメールがある分だけ繰り返すというものです。

件数は少ない時もありますが多い時は月に100～150件にものぼります。これを手作業で行えば経理部門が1～2営業日ほど増えてしまうはずだったのですがRPAを活用することで作業・工数は一切発生せず、経理部に影響を及ぼさずに済みました。

2.生産管理システムでの月末処理

毎月末に生産管理システムで処理する業務に対して３つのロボを動かしています。

投入作業

1つ目の業務は、下着や医療用のガーゼを製造する際に使用する生地を生産管理システムに登録し、生産に進むフローのなかで「在庫を生産用にまわす」作業です。

生地は数十種類あるのでそのすべてを登録して初めて生産開始ができるのですが、この作業のほとんどが手作業のため、どうしても時間的に非効率であるのに加え、入力漏れといったミスも起きやすくなっていました。

下記の手順でロボを動かし、業務を自動化しています。

ロット完了作業

今月生産が完了したものを生産管理システムで処理していく作業です。月に100件以上発生し、数十種類の生産物があるため、種類分処理が発生します。

シリーズ・シーズン完了作業

シリーズ・シーズンごとに販売終了した際、基幹システムの情報を更新していく作業です。シリーズ・シーズンごとの製品は限定なので、生産の際に生地が余ってしまうと廃棄処分する必要があります。

大量にあまった資材は他の商品に利用し、SDGsへの取り組みを行い、持続可能な生産消費形態を確保しています。

自動化している3つの作業は今まで人手で行っており、丸1日（約8時間）かかっていました。しかし自動化によって人の手作業はゼロになったうえ、RPAロボットの作業時間は1時間で完了できています。また、人手で行っているとどうしても入力漏れなどのヒューマンエラーが起きてしまうのですが、RPA化したことで入力漏れの防止が実現しています。

他部署で発出する問題に対してRPAが効果的であることを紹介しています。ただ、単純にRPAを紹介するだけでは、RPAを詳しく知らない人にとってはイメージが湧きにくいかなと思いますので、今どういうことをやっていて、どういうことを改善しなきゃいけないのか、それにはRPAが適していますよと段階的にイメージできるように説明できるよう、それぞれの業務の棚卸をしっかりやることが必要だと思っています。