RPA導入で在庫状況の更新や電子帳簿保存法対応業務などの業務を自動化し、サービスの質向上と業務効率化を実現

1.在庫状況の更新

もともとはECサイトでお客様から業務時間外に注文があった場合、販売管理システムでは自動で売上処理ができないため、在庫数も変動しません。そのため、次の営業日に人の手で更新していたためタイムラグが生まれ、在庫切れの商品の注文を受けた際は、お客様にご連絡しなければなりませんでした。
そこで、RPAで自動化したことで常に正しい在庫状況の更新をほぼリアルタイムでできるようになりました。ご注文いただいたお客様にご迷惑をおかけするリスクが減るのはもちろん、在庫切れの連絡をする手間がなくなることで担当者の負担軽減も実現しています。これがRPA導入による最大の成果です。

2.商品品番の変更

システムやマスターの変更業務は誰かが使っている時にはできませんでした。そのため、社員が休みで誰もシステムを触っていない日に行う必要がありました。その中の一つが販売管理システムの品番の変更です。

廃版商品を不要の品番として、今後使わないように処理を行う必要があるのですが、これまでは休日にリモートデスクトップで社内のPCにつなぎ、手作業で変更作業を行っていました。ただ、毎回2,000行ほどの処理が必要で手作業で行うと700行/日（7時間）、21時間（3営業日）はかかっていたのです。

これがRPAの導入によって1日で完了するうえ自動化されたため、休みの日に作業を行う必要もなくなりました。

3.商品受注後に販売管理システムでの印刷作業

商品を受注後、在庫がなかった場合、該当商品の生産手配を行ってお客様にいつ頃入荷なのかをすぐに連絡しなければなりません。そのためには、少しでも早く紙のリストを生産管理部に提出する必要があります。

しかし、このリストは10時、12時、15時と決まった時間に出るため、その都度、今やっている業務を中断しなければなりません。さらに 手作業ではタイムラグも生まれやすくお客様への連絡も遅れがちになってしまっておりました。そこで生産管理システムと販売管理システムの連携を行い、販売管理システムから在庫データの抽出、生産管理システムにて生産手配書の作成・印刷をRPAで自動化しました。これによりタイムラグなくお客様への連絡遅延のリスク低減も実現しています。

4.売上管理ファイルの作成

販売管理システムから在庫・売上数量をExcelでエクスポートし、営業生産管理部用に在庫や売上、基準在庫、売上によるABCランクなどの更新を、RPAを使い毎朝処理しています。一つのExcelに複数のCSVを貼り付ける場面もあるので、それも自動化することで手作業の手間が削減されました。

5.Googleアナリティクス（GA4）のデータ抽出

ECサイトのアクセス解析データを抽出するところからCSV化まで自動化し、経営者側と管理者側に送っています。また、営業用の資料として営業担当にも送っています。

6.電子帳簿保存法対応業務

電子帳簿保存法に対応するため、FAXで受けた注文書をPDF化した後の処理で、指定のファイル名への変更とタイムスタンプ付与作業にもRPAを活用しています。

ファイル名はもともと年月日時間で作成されるので、電子帳簿保存法に対応できるように「得意先コード」と「得意先名」を追加する作業を行った後、タイムスタンプ付与システムで処理する流れを自動化しました。

RPAを導入したことで時間による縛りがなくなり、業務を中断することが大幅に減りました。今まではお客様の電話対応中にも作業を行わなければならないこともあり、お客様対応に集中できないこともあったのですが、それもなくなりお客様対応の質向上も実現しています。

ほかにも、販売管理システムで得意先単位で商品情報を「削除」するという一括処理ができず手作業で行っていた業務をリソースの関係で毎回数十万円かけて外注していました。カタログの切り替えで年1回の作業ではありますが、毎回大きな費用がかかっていたものがRPAで自動化したことでゼロになったのも大きな効果です。