初心者でも分かるRPAでできること・できないこと

初心者でも分かるRPAツールでできること・できないこと

RPAを導入し、業務を自動化する企業が増えています。とある調査によると、2021年時点では大手企業の37%が、中小企業の10%がRPAを導入しており、具体的なツール名ではWinActor、BizRobo、UiPathなどがシェアを伸ばしています。この結果から、大企業ではある程度RPAの導入・運用できることが分かりますが、中小企業ではまだまだ導入が進んでいないことが分かります。

中小企業にはRPAを含めたITに詳しい社員が少ないケースが多く、RPAとは何か、そもそもできることはどんなことがあるのかなど分からないことが多いこともあるでしょう。

RPAにできることは何か、逆にどんなことができないのか、実務に活用できることはあるのか、多くの疑問があると思います。

今回は中小企業を中心としたRPA初心者のために、RPAにできることは何かについて分かりやすく解説します。

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知識

目次

    そもそもRPAとは?

    RPAとはロボットと呼ばれる仕組みに作業の一連の流れ(シナリオ)を入力し、動かすことによって作業を自動化するものです。RPAは、ホワイトカラー業務でパソコンを用いて行う作業を自動化するものとして企業で使われており、海外では2010年代半ば頃から導入され始めました。

    日本ではそれから少し遅れて、2010年代後半頃から大企業を中心に導入が始まりました。 その利便性などから2010年代後半は「RPAバブル」というべき状況が続いており、大企業を中心に導入がなされていました。今では企業の規模や業界を問わず業務で活用できることが認知され、中小企業や自治体でも導入が相次いでいるツールです。

    RPAツールが注目される背景

    ここで、近年RPAに注目が集まっている背景を確認しておきましょう。

    労働人口の減少

    日本では少子高齢化が進み生産年齢人口、つまり働ける人が減少しています。

    働き手が減ることで、どんなによい条件で求人を行っても応募者や採用者がなかなか現れず、人員が増えないことが考えられます。働き手不足対策のために採用活動に力を入れることも重要ですが、他の解決法の一つとして、RPAがあります。RPAは教えた通りに動き、人の作業をそのまま行うことができるため、働き手不足の現代に役立っています。

    働き方改革

    「働き方改革」は2019年4月1日から施行されたいわゆる「働き方改革関連法案」に基づいて、労働市場や働く人を取り巻く環境を改革する取り組みです。

    政府や厚生労働省は「投資やイノベーションによる生産性向上」が必要だと述べています。この「イノベーション」および「生産性向上」のためのツールの一つがRPAなのです。RPAを導入し業務を自動化することで期待できることは、業務の向上や業務時間の削減、残業時間の削減、社員の満足度が高まることなどが挙げられます。これらは、働き方改革の目的と親和性が非常に高いものです。

    テレワークの拡大

    2020年から始まった新型コロナウイルス感染症拡大の影響で、テレワークを導入する企業が増えましたが、注意点として時間や場所が制限される業務をどう行うかが課題となります。例えば、個人情報や機密情報を社内から持ち出すことは難しいため、これらを含む業務は出社して行う必要がありますが、これでは効率的な働き方が実現できているとはいえません。

    そこで、RPAを導入して運用すれば、これらを社外に持ち出すことなく業務を行えます。

    RPAでできること

    RPAでできること

    ここからは、RPA化できることを見ていきましょう。RPA化とはRPAで自動化できることを言います。RPAはできること(向いていること)とできないこと(向いていないこと)がはっきりしているツールであるため、導入・運用の前にこれらを予め把握しておくことは大変重要です。

    単純作業・定型業務

    RPAで自動化できることとして真っ先に挙げられるものは、単純作業や定型業務です。単純作業とは作業工程が少なく、複雑でない業務のことです。データ入力や転記などができることに該当します。

    定型業務は手順があらかじめ決められており、イレギュラーな要素が少ない業務のことです。マニュアル化することにより、誰でも担当できるような請求書や納品書の作成などが該当します。業務の工程やルールをRPAのロボットに記憶させ、稼働させると、RPAは自動的に作業を行います。

    カスタマーサポート

    RPAは、カスタマーサポート業務にも活用できることのひとつです。とはいえ、カスタマーサポート業務を行う際には顧客のニーズを把握し、適切に対応することが必要なため、イレギュラーなことも発生しますがRPAにもできることがあります。

    例えば、メールを受信したら定型文のメールを自動的に送付する、顧客対応履歴を顧客管理システムに自動転記する、電話対応した際の音声記録をサーバーからダウンロードするといった業務は、単純でなおかつ手順が決まっていますので、RPAによって自動化できます。これらをRPAに任せることで、顧客対応に集中できるようになります。

    データの処理・加工

    RPAはデータ処理や加工に向いています。毎日、毎週実行しなければならない売上データなど、商品数や販売数が多い企業にとっては多くの時間を割かなければならない業務の1つです。エクセルにて関数を使用した処理や、グラフの作成など、毎回同じ作業が繰り返し行われている場合はRPAに任せましょう。

    RPAが代わりに実行し、空いた時間は別の業務に充てられるため業務効率に繋がり、さらにRPAはミスなく行うため、正確性の向上や従業員の精神的負担も軽減してくれます。

    実務で見るRPAのできること

    ここからは、実際の業務で自動化できることを具体例を挙げて紹介します。

    経費精算

    経費精算は経理部門が日々行っている業務の一つです。社内の社員から寄せられた経費精算の申請を確認し、それがあっているかを確認してシステムで管理するというフローが決まっている業務です。そのため、RPAで自動化するのに適しています。特に、社員から寄せられた申請の内容を間違いがないか確認し、システムに入力するという部分は、人が行うよりも自動化した方が短時間でミスすることなく業務を遂行できるでしょう。

    見積書・請求書の作成

    見積書や請求書の作成は、営業部門にとって重要な業務ですが、週ごと・月ごとなど頻繁に発生するものです。また、見積書や請求書に記載する項目は、品名や数量、金額と変わらず手順も決まっているため、RPAで自動化できることのひとつとなっています。

    メールに関する操作

    メールのやりとりは、相手が送信した内容を把握して対応する必要があるため、「自動化には適さないのでは?」と思うかもしれません。しかし、問い合わせへの返信、申請や書類などを受領した旨のメールなどは、定型文を送信するケースも多いためRPAによって自動化できます。

    電話履歴の管理

    コールセンターや営業部門では、顧客や見込み顧客からの対応の内容を記録したり、顧客情報と照会してカスタマーサービスに活用したりといった業務を行っていることがあります。多くの場合、顧客管理ツールに履歴を入力することで管理しますが、「電話があったら入力」「かかってきた電話番号から顧客データを参照」などのフローはRPAによって自動化できます。近年はRPAとAIを連携し、電話対応やメール対応そのものを自動化する試みに対する開発も進められています。

    顧客情報のリストアップ

    RPAで効果的にできることには、営業部門に欠かせない顧客情報のリストアップも挙げられます。データベースやウェブサイトから必要な情報を収集し、所定のフォーマットに転記するという一連の流れは、手順が決まっているためRPAで自動化できます。他のシステムとRPAを連携し、顧客情報を元に見積書や提案書、プレゼンテーションのための資料を作成することも可能です。

    サービス・製品の口コミ収集

    自社・他社問わず、サービスや製品の口コミの収集もRPAツールで行えます。RPAとマイクロソフトのアプリケーションを連動させることで、収集した口コミからキーワードを抽出し、エクセルやパワーポイントにまとめることもRPAで全て自動化できます。集めたデータを分析し、商品開発や宣伝に役立てましょう。

    電子カルテのデータ移行

    医療業界で活用されている患者の診療データを記録する電子カルテですが、医療現場でもDX化が求められ、推進するために別の電子カルテに乗り換えをすることがあるようです。

    医療業界では診療データを5年間保管しなければならないことが法律で決まっているため、膨大なデータを新しい電子カルテへ移行する必要があります。新たに従業員を雇ったり、外注すると大きなコストがかかるため、RPAを用いて処理を行うことが有効です。

    士業務

    士業では事務作業が多く、作成する書類は雛形を利用して作成する場合がほとんどです。入力する顧客情報は顧客管理システムから転記していくなど、膨大な転記作業が発生しています。そこで、RPAのできることの中で転記作業は得意分野であるため、士業務でも活用できます。

    受注業務

    受発注業務もRPAで自動化できることに該当します。受注管理システムに入ってきた情報をcsvでダウンロードし、それをエクセルに変換後データ加工を行い在庫管理システムへ反映する作業など、決まったルールで動いているためRPAで自動化可能です。

    他にも、RPAで自動化できることは数多くあります。導入事例などを参考にしながら、自社の業務が自動化できることかどうかを確認してみてください。

    RPAでできないこととは?

    RPAでできないこと

    それでは、反対にRPAでできないことを確認しましょう。

    自ら考えること

    RPAは決まった手順に従って業務を行うため、自ら考えることは向いていません。例えば、通常とは異なる事象が発生した際にどのように処理すべきかを考えたり、ゼロから新しいものを創造したりといったことはできないのです。

    ルール変更・複雑な処理

    先ほども述べた通り、RPAは自ら考えて判断することができません。そのため、ルール変更への対応や複雑な処理を行う必要がある業務には向いていないのです。ルール変更へ対応する場合は新しいルールにのっとってロボットを作成するか、AIに任せるなどの方法を検討しましょう。

    手書き文字・画像の認識

    手書き文字や画像は規則性が少ないため、認識するためにはイレギュラーな要素が発生します。そのため、RPAにできることではありません。紙面に記載している手書き文字や画像の認識を必要とする業務をツールによって自動化したい場合は、OCRまたはAI-OCRでできることであるため、そちらを検討しましょう。

    初心者におすすめのRPA”RoboTANGO”

    RoboTANGOサイトのキャプチャ

    ここまで、RPAの全体的な知識を項目別に紹介してきました。

    RPAはツールによってできることはほとんど変わりません。その中でもスターティアレイズが提供する「RoboTANGO」を中小企業や初心者におすすめします。その理由は以下の通りです。

    1ライセンスを複数端末で利用可能

    RoboTANGOは1つのライセンスを複数のPC端末で使える「フローティングライセンス」を標準搭載しています。本社と支社など離れた拠点や複数部署間で利用できることが特徴で、便利に利用できます。

    リーズナブルに使い始められる

    RoboTANGO1ライセンスあたり50,000円、最低利用期間は1か月から始められます。中小企業や初めてRPAを使う企業にとっても、負担を感じることが少なく導入できます。また、繁忙期のみライセンスを増やすこともでき、柔軟に運用できますので、無理なく運用を続けられます。

    ロボットの開発がスムーズにできる

    ITリテラシーに不安のある企業がRPAツールの導入に関して不安を覚える最大の要因は、ロボットの開発ができるかどうかではないでしょうか。なぜなら、RPAのロボット開発にはプログラミングの知識が必要とされるケースが多いからです。RoboTANGOでは、「録画機能」を搭載しており画面上の操作をそのまま録画できることが特徴です。この録画内容を元にロボットを作成しますので、はじめてRPAを運用するという人でも直感的にロボットを開発できます。また、初心者でも使いこなせる仕様のため、エラーが起きた際にシナリオの修正を現場が行えるということは、効率化の向上にもつながります。

    サポート体制が充実している

    スターティアレイズでは、RoboTANGO専用のサポートサイトを用意しています。安いツールにありがちなサポートが英語ということもなく、日本語で対応しているので安心です。このサポートサイトでできることは、操作でわからないことがあれば、サイト内を検索して調べたり、質問を投稿することができます。今までRoboTANGO利用者が躓いた処理の解説をわかりやすくまとめているので、シナリオ作成で困った際に活用できます。それ以外にも、有料のサポートプランではZoomでのオンラインレクチャーやチャットツールでのサポートなど豊富な種類のサポートを提供しています。

    【まとめ】RPAでできること・できないこと

    今回は、RPAの初心者を対象に、RPAを導入する目的やできること・できないこと、自動化できることの中で該当するのはどんな業務があるかなどを説明しました。RPAはただ導入すればよいわけではなく、さまざまな準備を行い、自社や導入部署に適切なツールを選び、常にPDCAを行いながら業務の効率化を進めていくためのツールです。そのため、金銭的な面だけではなく、ITリテラシーや人員の余裕などの理由から、導入をためらっている方も多いことでしょう。しかし、今RPAを導入して業務を効率化することは、「DX(デジタルトランスフォーメーション)化」を実現することにもつながります。DX化を進めることで、人手不足や業務の属人化などさまざまなデメリットを解消し、いわゆる「2025年の崖」を回避できるといわれています。

    大手企業だけでなく人手不足に悩みを抱えている中小企業を中心に、ぜひRPAツールの導入を行い、業務の自動化をすすめてください。

    また、現在中小企業を対象にIT導入補助金2022が交付されており、審査をクリアできれば国から補助を受けることが可能なため、ぜひチェックしてください。

    RPAツール導入に関するアンケート 調査結果レポート

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