マーケティング部門で注目されるRPAとは？
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）とは、人間が行っていたパソコン上の定型作業をソフトウェアロボットが自動化する技術です。
例えば、データの入力や転記、ファイルの整理など、ルールに従って繰り返し行う作業をRPAのロボットが代わりに実行します。特別なプログラミングスキルがなくても設定できるRPAツールが多いため、現場の実務担当者でも簡単に扱える点が特徴です。
RPAは、バックオフィス業務での活用が進んでいますが、最近ではマーケティング部門でも注目されています。例えば、広告キャンペーンのデータ収集や、複数ツールからのリード情報の統合など、日々発生する煩雑な作業をRPAで自動化することで、担当者がよりクリエイティブで戦略的な業務に集中できるようになります。
マーケティング部門では、複数のデータソースを扱うことが多いため、データの収集・整理・分析といった業務でRPAが大きな効果を発揮します。また、RPAとAIを組み合わせることで、顧客の行動データを解析し、より高度なマーケティング施策を展開することも可能です。RPAは、マーケティング部門の業務効率化を支援するためのツールとして主に活用されています。
マーケティング部門が抱える課題
マーケティング部門では、データ収集やリード情報の登録など、煩雑な業務が日々発生しており、これらの作業に時間や手間がかかることで、戦略的な活動に割ける時間が減少し、業務効率や成果に悪影響を与えることが課題となっています。
煩雑なデータ収集や分析業務の負担
マーケティング業務では、広告キャンペーンのパフォーマンスやウェブサイトのトラフィックデータなど、多種多様なデータを日次や月次において収集・分析する必要があります。しかし、複数のデータソースから情報を手作業で取得し、Excelにまとめて分析する作業には、時間と手間がかかります。
また、データを手作業で抽出する作業は、情報の洩れなど正確性が低下する可能性もあります。マーケティング部門での煩雑な作業による手間が、マーケティング担当者のクリエイティブで戦略的な活動を妨げる要因となってしまいます。
複数のSaaS利用におけるリード情報の登録の手間
マーケティング部門では、リード情報を複数のSaaSやプラットフォームから収集し管理することが一般的です。しかし、資料ダウンロードサイトやSNS経由で得たリード情報をSFA/CRMシステムに手作業で登録するには、多くの時間と手間がかかります。特に、API連携がないツールを利用している場合、コピー＆ペーストで手入力するか、CSVファイルをダウンロードしてインポートする作業が必要となり、これらの作業は毎日の業務として発生するため、大きな負担となります。このような非効率な業務フローは、インサイドセールスや営業チームへのリード引き渡しを遅延させるだけでなく、マーケティング部門全体のリソースを圧迫し、従来のマーケティング活動に割く時間を減少させる原因となります。
手作業による業務遅延とミスの危険性
マーケティング業務では、データ入力や転記といった手作業が多く発生します。これらの作業は時間がかかるだけでなく、人的ミスのリスクも高まります。例えば、広告キャンペーンのレポート作成やリード情報の登録でミスが発生すると、次の施策や営業活動に影響を及ぼします。また、作業負担が増加することで、重要な業務への集中力が低下し、マーケティングチーム全体の生産性が落ちる可能性があります。
マーケティング部門でのRPA活用方法9選
マーケティング部門では、リード情報の管理やデータ収集・分析業務など、繰り返し発生する定型業務が多くありますが、RPAで自動化することで、手作業によるミスや負担を軽減し、効率的に運用できます。本章では、マーケティング部門で自動化できる9つの主な業務についてご紹介します。
1.広告キャンペーンのデータ収集・集計
広告キャンペーンのデータ収集から集計を人が行う場合、Google AdsやFacebook Adsなどの複数の広告プラットフォームにログインし、キャンペーンごとのクリック数やコンバージョン率などを手動でデータをダウンロードしたり、コピー＆ペーストしたりして集計する必要があります。そのため、時間がかかるだけでなく、データの取りこぼしや転記ミスのリスクも発生します。
RPAを活用することで、指定した広告プラットフォームからデータを自動で取得し、集計結果を生成することが可能になります。
また、取得したデータをテンプレートに基づいて整形し、報告用資料として出力する作業も自動化できます。これにより、データ処理に費やしていた時間を大幅に削減できるだけでなく、データの正確性も向上します。
RPAの自動化による効率化によって、担当者はデータ分析や戦略的な意思決定に専念できるようになり、マーケティング部門全体の生産性が向上します。
2.外部サイトからのリード情報の登録・管理
外部サイトからの問い合わせや資料ダウンロードサイトから得たリード情報の登録を手作業で行う場合、都度外部のシステムにログインしてリード情報を確認し、データをコピーした後にSFA/CRMに入力する必要があります。また、自社のフォームを利用している場合でも、SFA/CRMと連携していない場合には同様に手作業が発生します。これらの作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れが起こるリスクも発生します。
RPAを活用すれば、リード情報の収集から登録作業までを一括して自動化できます。
さらに、不備が検出された場合には、自動的に担当者に通知して修正を促す仕組みを組み込むことも可能です。この作業を自動化することにより、登録作業の精度とスピードが向上し、営業やインサイドセールスへの迅速なリードの引き渡しが実現します。結果として、営業活動の効率化だけでなく、リードの対応遅れによるビジネスチャンスの損失も防ぐことが可能になります。
3.ウェブサイトトラフィックデータの自動分析
WEBサイト分析を手作業で行う場合、Google Analyticsや他のウェブ解析ツールからデータをエクスポートし、手動でレポートを作成する必要があります。
RPAを活用すると、定期的にデータを取得して集計し、分析結果をレポート形式で自動生成することが可能です。
さらに、トレンド分析や異常値の検出をAIと組み合わせて実施することで、マーケティング施策の改善点をリアルタイムで把握できます。
例えば、AIが「特定のキャンペーン期間中に急激に訪問者数が増加したが、コンバージョン率は横ばい」という結果を検出したとします。この場合、RPAがその原因となるランディングページの滞在時間や直帰率をGoogle Analyticsから追加で取得し、原因を明確化するためのレポートを自動生成します。このように、AIとRPAを連携することで、データの収集・分析・活用までの一連のプロセスを効率化できます。
これにより、担当者は分析結果の確認や活用に専念することができ、迅速な意思決定が可能になります。
4.競合他社の価格情報の収集
競合他社の情報収集を手作業で行った場合、競合他社のウェブサイトやECサイトを定期的にチェックして、価格情報を管理シートやアプリケーションに都度記録していく手間が発生します。
RPAを利用すれば、競合サイトから価格情報を収集してリスト化する作業を自動化できます。さらに、データを定期的に更新し、変動を可視化することで、価格戦略の調整に活用できます。そのため、競合分析にかかる手間を大幅に削減することが可能になります。
5.アンケート結果の自動集計
アンケート結果の集計作業を人が行う場合、GoogleフォームやExcelなどで収集したデータを手動で集計し、分析結果をまとめる必要があります。このプロセスでは、集計ミスやフォーマットの不一致が起こるリスクが高く、時間もかかります。
RPAを導入すれば、アンケート結果の取得から自動集計、グラフ化までを一括で行うことが可能です。例えば、定期的にフォームからデータを取得し、自動で指定フォーマットに整形した後、グラフを作成してレポートを生成できます。
さらに、紙のアンケート用紙については、RPAとAI-OCRを組み合わせることで、効率的なデータ化が実現します。AI-OCRが手書きや印字された情報を高精度で読み取り、RPAがそのデータをExcelや専用の管理シートに入力します。その後、自動集計や分析まで行えるため、大量の紙アンケートが発生しても処理時間を大幅に短縮できます。
6.メールマーケティングのターゲットリスト作成
自社のSFA/CRMや顧客管理システムとメール配信システムが別々のシステムで、連携できない場合、ターゲットリストを作成するには手作業による処理が必要になります。
この場合、顧客管理システムから特定の条件でデータを抽出し、Excelなどで加工してターゲットリストを作成し、その後、メール配信システムに手動でアップロードする作業が発生します。この作業は時間がかかるだけでなく、抽出や転記ミスが起こるリスクも高まります。
RPAを活用すれば、顧客管理システムから条件に合致したデータを自動で抽出し、必要な形式に整形したリストを生成できます。その後のメール配信ツールにリストをアップロードする作業も自動化が可能です。
また、過去のキャンペーンデータを分析し、反応が良かったセグメントを優先するリストを作成するプロセスもRPAが代行できます。
このように、自動化を活用することでリスト作成の精度と効率が向上し、よりターゲティング精度の高いメールマーケティングを実現できます。
7.SNSエンゲージメントデータの収集
SNSのエンゲージメントデータを手作業で収集した場合、各SNSプラットフォームにログインし、投稿のエンゲージメントデータを収集してエクセルにまとめる作業が必要になります。
RPAを導入すれば、指定したプラットフォームから自動でデータを取得し、集計した結果をレポートとして出力することができます。さらに、エンゲージメント率の変化を分析してレポートに反映させることで、SNS施策の改善ポイントを迅速に特定することが可能です。
8.セミナーやイベント参加者データの整理と管理
イベント後の参加者リストの整理やデータ管理は重要な業務ですが、手作業で行う場合、時間と手間がかかります。例えば、参加者リストのダウンロード、不備や重複の確認・修正、SFA/CRMへの登録などが必要ですが、これらの作業は煩雑でミスが発生しやすいだけでなく、他の重要な業務の時間を圧迫する要因にもなります。
RPAを活用すれば、ウェビナーツールやイベント管理システム、特定のフォームから参加者リストを自動で取得し、不備や重複をチェックしながらデータを整理・クリーニングすることが可能です。整理後のデータは、RPAが自動でSFA/CRMに登録し、参加者の属性（例：企業名、役職、興味のあるトピックなど）に基づいてタグ付けを行うこともできます。また、登録データを基に、イベント参加者の属性や行動データを分析し、次回のイベントやマーケティング施策に活用できるレポートを自動生成することも可能です。
さらに、イベント終了後に参加者へのアンケートを自動送信し、その回答データを集計・分析するプロセスもRPAで効率化できます。これにより、イベント後の業務負担を軽減しつつ、迅速なデータ活用を通じてイベントの効果を最大化することができます。
9.取材・インタビュー記事の生成
取材やインタビュー記事を作成する際、人が行う場合は、録画データや音声データを一度聞き直しながら内容を文字起こしし、その後、構成や表現を整形して記事を作成する必要があります。このプロセスは非常に時間がかかり、内容の正確性を確保するための集中力が求められます。
RPAとAIを組み合わせることで、この一連の作業を効率化することが可能です。具体的には、インタビューや取材で録音した音声データを生成AIにアップロードし、自動で文字起こしと要約を行います。その後、RPAが生成された文章を抽出し、テンプレートに基づいてWordやGoogleドキュメントなどの形式で整形します。
この自動化の仕組みによって、記事作成の時間を大幅に削減し、記録の正確性を高めることができます。特に、複数のインタビューや長時間の取材データを扱う場合でも、一貫性のある文章を短時間で作成できるため、記者やマーケティング担当者は編集や戦略的な業務に集中することが可能になります。
マーケティング部門がRPAを導入するメリット
RPAを導入することで、マーケティング部門のルーティン業務を自動化でき、効率化やミス削減、迅速な意思決定が可能になります。作業負担が軽減され、データを活用した戦略的な活動により多くの時間を割けるようになる点が大きなメリットです。以下で詳しくメリットを解説いたします。
作業時間の削減と効率化
マーケティング業務では、広告データの集計、リード情報の登録、レポート作成など、時間と手間のかかる作業が多く発生します。これらの業務をRPAで自動化することで、手作業による作業工数を大幅に削減できます。
例えば、複数の広告プラットフォームからデータを手動で収集・統合していた作業もRPAを活用すれば、わずか数分で完了させることが可能です。こうした定型業務を自動化することで、担当者は戦略的な業務やクリエイティブな活動により多くの時間を割けるようになり、マーケティング部門全体の生産性が向上します。
RPAを導入することで、単なる業務効率化にとどまらず、リソースを価値の高い業務に集中させることが可能となり、マーケティング施策の質を高めることにもつながります。
人的ミス削減による品質向上
データ入力や転記などの手作業は、ヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。
RPAは決められたルール通りに正確に作業を行うため、人的ミスが大幅に削減されます。
例えば、リード情報の登録ミスや広告キャンペーンデータの入力間違いを防ぐことで、データの信頼性が向上します。また、ミスを修正するための手間も減るため、結果的に全体の業務効率が向上します。品質の高いデータは、マーケティング施策の効果を正確に評価し、より効果的な戦略立案につながります。
迅速なデータ活用による戦略的意思決定
RPAは、データ収集や分析業務を自動化することで、必要な情報を迅速に提供できます。たとえば、複数のデータソースから定期的にデータを収集し、分析結果をレポート形式で生成することで、マーケティング担当は状況を即座に把握できます。このレポートをもとに、ダッシュボードやBIツールと連携すれば、データの可視化も効率的に行えます。
また、RPAによる定期的なデータ更新やレポート作成の自動化により、意思決定までのプロセスが大幅に短縮され、タイムリーな対応が可能になります。自動化されたプロセスは人的ミスを防ぎ、意思決定の精度も向上します。このように、RPAを活用することで、データドリブンなマーケティング活動を支える迅速で正確な情報基盤を構築することが可能です。
マーケティング部門でRPAを導入する際の注意点
RPAの導入を成功させるには、事前準備が重要です。本章では、導入前の業務の整理や棚卸、ツール選定についての注意点を解説します。
業務の棚卸と自動化対象業務の特定
RPA導入前には、まずマーケティング部門の業務フローを整理し、どの業務を自動化すべきかを特定することが重要です。
この際、業務の棚卸を行い、現在の作業内容や処理の手順を詳細に把握しましょう。棚卸しの際は、日常的に行われている業務を洗い出し、「繰り返し発生するか」「ルールが明確か」「手作業が多いか」といった観点で分類します。
一方で、創造性が求められる作業や複雑な意思決定が絡む業務はRPAには向いていませんので自動化対象業務からは除外する必要があります。
業務を棚卸しすることで、プロセス全体が可視化され、どの作業を優先的に自動化すべきかの判断が容易になります。また、この過程で無駄な工程や不要な作業が見つかれば、業務そのものを見直す機会にもなります。
棚卸と業務フローの整理をしっかり行うことで、RPAの導入効果を最大化できるだけでなく、効率的で無駄のない業務運営を実現することが可能です。
RPA導入時の業務の棚卸をする際に、「すぐに使える！業務棚卸フォーマット」のExcelデータを無料でダウンロードいただけます。ぜひご活用ください。
適切なツール選定と運用担当者に合ったツールの選択
RPAツールには多くの種類があり、それぞれ異なる特徴を持っています。マーケティング部門での活用を検討する際は、既存のSFA/CRM、広告プラットフォーム、または外部のメディアサイトなどとの連携が可能なツールを選ぶことが重要です。
さらに、運用担当者のスキルや役割に合わせたツール選定も重要なポイントです。実務担当者が運用する場合は、専門知識を必要としない直感的で操作しやすいツールが適しています。一方、IT部門や情報システム部門が運用を担う場合は、カスタマイズ性が高く、複雑な業務フローにも対応できる高度なツールが適しています。運用体制に合ったツールを選ぶことで、導入後の定着率や運用効率を大幅に向上させることができます。
また、導入時にはツールベンダーが提供するサポート体制も確認しておくことが必要です。動画やヘルプセンター、セミナーの有無など、運用担当者がスムーズにツールを使いこなせる環境があるかを確認しましょう。
マーケティング部門でRPA活用を成功させるポイント
RPAをマーケティング部門で効果的に活用するためには、まず小規模な業務から導入を始めて徐々に拡大する「スモールスタート」が重要です。また、導入効果を定量的・定性的に測定し、AIや他ツールとの連携を活用してさらなる効率化を目指すことが成功のポイントとなります。以下で詳しく解説いたします。
スモールスタートで小規模な業務から始めること
RPA導入を成功させるためには、最初から大規模な自動化プロジェクトを計画するのではなく、小規模な業務から導入を始める「スモールスタート」がおすすめです。
特に、データ収集やリード登録といった「簡単で単純な作業」に加え、「現場で特に負担が大きく困っている作業」から自動化を進めると効果的です。これらの業務の自動化は短期間で効果を発揮しやすく、現場の理解と協力を得るうえでもメリットがあります。
また、この段階で運用上の課題や改善点を早期に把握することができるため、失敗のリスクを最小限に抑えることが可能です。一度成功した事例をもとに自動化対象を徐々に拡大していくことで、RPA導入の範囲を効果的に広げられます。最終的には部門全体でRPAを定着させることで、業務効率化や生産性向上に大きく貢献することが可能になります。
定量・定性の両面から導入効果を測定
RPAの効果を正確に把握するためには、定量的な効果だけでなく定性的な成果も測定することが重要です。
定量的な指標としては、削減できた作業時間、残業時間の削減、人的ミスなどのエラー率の低下、ROI（投資対効果）などを確認します。
一方で、定性的な効果としては、業務負担の軽減による従業員の満足度向上や、戦略的業務に割ける時間の増加、新しく取り組めるようになった業務といった側面を評価します。定量的な成果と定性的な成果の両面から分析し可視化することで、RPA導入の成果・効果をきちんと把握し、さらに改善すべき点を明確にできます。
AIやiPaaSとの連携でより業務を効率化
RPAとAIを組み合わせて活用
RPAとAIを組み合わせることで、従来の自動化の範囲をさらに広げることが可能です。
例えば、AIを活用してリード情報を解析し、RPAがそのデータをSFA/CRMに自動登録するフローを構築することで、データ入力のミスを防ぎ、処理スピードを大幅に向上させることができます。
また、AIを活用して業界トレンドや競合情報を自動で収集・分析し、そのデータを蓄積するプロセスも自動化可能です。これにより、常に最新の市場動向を把握し、タイムリーなマーケティング施策を展開できます。AIの持つ分析力とRPAの自動化機能を融合させることで、迅速な意思決定の仕組みを構築できます。
さらに、アンケート用紙などの文書をテキストデータ化する際には、AI-OCR（光学文字認識）サービスの活用も有効です。AI-OCRを利用することで、手書きや印字された情報を高精度でデジタルデータに変換し、RPAがそのデータを自動的に集計・登録するフローを実現できます。これにより、紙媒体からデータ化する作業の負担を軽減し、正確かつ迅速に情報を活用できる環境を整えることが可能です。
AIとRPAを連携させることで、自動化の幅を広げるだけでなく、業務効率やデータの利活用を向上させることができます。
iPaaSとRPAを組み合わせて活用
RPAとiPaaS（データ連携ツール）を組み合わせることで、複数のSaaSツールやシステム間のデータ連携を効率化できます。iPaaSは、SaaSツール間のデータ連携を自動化するプラットフォームとして、手動作業の負担を軽減します。
例えば、RPAが広告プラットフォームや資料ダウンロードサイトから収集したリード情報を、iPaaSを通じてSFA/CRMやBIツールにリアルタイムで送信する仕組みを構築できます。これにより、データの転記作業を省き、マーケティング施策の分析やフォローアップがスムーズに進められます。
また、マーケティング業務がSaaSを中心に構築されている場合、iPaaS単体での利用が最適な場合もあります。RPAとiPaaSを組み合わせるか、iPaaS単体を活用するかは、業務の特性に応じて柔軟に選択することが重要です。
マーケティング部門でのRPA活用まとめ
RPAは、マーケティング部門における業務効率化と作業負担の軽減に大きく貢献します。データ収集やリード登録、競合情報の収集といった繰り返し行われる業務をRPAで自動化することで、担当者が戦略的な活動やクリエイティブな施策に集中できる環境を整えます。また、AIやiPaaSとの連携によってRPAの効果をさらに拡張し、より高度な業務プロセスの自動化も可能になります。
記事では、RPAの基本的な仕組みやマーケティング部門における活用例、導入によるメリット、成功のポイントを詳しく解説しました。これらの知識を活かし、自社の課題に最適なRPA導入計画を立てることで、マーケティング業務全体の効率化を目指すことができます。適切なツール選定と段階的な導入によって、持続可能な成果を得られるでしょう。
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マーケティング部門でRPAを導入する際、実務担当者が日常的に使うツールとして、「使いやすさ・操作性」は非常に重要です。
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