RPAとは？経理業務で活用する前に知っておきたい基礎知識
RPA（アールピーエー）とは、「Robotic Process Automation」の略で、パソコン上での作業をソフトウェアロボットが自動で実行する技術・仕組みのことです。
特に、経理業務のような定型的でルールが明確な作業に強みを発揮し、データの入力や転記、帳票のダウンロード、帳簿作成など、繰り返し行う業務の効率化を実現します。
RPAの仕組みは、業務の流れをRPAロボットに記憶させ、手作業で行っていたクリックや入力、ダウンロードといった操作を自動化するものです。これにより、担当者が手を動かす必要がなくなり、正確かつ迅速に作業が進められます。
特に経理部門では、会計システムやExcel、クラウドサービスとの連携がスムーズに行え、情報の収集や転記、帳票の出力などの業務プロセスを大幅に効率化できます。
さらに、RPAツールはプログラミング知識が不要で、ITリテラシーがそれほど高くなくても設定や運用がしやすい点が特長です。このため、日常的な業務負担を軽減し、コア業務への集中を可能にする頼もしいサポートツールとして、RPAは経理業務の現場でも活用が進んでいます。
なぜRPAは経理業務と相性が良いと言われるのか
RPAは、経理業務に特に適していると言われています。その理由として、経理業務には「単純作業」や「定型業務」が多い一方で、ミスが許されない「再現性」と「正確性」が求められるからです。
RPAは、決まった手順で正確に繰り返す必要がある業務を自動化するのが得意です。
経理業務の多くは「請求書処理」や「入金データの照合」など、手順が決まっている定型作業であり、正確さが求められるため、RPAの特長を生かしやすい領域です。
RPAを導入することで、こうしたルーティンワークの手間を省きながら、業務の精度も向上させることが可能です。
また、経理部門ではさまざまなシステム間でのデータ連携が必要になる場面も多く、会計ソフトや人事給与システムから情報を集約し、転記や計算、データの確認を行う必要があります。RPAなら、異なるシステム間でのデータ移行も正確にこなせるため、業務の効率化とミス削減が実現できます。
経理でRPAを導入すれば、業務の負担軽減と同時に、仕事の精度を高めることが可能です。
経理業務におけるRPA導入の効果とメリット5つ
経理業務にRPAを導入することで、作業の効率化、ミス削減、コスト削減などのメリットが得られます。また、単調な業務を自動化することで、従業員はより価値の高い業務に集中でき、業務品質と従業員満足度も向上します。本章では経理業務においてRPAを導入することの5つのメリットについて解説します。
1.単調作業の工数削減によるコスト削減
経理業務には、データ入力や伝票処理といった繰り返しのタスクや単調な作業が多く存在しています。RPAを導入することで、例えば、データの転記やダウンロード作業といった単純な作業をロボットが代行するため、人手による作業時間を削減できます。また、入力作業においてはミスがないかの確認作業や修正作業も削減することが可能です。
結果として、工数削減により人件費のコストを抑えることが可能です。
また、作業時間が短縮されることで、より多くの業務を効率的にこなせるようになったり、より付加価値の高い業務に時間を割けるようになったりできるため、業務全体の生産性向上にも貢献します。
2.コア業務への注力と新たな業務へのリソース確保
RPAで定型業務を自動化することで、従業員は本来注力すべきコア業務に集中できるようになります。また、これまで時間を割けなかった新規プロジェクトや改善業務、分析業務にリソースを配分できるため、より戦略的な取り組みが可能になります。
リソースや業務の再配置により、経理部門の付加価値が高まり、業務効率の最大化を実現できます。
3.人的ミス削減による業務品質の向上
手作業の多い経理業務では、どれだけ人が気をつけて作業をしていても、データ入力におけるミスや漏れ、計算ミスが発生し、結果的に業務に大きな影響を与えることもあります。
RPAは設定された手順通りに作業を行うため、ミスがほぼゼロになり、精度の高い業務運営が可能です。これにより、業務品質の向上だけでなく、クレームや修正の手戻りを減らす効果も期待できます。
4.ストレス削減による従業員満足度の向上
単純で繰り返しの多い業務は、従業員にとって精神的な負担となりやすく、モチベーションの低下を引き起こす原因となります。また、作業中に重なる依頼や追加タスクが発生することも少なくなく、そうした状況がさらなるストレスを生むこともあります。
RPAで繰り返しの単調な作業を自動化することで、従業員はより付加価値の高い業務に専念できるようになり、精神的な負担が軽減されます。これにより、作業に対する満足度が向上し、従業員のモチベーションアップにもつながります。結果として、組織全体の生産性向上と働きやすい職場環境の実現にも貢献します。
5.プログラミング知識や技術がなくても、誰でも運用が可能
RPAツールは、プログラミングの知識がなくても直感的に操作できるものが多く、プログラミングスキルやITリテラシーが高くない担当者でも運用が可能です。
そのため、経理部門の現場スタッフが自分たちでRPAロボットの設定や管理を行えるほか、導入における負担も軽減されます。また、運用の柔軟性が高まるため、業務の変化や改善にも即座に対応できます。
RPAで自動化できる経理業務の具体例と活用シーン9つ
1.入金情報の突合・消込作業
入金情報の突合・消込作業は、顧客からの入金データと売掛金データを照らし合わせて入金が正しく処理されているかを確認する業務で、経理業務の一つです。
数が多いと時間がかかるうえ、人的ミスが生じやすい業務ですが、RPAを活用することで入金情報の突合・消込業務は自動化が可能です。
RPAが銀行データの取得から会計システムとの照合、消込処理、エラーレポートの作成までを自動で実行します。
RPAの自動化によって、入金処理のスピードが大幅に向上するだけでなく、人的ミスの削減、経理担当者の業務負担軽減、業務の精度向上が期待できます。また、エラーレポートを用意することで、未処理の項目も漏れなく確実に管理できるようになります。
2.帳票データのダウンロードと管理
帳票データのダウンロードと保存は、経理業務において日常的に発生する作業です。
たとえば、WEB-EDIからの発注書ダウンロード、電力会社システムからの電気料金明細、メールで受け取った帳票データのダウンロードなどが挙げられます。
社内システムや取引先システム、さらには受信メールから帳票データを取得し、指定フォルダへ整理・保存する作業は、RPAによる自動化が大きな効果を発揮します。
RPAを用いることで、WEBシステムへのログインから必要データの取得、指定フォルダへの保存までの流れが自動化され、ダウンロード忘れや保存ミスを防止できます。
また、メールでの帳票受信が多い場合、メールの確認漏れや対応遅延も回避できるため、より確実な管理が可能です。
RPAを活用することで作業スピードと正確性が向上し、管理者も自動通知により確認が行き届くため、帳票管理がさらに効率化されます。
3.帳票データの入力作業
帳票データの入力作業は、帳票からの情報を特定のフォーマットや社内システムへ転記する業務ですが、どれだけ注意していても人的ミスは発生してしまいます。また、そのミスを防ぐための確認作業や修正作業も多くなりがちです。
帳票データの入力作業を自動化するには、AI-OCRとRPAの組み合わせが効果的です。
AI-OCRによりPDFや紙媒体の帳票から内容を正確に読み取り、必要な項目をデジタルデータとして抽出します。
その後、RPAが抽出したデータを指定の会計システムや基幹システムに自動で入力することで、手入力の手間を省き、人的ミスも削減します。
また、作業完了時には自動通知も送られるため、確認作業も効率化できます。これにより、業務の精度と生産性を大幅に向上させることが可能です。
4.帳票の作成
発注書や請求書・納品書など、経理業務における帳票作成は、手作業では時間がかかり、ミスも発生しやすい業務です。特に、これらは日次で随時発生し、件数が多いほど作業にかかる時間が増えるため、繁忙期には残業が増える原因にもなります。
さらに、他の業務を抱えながら作業が発生することで、従業員にとってもストレスとなります。
RPAを活用することで、帳票作成を効率的かつ正確に自動化できます。
RPAがシステムから必要なデータを取得し、テンプレートに転記して帳票を自動生成します。完成した帳票は指定フォルダに保存し、そのまま取引先へのメール送付やシステムへのアップロードも自動で実行できるため、作業者が都度確認する必要がありません。
さらに、関連部署には完了通知も自動送信されるため、確認フローもスムーズに進められます。これにより、帳票作成にかかる手作業時間の削減と正確な帳票管理が実現し、業務効率が大幅に向上します。
5.システム間のデータ連携
会計、人事給与、勤怠管理、在庫管理など、異なるシステム間でデータを正確にやり取りする際には、RPAの活用が非常に有用です。手作業で行うと時間と手間がかかり、定期的にデータ連携できる回数にも限界があるため、自動化による効率化が最適です。
たとえば、勤怠管理システムと給与システム、在庫管理システムとECサイト、販売管理システムと会計システムなど、データ連携が頻繁に発生する業務にRPAが役立ちます。
RPAはシステムから必要なデータを取得し、形式を整えた後、他システムに自動で入力やインポートを行います。また、処理完了後の確認やエラーチェックも自動化されるため、手作業のミスを防ぎながら効率的にデータを連携できます。
さらに、RPAなら夜間や早朝も稼働できるため、大量のデータ連携も勤務時間外に完了させておくことが可能です。これによって、管理負担が大幅に軽減されるとともに、業務時間内での負荷を減らし、経理やバックオフィス業務の精度向上にもつながります。
6.月次決算資料の作成
月次決算資料の作成は、毎月の経理部門で重要な業務ですが、同時に、締め後から報告までの時間が限られており、経理担当者の精神的負担が大きい作業です。
RPAを導入することで、会計システムなどからのデータ収集、Excelでのデータ集計や計算、グラフの挿入、数値の整形、ファイルの保存といった一連の作業を自動化し、短時間で正確に作成することが可能です。
また、従業員の給与など機密性が高いデータを扱う場合も、RPAによって処理するため、属人化を防ぎ、安定した業務遂行が可能です。
業務の精度と効率を同時に高めるため、経理担当者の負担軽減と業務のスムーズな進行に役立ちます。
7.インボイス制度対応業務
インボイス制度対応業務では、新規取引先企業が適格請求書発行事業者であるかの確認が必要です。そのため定期的に確認作業を行う必要があり、手間がかかります。
RPAを導入することで、最新の適格事業者情報を自動で取得・確認し、結果をシステムにリアルタイムで入力することが可能です。この自動化により、ミスの削減と情報の正確性向上が実現されると同時に、制度変更にも迅速に対応でき、経理担当者の負担が大幅に軽減されます。
8.電子帳簿保存法の対応
電子帳簿保存法対応は、ファイル名を付ける際に「取引日付」「取引先名」「取引内容」などの情報を含むように対応する必要があるため、帳簿データの保存ルールを守りながら、ファイルを正しく保存・管理することが求められます。
そのため、手作業で行うとミスや作業時間が増える原因になりがちです。
RPAを利用することで、ファイル名のリネームや適切なフォルダへの保存が自動化されるため、時間短縮と正確な管理が可能になります。
RPAの自動化によって、法律に則したデータ管理が行いやすくなり、作業負荷が軽減されます。
9.口座振替依頼書の入力作業
金融機関や顧客から届く口座振替依頼書の多くは紙を見ながらシステムへ情報を入力する必要があります。手入力にはミスが発生し、その確認作業や修正作業など時間がかかりがちです。また、ミスをしないための従業員野精神的負担も非常に大きいです。
RPAとAI-OCRを活用することで、受け取った紙の依頼書をスキャンし、AI-OCRで文字情報をデジタルデータに変換してからRPAがシステムに自動入力するといった一連の作業を自動化することが可能です。
RPAとAI-OCRで自動化することにより、手入力の手間が省かれるだけでなく、ミス防止や業務スピードの向上も実現。また、従業員は他の重要業務に集中でき、全体の業務効率が改善されます。
その他にも業種や企業規模によって経理業務が多数存在しますが、単調な作業やルーティン業務はRPAによって自動化し、効率化することが可能です。
経理部門でのRPA導入成功事例3選
システム間のデータ連携やExcel業務、データの抽出作業などを自動化し月間70時間以上の工数削減を実現｜株式会社トーショー様
株式会社トーショー様は、各システム間でのマスタ情報の取得・更新に時間がかかり、連携中に個人のパソコンが使用できないという課題を抱えていました。日中の作業では接続数の問題でエラーが頻発し、日々の更新が困難でした。また、月次決算資料の作成に関しては機密性の高い情報を扱うため業務が属人化し、「運転者台帳」の作成も手作業でのデータ抽出が必要で多くの時間を要していました。
RoboTANGOの導入により、販売システムや人事システムから会計システムへのマスタ連携、インボイス制度への対応、月次決算資料の作成、トラック経費の分析、「運転者台帳」のデータ抽出などを自動化。
これにより、月間70時間以上の工数削減が実現し、残業時間や労働力不足の解消に貢献しました。
システム間のマスタ連携は夜間、運転者台帳のデータ抽出は早朝と、業務時間外に自動化され、最新情報を常に利用可能な状態にすることができるようになったとのことです。
また、属人化していた業務の自動化により、業務継承がしやすくなり、精神的ストレスも軽減されました。さらに、RPA導入を通じて業務プロセスを見直し、効率的なワークフローの確立にもつながりました。
RPAとOCR導入により銀行口座の入力作業や請求書の登録作業を自動化｜株式会社エステム管理サービス様
エステム管理サービス様は、RPA導入前、経理業務やマンション管理周辺業務で繰り返し作業が多く、担当者の負担が増加していました。特に経理部門では手作業が多く、入力ミスが発生するリスクが高かったため、徹底したチェック作業が必要で、従業員の精神的負担も大きい状態でした。そうした背景から、RPAの導入を検討されました。
導入後は、AI-OCRとRPAを活用し、数百件単位の口座振替データや請求書のデータ化と入力がボタン一つで自動化されたことで、担当者の作業負担を大幅に削減されました。
また、マンション管理の入出金データの印刷作業も自動化され、特に多忙な月末業務の負担が減少したとのことです。
これにより、余裕が生まれ他の業務にも集中できるようになり、結果として部署全体での残業時間も削減することに成功されました。RPA導入で定型業務が効率化され、新入社員でもスムーズに業務を行える環境が整備されるとともに、ミス防止やWチェックの工数削減にも貢献しています。
RPA導入で2日かかっていた資料作成が2時間に短縮｜丸三産業株式会社様
RPA導入前、丸三産業様はSDGsや環境意識の高まりを受け、環境配慮型ビジネスへの関心が追い風となっていました。しかし、新型コロナの影響で売上が減少したため、コスト削減や業務効率化が急務とされ、DX推進の一環としてRPAの導入を検討することとなりました。
RPA導入後、月次試算表の作成にかかる時間が2日から2時間に大幅に短縮されました。これにより資料の内容を分析するまでの時間が創出できたとのことです。
これまでの作成業務では、電話応対や来客対応と並行するため効率が悪く、ミスが発生することも多くありましたが、RPAの導入により精度の高い試算表が迅速に提供できるようになり、深く分析ができるようになったことで経営判断にも貢献しているとのことです。
業務の効率化によって資料作成などの非生産的な作業時間が減少し、経済的価値を生む分析業務に多くの時間を割けるようになった点が大きな成果として感じていただいています。
RPA導入で経理業務はなくなるのか？RPAが担うべき業務とは
結論から言えば、RPAの導入によって経理業務が完全になくなることはありません。
経理業務には自動化が難しい、判断を伴う複雑な業務や対人業務が含まれているためです。たとえば、経理データの分析、経営戦略に基づく予算の策定、税務申告や監査対応といった業務には、高度な判断力や法的な専門知識が求められます。また、イレギュラーな取引や例外処理に対しても、人の判断が不可欠な場面が多いため、完全な自動化は難しいとされています。
ですが、少子高齢化が進む日本では今後増々人手不足が続くことが予想されており、必要な人材が限られる中で、経理業務の負担が増加する可能性が高いです。
内閣府の「令和4年版高齢社会白書」の情報からも、2050年には、2021年から約29％の生産年齢人口が減少すると予測されています。
※（出典）内閣府（2022）「令和4年版高齢社会白書」
こうした背景から、人的リソースを圧迫する単純作業や反復的な業務を積極的に自動化し、経理担当者がより付加価値の高い業務に集中できる環境を整えて生産性を向上させることが重要です。
RPAを活用することにより、日常的な経理作業の一部を効率化しつつ、業務全体の負担を軽減することで、経理業務の質と効率を向上させることが可能です。
RPAでなくした方が良い経理の手作業とは？
データ入力や転記作業
請求書や伝票、入金記録などのデータをシステムに入力する作業は、手動ではミスのリスクが高いため、自動化により正確かつ効率的に処理できます。
入金消込や帳簿チェック
銀行入金の確認と会計データの照合など、突合作業も自動化することでスピードと正確さが向上します。
帳票の作成やダウンロード作業
定期的に行う帳票や資料の作成、関連データのダウンロードも自動化により毎月の手間を削減し、労力を大幅に減らせます。
データの集計作業
売上や費用といったデータの集計作業も、RPAであれば正確に処理でき、人的ミスを削減できます。また、短時間で集計が完了するため業務効率が向上します。さらに、機密性が高く他の人に依頼しづらい情報を扱う業務でも、RPAを活用することで安全かつ効率的に実行できます。
上記の作業をRPAで自動化することで、経理担当者は分析や確認業務に時間を割けるようになり、戦略的な業務への注力が可能になります。
経理業務でRPAを活用するポイント
経理部門がRPA運用を成功させるための3つのポイントを紹介します。
1.経理業務の棚卸を行う
RPA導入の効果を最大限に引き出すためには、まず経理業務の棚卸が欠かせません。
棚卸を行うことで、自動化すべき業務を明確にし、すぐに効果を出せる簡単な業務からRPA化をスタートできます。
例えば、単純で繰り返し行われるデータ入力や照合作業などはすぐに自動化が可能で、短期間で成果を出すことが期待できます。棚卸をしないまま進めると、効果が薄い複雑な業務を選んでしまったり、自動化すべき業務が見つからないなどのリスクがあります。
効果を感じられなければ、RPAの導入意義が失われてしまう可能性があるため、業務の棚卸はRPA成功のカギを握る重要な一つ目のステップです。
2.まずはスモールスタートで自動化をはじめる
RPAを導入する際は、スモールスタートから始めることがポイントです。
経理業務では、特に単純作業が多く発生するルーティン業務や、精神的な負担になっている細かな作業から自動化を進めるのが効果的です。
たとえば、定型的なデータ入力や帳票のダウンロードなど、手間がかかるが単純な作業を最初に自動化することで、業務効率化の効果がすぐに得られます。
どんなに小さな作業でも、少しずつ自動化することで、従業員の負担が軽減し、作業のストレスを取り除くことが可能です。
3.プログラミング知識がなくてもチーム内で使えるRPAツールを選定する
RPAツールの選定においても、プログラミング知識を必要としない、簡単な操作で扱えるものを選ぶことが重要です。
知識がない担当者でもすぐに使いこなせるツールを導入することで、チーム全体でのRPA活用がスムーズに進みます。こうした操作性の高いツールを選ぶと、RPA作成のトレーニングにかける時間やコストも削減でき、より早く導入の効果を得ることができます。
経理業務でのRPA活用まとめ
経理業務におけるRPAの活用は、日々の単純で煩雑な作業の効率化をはじめ、人的ミスの削減や業務負荷を軽減できる有効な手段です。
データのダウンロードといった単純作業や、正確さが重視される入力作業や集計業務を自動化することで、経理業務全体の効率が向上し、作業時間の削減や人的ミスの防止といった効果が得られます。また、経理担当者が繰り返し作業から解放され、より付加価値の高い業務に専念できるため、業務効率と生産性の向上にもつながります。
さらに、経理業務の自動化によって社内の業務フローがスムーズになり、確認や承認にかかる時間が短縮されることで、経理部門の業務スピードが向上し、迅速な意思決定が可能になります。
これにより、業務の正確性向上に加えて、企業全体の成長にも寄与することが期待されています。
他の経理業務の成功事例や、業務を自動化する際に気をつけるべきポイント・注意点などを知りたい方はこちらをお読みください。
おすすめは初心者でも簡単にできるRPAツール「RoboTANGO」
経理業務の自動化をスムーズに始めるためにおすすめのRPAツールが「RoboTANGO」です。RoboTANGOは、低価格で導入しやすく、直感的な操作でプログラミング知識が不要なため、初心者でも安心して利用できる設計になっています。日々の業務で「まずは小さく始めたい」「簡単に使い始めたい」と考えている方には最適です。さらに、フローティングライセンスを採用しているため、経理部門のチーム内で共有して利用することも可能です。
実際に、製造や卸、小売、BtoBサービス業などさまざまな業界の経理部門のご担当者様がRoboTANGOをご利用いただいております。
「無料トライアル」も提供しており、弊社の担当者によるRPAの作成フォローによって実際の業務を自動化することができるため、導入前に運用イメージを体感いただけます。
また、具体的な経理業務のRPA活用事例が掲載された「【RPA活用事例】経理部門の業務を効率化」の資料も無料ですのでぜひご参考ください。自動化の具体的なシーンや導入効果がわかりやすく解説されています。
