システム間のデータ連携やExcel業務、データの抽出作業など、単純であるものの煩雑な業務を自動化し月間70時間以上の工数削減を実現

（1）販売システム・人事システムから会計システムへマスタを連携

市川様：システム間でのマスタ連携作業において、以下の3つをRPAで自動化しています。

これらの作業はそれぞれ不定期に行われますが、定期的に実施しておかないと、いざ使うときに手が止まってしまい、作業が遅延してしまいます。必要になったときに連携しようとすると、マスタが他のシステムに反映されておらず、マスタ連携を改めて行うなど、何度も手間がかかる状況が続いていました。各システムへのマスタ連携作業には1回あたり30分～1時間かかり、夕方以降に担当者から「マスタの上書きが完了したので、取り込み処理をお願いします」というアナウンスが都度行われ、その後の取り込み作業にも手間がかかっていました。毎日行いたかったのですが、リソースの制約もあり、なかなか実現できていませんでした。

さらに、日中に作業を行うと、管理部や各営業所の所長がシステムを利用しているため、アクティブアカウントが多くなり、接続エラーが頻発していました。その結果、マスタの取り込みを何度もやり直さなければならず、作業時間が大幅にかかってしまっていました。実際、エラーが原因で作業が何度も中断し、非常に非効率でした。加えて、マスタ連携中は個人のパソコンが使用できなくなり、他の業務もストップしてしまうという問題もありました。

今回、この業務をRPAで自動化したことで、夜間に自動でマスタ連携作業を実行できるようになり、エラーなく処理が完了するようになりました。
朝出社すると、すでにすべてのマスタ連携が完了しており、毎日最新の情報をもとに業務を開始できます。従来、毎日この作業を行うと月間で約10時間 の工数がかかるところ、RPAを導入したことで人の手を介する作業がゼロになり、労力が大幅に削減されました。

（2）取引先インボイス事業者登録状況の出力及びマスタへ反映

市川様：2023年10月から始まったインボイス制度に対応するため、取引先が適格請求書発行事業者として登録されているかを確認する必要があります。しかし、毎回「この会社は適格請求書発行事業者として登録されていたかどうか」を手動で調べる作業は手間がかかり、非常に面倒であると感じていました。

RoboTANGOを導入したのは、インボイス制度が始まる直前のタイミングで、まさにこの業務が自動化に最適であると強く実感しました。

RPA導入後に、法人番号を持つ企業が適格請求書発行事業者かどうかを、Excelのマスタ上で自動で判定できる仕組みを、RoboTANGOとインターネットからExcelにデータを取り込むSaaSを連携して構築しました。
販売システムのマスタにある法人番号をExcelに出力し、SaaSを利用してExcelに数式を組み込み、該当する企業の情報を自動で取得し、適格請求書発行事業者でなければマスタデータに特定の記号を入れて反映するように設定しています。これにより、手動での確認作業が不要となり、マスタを見るだけで判別できるようになりました。また、適格請求書発行事業者の登録状況が変わった場合にも、リアルタイムでの対応が可能になりました。

この作業は単純でありながら煩雑で、手作業での確認には手間と時間がかかるため、インボイス制度が始まる際に大きな課題となっていました。しかし、RoboTANGOを活用することで、一連の確認・判定作業を自動化し、説明が難しかった手間のかかる作業を効率化することができました。

RoboTANGOでは、Excelの操作を自動化し、起動や書き込み、数式を使った判定から結果の出力までの一連の作業を処理させています。出力結果を他のExcelに転記し、さらに加工する工程も自動化しました。以前、部下にこの作業を教えたことがありましたが、手順が多く作業が複雑だったため、習得には時間がかかりそうでした。RPAを使うことで、このような手作業をRoboTANGOに任せられるようになり、教える手間も削減できました。

最も便利なのは、RoboTANGOが一度作業フローを記録しておけば、仮に私がいなくなっても履歴を見て作業内容を理解できることです。プログラミングやC言語の知識がなくても、RoboTANGOのステップは直感的に読み解けるため、業務継承もスムーズに進められます。
人がこの作業を手作業で行うと、1回につき約20分かかります。また、作業が煩雑で、ミスが発生すると全く違う結果が出てしまう危険性もありました。さらに、SaaSには利用回数制限があり、人による失敗が続くとその日は作業が進められなくなるリスクもあります。

現在は、毎日5,000件の取引先データを確認し、適格事業者かどうかを判定してマスタに反映し、その結果を会計システムに取り込んでいます。新規契約や情報変更が発生した際には必須のプロセスで、主に月間20件ほどの新規案件に対応しています。ほぼリアルタイムで処理が進み、業務の効率化にも大きく寄与しており、月間7時間近く の作業工数を削減できています。

（3）月次決算計上用資料の準備・作成

市川様：月次決算に必要な資料の準備と集計作業をRPAで自動化しました。これまで、私が一人で行っていた資料作成では、給与や経費の概算計上など、他の人には教えられないデータを扱い、Excelを使って集計していました。この作業は90%がExcelでの処理であり、単純作業ながら手間がかかるうえ、データの機密性から他の従業員に任せられない業務でした。
経理部の月次決算の責任者としてこの作業を一手に引き受けていましたが、人手不足や機密データの扱いが原因で、他の社員に仕事を渡せない状態が続いていました。
そこで、RPAを導入し、これらの煩雑な作業を自動化することで、負担を大幅に軽減しました。

以前は、紙で提供されたデータを読み解き、手作業で入力して集計を行い、その結果を伝票起票に使用していました。
しかし、RPA導入後は、総務からExcelデータを受け取り、RoboTANGOを使ってダブルクリック一つで資料化し、計上準備がほぼ自動で完了するようになりました。現在、私の作業は、資料の確認だけで済む状態です。これにより、複数の部署から提供されるExcelデータをRPAで一括処理できるようになりました。

手作業で行っていたときは、月次決算資料を作成するのに丸々3日間 かかっていました。給与締め後の短期間で次の会議に必要な資料を作る必要があり、時間を捻出しながら対応していましたが、RPA化によって作業時間がゼロになり、大幅な効率化が実現しました。

（4）トラック経費の分析業務

市川様：トラックの経費、例えば重量税や自賠責保険などは、1回払いが基本ですが、月次決算では分割して計上したり、期間ごとに分けたりして管理する必要がありました。そのため、経費を12分割した資料を管理するための表を作成していました。以前は、保有しているトラック500台分の情報を紙で受け取り、1台=1行ずつ「この車の自賠責保険は何円、重量税は何円…」といった情報を手作業で入力していました。1台ごとに分析する必要があったため、非常に手間がかかる作業でした。

元々データがあるため、データ入力と伝票入力の起票まで何とかして自動化できないかと考え、RPAロボットを作成しました。具体的には、特定のExcelデータを利用して仕分け用のデータを作成し、ボタンひとつで会計データに取り込む作業まで自動化したのです。

手作業でこの業務を行っていたときは、複数名で1日がかりで取り組んでおり8～10時間かかっていました。一人で行った場合は2～3日くらいかかっていたかもしれません。
毎月この作業を行い、7～8項目の入力をトラック1台ごとに手作業で入力していたため、非常に時間を要していましたが、RPA導入により作業時間がゼロになりました。

さらに、手作業で行っていた際には、データの入力ミスが発生し、確認や修正に手間がかかっていました。チェック作業もExcelに落としてデータを確認し、修正する必要がありましたが、RPAでの自動化により、その手間も解消され、作業の精度と効率が大幅に向上しました。

（5）「運転者台帳(労働者名簿)」の様式作成のためのデータ抽出の自動化

木村様：導入前の課題でもお話しましたが、総務部門では、運転者台帳の整備のために、人事システムからデータを抽出し、Accessで様式に合わせた帳票が出力できるデータベースを内製化して運用していました。
しかし、人事システムからのデータ抽出には基本情報、前職情報、社内経歴、学歴、運転免許証の種類など、10項目以上の情報が必要で、これらのデータは個別にしか抽出できず、非常に手間がかかっていました。また、社会保険番号は別の人事給与システムから抽出する必要があり、作業が煩雑で時間がかかるのが課題でした。

RoboTANGO導入後は、スケジューラー機能を活用し、毎朝7時に自動でデータを抽出するようになりました。
これにより、常に最新のマスタが維持され、必要な時にすぐに利用できる状態が整いました。手作業で行っていた頃は、スムーズにいっても30分 、システムが不安定なときには1時間ほどかかることもありましたが、RPAによってこの作業が完全に自動化され、作業の手間が大幅に削減されました。

営業所での適正化巡回指導や監査時には、全社員のデータを抽出する必要がありますが、この作業もRPAで自動化されています。また、月次では新入社員の「労働者台帳」作成も自動で行えるようになり、データが常に最新の状態で維持されています。

今回の自動化は、特に実現したかった業務であり、RoboTANGOを導入して本当に良かったと感じています。順番にステップを踏んで処理できるため、システムに関係なく一貫して作業が進められる点も非常に便利です。

DX化できていない企業こそRPAを導入してほしい

木村様：普段行っている単純作業を自動化することで、他の業務に自分の時間を使えるようになるので、RPAを導入するのは非常に有効だと思います。ぜひトライしてみてほしいですね。
あと、RoboTANGOは、Excelと似ている部分があると感じます。Excelの作業後に少し修正するような感覚でRPAも操作できるので、Excelを使ったことがある人なら、すぐにRoboTANGOを理解できると思います。

市川様：DXが進んでいない企業こそ、RPAを活用してほしいと思います。RPAは本当に直感的に操作でき、人の動作をそのままRPAロボットが再現するように作れるので、これを機会にDXを進めてもらえたらと思います。ITやDXに詳しくなかったり、進んでいなかったりする企業こそ、RPAを導入する価値があると感じています。