そもそもRPAとは？
RPA（Robotic Process Automation）とは、パソコン上で人が日々繰り返している定型業務を、RPAロボット（ソフトウェア）が代わりに行ってくれる仕組みのことです。
たとえば、毎日決まった形式のデータ入力作業や、繰り返し発生するExcel作業、メール送信作業など、人が時間をかけて行っている作業をロボットが正確かつ高速に処理してくれます。
これによって、単純な作業の負担が減り、本来取り組むべき重要な仕事に集中できるようになります。また、人的なミスの発生を抑え、生産性や業務の品質向上にもつながります。
RPAツールのできることできないことを予め理解しておこう
RPAは非常に便利な業務効率化ツールですが、すべての業務が自動化できるわけではありません。
一般的に、RPAが得意としているのは、「決まった手順が明確に決まっている作業」「大量のデータを繰り返し処理する作業」「ルールに沿って毎回同じ作業をする業務」などです。
一方で、「状況に応じた判断が必要な複雑な業務」や「頻繁に作業ルールや手順が変更される業務」はRPAでの自動化が難しいため、人が直接対応したりAIなど他のツールを活用した方が効率的な場合があります。
そのため、RPAを導入する前に、自動化できる業務と人が行うべき業務をしっかり整理することが大切です。
どういう企業が導入すべきなのか？
以下のような課題を抱えている企業にRPA導入が特におすすめです。
- 「人材不足」が課題で、新たな人材確保や採用が難しい企業
- リソースが圧迫され、繁忙期に残業時間が増加する
- 業務の担当者ごとの「スキル差」や「属人化」が問題となっている企業
- 手作業での処理が多く、「人的ミス」が頻繁に発生してしまっている企業
- バックオフィス業務や事務処理に時間を取られ、営業や顧客対応などの本業に集中できていない企業
- コスト削減や生産性向上を目的としたDX推進に取り組んでいる企業
こういった課題を解決したい企業にとって、RPA導入は非常に効果的で、業務効率化や組織全体の生産性向上に役立ちます。
RPA導入に向けてツールを選定する際は、いくつか注意すべきポイントがありますので、次章でご紹介します。
RPAツール選定の際に気をつける注意点は5つ
RPAツール選定の際に気をつけるべきポイントは、主に以下の5点が挙げられます。
1.RPAによって効率化したい業務の範囲・課題を明確にする
RPAはすべての業務に向いているわけではありません。まずはRPA化が適している業務の特徴を理解する必要があります。一般的にRPAに適した業務は以下のとおりです。
- 大量のデータを処理する定型作業
- 作業手順やルールが明確に決まっている作業
- 定期的に繰り返し発生する作業
また、RPA導入により次のような効果を得られるケースが多く見られます。
- 業務工数や作業時間の削減
- 業務全体の生産性向上
- 手作業によるヒューマンエラーの削減
- 業務の属人化解消
- 自動化によって生まれる時間を活用したコア業務への集中
実際の導入検討にあたっては、部門ごとの業務フローや課題を明確に把握した上で、どの範囲までRPAで効率化できるか事前に整理しておくことが重要です。
2.保守・運用管理まで想定して選定を行う
RPAは導入して終わりではありません。導入後には、RPAロボットのエラー対応や業務プロセス変更時のメンテナンス、社内システムや基幹システムのアップデートに伴う調整作業など、運用・保守の負担が発生します。
運用・保守では以下のようなコストが発生するため、事前に想定しておく必要があります。
- ランニング費用（年間ライセンス料、追加オプション費用など）
- ロボットの初期開発および追加開発費用
- メンテナンスやサポートにかかる費用（外注または社内人件費）
選定時には初期費用だけでなく、運用段階を含めた中長期的な視点で総コストを算出し、比較検討しましょう。
3.RPAツールを「種類」から絞り込んで比較・選定する
現在、市場にはUiPath・Power Automate・Automation Anywhere・WinActorなど多くのRPAツールがあります。どの点を比較して選定すればよいのか迷ってしまいます。ツール選定の際には、評価基準を明確に設定することが効果的です。一般的には以下のような基準を評価シートなどにまとめて比較します。
- 費用（有料/無料、買い切り型/サブスクリプション型）
- マーケットシェア
- 機能面
- サポートなどのサービス面
- 利用しやすさ
- プログラミングの要不要
- 口コミ
私たちがお勧めするのは、RPAの種類から絞って選ぶことです。多くのRPAツールを効率的に絞り込むためには、最初にRPAを以下のような種類別に分類し、自社のニーズに合ったタイプを絞って検討する方法がおすすめです。
- デスクトップ型orサーバー型 or クラウド型
- 画像認識 or 座標認識 or オブジェクト認識
- 汎用型or特化型
自社に適したRPAの種類を検討する際には、自動化したい業務の規模や運用スタイルを考慮してください。
例えば、チーム単位や個人単位の小規模な業務を自動化したい場合はデスクトップ型、全社的な利用や大量データの安定的な処理を目指す場合はサーバー型、SaaSやWebアプリケーションの自動化や場所を選ばず柔軟に使いたい場合はクラウド型が適しています。
また、画面操作の認識方法としては、精度や安定性を重視する場合はオブジェクト認識、シンプルで設定が容易な方法を求める場合は座標認識、オブジェクト認識が難しいアプリケーションや画像ベースの処理が多い業務には画像認識が有効です。
さらに、幅広い業務に柔軟に対応したい場合は汎用型、特定の業務や業界特有の処理を効率化したい場合は特化型を選ぶとよいでしょう。
それぞれの特徴やメリット・デメリットについて詳しくは、以下の記事も参考にしてください。
4.社内のITリテラシーに合ったRPAを選定する
RPAツールにはプログラミングスキルがなくても利用できる簡易的なタイプから、高度な技術知識を必要とするタイプまであります。現場担当者のITリテラシーを把握したうえで、実際に操作・運用する社員が無理なく使えるツールを選ぶことが導入成功のポイントになります。
例えば、実務担当者やITスキルがない初心者の場合は、ノーコードで簡単に操作できるデスクトップ型RPAや画像認識タイプのRPAがおすすめです。一方、プログラミングスキルのあるIT担当者や情報システム部門の場合は、柔軟性や拡張性が高いオブジェクト認識型やサーバー型のRPAを選ぶと効果的です。
実務担当者が十分に使いこなせず、RPA導入が失敗してしまうケースも少なくありません。導入時には実際に運用する担当者の意見やスキルレベルをよく考慮し、無理なく運用を続けられるツールを選ぶようにしましょう。
5.サポート体制の充実度
導入後に発生するトラブルや操作上の質問、定期的なバージョンアップなど、継続的なサポートが必要になります。提供ベンダーのサポート体制（問い合わせ対応の迅速さ、技術サポートの充実度など）が自社の求める水準を満たしているか、事前に確認しましょう。
また、エラーやトラブル発生時の対応だけでなく、RPA導入時のロボット作成支援や教育フォローを提供しているベンダーを選ぶと、導入後の定着がよりスムーズになります。
他社のRPAツールからのリプレースを検討している場合には、既存のRPAロボットの移行をサポートする体制が整っているかも確認するとよいでしょう。
RPAツール選定後に注意すべきポイント3つ
RPAを導入する際は、選定後にもいくつか注意すべきポイントがありますので、あわせてご紹介します。
1.エラーが起きたときに相談できる人やサポートがいるかどうか
RPAの導入・運用に際して人員的余裕や知識がない場合、外部の支援サービスやコンサルティングを利用する方法があります。しかし、エラーが起こった際にも全てを任せるのは大きなリスクといえます。
社内にRPAに詳しいメンバーや運用担当者がいない場合、エラーやトラブルが起きた際の対応が遅れ、業務に支障が出る可能性があります。そのため、エラーやトラブル発生時に相談できる社内の担当者を決めたり、ベンダーによる外部サポートを受けられる体制を確保したりすることが重要です。社内体制が整っていない場合は、導入と並行してサポート体制を構築しましょう。
2.RPA導入の費用対効果を求められたときに提示できるか
RPAは費用が安くないうえに、費用対効果の見通しが建てづらいというデメリットがあります。RPAの運用を安定して続けるために、費用対効果を提示できるかは重要なポイントです。
費用対効果の算出には、以下の内容を考慮する必要があります。
＜費用（コスト）＞
【初期費用】
- 初期の開発・導入費用（外注する場合の開発費用など）
- 導入準備費用（業務棚卸し、コンサルティング費用など）
- PCや関連ソフトウェアの初期費用（RPA用PC、アプリケーションライセンス費など）
【運用費用（ランニングコスト）】
- ライセンス継続費用・サブスクリプション費用
- ロボットの保守・運用管理費用
- OS・ブラウザなど外部環境への対応費用
- 運用担当者の人件費（ロボット作成、運用管理、メンテナンスなど）
- スキル習得にかかる教育費用（研修・トレーニングなど
＜効果（メリット）＞
- 作業時間の短縮効果（削減される工数・人件費の換算）
- ミス削減効果（ヒューマンエラー防止により防げる損失額）
- 残業削減効果（残業代削減や労務管理コスト削減）
- 従業員がコア業務に集中することによる生産性向上
- 品質向上（定性的評価も含め）
これらの項目を具体的に整理し、費用削減効果や生産性向上など導入メリットを明確に伝えられるようにしましょう。
3.OSやブラウザのアップデートによる対応が行えるか
RPAは社内業務システムだけでなく、PCのOSやブラウザのアップデートによっても動作に影響を受ける場合があります。そのため、こうした外部環境の変化があった場合にも、迅速かつ安定的に対応できる仕組みを整備しておくことが重要です。事前にアップデート情報を収集したり、定期的な動作検証を行う体制を構築したりしておくことで、RPAの安定稼働を維持できます。
まとめ
RPA導入を成功させるには、自社の業務範囲や課題、担当者のITリテラシーに合った適切なツール選定を行い、導入後の保守・運用やサポート体制を整備することが不可欠です。費用対効果を具体的に示し、外部環境の変化にも柔軟に対応できるよう準備しておけば、RPAによる業務効率化のメリットを最大限に活かすことができるでしょう。
RPA選定を始める際は、RPA導入前のチェックリストでやることを把握しておくこともおすすめです。
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