RPA×AI-OCR

RPA×AI-OCR連携

従来、RPAはPC上での入力や転記、データのダウンロード・アップロードといった定型業務を自動化し、大幅な効率化を実現してきました。しかし、RPA単体では紙やPDFなど「アナログの情報」を扱うことができず、自動化の範囲に限界があります。
そこでAI-OCRを組み合わせることで、紙の書類をデータ化し、そのままRPAがシステムに入力する流れを実現できます。両者を連携させることで、これまで人手に頼っていた帳票処理を含めた業務全体の自動化が可能になります。

RPAとAI-OCRを組み合わせて使うことで、紙のデータ化からシステムへの入力まで一連の業務を自動化

そもそもAI-OCRとは？

AI-OCRとは、従来のOCR（Optical Character Recognition：光学文字認識）にAI技術（人工知能）を組み合わせた文字認識システムのことです。AI-OCRではディープラーニングや機械学習を活用することで精度が向上し、従来のOCRでは難しかった手書き文字の読み取りや非定型帳票の処理にも対応できるようになっています。これにより、従来は人手で入力するしかなかった紙書類やPDFから効率的かつ高精度にデータを抽出でき、業務効率化・コスト削減・ヒューマンエラー防止を実現することが可能です。

※AI-OCRとは？OCRとの違いから導入メリット、選び方、成功事例まで分かりやすく解説

AI-OCRとRPAの組み合わせによる3つのメリット

AI-OCRとRPAを組み合わせることで、紙からシステム入力まで一連の業務を自動化できます。主に、時間削減・品質向上・付加価値創出といった効果が期待できます。

一連の業務プロセス自動化による
大幅な時間・コストの削減

手作業での入力と、ミスを防ぐためのダブルチェックにかかっていた時間をほぼゼロにできます。これにより、月60時間かかっていた作業を30時間に半減させたり、月25時間かかっていた業務をゼロにするなど、残業時間や人件費といったコストを大幅に削減します。

ヒューマンエラーの削減と
データ品質の向上

目視による手入力の工程がなくなるため、入力ミスや転記漏れといった人為的なミスを防ぎ、正確なデータを管理できる体制が整います。
そのため、データの品質が向上し、ミスによる手戻りやトラブルをなくすことができます。

従業員の負担軽減と
付加価値業務へのシフト

従業員は「ミスをしてはいけない」というプレッシャーがかかる単純作業から解放され、精神的な負担が大幅に軽減されます。
また、自動化によって創出された時間を、分析や改善、顧客対応などより付加価値の高いコア業務に充てることが可能になり、企業全体の生産性が向上します。

RPA×AI-OCRでできること

AI-OCRとRPAを組み合わせることで、単なるデータ化に留まらず、その後の業務プロセスまで含めた一連の流れを自動化できます。

1.各種システムへの自動入力・転記

AI-OCRが請求書や申込書などから読み取ったテキストデータを、RPAが業務システムへ自動で入力・転記します。
APIを持たない古い基幹システムや、独自開発のスクラッチシステム、Excel、会計ソフト、電子カルテなど、人が操作できるあらゆるアプリケーションへの入力を自動化することが可能です。

2.データの照合・チェック作業の自動化

RPAは、AI-OCRでデータ化した内容と、既存のシステムにある情報を自動で照合し、内容が一致するかを判定できます。
例えば、AI-OCRが読み取った請求書の金額と、基幹システム内の発注データが一致した場合のみ、次の承認フローに進める、といった条件分岐処理を自動化できます。これにより、これまで人が行っていた確認・チェック業務も自動化することが可能です。

3.ファイルの自動リネームとフォルダ仕分け

AI-OCRが文書の内容（取引先名、日付、文書番号など）を読み取り、RPAがその情報を基にファイル名を自動で変更（リネーム）します。
さらに、リネームしたファイルを社内ファイルサーバーの適切なフォルダへ自動で振り分けて保存することも可能です。

4.サーチャブルPDF化と自動保存

スキャンしただけの画像PDFは、ファイル名でしか検索できません。AI-OCRで読み取ったテキスト情報をPDFに付与することで、ファイルの中身まで検索可能になる「サーチャブルPDF」を自動で生成できます。
RPAがこのサーチャブルPDFを社内ファイルサーバーに保管することで、後から必要な書類を検索でき、簡単に見つけ出せるようになります。

5.ファイルの自動取得からのデータ化

業務プロセスの起点も自動化できます。RPAが特定のメールボックスを監視し、受信したメールに添付されているPDFファイルを自動でダウンロードします。
ダウンロードしたファイルをAI-OCRに渡し、読み取り処理を開始させるという一連の流れを、人の手を介さずに実行できます。

RPA×AI-OCR業種別活用イメージ

AI-OCRとRPAの組み合わせは、特定の業務に限らず、あらゆる業界・職種の定型業務を効率化できる汎用性の高いソリューションです。
例えば製造業や卸売業、小売業、不動産業、建設業、運輸・物流業、医療・福祉業などあらゆる業界で一緒に使われています。

製造業

作業日報の自動集計: 現場作業員が手書きで作成する作業日報をAI-OCRでデータ化し、RPAが生産管理システムへ転記。作業時間や進捗を即時集計。

品質検査票の登録: 紙の検査成績書を読み取り、RPAが品質保証システムに自動反映。検査結果のトレーサビリティを強化。

納品書・受領書処理: 取引先から受け取った納品書をOCR処理し、RPAが在庫システムへ登録。入庫作業の手間を削減。

注文書・発注書の管理: 顧客ごとにフォーマットが異なる発注書をAI-OCRで統一的にデータ化し、RPAが購買システムに入力。

機械メンテナンス記録のデータ化: 現場で記載された紙の点検票をAI-OCRで読み取り、RPAが保全システムに記録。予防保全のデータベース化を効率化。

小売業

店舗ごとの請求書処理: 各店舗に発行される電力などの請求書をOCR処理し、RPAが会計システムや管理システムに自動登録。拠点ごとの請求書処理を標準化。

仕入れ発注書の入力: 店舗ごとに異なる発注書をOCRで読み取り、RPAが基幹システムへ集約。発注処理を自動化。

納品書の照合作業: 取引先から受け取った納品書をOCR処理し、RPAが在庫システムへ登録。入庫作業の手間を削減。

棚卸帳票の入力: 手書きの棚卸表をOCRで読み取り、RPAが在庫管理システムに反映。棚卸作業を効率化。

会員申込書の登録: 紙の会員申込書をOCRで読み取り、RPAが会員システムに自動登録。入力作業を削減。

運輸・物流業

配送伝票（送り状）のデータ化: 手書きの送り状をOCRで読み取り、RPAが配送管理システムに自動反映。入力工数を削減。

受領書の処理: 配送後の受領サイン付き伝票をOCRで読み取り、RPAが納品確認データとして登録。

運転日報の入力: ドライバーの日報をAI-OCRでデータ化し、RPAが労務管理システムに反映。労務時間の管理精度を向上。

輸出入書類の処理: INVOICEや通関関連書類をOCRで読み取り、RPAがシステムに登録。国際物流の処理をスピード化。

点検報告書の車両管理: 手書きの車両点検報告書をAI-OCRがデータ化。RPAが点検結果を車両管理システムに記録。

不動産業

入居申込書の処理: 入居者の手書きの申込書やその他書類をAI-OCRで読み取り、RPAが顧客管理システムに登録。

契約書の電子化: AI-OCRで賃貸借契約書や不動産売買契約書をデータ化し、RPAが契約管理システムに自動で反映。

管理物件あての請求書処理: 各不動産会社や管理物件ごとに送られてくる請求書をAI-OCRで読み取り、RPAが会計システムや管理システムに自動登録。

口座振込依頼書の処理: 入居者やオーナーから提出される口座振込依頼書をAI-OCRで読み取り、RPAが管理システムや会計システムに自動登録。

本人確認書類のデータ保管: 免許証や保険証などの本人確認書類の画像をAI-OCRが読み取り。RPAが氏名や住所、有効期限などを抽出してシステムに登録。

建設業

工事日報の入力: 現場作業員が記録した日報をAI-OCRで読み取り、RPAが施工管理システムへ自動で反映。

安全書類の電子化: KY活動表や安全チェックリストをAI-OCRでデータ化し、RPAが現場管理システムに登録。

注文書・請求書処理: 多様な取引先の注文書・請求書をOCRで読み取り、RPAが経理システムに登録。

入退場記録の集計: 現場の入退場ゲートで記録された手書きの入退場記録をAI-OCRが読み取り、RPAが会社ごと、個人ごとの稼働時間を集計。

作業点検表の処理: 現場で紙に記録される作業点検表をAI-OCRで読み取り、RPAが施工管理や品質管理システムへ自動登録。

医療・福祉業

診療報酬明細書（レセプト）の処理: 明細書をAI-OCRで読み取り、RPAが請求システムに自動入力。医療事務の効率化を実現。

問診票のデータ化: 手書きの問診票をOCRで読み取り、RPAが電子カルテに登録。患者情報管理を効率化。

同意書・契約書管理: 患者や利用者の署名付き同意書をOCRでデータ化し、RPAが管理システムへ保存。

介護記録のデータ入力: 介護士が手書きで記録する日々の介護記録をAI-OCRがデータ化。RPAが食事量やバイタル、特記事項などを介護システムに入力。

作業点検表の処理: 施設利用料の支払いのための口座振替依頼書をAI-OCRが読み取り。RPAがその情報を基幹システムや請求システムに自動で登録。

取り扱いAI-OCRサービス

スターティアレイズでは、国内導入実績の豊富な「DX Suite」や、非定型帳票に強みを持つ「RECERQA Scan」など複数のAI-OCRを取り扱っています。お客様の帳票や業務課題に合わせて最適なサービスを選定できるほか、RPAやiPaaSなどの自動化ツールと組み合わせた活用も可能です。AI-OCR単体での導入はもちろん、業務全体を見据えた効率化・DX推進まで一貫してご支援いたします。