マーケティング業務を取り巻く環境の変化
近年のマーケティング業務では、SEO対策や展示会をはじめ、SNS運用、Web広告、コンテンツマーケティング、ウェビナー、メールマーケティングなど、施策の種類が多様化しています。施策の実施に伴い、活用するツールも増加しています。Google広告やMeta広告などの広告管理ツールをはじめ、MA（マーケティングオートメーション）、CRM（顧客管理システム）、SFA（営業支援システム）、アクセス解析ツールなど、複数のシステムを利用しながら業務を進めることが一般的になりました。
その結果、マーケティング担当者にはデータの収集や集計、レポート作成、顧客情報の登録・更新といった業務が発生します。特にデジタルマーケティングでは日々大量のデータが蓄積されるため、複数のツールから情報を取得し、Excelなどで加工・集計する作業に時間を割いている企業もあります。
本来、マーケティング担当者の役割は、市場や顧客の分析を行い、マーケティング戦略の立案や施策の企画・改善につなげることです。しかし実際には、データ収集やレポート作成などの定型業務に追われ、分析や施策検討に十分な時間を確保できない場面もあります。
そのため近年は、定型業務の負担を軽減する手段として、生成AIやMA、iPaaS、RPAなどの活用が進んでいます。
マーケティング業務を自動化・効率化する主な方法
マーケティング業務の効率化にはさまざまな方法があります。近年は生成AIやMAツールの活用も進んでいますが、それぞれ得意とする業務は異なります。まずは代表的な手法を整理してみましょう。
生成AI
生成AIは、文章作成や情報整理、アイデア出しを支援するツールです。ChatGPTやGemini、Claude、Gensparkなどを活用することで、メルマガの下書き作成、SNS投稿文の作成、広告コピーの案出し、アンケート結果の要約、ホワイトペーパー制作などを効率化できます。
近年は文章作成だけでなく、市場調査や競合調査、情報収集にも活用されるようになっています。たとえば、特定の業界動向の調査や競合企業の情報収集、複数の情報源をもとにしたレポート作成などにも利用されています。
特にコンテンツマーケティングやメールマーケティングでは、企画立案からコンテンツ作成まで幅広く活用されています。これまで担当者が時間をかけて行っていた情報収集や文章作成を効率化できるため、企画や分析といったコア業務に時間を充てやすくなります。
MA（マーケティングオートメーション）
MA（マーケティングオートメーション）は、見込み顧客の獲得から育成までを効率化するためのツールです。メール配信やシナリオ配信、スコアリング、リード管理などを自動化し、顧客との継続的なコミュニケーションを支援します。
Webサイトからの資料請求やセミナー申込などの行動履歴をもとに、適切なタイミングで情報提供を行えるため、マーケティング施策の精度向上にもつながります。また、営業部門へ引き渡すリードの選定や、商談につながりやすい見込み顧客の抽出にも活用されています。
AIワークフロー・iPaaS
AIワークフローやiPaaSは、複数のクラウドサービスを連携し、データの受け渡しや業務フローを自動化する仕組みです。フォームに入力された情報をCRMへ登録したり、問い合わせ内容をAIで分類したり、MAとSFAを連携したりする業務で活用されています。
マーケティング部門では、Webフォーム、CRM、SFA、MAなど複数のツールを利用することが一般的です。AIワークフローやiPaaSを活用することで、これまで手作業で行っていたデータ連携を自動化し、入力ミスや作業負担の削減につなげられます。
RPA
RPAは、人がパソコン上で行う定型作業を自動化するツールです。マーケティング業務では、
- 広告レポートの作成
- 各媒体からのデータ取得
- システムへの転記
- リード情報の登録
- Excelでの集計・加工作業
などに活用できます。
たとえば、複数の広告媒体から実績データをダウンロードし、Excelに集計してレポートを作成する業務は、毎月・毎週同じ手順で発生しやすい作業です。RPAを活用すれば、データ取得や転記、集計といった作業を自動化し、担当者は分析や改善施策の検討に時間を使いやすくなります。
また、RPAはAPI連携ができないシステムや、複数のWeb画面をまたぐ業務にも対応しやすい点が特徴です。生成AIやMA、iPaaSでは自動化しにくいパソコン操作を補えるため、マーケティング業務の定型作業を効率化する手段として活用されています。
Web接客ツール・AIチャットボット
Web接客ツールやAIチャットボットは、Webサイト上での顧客対応を効率化するためのツールです。訪問者の行動に応じてポップアップを表示したり、問い合わせ対応やFAQ案内を自動化したりすることで、顧客体験の向上を支援します。
近年では生成AIを活用したチャットボットの利用も増えており、24時間365日の問い合わせ対応や資料請求受付などに活用されています。人的リソースを増やさずに顧客対応を強化できる点が特徴です。
マーケティング業務の自動化に活用されるツール比較
| ツール | 主な用途 | 得意な業務 |
|---|---|---|
| 生成AI | 文章作成・情報整理 | ・メルマガ作成 ・SNS投稿文作成 ・広告コピー作成 ・要約 ・アイデア出し |
| MA | リード育成・メール配信 | ・メール配信 ・シナリオ配信 ・スコアリング ・リード管理 |
| AIワークフロー・ iPaaS |
SaaS間連携 | ・SaaS間のデータ連携 ・フォーム連携 ・データ統合 ・通知の自動化 |
| AIチャットボット | 顧客対応の自動化 | ・問い合わせ対応 ・FAQ案内 ・資料請求受付 ・サイト内接客 |
| RPA | パソコン操作の自動化 | ・レポート作成 ・データ収集 ・システム登録 ・データ転記 ・ステータス更新 ・Excel集計・加工 |
上記のように、マーケティング業務の効率化に活用できるツールは多々あります。それぞれ得意分野が異なるため、解決したい課題に応じて使い分けることが重要です。なかでも、広告レポートの作成やデータ収集、システムへの転記といった定型業務の自動化では、RPAが活用されています。
なぜマーケティング業務でRPAが活用されているのか
生成AIやMA、AIワークフロー、AIチャットボットなど、マーケティング業務を効率化するためのツールは数多く存在します。その中でもRPAが活用されている理由は、マーケティング部門にデータ収集やレポート作成、システム登録といった定型業務が多く残っているためです。
特に広告運用やリード管理などの業務では、複数のツールやシステムを利用することが一般的であり、手作業によるデータ処理が発生しやすい傾向があります。
データ収集・集計業務が多い
マーケティング部門では、Google広告やMeta広告、アクセス解析ツール、MAなど、さまざまなツールからデータを収集する業務が発生します。
たとえば、広告媒体ごとの実績データを取得し、Excelへ集計してレポートを作成する作業は、多くの企業で日常的に行われています。これらの業務は決められた手順の繰り返しになりやすいため、RPAによる自動化との相性が良い業務です。
複数のシステムを利用する機会が多い
マーケティング活動では、CRM、SFA、MA、メディア運用サイト、広告管理ツールなど複数のシステムを併用することが一般的です。そのため、システム間でデータを確認しながら転記したり、情報を登録したりする作業が発生します。
AIワークフローやiPaaSによる自動化も有効ですが、利用しているシステムがAPI連携に対応していないケースもあります。RPAであれば、人が行うパソコン操作をそのまま自動化できるため、既存システムを変更せずに業務効率化を進めやすい点が特徴です。
レポート作成に工数がかかる
マーケティング部門では、広告運用レポートや施策効果レポートなど、定期的な報告業務が発生します。データの取得、集計、加工、資料作成までを手作業で行っている場合、毎週・毎月多くの時間を費やすことになります。
RPAを活用することで、データ収集や集計作業を自動化できるため、担当者はレポート作成そのものではなく、結果の分析や改善施策の検討に時間を使いやすくなります。
マーケティング業務でRPAが活用される代表的な業務
マーケティング部門では、データ収集やレポート作成、顧客情報の管理など、日常的に発生する定型業務が数多くあります。こうした業務は決められた手順で繰り返し行われることが多く、RPAによる自動化との相性が良い業務です。本章では、マーケティング部門でRPAが活用されている代表的な業務をご紹介します。
1.広告レポートの抽出・作成
広告運用では、Google広告やMeta広告など複数の媒体を利用するケースが一般的です。そのため、各媒体から実績データをダウンロードし、Excelで集計・加工したうえでレポートを作成する作業が発生します。
RPAを活用することで、広告媒体へのログインからデータのダウンロード、Excelやスプレッドシートなど管理シートへの転記やデータ集計などの作業を自動化できます。毎週・毎月発生するレポート作成業務を自動化することで、集計作業に追われることなく、施策の振り返りや改善案の検討に時間を使いやすくなります。
2.SNS・競合情報の収集
SNSや競合サイト、口コミサイトは、顧客の声や市場の動向を把握するための重要な情報源です。しかし、複数のサイトを巡回しながら情報を収集する作業には多くの時間がかかります。
RPAを活用すれば、指定したキーワードや商品名に関する情報を定期的に収集し、一覧化することが可能です。競合調査や市場調査の効率化にもつながります。
3.セミナー参加者情報の管理・登録
ウェビナーや展示会などのイベントを実施すると、申込者情報や参加者情報、アンケート結果などを管理する必要があります。ウェビナーでは申込フォームから取得した情報をCRMやSFAへ登録したり、参加者データと突き合わせたりする作業が発生します。また、セミナー終了後にはアンケート結果を回収し、顧客情報と紐付けたうえでデータを加工・集計する業務も必要です。
RPAを活用することで、申込者情報や参加者情報の登録、アンケートデータとの突合、データ加工、CRMやSFAへの登録作業などを自動化できます。手作業による工数を削減できるだけでなく、情報の登録漏れや入力ミスの防止にもつながります。
4.イベントやWEBリード情報の集計・加工
展示会やWebサイトから獲得したリード情報は、そのままでは活用しづらく、集計や加工が必要になる場合があります。たとえば、企業名や部署名の表記ゆれを統一したり、必要な項目を抽出したりする作業です。また、CRMやSFAへの登録とは別に、マーケティング部門で管理している問い合わせ管理シートやリード管理表へ転記する業務が発生するケースもあります。
RPAは、ExcelやCSVデータの集計・加工だけでなく、複数のシステムや管理シートへの転記作業にも活用できます。さらに、登録先システムの仕様に合わせて項目名を変換したり、データ形式を整形したりする処理も自動化できます。定期的に発生するデータ整理業務を自動化することで、作業負担を削減できるだけでなく、転記漏れや入力ミスの防止にもつながります。
5.メール配信リスト作成
メールマーケティングでは、セミナー参加者や資料請求者、過去の顧客情報などから配信対象者を抽出し、メール配信リストを作成する作業が発生します。配信内容によって対象者の条件が異なるため、CRMやSFAから必要なデータを抽出し、重複データの除外や不要な情報の削除などを行うケースもあります。
また、顧客管理システムとメール配信ツールが別になっている場合、配信ツールへインポートできる形式に合わせてデータを加工しなければなりません。項目名の変更や不要列の削除、データ形式の変換などが必要になることもあります。
RPAを活用することで、顧客データの抽出からリスト作成、データ加工までの一連の作業を自動化できます。配信ツールへのインポート用データの作成も自動化できるため、メール配信準備にかかる工数を削減できるだけでなく、抽出漏れや設定ミスの防止にもつながります。
RPAだけでは難しい業務もある
RPAは、データ収集や転記、レポート作成などの定型業務を自動化するツールとして活用されています。一方で、すべてのマーケティング業務をRPAだけで自動化できるわけではありません。
たとえば、広告コピーの作成やコンテンツの企画立案、アンケートの自由回答分析など、判断や創造性が求められる業務は生成AIの方が適しています。また、CRMやSFA、MAなど複数のクラウドサービス間でデータを連携する場合は、AIワークフローやiPaaSを活用した方が効率的なケースもあります。重要なのは、それぞれのツールの特性を理解し、
業務内容に応じて使い分けることです。RPAはパソコン操作を伴う定型業務、生成AIは文章作成や情報整理、AIワークフローやiPaaSはシステム間連携といったように、得意分野に応じて活用することで、より効果的な業務効率化を実現できます。
近年では、RPA単体ではなく、生成AIやAIワークフロー・iPaaSと組み合わせて活用する企業も増えています。複数のツールを適切に組み合わせることで、マーケティング業務全体の生産性向上につなげることができます。
AI時代のマーケティング業務ではツールの組み合わせが重要
生成AIの普及により、マーケティング業務の効率化は作業時間の削減だけでなく、業務全体の進め方を見直す段階に入っています。たとえば、メルマガやSNS投稿文の下書き作成、広告コピーの案出し、アンケート結果の要約などは、生成AIを活用することで効率化できます。
しかし、生成AIは文章作成や情報整理を得意とする反面、複数のシステムを操作したり、決められた手順に沿ってデータを登録したりする業務には向いていません。そのため、生成AIだけでマーケティング業務全体を自動化するのは難しい面があります。
AI時代の業務効率化では、生成AIでコンテンツ作成や情報整理を効率化し、iPaaSやAIワークフローでシステム間のデータ連携を行い、RPAでパソコン操作を伴う定型業務を自動化するなど、ツールを組み合わせて活用することが重要です。
上記のように組み合わせることによって、よりマーケティング業務を効率化することが可能です。
マーケティング業務の自動化を成功させるポイント3つ
RPAはマーケティング業務の効率化に役立つツールですが、導入すればすぐに大きな成果が出るわけではありません。効果を最大化するためには、自動化する業務の選定や運用方法を事前に検討することが重要です。
1.定型業務から自動化を始める
RPAは、決められた手順を繰り返し実行する業務を得意としています。そのため、まずは広告レポートの作成やデータ転記、リスト作成など、作業手順が定型化されている業務から自動化を進めることがおすすめです。
また、毎日・毎週・毎月発生する業務や、多くの工数がかかっている業務から着手することで、自動化による効果を実感しやすくなります。
2.業務フローを整理してから導入する
RPAを導入する際は、現在の業務フローを整理しておくことも重要です。業務の流れが属人化していたり、担当者ごとに作業手順が異なっていたりすると、自動化が難しくなる場合があります。
まずは業務内容を可視化し、自動化できる工程と人が判断すべき工程を整理しましょう。業務フローの見直しとあわせてRPAを導入することで、より高い効果が期待できます。
3.生成AIやiPaaSとの併用も検討する
マーケティング業務には、コンテンツ作成、データ収集、システム連携、顧客管理などさまざまな業務があります。そのため、RPAだけですべてを自動化しようとするのではなく、他のツールとの組み合わせを前提に業務改善を進めることも重要です。
たとえば、生成AIでメルマガやSNS投稿文の下書きを作成し、RPAで顧客データの収集や配信リスト作成を自動化するといった活用方法があります。また、iPaaSやAIワークフローでシステム間のデータ連携を行い、RPAでAPI連携できないシステムへの登録作業を自動化することも可能です。
それぞれのツールには得意な領域があります。業務内容に応じて適切に組み合わせることで、単体で活用するよりも高い業務効率化効果が期待できます。
まとめ
マーケティング業務では、広告レポートの作成やリード情報の管理、メール配信準備など、多くの定型業務が発生します。広告媒体やCRM、SFA、メール配信ツールなど複数のシステムを利用するため、同じデータを複数箇所へ登録したり、集計したりする業務も発生します。
RPAを活用することで、データ収集や集計、転記、システム登録などの作業を自動化でき、業務効率化や入力ミスの防止につながります。また、担当者が集計や転記作業に費やしていた時間を、分析や施策立案など本来注力すべき業務に充てやすくなります。
しかし、コンテンツ作成や情報整理には生成AI、システム間のデータ連携にはiPaaSやAIワークフローなど、業務内容によって適したツールは異なります。マーケティング業務全体の生産性向上を実現するためには、RPAだけでなく他のツールも含めて、自社の業務に合った方法を選択することが重要です。
マーケティング業務の効率化におすすめのツール
マーケティング業務の効率化にはさまざまなツールがありますが、解決したい課題や自動化したい業務によって適したツールは異なります。ここでは、マーケティング業務の効率化に活用できる代表的なツールをご紹介します。
パソコン操作の自動化なら録画機能付きRPA「RoboTANGO」
RoboTANGOは、パソコン上で行う定型業務を自動化できるRPAツールです。広告レポートの作成、データ収集、システムへの転記、メール配信リストの作成など、マーケティング部門で発生するさまざまな定型業務の効率化に活用できます。
操作を録画・記録する機能を搭載しているため、専門的なプログラミング知識がなくてもロボットを作成できます。実際の業務手順を記録しながら自動化できるため、RPAを初めて導入する企業や、現場担当者が主体となって運用したい企業にも適しています。
システム間のデータ連携ならAIワークフロー「JENKA」
JENKAは、複数のクラウドサービスや業務システムを連携し、データ連携や業務フローの自動化を実現できるiPaaSです。SFA/CRMやMA、フォームサービス、AI-OCRなどを連携し、データの受け渡しや業務フローを自動化できます。
たとえば、フォームから取得したリード情報をCRMへ自動登録したり、SFAやMAと連携して顧客データを自動更新したりすることが可能です。また、さまざまなメディアや問い合わせサイトから届くメールの内容を自動で整形し、担当者へチャット通知するといった業務フローも構築できます。
システム間のデータ連携を効率化したい場合や、手作業による転記業務を削減したい場合だけでなく、複数のシステムや業務を横断した業務プロセス全体を自動化したい場合にも活用できます。
問い合わせ対応の効率化なら「IZANAI」
IZANAIは、Webサイト上で問い合わせ対応や情報案内を行えるAIチャットボットです。よくある質問への回答や資料請求の受付、サービス案内などを自動化できるため、顧客対応の効率化や機会損失の防止に役立ちます。
24時間365日対応できるため、問い合わせ対応の負担軽減と顧客体験の向上を両立しやすい点が特徴です。また、資料請求や問い合わせの取りこぼし防止にもつながります。
