RPAの導入で業務改善!改善を成功させる進め方と事例の紹介

「RPAってよく聞くけど、実際どれくらい業務改善ができるのだろう? 」 「RPAってどこまで自動化出来るものなのだろう? 」 RPAを業務で利用できないかと検討している方の中には、このようなことで悩まれている方もいらっしゃるかと思います。 その他にも、RPAツールを用いることで、どういった作業を自動化できるのか、実際に自動化するまでの過程で何が必要になるのかといった点も知っておきたいですよね。 そこで今回は、RPAツールを利用することで改善できる作業の事例や、自動化までの設計の過程について解説します。 この記事を読むことで、RPAを活用するとどのように業務改善ができるのか、どのように業務改善を進めると良いのかについて具体的なイメージを持つことができるようになります。 ぜひ、RPAの導入を検討する際に参考にしていただけますと幸いです。

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入門編

目次



    記事では導入事例やRPAの導入による業務改善について、より詳しくご説明しておりますので動画と合わせてご覧ください。

    RPA導入による業務改善

    まず、RPAを導入するとどのような業務を改善できるのかについて解説します。

    RPA導入によって実現できること

    RPAを導入することで、単純作業に割いていた時間を別の作業に割くことができるようになり、全体的な生産性を向上することが可能になります。。

    例えば、給料の計算を人が実施している場合を考えてみましょう。
    おそらくこの場合、エクセルなどを用いて雇用者の役職や、雇用形態、勤怠の実績に応じて計算式を当てはめていることでしょう。こういった作業は機械的に対応しやすい業務であるため、人がやるよりもRPAで対応する方が圧倒的に早く終わります。担当者がこれまで要していた単純作業に掛ける工数を減らすことができ、浮いた時間を別の作業に投じることができるようになります。結果として、RPAを導入する前よりも担当者の生産性を向上させることができるのです。

    BPR・BPOとの違い

    RPAと似たような概念としてBPR、BPOが挙げられることがありますが、これらは全く別物です。

    まず、BPRは「Business Process Re-engineering」と呼ばれるもので、企業内におけるビジネスのプロセスを根本的に再構築することを目的にする改善策のことです。対象となる企業における中長期的事業戦略や顧客のニーズを対象にした際に、改善すべき企業内の業務プロセスをどのように改善していくかといった、企業における大きなビジネスの流れを改善するために利用されます。

    次にBPOですが、こちらは「 Business Process Outsourcing」の略で、企業内の特定の業務を外部に委託することで効率化を図る方法のことです。例えば先ほど給与計算の例を挙げましたが、BPOにより給与計算業務を外部の企業に委託する企業も存在します。
    対してRPAは「Robotic Process Automation」と言われるように、ロボットなどのシステムを用いた業務プロセスの自動化が目的になります。

    このように、どれも改善を目的としたビジネスの手法ではありますが、それぞれが目的としている対象物とその手段に用いるリソースが人かロボットか、という違いがあることを覚えておきましょう。

    業務改善を成功させるための進め方

    RPAは業務の自動化による大きな業務改善が期待できますが、設計でミスが生じるとその効果を十分に発揮せず、費用対効果の最大化が見込めません。そのため本章では、実際にRPAを用いて業務改善を成功させるために押さえるべきポイントを解説していきます。

    プロジェクトの成果を明確に定義する

    まずRPAを用いた結果、アウトプットとして何を得られるのかを明確に定義しましょう。

    改善しようとしている対象業務の成果を明確にしないと、必要な作業が抜け落ちてしまい、結果としてRPAの効果が最適化されない場合があります。

    また、成果が明確に定義できない状態で業務を進めてしまうと、目指すべきゴールを見誤って、本来と異なる方向に進んでしまうこともリスクです。そのため、RPAを設計するプロジェクトにおいて、必ず最終的なアウトプットや成果で何を得る必要があるのかを明確にしましょう。

    現行業務の棚卸しをする

    プロジェクトの成果を定義できたら、次に現行の業務で何をしているのか、棚卸しをして確認しましょう。
    RPAは、それぞれの業務プロセスに対して処理を充てていくため、業務の棚卸しをすることで、どの部分をRPAで作成する必要があるのかが明確になります。棚卸しができれば、あとはそれぞれの細かい業務をRPAの中にどう変換させるかを考えるのみです。

    また、棚卸しをした際には、エクセルなどを用いて各業務にナンバーリングをすることもおすすめです。そうすることで、後々それぞれの業務をRPAツール上で実装したかどうかのチェックも容易になります。

    業務フローを可視化する

    業務の棚卸しのほかに、それぞれの業務がどの順番で処理されていくのかを可視化しましょう。
    可視化をすることで、曖昧な順番で処理をしていた業務などが洗い出されて、正しいフローが何かを考えるきっかけにもなります。業務フローを可視化する際のツールは自由ですが、大事なことはそのプロジェクトに携わるメンバー内で、業務フローに共通の認識を持つことです。

    また、RPAツールでは画面上での操作でパズルのようにフローを組み立てていくことがあります。業務フローを可視化しておくと、後々RPAツール上で構築をする際に誤りがないかの確認がしやすいので、おすすめです。

    比較的単純な業務からRPA化させる

    RPAを成功させるコツは、比較的単純な業務から少しずつRPAのロボットを作っていくことです。

    複雑で手順の多い業務を一気にRPA化しようとすると、設計が複雑になり、どうしてもハードルが高く感じられてしまいます。そのため、まずは身近な簡単な業務の中でRPAを導入して、徐々にRPAの導入範囲を広げていくのがおすすめです。まずは小さなロボットを作っていくところから始めてみましょう。

    実行・評価

    RPAの実行準備が整ったら、プロジェクトを開始して、どの程度業務改善がされているかを評価しましょう。評価をするにあたって、定性と定量の両面から評価をすることが重要です。

    仮に定性的に「ボタンを押したらこれまで入力していた作業がなくなって楽になった!」という好評価が得られたとします。しかしそのRPAの実行時間を計算した時に、手作業で行っていた時に比べて2倍かかるようになり、その間そのパソコンを用いた作業は何もできなくなってしまっていたら、どうでしょう。この場合、「時間」という定量面では業務改善がされたとは言えないでしょう。

    このように定性的な業務改善の評価だけをするのではなく、実際にどの程度の工数が削減されるようになったのかを明確に評価するようにしましょう。

    RPAツールを活用した改善事例

    ここまで、RPAを用いた業務改善におけるポイントを解説してきました。本章では、実際にRPAツールを活用して業務改善を成功させた事例を紹介します。

    株式会社フルキャストホールディングス様

    株式会社フルキャストホールディングスは、人材派遣や人材紹介サービスを展開する大手の人材サービス企業です。

    同社の情報システム部でRPAツールを導入し、結果として1ヶ月に合計で300時間の工数を要していた作業を自動化することに成功しています。

    同社は導入当初、値を変更するだけのような資料作成を毎日手作業で行っており、非効率な業務が全社で蔓延していたことに課題意識を持っていました。問題に挙がっていた複数の業務に対してRPAツールを用いて自動化させたことで、それまで該当の作業に時間を割く必要があったアルバイトスタッフが、他の業務をこなすことが出来るようにもなりました。

    同社の業務改善のポイントは、RPAツールの中でもITリテラシーが高くない人でも使いやすいツールを選んだことが挙げられております。

    【詳細はこちら】会社全体で月500時間の工数削減に成功!

    コーユーレンティア株式会社様

    コーユーレンティア株式会社は、建設業・不動産業・イベント業などの企業向けに家具や据え付け設備、什器を貸し出しする企業です。

    同社では、毎日全国の顧客から送られてくる20~30件のメールの振り分け・送信作業を担当者2名で1~2時間をかけて行なっていました。その際の作業自体にかかる工数のみならず、振り分けの人的ミスも問題視していました。

    そこでRPAツールを導入したことで、メールを自動でチェックし、適切に振り分け、さらに送信までを対応できるようにしました。チェック作業に要していた工数がなくなるだけでなく、人的ミスもなくなったため、顧客からの信頼も取り戻すことができました。

    同社では、RPAツールの導入支援コンサルを受けながら、RPAツールを堅実に設計していったことで、RPAの導入をスムーズに進めることができました。

    【詳細はこちら】メール振り分け・送信作業にRPAを導入し、月20~30時間の削減に加え顧客の信頼も取り戻す

    イーエムネットジャパン様

    株式会社イーエムネットジャパンはリスティング広告やYouTube、Facebook、LINEのパッケージ広告などをクライアントに提供するオンラインの広告代理店です。

    同社では、営業部門で作成しているテレアポ先のチェックリストにチェックを入れる作業や、お客様へのレポートを作成する工数に時間を要していました。

    業務改善のためにRPAツールを導入したことで、営業全体で1日100時間分の業務時間が削減され、大幅な業務改善の実現を成功しました。

    【詳細はこちら】テレワークでもRPAを活用して営業活動がスムーズに

    まとめ

    今回は、RPAツールを導入することでどのように業務改善が図れるかを解説しました。

    確かにRPAツールは、単純作業を自動化することで大幅な業務効率の向上が期待できますが、使い方を誤ると期待していた効果を得ることが難しくなります。今回紹介した成功するためのポイントを着実に押さえることで、RPAツールでの業務改善が見込めます。

    RPAツールの導入を検討されている方は、ぜひ今回解説した内容を参考にしていただければと思います。RPAを駆使することで、業務の生産性を向上させていきましょう。

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