RPA×宿泊・飲食サービス業
「RoboTANGO（ロボタンゴ）」の宿泊・飲食サービス業でのRPA活用シーン・活用法をご紹介いたします。
実店舗・飲食業では、各店舗の売上データ集計やPOSシステムデータの集計、在庫管理、発注業務、各システムとの連携、入金金額の突合作業、車両管理、勤怠管理、SNSのアクセスログ管理など、幅広い業務でRPAが活用されています。
また、宿泊業においても、予約サイトからの予約情報の自動取り込み、宿泊者名簿の作成、清掃スケジュールの自動作成、顧客レビューの収集、チェックイン／チェックアウトデータの整理、稼働率やキャンセル率などのレポート作成補助など、業務の自動化・効率化にRPAが有効です。
宿泊・飲食サービス業界のRPA導入メリット
定型業務を自動化し
リソースとコストを削減
日次や週次での売上データの抽出・集計作業をはじめ、在庫管理、発注処理、顧客データや予約情報の入力など、飲食業・宿泊業ともに従業員が手作業で行っていたルーティン業務をRPAで自動化することで、作業工数と人的コストの削減を実現できます。
記入漏れや記入ミスなどの
ヒューマンエラーを防止
RPAは非常に高い精度でタスクを処理できるため、注文処理や予約情報の入力、帳票作成といった宿泊・飲食業での入力作業において発生しやすい記入漏れ・記入ミスなどを防止できます。RPAが正確に処理するため、Wチェックの工数やミスによる再対応の手間も削減できます。
繰り返し業務や期日発生による
従業員の精神的負担を軽減
売上集計や入出金管理、請求書・領収書の発行、レポート作成、予約確認メールの送信など、繰り返し発生する業務は従業員の精神的負担につながります。RPAにより自動化することで、業務負荷を軽減し、ミスの抑制にもつながります。
本来注力すべき
業務に時間がさける
RPAがルーティン業務を代行することで、接客・顧客対応、サービス品質の向上、販促企画、施設改善など、従業員が本来注力すべき業務に時間を使えるようになります。顧客満足度や売上アップへの貢献が期待できます。
在庫管理の
最適化
食材やアメニティ、消耗品などの在庫管理にRPAを活用することで、発注や補充のタイミングを適正化できます。複数の店舗・宿泊施設における在庫・使用状況を自動で同期することにより、無駄な在庫を削減しながら販売・稼働効率を高められます。
RPAで自動化できる主な業務
宿泊・飲食サービス業界での主なRPA活用方法をご紹介いたします。下記の活用方法以外でも作業時間削減に成功した事例もございますのでご興味がございましたらお気軽にお問い合わせください。
売上・予約データの
集計と報告業務
日次・週次での売上データ集計時に必要な、POSや予約管理システムなどからのデータ抽出、集計、さらには本部や関連部門へのレポート送信作業まで自動化が可能です。飲食店だけでなく、宿泊施設における部門別売上や宿泊・物販・サービス別収益データの集計・報告にも対応できます。
店舗や施設での在庫管理・
発注業務
飲食店における食材や備品、宿泊施設におけるアメニティ・リネン・清掃用品などの在庫数を自動で監視し、規定の下限を下回った際には自動で発注処理を行うことが可能です。また、発注後の通知や確認フローも自動化することで、確認漏れを防ぎます。
売上報告の金額と
入金金額の突合作業
各店舗・施設で報告された売上金額と、実際の入金金額や請求データとの整合性をチェックする突合作業を自動化できます。宿泊予約サイトや決済サービスとの照合にも対応でき、作業時間の短縮と人的ミスの防止に貢献します。
システムからのデータ
ダウンロードおよび集計業務
飲食店のPOSシステムや、宿泊施設のフロント・予約管理システムなどからデータを自動取得し、必要な情報を指定のフォーマットへ転記・集計することが可能です。これにより、月次報告書や営業分析レポートの作成負担を大幅に軽減できます。
月報の
ダウンロード作業
各店舗・施設の月報データ（売上報告、宿泊実績、予約件数、稼働率など）を自動で取得し、指定の保管場所に保存する処理を自動化できます。月末・月初の業務が集中する時期においても、ヒューマンエラーなくスムーズに対応できます。
請求書や納品伝票の
システム入力
請求書や納品書データをシステムへ入力する作業を自動化することが可能です。それにより記入ミスやWチェックの工数が削減。また、帳票が紙の場合も、AI-OCRやRPAをうまく活用することで入力作業を大幅に削減できます。
電子決済データの
集計と管理
PayPayをはじめとする各種電子決済サービスから取引データを自動でダウンロードし、取引金額・決済件数・手数料など必要な情報を抽出・整形して指定のフォーマットに集計することが可能です。会計・経理部門での集計・照合業務を効率化し、作業時間とミスの削減に貢献します。
予約情報の取得と
システム転記
外部の予約サイトから予約の通知を受信したら、予約管理画面へ自動ログインし、顧客名・予約日時・人数・プラン内容などの情報を抽出。その情報を自社の予約管理システムや顧客台帳へ自動で転記できます。予約件数の多い繁忙期でも、正確かつ迅速に対応可能です。
ECサイトの在庫管理
（社内システムの在庫との突合）
ECサイト・ECモールと実店舗で併売している商品の販売状況確認や、在庫確認作業、更新作業を自動化することが可能です。在庫確認と更新作業をリアルタイムで行うことで、欠品・品切れ商品の販売を防げます。
ECサイト発注後の
送り状作成処理
ECサイト・ECモールで注文があった商品・情報を送り状発行システムへ登録する作業をRPAなら自動処理することが可能です。また、その後の配送状況（追跡）確認のデータも自動で取得することができます。
ポイント（会員）カードの
顧客情報入力作業
ポイント（会員）カードの申込みが用紙（紙媒体）の場合、紙の情報をAI-OCRで読み込ませ、テキスト化された情報をRPAでシステムに入力させることで人手による入力作業時間を大幅に削減します。アンケート用紙についても同様に可能です。
稼働率・キャンセル率の
レポート作成
飲食予約システムや宿泊予約サイトから取得した予約件数・実来店／宿泊件数・キャンセル数などの実績データをもとに、稼働率やキャンセル率を自動で算出・グラフ化します。報告資料や経営会議用の可視化資料作成の手間を大幅に削減できます。
インターネット上の
情報収集業務
RPAなら、競合企業のキャンペーンや価格などの定期的な情報収集をはじめ、SNSや口コミサイトに書き込まれるユーザーの口コミ情報の収集を自動化することが可能です。
差額精算金額の
算出と一覧化
予約時にクレジットカードで前受けした金額と、会計時に発生する追加利用（飲食代・延泊料金・館内サービスなど）を照合し、差額を自動で算出。差額がある場合に一覧化し、フロントスタッフが即座に確認できるようにし、会計業務をスムーズに進行できます。
電子帳簿保存法（電帳法）
の対応
電子帳簿保存法対応において、発注書（注文書）データの情報を特定のファイル名へ変更してファイルへ保存したり、管理シートへ記入したりと一連の作業をRPAで自動化することが可能です。
勤怠情報を給与計算システム
に反映
勤怠システムからアルバイトや社員のデータをダウンロードし、勤務時間の集計および給与計算システムへ反映するまでの作業を自動化することが可能です。入力ミスなどのヒューマンエラーを防止し、正確な情報が登録できます。
その他の業種別活用シーン・利用法
RoboTANGOは、業種・業界、職種にかかわらず幅広く活用できるRPAツールです。
それぞれの業界で、RPAがどのようなビジネスシーンで活用されているのか分かりやすく紹介いたします。
