RPAのロボットによる業務自動化とは？導入の効果や注目されている背景を解説

RPA（ロボティックプロセスオートメーション）とは

さっそく、RPAとは何なのかご説明いたします。

RPAはロボティックプロセスオートメーションの略で、「ロボットによるプロセスの自動化」のことを表しています。

ロボットとは言いつつも、ペッパーくんのような機械ではなく、PCにインストールしたりするソフトウェアです。PC上で行う繰り返し作業や単純作業、マニュアル化されている業務などを自動化することができます。覚えさせたことをそのまま実行してくれるので、間違いなく業務をこなしてくれます。

注目されている背景

なぜRPAは注目されているのでしょうか。

現在日本では少子高齢化が進み、働き手不足が問題となっています。その影響もあり国が「働き方改革」の取り組みに力を入れています。働き手不足ということは、1人が負担する業務の量が増え、残業の増加につながってしまいます。それの改善のため、RPAが活用されているケースが多くあります。

RPAにできることは後ほど詳しくご紹介しますが、単純作業や定型業務、マニュアル化された業務をロボットにより自動化することができます。

例えば、エクセルのデータをWEBシステムに転記する作業やWEBサイトから複数のファイルをダウンロードする作業など、意外とRPAに自動化できる業務は多くあります。

RPAでできること

RPAでできることについて、例を加えながら業務ごとにご紹介します。

データを転記する

エクセルのデータを別のフォーマットのエクセルに入力しなおす作業や、csvデータをシステムに転記する作業などは、意外と日常で発生しており、手間のかかる作業です。

例えば、セミナー参加者のリストを顧客管理ツールに登録しなければならない作業は、毎回セミナーが開催されるたびに行う必要があるものですし、その後のフォローの作業やレポート作成に取り掛かりたいのに、登録作業に時間をとられてしまうのは困りますよね。
それらの作業をRPAで自動化し、1日10分から30分程度の業務でもロボット活用により短縮できれば、空いた時間を他の作業に充てることが可能です。

情報を収集する

RPAはアプリケーションを問わず自動化でき、WEBにアクセスして情報を収集してくることも可能です。
よくサイトのデザインなどのUIが変更になってしまう場合もありますが、ツールによっては、サイトの裏の情報を見に行くことができ正しく情報を収集してくることができます。

例えば、競合調査をする際に、特定の通販サイトのランキングを毎日収集し、分析に活かす業務があったとします。その際に、そのサイトにアクセスし、カテゴリを絞ったり特定のキーワードで検索させます。その後、1位から順番に商品名や商品を出品している企業名なども収集することが可能です。

自分の目で見て情報収集すると、毎日同じ時間が拘束されてしまいます。情報収集をRPAのロボットで自動化すれば、その時間をMTGに充てることができたり、有効活用できるため、生産性の向上を図ることができます。

メールを作成・送信

「ランクアップのお知らせ」など、お客様ごとにランクが異なる場合でもRPAでメール作成対応が可能です。

お客様のメールアドレスとランクが一覧化されているデータと送るメール文章を用意します。RPAは条件分岐の設定が可能なため、Ａランクだったらパターン①の文章、Ｂランクだったらパターン②の文章…という分岐が可能になります。

人間がその作業をした場合、すべて目視チェックになるので、お客様に誤って異なるランクの通知をしてしまうことも可能性としてあります。そのため、間違いを引き起こさないRPAのロボットを活用してメールの作成・送信をしましょう。

RPAを活用するメリット

これまでどのような業務が自動化できるのか詳細の部分をお話してきましたが、会社へのメリットは他にもあります。

業務改善

RPAを導入する前には、業務フローの見直しを必ず行います。RPAは複雑なシナリオが苦手なため、一番シンプルな業務フローでロボットを動かすことが大切です。
そのため、今まで当たり前にやってきた業務フローの中で、実は不要だったというステップがでてくるでしょう。その不要だったステップで人やシステムを介していたら、RPAを導入することでそこで利用していた人の工数や、契約していたシステム自体が削減できる可能性があります。

コスト削減

業務改善の部分でもお話しましたが、業務フローの見直しで契約していたシステムが不要になることもあります。

また、ひとつの業務を実行するのに時間や工数がかかってしまい、残業時間が過剰に発生してしまっていることもあるでしょう。その際にRPAで自動化できる業務であれば、まるまる業務を削減できるため残業時間・人件費削減につながります。

担当業務への専念

RPAに任せられる単純作業や定型業務を自動化することにより、人間にしかできない業務に専念することができます。例えば、見積書の発行やメール送信、資料の作成などの事務作業に追われて、営業活動に時間を割くことができないというお悩みを抱えている方は多く、営業は直接売り上げを生む部署なため、会社の利益も上がりにくくなってしまいます。

そういった事務作業をロボットにより自動化することで、結果的に生産性が向上し、会社としても大きな利益となります。

お客様対応のスピードアップ

今までは人の手で作成した資料をお客様に送ったり、お問い合わせが来ても、他の業務に追われて気づかず対応が遅れてしまったりという課題を抱えていました。

しかし、単純作業や資料作成をRPAに任せることで、お客様の対応時間を確保でき、迅速な対応が可能になります。対応が早いというのはお客様にとっても安心でき、信頼を深める要素の一つとなるため、売り上げの向上や解約率の減少を叶えます。

導入事例

【卸売】株式会社鶴見の飯田様

建設業を対象に建設資材や建築資材の卸売り販売を行っている株式会社鶴見の飯田様の事例をご紹介します。

株式会社鶴見の飯田様は、本格導入時に導入支援サービスのサポートを利用しており、業務のRPA化をスピーディーに行いました。ロボットの作成が不安な場合だけでなく、早期に本格稼働したいという方は、有償サポートなどを利用することもRPA導入成功のポイントになるでしょう。

【参考】たった10人の会社で月20万円以上のコスト削減を実現。140時間の入力時間を全て営業の時間へ。結果売上UP！

【印刷業】白山印刷株式会社様

一般的な印刷物から特殊なものまで取り扱いをしている白山印刷株式会社様の事例をご紹介します。

部署内の業務の洗い出しを行うことで、ロボット化が可能な業務があるかリスト化し、RPAの活用を計画的に拡大しています。また、RPA担当者以外でも簡単なメンテナンス等できるよう育成にも力を入れ、RPAの活用を進めているそうです。

【参考】従業員の心にゆとりを生み出したRoboTANGOの活用

【医療・福祉業】医療法人社団 創福会 ふくろうクリニック様

2拠点でクリニックを運営している医療法人社団 創福会 ふくろうクリニック様の事例をご紹介します。

医療DXの推進

医療業界は特に人手が不足しており、新たにリソースを割くことは難しいです。また、新たに人材を採用するとなると膨大な費用がかかり、経営に大きな影響を与えるでしょう。そのため、RPAを導入し対象業務のロボットを稼働することで、低コストで業務効率化を図っています。

RPAはデータ移行以外でも活用できるため、今後は社内の経理などからRPA活用の幅を広げていくとのことです。

【参考】医療業界のDX化をRoboTANGOで実現するためには

まとめ

この記事では事例も合わせてRPAでできることや導入のメリットなどをご紹介いたしました。

RPAはご紹介した業務だけでなく、PC上の単純作業・定型業務を自動化できるため、幅広く活用できます。RPA導入前に社内のどんな業務を自動化できるのか、一度すべての業務の洗い出しを行い、検討してみることが導入成功の秘訣です。

RPAのロボット作成に不安を抱えている企業は、各ツールのサポート体制などにも注目し、ツール選びをしましょう。