Excel業務を自動化・効率化するための11の方法とは？メリットや違い、おすすめのツールまで紹介

1.入力漏れ、計算間違いなどの人的ミス

Excelの転記作業では、入力ミスやデータの抜け漏れが発生しやすく、計算ミスにつながることもあります。特に、手作業でのデータ入力では、一部のデータを誤って飛ばしてしまったり、計算式を間違えたりするリスクがあります。

また、ミスが発覚すると修正作業が発生し、再確認や修正に時間がかかることが多くなります。特に、大量のデータを扱う業務では、チェックや修正作業の負担が増大し、業務効率を大きく低下させる要因になります。

2.属人化しやすい

Excel業務は担当者ごとのスキル差が出やすく、属人化しやすい特徴があります。処理スピードやデータの精度にばらつきが出るだけでなく、特定の担当者しか分からない業務が増えると、その人が不在になった際に業務が停滞するリスクが高まります。

さらに、VBAやマクロを活用して業務を自動化していたとしても、ITスキルのない人に引き継ぐことが難しく、最悪の場合、一から作り直さなければならないケースもあります。その場合、業務の引き継ぎに時間がかかるだけでなく、スムーズな運用が難しくなる可能性があります。

3.時間がかかる

Excel業務の多くは手作業によるデータ入力や集計、レポート作成が必要であり、単純作業が積み重なることで、業務時間の大半を占めてしまうこともあります。特に、日次・月次で繰り返し発生する業務では、毎回の作業負担が大きくなり、他の重要な業務に時間を割けなくなる可能性があります。

また、業務が多忙になると作業が後回しになり、締め切り直前での処理が増えることで、さらなるミスの発生リスクが高まるという悪循環に陥ることもあります。

1.作業工数の削減による効率化

定型的なExcel業務を自動化することで、手作業で数時間かかっていた作業を大幅に短縮し、迅速に処理できるようになります。また、入力や集計の手間が減ることで、業務の負担が軽減されるだけでなく、時間に余裕が生まれ、より重要な業務に集中できる環境が整います。
作業時間の削減は、単なる効率化という枠だけにとどまらず、業務の質を向上させるための重要なポイントとなります。

2.転記漏れや計算ミスなど人的ミスの削減

Excelの手作業入力では、転記漏れや計算ミスが発生しやすく、データの整合性を維持するのが難しくなります。Excel業務を自動化することで、入力や計算の精度が向上し、誤ったデータをもとに業務を進めてしまうリスクを抑えることができます。

また、処理が自動化されることで、一貫したルールに基づいたデータ管理が可能となり、入力ミスの発生を最小限に抑えることができます。さらに、手作業による確認や修正の負担が減ることで、業務の正確性とスピードの両方が向上します。

3.業務の標準化と品質の向上

Excel業務を自動化することで、作業の手順や処理のルールを統一し、誰が行っても同じ品質の成果を得られる環境を整えることができます。
手作業の場合、担当者ごとに処理の方法が異なり、結果にばらつきが出ることがありますが、自動化により業務の流れが一定化し、品質を安定させることが可能になります。

また、マニュアル化しづらい作業も、自動化によって再現性が高まり、新しい担当者でもスムーズに業務を引き継ぐことが可能になります。これにより、属人化のリスクを軽減し、担当者が変わっても業務の流れが滞ることなく継続できるようになります。

1.ショートカットキー

ショートカットキーとは、キーボードの特定のキーを組み合わせて押すことで、マウスを使わずに素早く操作を実行できる機能です。
Excelでは、データ入力や編集、セル移動、計算などの作業が多いため、ショートカットキーを活用することで作業スピードを大幅に向上させることができます。
ショートカットキーのメリットは、誰でも簡単に使えることです。特別な設定や知識は不要で、覚えたその日から業務効率を向上させることができます。また、Excelの基本的な操作をショートカットキーで行うことで、マウスの操作回数が減り、手の負担も軽減されます。
特に、以下のショートカットキーはExcel業務で頻繁に使用されるためおすすめですので是非積極的にご活用ください。

2.関数

関数とは、Excelで特定の計算やデータ処理を自動で実行できる機能です。数値の集計やデータの検索、条件分岐などの処理を簡単に行えるため、手作業による計算ミスを防ぎ、業務のスピードを向上させることができます。

関数のメリットは、一度覚えてしまえば簡単に使えることです。基本的な関数は直感的に使えるものが多く、簡単な数式を入力するだけで作業を効率化できます。ただし、複雑な関数や組み合わせた関数を使う場合は、慣れるまで時間がかかることもあります。そのため、まずは基本的な関数を優先的に覚え、徐々に活用範囲を広げていくのがおすすめです。

特に、以下の関数はExcel業務で頻繁に使用されるため、覚えておくと便利です。

基本的な関数を活用することで、日々の計算やデータ集計がスムーズになり、作業時間を大幅に短縮できます。応用的な関数や関数の組み合わせによる利用はやや難易度が高くなりますが、業務の自動化やデータ分析をより効率的に行うために役立つので、少しずつ習得していくのがおすすめです。

3.Excelの「マクロの記録」

マクロとは、Excelで行った操作を記録し、繰り返し実行できるようにする機能です。マクロには大きく「マクロの記録」を使う方法と「VBAでコードを記述して作成する方法」の2種類があります。
最も簡単な方法として「マクロの記録」があり、Excelの「開発」タブにある「マクロの記録」機能を使えば、操作を記録するだけでマクロを作成可能です。例えば、データのコピー＆ペースト、セルの書式変更、レポートの自動作成など、定型作業を効率化するのに適しています。

4.VBA

VBA（Visual Basic for Applications）とは、Excelに組み込まれているプログラミング言語で、マクロをより高度に制御できる仕組みです。マクロの記録はExcelの操作をそのまま再現する方法ですが、VBAを使うことで条件分岐や繰り返し処理などの柔軟な自動化が可能になります。

5.Python

Python（パイソン）とは、シンプルな文法と高い汎用性を持つプログラミング言語です。データ処理や自動化、機械学習など幅広い用途で活用されており、Excel業務の自動化にも適しています。特に、Pythonを使えば、データの取得・加工・分析・レポート作成などを一括で処理できるため、ExcelのマクロやVBAでは対応しにくい大量データの処理にも対応可能です。

Microsoft 365の一部プランでは、「Python in Excel」としてExcel内で直接Pythonを実行する機能も提供されており、関数のような感覚で活用することが可能です。
一方、通常のExcelを利用している場合でも、openpyxl や pandas などのライブラリを使えば、PythonからExcelファイルを読み書きし、自動処理を行うことができます。

6.BIツール

BI（Business Intelligence）ツールとは、企業が持つデータを集約・可視化し、意思決定を支援するためのツールです。Excelを使ったデータ分析やレポート作成では、手作業でのデータ集計やグラフ作成に時間がかかりますが、BIツールを活用することで、データの集計・分析を自動化し、リアルタイムで視覚的に分かりやすいレポートを作成できます。

7.RPA

RPA（Robotic Process Automation＝ロボティック・プロセス・オートメーション）とは、パソコン上の定型業務をソフトウェアロボットが自動で処理する技術のことです。Excel業務においては、データ入力・転記、集計、帳票作成、レポートの自動生成など、繰り返し行う作業をRPAで自動化することが可能です。

特に、システムから必要なCSVデータをダウンロードし、Excelデータを加工、その後加工したデータをシステムにインポートするといった業務の前後も含めた一連の処理を自動化できる点がRPAの特徴です。単にExcelの作業を自動化するだけでなく、基幹システムやクラウドサービスとのデータ連携を行い、業務全体の効率化を図ることができます。

近年では、プログラミング不要で直感的に操作できるノーコード型のRPAが一般的になっており、専門知識がなくても扱いやすいツールが増えています。そのため、ITスキルがない業務担当者でも導入しやすく、手軽に業務の自動化を始められるようになっています。

8.iPaaS

iPaaS（Integration Platform as a Service）とは、異なるシステムやアプリケーション間のデータ連携をクラウド上で実現するプラットフォームです。Excelと他のシステムを手動で連携させる場合、データの入力や転記作業が発生しますが、RPA同様にiPaaSを活用することで、Excel業務の前後にあるシステム連携を自動化し、業務全体の効率化が可能になります。

例えば、SFA/CRMシステムのデータをExcelに自動で取り込み、データ加工後に別のクラウドサービスへ反映するといった処理をiPaaSで自動化できます。従来、こうした業務はExcelにデータを手動でダウンロードし、加工・整理したうえで別のシステムへアップロードする必要がありました。しかし、iPaaSを活用すれば、Excelを加工する作業や手間を削減できるため、作業負担を軽減し、より効率的な業務運用が可能になります。

9.API連携

API（Application Programming Interface）とは、異なるアプリケーション同士を接続し、データのやり取りや機能の呼び出しを可能にする仕組みです。Excel単体では対応が難しい処理も、外部のサービスとAPIで連携することで、より高度な処理や自動化が実現できます。API連携には主に「REST APIを直接使用する方法」と「API連携のクラウドサービスを利用する方法」の2種類があります。

API連携を行うには、利用する外部サービスがAPIに対応している必要があります。特にREST APIを直接扱う場合は、ドキュメントを読み解く力や、プログラミングの知識が求められます。また、クラウド型のAPI連携サービスを利用する場合でも、個人情報や機密情報を扱う際はセキュリティポリシーを確認することが重要です。

10.AI

AI（人工知能）とは、大量のデータをもとに傾向やルールを学習し、分析・要約・分類などの処理を自動で行う技術です。近年では、従来手作業で行っていた分析やレポート作成をExcelとAIを組み合わせることで効率化する動きも広がっており、実務でも活用が進んでいます。たとえばExcel業務を効率化する際にCopilotやChatGPT、Geminiなどを利用する方法があります。

11.SQL

SQL（Structured Query Language）とは、データベースから情報を抽出・更新・削除などするための言語で、自分で命令文（クエリ）を書いて使います。Excel単体では処理が難しい大量データの集計や複雑な条件検索も、SQLを使えば効率よく行うことができます。
SQLを活用するには、まず接続先となるデータベースと、SQL文を実行するためのツールやアプリケーションが必要であること、また、対象データの構造を理解するために、テーブル名や項目名（カラム）といった基本的な情報も事前に把握しておく必要があります。その他、さまざまな設定が必要になるため、運用者にはITリテラシーが求められます。

自動化の対象範囲

Excel業務を自動化する方法には、Excelの中だけで完結するものから、他システムやクラウドサービスと連携できるタイプのものまであります。
業務の自動化をどこまで実現したいか、また利用するサービスや技術によって、自動化の対象範囲は大きく異なります。

ショートカットキーや関数、マクロの記録といった手法は、Excel内の作業を効率化するのに適していますが、VBAやPython、RPA、iPaaSなどを活用すれば、Excelだけでなく、他のアプリケーションやクラウドサービスとの連携も可能になり、より広範囲な業務の自動化が実現できます。特に、RPAやiPaaS、API連携サービスは、Excelと基幹システム・Webサービス・クラウドアプリとの橋渡しとして非常に有用で、バックオフィス業務全体の最適化につながります。
もしExcel業務とその前後の処理もあわせて自動化したい場合は、RPAやiPaaSなどの導入も検討すると良いでしょう。

ITスキル・知識の有無

Excel業務を自動化・効率化する方法には、ITスキル・知識が不要なものから、一定のプログラミング知識が求められるものまで幅広く存在します。
以下に、各手法のITスキルの必要度を比較した表を掲載します。

自動化に慣れていない方や現場の業務担当者が扱う場合は、ノーコードや操作が直感的なツールから始めるのがおすすめです。逆に、より柔軟で高度な自動化を目指す場合は、PythonやSQLなどのITスキルが求められる手法の活用も視野に入れるとよいでしょう。

導入ハードル

Excel業務を自動化・効率化する方法には、すぐに始められるものから準備や学習が必要なものまで導入のしやすさに違いがあります。自社のITリテラシーや目的に合わせて、負荷の少ないものから段階的に導入するのも一つの方法です。

業務改善をすぐに始めたい場合は、Excel内で完結するショートカットや関数を覚える方法やノーコードツールの活用が効果的です。
一方で、業務全体の自動化やシステム連携を目指す場合は、ある程度の準備や知識が必要になりますが、その分大きな効果を得られる可能性があります。
AIやRPA、iPaaSのようにノーコードでも活用できる中間的な選択肢もあるため、自社の業務内容や目的に合わせて段階的な導入を検討するのがおすすめです。

導入・運用コスト

Excel業務を自動化・効率化する方法には、無料ですぐに使えるものから、ライセンス費用や開発・運用コストが発生するものまでさまざまです。コストだけで判断せず、得られる効果や継続的な運用のしやすさもあわせて検討するようにしてください。

Excelの基本機能やVBA、Pythonのようにツール自体は無料で使える方法は、初期コストを抑えやすい一方で、習得や運用にかかる時間・人件費が隠れたコストとなることもあります。
RPAやiPaaS、BIツールなどの有償ツールは、ライセンス費用が発生しますが、非エンジニアでも扱える設計になっており、学習コストや属人化リスクを抑えながら導入できる点がメリットです。
コスト面では、ツールの金額だけでなく、導入にかかる負担や長期的な維持管理も含めて総合的に検討することをおすすめします。

データの処理量

Excel業務の自動化方法には、扱うデータの量によって向き不向きがあります。

数十行〜数百行程度の軽量なデータであれば、Excel内の機能で十分対応できますが、数千〜数万件以上のデータを扱う場合は、ツールやプログラミング言語を利用した自動化の方が安定した処理を行えます。

Excel内だけで処理が完了する場合：ショートカットキー、関数、マクロ、VBA

データの入力、集計、書式設定など、Excel内で完結する業務には、ショートカットや関数、マクロを使うだけでも十分に対応可能です。まずはExcelに備わっている基本機能を活用するだけで、業務の規模が小さいうちは高い効果が得られます。
さらに、繰り返し処理や条件に応じた処理が必要な場合には、VBAを使って制御を加えることで、より高度な自動化が可能です。

ITスキルが不要なもの一択：ショートカットキー、関数、RPA

Excelで基本的な操作で済む業務の場合は、ショートカットや関数を使うだけでも日常業務の効率化が期待できます。
また、近年のRPAツールはノーコードで操作できるものが多く、プログラミングの知識がなくても簡単に活用することが可能です。他のシステムやファイル形式からのデータ取り込みや統合、集計など、決まった手順を繰り返す定型業務であれば、RPAを活用することで誰でも手軽に自動化に取り組むことができます。

幅広いシステムと連携させたい場合：RPA、iPaaS

Excel内の処理だけでなく、他の業務システムやクラウドサービスと連携させて前後の作業も自動化したい場合には、RPAやiPaaSの活用が効果的です。
RPAは人のPC操作をそのまま再現できるため、基幹システムやローカルアプリケーションなど、UI操作が必要な業務にも幅広く対応できます。
iPaaSはシステム間をAPIで接続する仕組みで、SaaS同士の安定したデータ連携に強みがあります。
連携するシステムの種類や用途に応じて使い分けることで、Excel業務を含む一連の業務全体を効率化できます。

操作が属人化しやすい業務を標準化したい場合：RPA・マクロの記録

担当者ごとのやり方やスキルの違いによって処理のばらつきが出やすいExcel業務は、標準化することによって品質を一定に保つことが可能です。
マクロの記録機能を使えば、Excel上の操作手順をそのまま保存し、誰でも同じ処理をワンクリックで再現できます。
また、RPAを活用すればExcelに限らず、PC操作全体を自動化できるため、業務の属人化を防ぎながら成果物の品質も均一化できます。
どちらもノーコードで扱えて担当者のITスキルに依存しないため、安定して業務を運用することが可能です。

分析やレポート作成を効率化したい場合：BIツール、AI活用、Python

日々の売上集計や業績レポートなど、データをもとにした分析業務を効率化したい場合には、BIツールやAIの活用、Pythonによる自動処理が有用です。
BIツールを使えば、複数データを一括で集計・可視化し、ダッシュボード形式で共有できるため、レポート作成の手間が大幅に削減されます。
AIを活用すれば自然言語で指示するだけでグラフ作成や要約ができるため、分析作業の敷居が下がります。
また、Pythonを活用すれば、複雑な分析やレポート処理を柔軟に自動化することが可能です。
データ活用のレベルや業務内容に応じて、最適な手法を選ぶことで、よりスピーディかつ正確な意思決定につなげることができます。

社内の複数システムからデータを集約したい場合：iPaaS、RPA、API連携、SQL

部署ごとに異なるシステムを使っていたり、クラウドとオンプレミスが混在していたりする環境では、情報の集約に多くの手間がかかるため、複数のシステムを自動で連携できるiPaaSやRPA、API連携などの活用が効果的です。

iPaaSはAPIを通じてクラウド同士の連携が得意で、安定したデータ集約が可能です。RPAは、API連携が難しい古いシステムにも対応でき、画面操作を通じて情報を取得できるため、より柔軟な運用が可能です。
また、API連携ではREST APIを利用することで、異なるシステム間でデータを直接送受信でき、正確かつ高速なデータ処理が実現できます。SQLを活用すれば、データベースに格納された情報を効率よく呼び出して集計や分析をおこなうことが可能です。

大量データを処理したい場合：SQL、BIツール

Excelは数千行以上のデータを扱うと動作が重くなったり、処理に時間がかかったりすることがあります。そうした大量データを効率的に処理したい場合には、SQLやBIツールの活用が効果的です。

SQLを使えば、データベースに格納された数万〜数百万件のデータを高速かつ柔軟に抽出・集計できます。条件を指定した絞り込みや複雑な集計処理もクエリで一括実行できるため、業務の正確性とスピードが大幅に向上します。
BIツールは、膨大なデータを視覚的にわかりやすく可視化できるのが強みです。複数のデータソースをまとめてグラフやダッシュボードに反映し、リアルタイムで経営判断や分析に役立てることができます。

BIツール

・Looker Studio（旧Google Data Studio）：Googleアカウントがあれば無料で利用可能です。スプレッドシートと連携し、視覚的に分かりやすいレポートやダッシュボードが作成できます。

・Power BI：Microsoft製品のBIツールで、Excelとの親和性が非常に高いのが特長です。ドラッグ＆ドロップで直感的にグラフや分析ができ、業務データの可視化に最適です。

Pythonのオープンソースライブラリ

・Pandas：データ分析・加工に強いPythonライブラリ。表形式データの処理が得意で、Excelファイルを読み書きする際にも便利です。

・OpenPyXL：Excelファイル（.xlsx）の操作に特化したライブラリ。シートの作成・編集、セルの書式設定なども可能で自動化に最適です。

・Xlwings：Excelを直接操作できるライブラリで、PythonからExcelのUIを操作したいときに便利。VBAに代わる手段としても注目されています。。

RPA

・Power Automate Desktop（無料プランあり）：Microsoft製品の無料RPAツールでWindows10以上のユーザーなら無料で利用することができます。PC操作をそのまま記録して自動化でき、Excel業務との連携も得意です。ただし、RPAロボットの作成の際にITスキルが必要です。

・UiPath：世界的に導入実績のあるRPAツールで、大企業や複雑な業務プロセスにも対応できる拡張性の高さが特徴です。プログラミングの基礎知識があれば扱える設計で、業務の大規模自動化に適しています。

・RoboTANGO：ノーコードで簡単にシナリオが作れる中小企業向けの国産RPAツールです。録画機能やフローティングライセンスが特徴の実務担当者向けRPAです。初心者でも扱いやすく、データの転記や入力のスピードが特徴で、Excelの定型処理を効率化したい企業におすすめです。

iPaaS

・Zapier（無料プランあり）：ノーコードで使える海外製のiPaaSです。チュートリアルが利用できるため初心者でもスムーズに作成できることと、さまざまなクラウドサービスとの連携が簡単に構築できます。ただし、マニュアルや操作画面、サポート対応が基本英語対応なため、英語に不安な方は翻訳して利用する必要があります。

・Make（無料プランあり）：ビジュアルフロー形式で操作ができ、柔軟なワークフロー設計が可能です。初心者でも扱いやすく、無料プランでも複雑な連携にも対応できます。ただし、こちらもサポート対応は基本英語となっています。

・JENKA（無料プランあり）：国産のiPaaSのため操作画面やサポート画面が日本語で、分かりやすい操作画面が特徴です。また、Google WorkspaceやMicrosft365、AI-OCR、kintoneなどの連携に強みを持ちます。導入時は操作レクチャーなどのサポート付きで安心して導入できます。

API連携サービス

・Excel API（無料プランあり）：住所の分割や郵便番号取得など、Excelでよくある処理を関数形式で簡単に自動化できるクラウド型サービスです。一日のリクエスト制限があり、超過すると有料ですが誰でも無料で利用できる点がメリットです。

AI

・Microsoft 365 Copilot：Excelに自然言語で指示を出すだけで、グラフ作成や集計ができるAIツールです。高度な分析もサポートし、業務の時短に役立ちます。

・ChatGPT for Excel：関数の説明、データの要約、アイデア出しなどを支援するAIアドオンです。Excelを開きながら自然に質問でき、業務の補助に便利です。

・Gemini：Google Workspaceのアカウントを保有していれば利用でき、Googleスプレッドシートと連携してグラフ作成や分析の補助が可能です。Googleユーザーなら導入もスムーズで扱いやすいのが魅力です。