RPAで人材派遣サービスの事務作業を自動化し、業務改善を実現。従業員の負担軽減、残業時間削減に成功

スタッフの採否

スタッフ専用お仕事サイトから応募が来た際、WEB管理画面に「応募がきました」と通知が来ます。基本的には勤務時間に対応していますが、支店の営業が終了した後に来た応募は残業して行わなければならないこともありました。

ただ、応募が大量に来るとその処理だけで1～2時間はかかります。特に日雇いの場合、「明日時間が空いたから働こう」というスタッフさんも多いので、その日のうちに処理を終えないと働きたいスタッフへ就業機会を提供できないことに加え、弊社の売上も減少してしまいます。働きたくても働けないスタッフ、残業時間が増加する従業員、売上が減少してしまう弊社、そのすべてのデメリット解消をRPAが実現しました。

スタッフ採用すべてを自動化したわけではなく、応募情報をもとに条件分岐を行い、条件が揃っているスタッフさんに関しては“採用”。他の、条件が合わないものや人の目で確認しなければならないものは“保留”にするまでをRPAで行うことで、誤ったマッチングを防ぎ、サービス品質をなるべく落とさずに運用できる形にしました。

求人サイト編集業務

求人公開後に業務内容や持ち物が変更になることも少なくありません。また、最低賃金の改定や繫忙期の時給UPなどでクライアント請求・スタッフ支給の単価の変更も発生します。このような場合、日雇いの求人のため1日ごと、案件ごとに内容変更しなければなりません。

さらに、求人タイトルは応募に直結するため、時給UPなどのアピールポイントが追加になった場合はタイトルも変更し応募を増やすための業務が発生します。この作業を人が行う場合は、変更箇所が複数ある分だけ、原稿データと基幹システムを行き来して作業を行うため、1求人あたり数分要してしまう点や変更箇所の漏れの発生が課題でした。

RPAで自動化したことによって人の作業はほぼゼロになり、作業時間も大幅に短縮され、数によっては1～3時間ほど要していた手作業は、今では5分程度で完結できるようになりました。

この作業は閑散期でも各拠点で毎日発生している作業なので、自動化によって大幅な効率化が実現しています。

スタッフ情報変更

2012年10月1日に施行された改正労働者派遣法で日雇い労働は禁止されましたが、例外規定として次の4つに該当する方は日雇いが可能です。

ただ、例えば学生が社会人になったり、年収や世帯年収が500万円未満になったりすれば仕事を紹介できません。また、スタッフの方の住所やメールアドレスが変更になる場合もあります。

これまでは、スタッフさんの情報編集はGoogleフォームで申請を受け付けていたのですが、登録型の派遣会社のためアクティブユーザーだけでも数万人と膨大であり、対応が追いつかないことが課題でした。

そこでRPA導入時に自動化できるのではと思ってロボットを作成したところ、作業時間の短縮はもちろん、漏れなどのヒューマンエラーも削減されました。

配信ツールでのメール・LINE配信

メール配信ツールは支店で利用していて、さまざまな連絡をメールで配信していました。しかし、配信作業に時間を要することで他の作業ができなかったり、基幹システムと配信ツールとでAPI連携ができない仕様になっていたり、複数の課題がありました。

例えば、配信ツールの中では、ターゲティングしたいリストの絞り込み条件に合っていない項目、ない項目などはメールアドレスやスタッフナンバーで、1名ずつ基幹システムにて検索して配信対象の項目にチェックを入れなければならない。しかもその作業を20～680件行う必要がある場合もあって、手作業で行った場合、1回の配信で3時間もかかることもありました。しかも時間がかかるだけではなく、件数が非常に多いため、電話対応など別の業務が入るとどこまで確認したか忘れてしまい、途中で戻ってやり直しになってしまうといったことから、従業員の精神的負担も大きかったのです。

そこで配信対象者のチェック、メール文面挿入、配信完了のチャット通知を行うロボットを作成し、自動化しました。

各種集計データ作成

事業運営や会社のルール策定、コンプライアンスチェックなどを行う事業企画部で各種集計データの作成も自動化しています。

以前はスタッフさんがどれだけ稼働したのかのデータ抽出、外国籍のスタッフさんで在留期間が切れていないかのチェックなどの業務を、基幹システムにて一人ずつ目視で確認していました。

Excelで関数やマクロを使ってはいたものの、作業をしている間はパソコンが使えないため、ほかの業務ができず、非効率的でした。そこでRPAを使い、早朝の4時半から動き出して、従業員が出社する時間までにはある程度の振るい分けができた状態でフォルダに保存するようにしたため、業務効率化を実現できました。

本社での間接部門業務は営業部と違い、売上げを生み出すことができない部署のため、この作業削減が業務改善につながり、非常に大きな効果を生み出しました。

日別で抽出したいデータ

基幹システムからしか得られない日々変動するCSVデータを、日別に抽出する作業も時間がかかるものでした。例えば、翌週7日分のデータを見る場合、1日に3,000件ほどの受注があり、そこに一人一人のスタッフさんが配置されているため、一気にデータ抽出をしようとすれば、サーバーに負荷がかかってしまいます。

そのため、地域ごとにCSVをダウンロードして、それを突合させて元データを作成し、さらに加工をするのでかなりの時間を要して手作業で行っていました。

そこで、RPAを使い、基幹システムからダウンロードするところからデータ作成、共有フォルダへ保管するまでの作業を自動化しました。担当部署が朝一で開始する作業が始業のタイミングで完了しているため、多い日で約2～3時間もの削減が実現できました。

電子帳簿保存法の対応

派遣会社の場合、保管が必要な書類は1日単位で発生するスタッフさんの勤怠シートや個別契約書、仕事依頼の度に来る依頼書、そして見積書などがあります。

利用している管理システムへの登録作業が発生していますが、案件ごとに内容が少しずつ異なったり、そもそも日付が1日単位だったりすることで一括登録が出来ません。これらを手作業で行うと1件で平均5分程度かかるものでしたが、対応件数に対して対応者・時間が間に合わない想定でした。そこで、法改正前からRPA作成を開始し、施行のタイミングから自動化運用が成功。1件あたり25秒で登録が可能になり、手作業時間だけでなく処理時間そのものの削減もできました。

派遣法の対応

派遣帳票の作成・クライアントへの送付対応に伴い、データを基幹システムから抽出する必要があります。それぞれの帳票で情報量が違ったり、基幹システムから抽出されるExcelデータに関数が多く含まれていたりでマクロがオーバーフローしてしまうため、細々としたデータ抽出をした上で作成を行うケースも少なくありませんでした。

作業が細かいほど他の業務と並行することができず手がかかりっきりになるため、RPAロボットを作成。営業部にはデータ抽出条件と完了期日を送ってもらうことで依頼を受け付け、ルーティンのRPAの合間にロボットを稼働させ、完了次第共有フォルダに保存します。期日経過時に担当者が共有フォルダを確認すると、データが入っている状態なので、効率よく対応ができるようになりました。