バックオフィスDXとは？進め方・成功のポイント・具体的な取り組み例を解説

人手不足への対応

人手不足が進むなか、バックオフィス部門でも限られた人員で業務を維持できる体制づくりが必要です。
これまで人が行ってきた入力や確認、書類処理、問い合わせ対応などをそのまま続けるのではなく、業務そのものを見直し、デジタル化や自動化、外部サービスの活用などによって、人が対応する作業を減らすことが求められます。
定型的な作業にかかる時間を減らすことで、従業員が確認や判断、企画など、人が担うべき業務に時間を使える環境を整えられます。

手作業・定型業務の負担

バックオフィスには、データ入力や転記、書類の確認、申請・承認、ファイル管理、請求書処理など、日常的に繰り返される業務があります。
一つひとつの作業は短時間でも、毎日・毎月繰り返したり、処理件数が増えたりすると、部門全体では大きな業務負担になります。また、手作業が多いほど、入力間違いや確認漏れなどが発生し、その確認や修正にも時間が必要です。
紙やExcelを中心とした業務をデジタル化したり、定型作業を自動化したりすることで、こうした作業時間や人的ミスを削減できます。

属人化した業務の解消

特定の担当者しか業務の進め方を把握していない状態も、バックオフィスDXで見直したい課題の一つです。
業務手順や判断基準が個人の経験や知識に依存していると、担当者の異動や退職、休職などによって業務が滞る可能性があります。また、新しい担当者への引き継ぎや教育にも時間がかかります。
業務フローや手順、社内情報をデジタル上で整理・共有し、誰でも必要な情報を確認しながら業務を進められる環境を整えることで、属人化の解消や業務の標準化につなげられます。

複数システムによる業務の分断

バックオフィスでは、会計、経費精算、勤怠管理、申請・承認、契約、文書管理、メール、チャットなど、業務ごとにさまざまなシステムやクラウドサービスが利用されています。
それぞれの業務をシステム化していても、システム同士が分断されていると、一方のシステムから取得した情報を別のシステムへ入力したり、メールで届いたデータを手作業で登録したりと、システムとシステムの間を人がつなぐ作業が残ります。
そのため、個々の業務をデジタル化するだけでなく、システムやデータを連携し、複数の業務を一連の流れとして効率化することもバックオフィスDXでは重要です。

生成AIをはじめとしたAI活用の拡大

生成AIをはじめとしたAI技術の普及によって、バックオフィスDXで効率化できる業務の範囲も広がっています。
文章の作成や要約、情報の検索・整理、データの抽出・分類、紙やPDFの読み取り、問い合わせへの回答など、これまで人が対応していたさまざまな業務でAIを活用できるようになっています。
一方で、AIを導入すること自体がDXの目的ではありません。既存のシステムや業務プロセスも含めて見直し、「どの業務をデジタル化するのか」「どこを自動化するのか」「どの作業を人が担当するのか」を整理したうえで、適した技術やサービスを活用することが重要です。

1. 紙・PDF帳票のデータ化

請求書や注文書、申込書、アンケートなど、紙・PDFで受け取った帳票をデータ化する取り組みです。
紙やPDFに記載された内容を人が確認し、Excelや業務システムへ入力している場合、処理件数が増えるほど入力や確認に時間がかかります。また、手入力では入力間違いや転記漏れが発生する可能性もあります。

OCRやAI-OCRを活用すれば、帳票に記載された文字や数字を読み取り、テキストデータとして活用できます。さらに、読み取ったデータを文書管理システムや各種業務システムへ連携することで、帳票を受け取ってからデータを登録・管理するまでの業務効率化にもつなげられます。

これまで人が行っていた帳票の確認や入力・転記作業を減らせるため、処理時間の短縮や入力ミスの削減につながり、担当者は確認や判断など人が対応すべき業務に時間を使いやすくなります。

2. データ入力・転記作業の自動化

Excelから業務システムへの入力、複数システム間のデータ転記、CSVファイルのダウンロードや加工など、パソコン上で繰り返し行っている作業を自動化する取り組みです。
バックオフィスでは、毎日・毎月同じ手順で行うデータ入力や集計、ファイル操作などの定型業務が発生します。こうした作業を手作業で続けていると、作業に時間がかかるだけでなく、入力間違いや処理漏れが発生する原因にもなります。

決められたルールや手順に沿って行う作業は、RPAやマクロ・VBAなどを活用して自動化できます。Excel内の簡単な集計・加工はRPAでも自動化でき、大量のデータ処理や複雑な計算・加工など、Excel内で完結する処理にはマクロ・VBAが適しています。
また、Excelから業務システムへの転記など、ブラウザや業務システムを含む複数のアプリケーションをまたぐPC操作はRPAでも自動化できます。

業務内容に応じてRPAとマクロ・VBAを使い分けることで、繰り返し発生する手作業を減らし、作業時間の短縮や入力ミス・処理漏れの削減につなげられます。さらに、手入力に伴うダブルチェックなどの確認作業も減らせるため、入力・確認業務全体の工数を削減できます。

3. システム・SaaS間のデータ連携

メールやチャット、クラウドストレージ、CRM、会計システムなど、複数のシステムやSaaSを連携し、データの受け渡しや一連の業務フローを効率化する取り組みです。
それぞれの業務をシステム化していても、システム同士が連携していなければ、請求書データなどのメール受信監視、データのコピー＆ペースト、ファイルのダウンロード・アップロードなど、人が間に入って情報を受け渡す作業が残ります。

システムやSaaSを連携すれば、メールの受信をきっかけにファイルを保存する、フォームに入力された情報を顧客管理システムへ登録する、処理完了後にチャットへ通知するなど、複数のサービスをまたぐ業務を一連の流れとして自動化できます。
システム間の連携には、APIを利用して直接データを連携する方法のほか、iPaaSやAIワークフローなどのツールを利用して複数のサービスをつなぐ方法があります。連携するシステムや自動化したい業務の範囲に応じて、適した方法を選択します。
システム間で自動的に情報を受け渡せるようになることで、データのコピー＆ペーストやファイルの移動、登録・通知といった手作業を減らせます。作業時間の短縮に加え、転記ミスや対応漏れの削減、情報反映の迅速化にもつながり、複数のシステムに分断されていた業務を一連の流れとして効率化できます。

4. 申請・承認業務の電子化

稟議や経費申請、反社チェック、休暇申請、各種届出などの申請・承認業務を、紙やメールからオンラインへ移行する取り組みです。
紙の申請書やメールで申請・承認を行っていると、現在どこまで承認されているのか確認しにくく、担当者への確認や催促が必要になることがあります。また、紙の申請書はファイルやキャビネットなどで保管する必要があり、保管スペースの確保や、過去の書類を探す作業にも手間がかかります。

申請・承認を電子化すれば、申請内容や承認状況をオンライン上で一元管理できます。申請内容に応じて承認者や承認ルートを設定したり、承認後の処理へつなげたりすることで、申請から承認までの業務フローを効率化できます。

さらに、過去の申請書もデータとして保管できるため、紙の保管スペースを削減でき、必要な申請書を検索してすぐに確認できます。申請状況の確認や催促、書類の保管・検索にかかる手間を減らし、申請・承認業務全体の工数削減につなげられます。

5. 契約業務の電子化

契約書の作成や社内承認、契約締結、保管・管理など、契約に関する一連の業務をデジタル化する取り組みです。
紙の契約書を利用している場合、印刷や製本、押印、郵送、返送、ファイリングなどの作業が発生します。また、社内承認の進捗が分かりにくく、現在どこまで承認されているのかを確認したり、承認者へ催促したりする手間もかかります。締結した契約書を紙で保管している場合は、必要な契約書を探したり、契約期間や更新時期を確認したりする作業も必要です。

契約業務を電子化することで、契約書の作成から社内承認、契約締結、保管・管理までをオンライン上で進められます。承認状況や契約の進捗を確認しやすくなるため、担当者への確認や催促にかかる手間を減らせます。
さらに、締結した契約書をデータとして一元管理することで、必要な契約書を検索してすぐに確認でき、契約期限や更新時期の管理もしやすくなります。印刷・押印・郵送などの作業や紙の保管スペースを削減し、契約締結からその後の管理まで、契約業務全体の効率化につなげられます。

6. 経費精算・請求書処理のデジタル化

領収書の提出や経費申請、承認、請求書の受領・確認、仕訳など、経理に関する一連の業務をデジタル化する取り組みです。
紙の領収書や請求書をもとに処理していると、申請者による入力や経理担当者による内容確認、会計システムへの登録など、複数の作業が発生します。また、Excelで経費や請求書を管理している場合も、申請内容の入力や転記、承認状況の確認、ファイルの更新・共有などを人が行う必要があります。

経費精算システムや請求書受領・管理システムなどを活用することで、領収書・請求書のデータ化から申請、承認、会計処理までをオンライン上で管理できます。申請内容や処理状況を一元管理できるほか、会計システムなどと連携することで、Excelへの入力やシステム間の転記といった手作業も減らせます。
入力・転記や確認作業にかかる工数を削減し、入力ミスや処理漏れの防止にもつなげられます。結果、申請・承認・会計処理の進捗を把握しやすくなり、経費精算や請求書処理全体を効率化できます。

7. 社内問い合わせ対応の効率化

人事・総務・経理・情報システムなどに寄せられる社内問い合わせへの回答や、従業員が必要な情報を探す作業を効率化する取り組みです。
「経費申請の方法を知りたい」「休暇申請はどこから行うのか」「システムの操作方法が分からない」など、同じような問い合わせが繰り返されると、回答する担当者だけでなく、質問する従業員にも時間や手間がかかります。問い合わせ対応によって本来の業務が中断されるほか、「分からなければ担当者に聞く」という状態が続くことで、従業員自身で情報を探して解決する仕組みも定着しにくくなります。

社内FAQやマニュアル、規程などの情報を整理し、従業員が必要な情報へすぐにアクセスできる環境を整えることで、自己解決を促進できます。生成AIを活用したチャットボットや社内検索を利用すれば、従業員が自然な文章で質問し、必要な情報を探せる環境を構築することも可能です。

従業員自身で解決できる環境を整えることで、担当者への問い合わせを減らし、回答する側・質問する側の双方の時間や工数を削減できます。担当者は個別の問い合わせ対応に追われにくくなり、従業員も回答を待たずに業務を進められるため、それぞれが本来の業務に集中しやすくなります。

8. システムの操作・教育を効率化

自社で利用している業務システムの操作方法や業務手順を分かりやすく案内し、従業員教育やシステム利用を支援する取り組みです。
新しいシステムを導入した際だけでなく、新入社員の入社や人事異動、システムの機能追加、業務フローの変更などがあった際にも、操作方法の説明や研修、マニュアルの作成・更新が必要になります。また、マニュアルを用意していても、必要な情報がどこに書かれているのか分からず、担当部署への問い合わせにつながることがあります。

システム画面上で操作手順を案内したり、オンライン上で研修やマニュアルを確認できる環境を整えたりすることで、従業員が必要なタイミングで操作方法や業務手順を確認し、自分で業務を進めやすくなります。

従業員自身で操作方法を確認できるようになれば、研修や個別説明、問い合わせ対応にかかる工数を削減できます。また、新入社員や異動者も業務を覚えやすくなり、システムの機能追加や業務フローの変更があった際も、新しい操作方法を社内へ周知・定着させやすくなります。

9. 文書作成・要約・情報整理の効率化

メールや社内文書の作成、会議内容の要約、資料作成、情報の整理・分類など、文章や情報を扱う業務を効率化する取り組みです。
バックオフィスでは、社内通知やメール、報告書、議事録など、文章を作成・整理する業務が日常的に発生します。情報量が多くなるほど、内容を確認して必要な情報を抜き出したり、用途に合わせて文章をまとめたりする作業にも時間がかかります。
こうした業務には、用途に応じてさまざまなAIを活用できます。生成AIを使ってメールや社内文書の下書きを作成する、AI議事録ツールで会議の音声を文字起こし・要約する、AIアシスタントで複数の文書から必要な情報を抽出・整理するといった活用が可能です。資料の構成案作成や文章の要約・分類、アイデア整理などにも活用できます。

文章を一から作成する時間や、長い文書・会議内容を読み返して必要な情報を探す時間を短縮できるため、文書作成や情報整理にかかる工数を削減できます。また、下書きや要約をAIに任せ、人は内容の確認や修正、判断に時間を使えるようになるため、バックオフィス業務全体の生産性向上にもつなげられます。

文章作成や情報整理にかかる時間を短縮できるだけでなく、会議後の議事録作成や大量の資料から必要な情報を探す作業など、人が確認・整理していた業務の負担も減らせます。

10. 社内文書・ファイル管理のデジタル化

紙の書類や個人PC、社内サーバーなどに分散している文書・ファイルをデジタル上で整理し、検索・共有・管理しやすい環境を整える取り組みです。
保存場所やファイル名のルールが統一されていないと、必要な資料がどこにあるのか分からず、ファイルを探すこと自体に時間がかかります。また、同じ資料が複数の場所に保存され、どれが最新版なのか判断できないといった問題も発生します。

文書やファイルの保存場所を整理・集約し、検索や共有、アクセス権限などを適切に管理することで、必要な情報へアクセスしやすくなります。ペーパーレス化や情報共有の効率化にもつながります。

11. 定型業務のアウトソーシング

自社で行っているデータ入力や照合、書類処理、問い合わせ対応などの業務を外部へ委託することも、バックオフィス業務を改善する方法の一つです。
バックオフィス業務の効率化というと、システムの導入や自動化をイメージしやすいですが、業務の中には人による確認や対応が必要な作業もあります。また、自動化できる業務であっても、業務量や運用体制などによっては、自社で仕組みを構築・運用するより外部へ委託するほうが適している場合もあります。

こうした業務をBPOやBPSなどのサービスを活用して外部へ委託することで、社内で対応する作業を減らせます。特に、データ入力や照合などの定型業務を外部へ移管することで、従業員は企画や判断、業務改善など、自社で担うべき業務に時間を使いやすくなります。人手不足への対応や、繁忙期など一時的に業務量が増えた際のリソース確保にも有効です。

また、業務をすべて外部へ任せる必要はなく、判断や企画は自社で行い、入力・照合などの作業だけを委託するなど、内製と外部委託を組み合わせることもできます。自社の人員や業務内容に合わせて、内製・デジタル化・自動化・外部委託を使い分けることが重要です。

STEP1：現在の業務を洗い出す

まずは、バックオフィスで現在行っている業務を洗い出します。
「経費精算」「請求書処理」といった大きな業務単位だけではなく、「メールで請求書を受け取る」「ファイルを保存する」「内容を確認する」「システムへ入力する」のように、実際の作業単位まで分解して整理することがポイントです。

あわせて、担当者や作業時間、処理件数、使用しているシステム、発生頻度なども整理しておくと、どの業務からDXに取り組むべきか判断しやすくなります。

STEP2：時間がかかっている・繰り返し発生する業務を特定する

業務を洗い出したら、負担が大きく、改善効果を期待できる業務を特定します。
たとえば、「毎日大量のデータを入力している」「月末になると請求書処理に時間がかかる」「同じ内容の問い合わせに何度も回答している」といった業務です。
作業時間だけでなく、発生頻度や処理件数、入力・確認ミスの発生状況、特定の担当者への依存度なども確認します。

「時間がかかる」「繰り返し発生する」「処理件数が多い」「手作業が多い」「属人化している」といった業務を整理することで、優先的に改善したい業務が見えてきます。

STEP3：なくす・改善する・自動化する・外部化するを判断する

改善する業務が決まったら、現在の作業をそのままデジタル化するのではなく、業務そのものを見直します。
まず、その作業が本当に必要なのかを確認し、不要であれば「なくす」ことを検討します。必要な業務であっても、入力項目を減らす、手順を統一するなど、業務の進め方を「改善する」だけで負担を減らせる場合があります。

そのうえで、人が繰り返し行っている定型作業は「自動化する」、自社で対応する必要性が低い業務は「外部化する」といった方法を検討します。

という順番で考えることで、不要な業務をそのままシステム化したり、目的に合わないツールを導入したりすることを防ぎやすくなります。

STEP4：業務に合ったツール・方法を選ぶ

業務の改善方法が決まったら、その業務に適したツールやサービスを選びます。
たとえば、紙やPDFの情報をデータ化するならAI-OCR、PC上の定型操作を自動化するならRPA、申請・承認を電子化するならワークフローシステム、契約業務を電子化するなら電子契約システムなど、業務によって適した選択肢は異なります。

また、一つのツールですべての業務を解決する必要はありません。複数のシステムを連携したり、自動化とアウトソーシングを組み合わせたりする方法もあります。
機能だけでなく、既存システムとの連携可否、導入・運用コスト、操作性、セキュリティ、サポート体制なども確認し、自社の業務や運用体制に合った方法を選ぶことが重要です。

STEP5：小さな業務から導入し、対象範囲を広げる

バックオフィスDXは、すべての業務を一度に変えるのではなく、対象を絞って始める方法があります。
まずは特定の帳票処理やデータ入力、申請業務など、対象となる業務を限定して導入し、実際の業務で運用できるかを確認します。

導入後は、「作業時間がどれだけ減ったか」「手作業をどれだけ削減できたか」「入力・確認ミスが減ったか」「問い合わせ件数が変化したか」など、導入前に設定した指標をもとに効果を確認します。
運用するなかで見つかった課題を改善し、効果を確認できた業務から対象部門や業務範囲を広げていくことで、バックオフィスDXを段階的に進められます。

ツール導入を目的にしない

バックオフィスDXでは、「RPAを導入する」「生成AIを使う」といったツールの導入そのものを目的にするのではなく、まず何を改善したいのかを明確にすることが重要です。
たとえば、「毎月50時間かかっているデータ入力を20時間まで削減する」「社内問い合わせ件数を減らす」「紙で行っている申請・承認をオンラインで完結させる」など、現在の課題と改善したい状態を具体的に設定します。
目的が明確になれば、導入後の効果も判断しやすくなります。ツールありきで考えるのではなく、業務課題を整理し、その解決手段としてデジタル技術やサービスを選ぶことがバックオフィスDXでは重要です。

業務に合わせてツールを使い分ける

バックオフィス業務には、紙・PDFの処理、データ入力、申請・承認、契約、問い合わせ対応、文書管理など、さまざまな業務があります。そのため、すべての業務に同じツールを当てはめるのではなく、改善したい業務に合わせて適したツールやサービスを選ぶ必要があります。
たとえば、代表的な業務とツール・サービスの組み合わせには、以下があります。

「どのツールを導入するか」から考えるのではなく、「どの業務を、どのような方法で改善したいか」から選ぶことで、自社の課題に合ったバックオフィスDXを進めやすくなります。

一つのツールですべて解決しようとしない

一つの業務の中でも、複数の作業やシステムが関係していることがあります。その場合、一つのツールだけですべてを自動化・効率化しようとするのではなく、それぞれの作業に適したツールを組み合わせる方法があります。
たとえば、メールで届く注文書や請求書を処理する業務であれば、以下のような組み合わせが考えられます。

このように、業務の入口から処理、システムへの登録、通知までをつなぐことで、個々の作業だけではなく、一連の業務フローとして効率化できます。
バックオフィスでは、すでに複数のシステムやツールが導入されていることもあります。新しいツールへの置き換えだけを考えるのではなく、既存システムも活用しながら、システムとシステム、そして人とシステムをつなぎ、業務全体を見直すことが重要です。

スターティアテクノスならバックオフィスDXの課題整理からツール選定・導入まで支援

スターティアテクノスでは、バックオフィス業務の効率化・自動化を支援するさまざまなソリューションを取り扱っています。
PC上の定型業務を自動化するRPA、複数のSaaSやシステム、AIをつなぐAIワークフロー、紙・PDFをデータ化するAI-OCR、社内問い合わせを効率化する生成AIチャットボット、システムの操作・定着を支援するDAP、業務そのものを外部へ任せるBPSなど、業務課題に合わせた方法をご提案できます。

また、一つのツールだけで解決するのではなく、RPAとAI-OCR、AIワークフローなど複数のツールを組み合わせ、システムとシステム、人とシステムをつないだ業務フロー全体の効率化も支援しています。

「どの業務からDXを進めればよいかわからない」「自社の業務に合ったツールを知りたい」「複数のシステムにまたがる業務を効率化したい」といった段階からご相談いただけます。バックオフィス業務の見直しやDXをご検討の際は、お気軽にスターティアテクノスへご相談ください。