なぜRPAを導入する企業が増えているのか
2015年頃から大手企業の一部門などで、RPAの導入を検討する企業が増えてきました。
RPAを導入する企業が増えた背景として、急激に進んでいる超高齢化社会が挙げられます。3人に1人が高齢者と言われるようになり、労働人口は減少しつつあります。
打開策として、RPAによる業務効率化が注目を浴びるようになりました。
また労働人口減少による産業の衰退を打破するため、2018年に働き方改革も成立し、企業だけの活用事例に限らず、自治体でもRPAの導入や支援を検討するようになりました。
大手企業だけに限らず中小企業も含めて業務効率化を図り、少ない人数体制で生産性やサービス向上できる体制作りが今後重要になります。
RPAはこのような課題を解決できるツールとして非常に注目されています。
そもそもRPAとは？
RPAとはRobotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）のことで、今まで人が手動で行ってきた作業をロボットによって自動化させることができます。
別名だと仮想知的労働者と言われることもあります。
主にホワイトカラー業務で使用され、RPAを導入することでさまざまな企業で業務効率化や費用などのコストカットと多くの課題解決に役立っています。
導入のメリット
早速、RPAを導入するメリットについてお伝えします。どのような業務で導入するべきか、事例も含めてお伝えするのでぜひご参考ください。
業務効率化
第一に業務効率化を図ることができます。例えば日々行っているExcelを使用した集計や見積などの業務にRPAを導入することも可能です。
「今まで本来の業務に時間を割けなかった…」という課題を解決することができ、且つ空いた時間を本来やるべき業務に充てられるようになります。
コスト削減
今まで一つの処理に対して多くの人が関わり作業を進めていたものもあるでしょう。複数人で内容確認やチェック、修正という進め方だと人件費などの費用もかかりがちです。
RPAに代替する方法を採用することで、大幅にコストダウンすることが可能です。
人為的ミスの減少
いくら仕事ができる人でも、入力ミスは起こってしまいます。人の手によって作業している限り、ミスや失敗を減らすことはできても、なくすことは難しいでしょう。
しかし、RPAは事前に設定したルールに従って動くため、ヒューマンエラーを起こすことはありません。
RPAを導入することで人為的なミスを予防・防止することができます。
業務見直しのきっかけになる
RPAの導入を検討する場合、導入前にどの業務に使用するのか現状を調べます。
フローや作業内容を確認していくことで、本当に必要な業務なのか、業務の目的は何か見直すことができます。
それぞれの業務を棚卸しすることで、業務見直しのきっかけになり、より効率化を図ることができるでしょう。
導入のデメリット
RPAには多くのメリットがありますが、RPAを導入してもうまくいかない場合もあります。デメリットについても事例をだしてお伝えします。
ロボットが停止するおそれがある
RPAは便利ですが、何かしらの理由でロボットが停止してしまう可能性があります。システム障害やバグが起きてしまうと作業が中断したり、サーバーダウンする可能性もあります。
RPAを導入する際は、どのような運用にするのか事前にしっかり計画を立て、安心安全に運用できるように環境整備する必要があります。
属人化しやすい
一定の業務についてRPAだけで進めるようになると、RPA任せになってしまい、何かエラーが起きた時に「業務プロセスが分からない…」というリスクがあります。
仮にRPAを設計・開発した社員が誰にも引継ぎせず退社してしまうと、ロボットが停止しても何が原因か分からなくなってしまいます。
そのようなリスクを避けるためにも、日頃からロボットがどう動いているのか、システムを変更したりメンテナンスした場合は、徹底して共有するなどの取り決めをすることが重要です。
不正アクセスや情報漏洩のおそれ
ネットワークに接続された状態で使用するRPAであれば、不正アクセスなどにより情報漏洩してしまう危険性があります。
RPAだけに言えることではありませんが、ツールやシステムを導入する場合はセキュリティ対策を万全にして、無理のない運用スケジュールで導入を進めていく必要があります。
RPAが効果的な業務
RPAが効果を発揮する業務とは、一体どういうものでしょうか。具体的にお伝えするので、どのような業務に導入可能かイメージしてみてください。
ルール化しやすい業務
決められたルールの中で、単調な作業を繰り返す業務などをRPAは得意とします。
例えば見積などのデータ入力や請求書の発行、メールに添付されたファイルの保存など、判断を必要とせず、決められたルールに従って作業を進めるものであれば、RPAはより高い効果を発揮します。
逆にいうと何かしらの判断が必要であったり、都度入力手順やルールが異なってしまう業務だとRPAではうまくいかない可能性があります。
RPAとAIは同じようなものだと思いがちですが、RPAは一定のルールに従って作業を進めるだけでAIのように学習能力があるわけではないのです。
単純作業・定型業務
一定のルールに従って作業を進めるRPAは単純作業や定型業務に向いています。
例えばデータのコピー＆ペーストや、メールなどの一斉送信、データなどの集計、商品購入の際に送信する定型メールなどが得意です。
またRPAは人のように疲れたり、日によって業務にムラがでてしまうという心配もありません。更に1日24時間365日稼働させることもできます。
パソコン上のみで完了する業務
RPAが効果を発揮するものは、パソコンを使う業務、要するにデジタル化された業務に限ります。
デジタル化されたデータや情報で且つ、一定のルールが定まっている業務であれば、RPAを導入できる可能性があります。
逆にアナログな内容であればRPAを使用することはできません。その場合は、まずアナログデータをデジタル化させることから始めましょう。
導入の流れ
RPAが効果を発揮する業務についてお伝えしました。RPAをご検討の際は、まずは現状を確認し、どの業務にどのような内容で導入するのかイメージしてみてください。
またRPAの導入を成功させるために欠かせないのが、PoCです。概念検証することで導入する意味はあるのか、コストカット率はどれぐらいか、投資効果を得ることができるのかさまざまさな視点で検証します。
では、RPA導入の流れについてお伝えします。
１．業務の可視化
RPAの導入を決めたら業務の可視化を行いましょう。
現状どのように業務を進めているのか、作業手順を確認します。
そしてその業務にかかる時間はどれぐらいか、何名で対応しているのかなど現状の問題点を洗い出します。
２．業務プロセスの見直し
業務の可視化ができたら、業務プロセスの見直しを行います。手順に問題はないのか、重複している作業はないか、それは本当に必要とする業務であるのか一つずつ見直します。
現在業務を行っている担当者が、主となって進めていくのがベストでしょう。
３．業務選定
現状の問題点を把握できたら、どの部分でRPAを導入するのか業務選定します。
選定する際に注意すべきことは、RPAが得意とする作業であるのか、RPAを導入することで業務効率がどれぐらいアップするのか検証を行いましょう。
４．RPAツールの比較検討
RPAにはさまざまなツールが存在します。どのツールがその企業に合っているのか、判断しなければなりません。
もし誤ったツールを導入してしまうと、RPA本来の力を発揮できない…ということになりかねません。
５．RPA導入・ロボット作成
RPA導入のツールが選定できたら、専用のロボットを作成します。ロボットにどのような動きをさせるのか要件定義します。
６．運用開始
ロボットが作成できたら、いよいよ運用開始できます。開始したら、しっかりと検証を行いましょう。
作成したシナリオ通りの動きをしているのか、問題点はないか、効果を発揮できているか一つずつ確認し、検証を重ねていくことが大切です。
７．適用業務の範囲拡大
問題なく効果を発揮し、運用できるようになればRPAの適用業務の範囲を拡大させてもいいでしょう。
よりクリエイティブな業務に専念できる時間を確保するためにも、社員のモチベーションをアップさせるためにもRPAで代替できる作業は導入を検討していくべきです。
適切なツールの選び方
RPAと一言でいってもさまざまなツールがあります。RPA専用のコンサルティングがいるぐらいなので、どのツールを導入したらいいのか迷ってしまいがちでしょう。
ネットで検索してもRoboTANGOやBizRobo、UiPath、WinActorなどと沢山の情報がヒットします。費用やコスト形態もさまざまです。
せっかくRPAで自動化できても、使いにくいツールを導入してしまうと現場から不満の声が上がりかねません。
ツールを選ぶ際は、RPAによる自動化が実行可能か確認して選ぶようにしましょう。
その上で想定通り業務効率はアップするのか、柔軟に使いこなせるツールなのか、困った時はカスタマーサポートやマニュアル、ガイドなどのサポート支援があるのかなど確認しましょう。
RPAを導入した後で不具合を起こしてしまう場合もあります。そのような時に柔軟に運用できるツールだと、メンテナンスも行いやすく安心です。
さまざまな場面を想定して、適切なツールを選ぶようにしましょう。
RPAツールの紹介
RPAのツール選びについてお伝えしました。最後におすすめの3ツールをご紹介します。
特徴やコストもご参考ください。
RoboTANGO
初心者でも簡単に始められるのが、RoboTANGO（ロボタンゴ）です。
特徴としては、一つだけのライセンスで複数台のPC端末で使えるフローティングライセンスが標準搭載されています。
また録画機能で簡単にロボットを作成することができるので、専門知識がない人でもRPAを手軽に導入することができます。
1ライセンス5万円からスタートできるのも魅力の一つでしょう。
Robo-Pat
Robo-Pat（ロボパット）は、純国産のRPAツールです。Robo-Patについても専門知識をもち合わせていない人でも、導入できるツールです。また国内企業であるため、サポート体制にも定評があります。
月単位での契約になり、初期費用、保守費用がかかりません。また1か月のトライアル期間も設けています。
WinActor
WinActor（ウィンアクター）も純国産RPAツールで、シナリオと呼ばれる業務手順を作成することでRPAで自動化できます。現在ver7.2まであります。
プログラミング知識などがなくても比較的簡単に扱えるツールです。またWindowsで操作できるあらゆるアプリケーションに対応しています。
費用については、フル機能ライセンスだと年払いで約91万円になります。
まとめ
RPAの導入手順やメリット、デメリットについてお伝えしました。RPAを導入することで、今まで時間を要していた作業や業務を大幅に削減することができます。
RPAを導入する際は、現状の問題点を洗い出し、どうしたら改善できるか業務を可視化していくことが大切です。
RPAを導入して、よりクリエイティブな業務に費やす時間を確保してみてください。
