経理業務をRPAで効率化!成功事例も合わせてご紹介

経理業務をはじめとするさまざまな事務業務でRPA(Robotic Process Automation、ロボットによる業務プロセスの自動化)を導入して、業務の効率化を図る企業が増えています。RPAで業務を自動化できることは知っているけれど「具体的にどのような経理業務を自動化できるのか」「どれだけの効率化につながるのか」が気になっている方も多いのではないでしょうか。 本記事では、RPAとは何かという基本からRPAを導入するメリット、RPAで自動化できる経理業務を成功事例とともにご紹介します。RPAを導入する際の注意点もまとめましたので、ぜひ参考にしてみてください。

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知識

目次

    そもそもRPAとは?

    RPAとは、ロボティック・プロセス・オートメーション(Robotic Process Automation)の略で、ロボットを活用して業務を自動化するツールやシステムです。経理をはじめとする事務業務の負担軽減や人件費の削減を目指している企業で検討・導入されています。

    RPAができるのは決められたプロセスを、設定された手順通りに処理することです。そのため、経理業務のように処理フローが定型化している分野に向いています。一方で、ヒトが考えて判断する業務や、経理処理において通常とは手順が異なる対応が求められる非定型業務には適していません。

    また、RPAツールは機能によって3つの段階に分類されており、経理業務を効率化する場合にはどのレベルのツールを導入するかを検討する必要があります。

    まずクラス1のRPAは、3段階のうち最もベーシックなものを指します。RPAは決められたシナリオの通りに業務を処理することに特化しているツールです。経理や総務などのルーティンワークの自動化を可能にします。基本的にAIや学習機能は搭載されていないため、処理の工程が変わる際には手動で設定をしなおさなくてはなりません。
    次にクラス2のEPAは「Enhanced Process Automation」の略で、RPAの機能を強力にしたツールです。RPAとは異なり、AIとの連携が可能になるため処理業務の幅が広がります。膨大な経理データの処理や非定型業務にも対応できるようになります。
    最後にクラス3のCAは「Cognitive Automation」の略で、認知による自動化を意味します。認知とはつまり、搭載されているAIに学習機能があり、使用を重ねる過程で処理能力が向上するということです。CAは導入後に精度を増すRPAだと言い換えられるでしょう。正確さが求められる経理系業務に導入すれば頼もしい存在になります。CAクラスのRPAツールは自然言語学習・機械学習によりビッグデータ分析や個別処理に対応できるようになります。ミスが許されない経理業務の最適化を担うことができ、学習能力によって処理ルールの作成や意思決定も可能です。

    このように、クラスによってRPAツールでできることは異なります。RPAツールで経理業務を効率化するために導入する際には、どのレベルで経理業務を最適化していくのかを明らかにしなくてはなりません。導入する際には、どのように経理分野の業務でRPAツールを活用するのかを検討しながら導入するクラスを決めると良いでしょう。

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    経理業務にRPAを導入するメリット

    それでは、経理業務にRPAを導入することによってどのような効果が得られるのでしょうか。ここではRPA導入で得られるメリットを解説します。

    単純作業・定型業務の効率化

    経理業務におけるルーティンワークの自動化により作業効率が向上します。
    もしかすると、すでにエクセルマクロを活用して、経理業務の一部を自動化している場合もあるかもしれません。エクセルマクロとRPAはどちらもパソコン上の定型業務を自動化できる点では似ています。しかし、エクセルマクロの利用はエクセルをはじめとするMicrosoft製品に限定されます。一方、RPAはMicrosoft製品以外のソフトウェアやシステムで行う業務にも対応できます。例えば、書類のPDF化やメール送信の自動化も可能です。RPAとエクセルマクロを組み合わせれば、さらに複雑な作業も自動化できるようになるため、幅広い業務で作業効率の向上が実現できます。

    人為的ミスの削減

    RPAは設定された業務を正確にこなすため、人為的ミスの削減が可能です。
    ヒトが作業をする場合、いくら注意していても疲労や集中力の低下により、誤入力や入力漏れなどのヒューマンエラーが発生する可能性があります。そのため、作業後に複数回の確認作業をすることも少なくありません。ミスが発生した場合は、担当者の負担や工数が増えますし、ミスが起こらなかった場合も、複数回の確認作業をする負担と工数がかかります。繰り返し行う定型業務が多い経理業務でRPAを導入すれば、ロボットが設定された手順にそって正確に業務を行うため、人為的ミスの削減と確認作業の回数を減らすことができ、経理担当の負担が軽減されます。さらに、会社のお金を管理するのでミスが許されない経理業務で業務を自動化することにより、経理担当の肉体的な負担だけでなく精神的な負担も和らぐでしょう。

    コスト削減

    RPAで経理業務を効率化すれば短時間で業務をこなせるようになるため、残業時間や人件費の削減が可能です。
    もちろんRPAの導入にもコストはかかりますが、新たな人材の採用や人材育成のコストを考えると、RPAを導入した方がコストを抑えられる場合もあります。またRPAで人手不足を補えば、採用した人材が退職してしまうリスクもありません。ロボットは疲労することなく24時間365日稼働できるという点でも、人材を採用するよりもRPAを導入した方が、低コストで高いパフォーマンスを実現できるでしょう。

    コア業務にリソースを割ける

    定型業務をRPAに任せることで、経理担当はロボットでは対応できないコア業務に集中できるようになります。コア業務に注力することにより、生産性の向上も期待できるでしょう。また作業にかかる時間を大幅に短縮できるので、作業スピードもアップします。これにより作業納期を早めたり、作業量を平準化したりすることも可能になります。

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    自動化できる経理業務とは?

    RPAは事務業務のルーティンワークに有効なツールで、経理の分野でもさまざまな業務を自動化できます。RPAで効率化できる業務は下記の通りです。

    <経理分野でRPAを活用できる業務>

    • 売掛金や買掛金の管理
    • 経費精算
    • 伝票データの入力
    • 帳票の作成
    • 固定資産の管理
    • 請求書の仕分け
    • 入金データの照合 など

    上記の経理業務はいずれも各社の経理担当が業務フローに基づいて行う定型業務になっているはずです。言い換えれば、正しい手順で進めることが重要だということになります。そして、そのような仕事こそRPAを用いて効率化するのに最適です。
    例えば、膨大な伝票データの入力を手作業で行う場合は、経理担当に負荷がかかるだけでなく、入力ミスが発生する可能性もあります。RPAで伝票データを読み取る作業からシステムへの入力や書類作成までを自動化すれば、経理担当の負担を軽減しながら、処理時間の大幅な短縮を実現できるでしょう。

    経理や財務、会計は企業の資金の動きを司り、他の業務よりもミスにシビアな領域です。定型業務に関してはRPAを使えば、ヒトよりも素早く、精度の高い仕事ができるようになります。

    経理業務の効率化に成功した事例ご紹介

    実際に経理分野でRPAを導入した事例をご紹介します。企業の導入事例・活用事例を参考にしながら、自社で効率化できる業務にはどのようなものがあるのか、検討していきましょう。

    株式会社I&Rビジネスアシスト

    さまざまな取引先から経理・会計業務のアウトソーシングを引き受けている株式会社ビジネスアシスト。経理・会計業務を通じて多くの会社を支援するために、ときには短納期での対応や膨大な経理処理を引き受けることがあり、無理な仕事につながりやすい環境がありました。
    そのような状況を改善すべく導入したのが、ReiWorQのAI-OCRとRPAでした。導入時はRPAプロジェクトを立ち上げ「業務を楽にする」「業務を標準化する」この2つを目標に掲げて取り組みました。

    RPAを導入した結果として、クライアント1社あたり月1時間~2時間かかっていた作業時間を1社1分~30分まで短縮できたといいます。100社以上の経理業務での削減時間をまとめると、月間で約150時間にのぼります。
    働き方の「無理をなくす」という観点から導入したAI-OCRとRPAで、仕事の「無駄をなくす」ことができ、社員の働き方への意識も変わってきたそうです。業務効率化による作業時間の短縮後は、社員1人1人がより付加価値の高い仕事に取り組む時間を持つことができました。

    辻・本郷税理士法人

    次は社会保険業務や給与計算業務を行う法人の事例です。辻・本郷税理士法人は従業員数1名から300名までの顧客企業に代わり、在籍社員の給与計算を代行しています。企業ごとに給与計算ルールが異なるうえ、以前はエクセルデータを印刷し、管理システムに手入力していたため時間がかかっていました。
    この手間を解決するために、RPAツールについてWebやセミナーで情報収集を開始。ロボットの作りやすさと操作性の良さからRPAソフトウェア「Robo-Pat」を導入し、給与計算業務の時間短縮に成功しました。企業ごとに異なるルールに合わせてRPAのスクリプトをアレンジし、精度の高い効果を得られたといいます。
    現在は給与計算業務にとどまらず、社会保険業務でもRPAの運用をスタート。業務の効率化や人為的ミスの軽減など、RPAの導入効果を感じています。
    ※上記事例はいずれもReiWorQのRPAソフトウェア導入事例です。その他の企業・業務での導入事例はこちらにまとめられています。
    また、詳しい話を聞きたいという場合は、業務自動化関連セミナーで情報を収集することも可能です。

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    RPA導入の際の注意点

    長年実行してきた手順を変えて、新しいソフトウェアやシステムを導入することは簡単なことではありません。経理分野にRPAを導入する際には、まずはユーザーとなる経理担当に明確なメリットを感じてもらうことが大切です。経理担当にメリットを伝えられないまま、現場を置き去りにしてRPAを導入すれば、失敗につながる恐れがあります。
    RPAを現場に受け入れてもらえないということのないように、月末や年度末といった経理担当が多忙になる時期を避けるといった配慮も必要です。現場から「必要ない」「負担が増えた」と思われてしまうと、RPAの導入・運用は失敗してしまいますので、経理担当の都合に配慮してRPAの導入と浸透を図っていかなくてはなりません。

    また、経理担当にRPAを業務でうまく活用してもらうためには、RPA導入の理由やRPAにできることを説明した上で業務改善意識を共有すると良いです。正しい説明がなければ、現状の働きぶりに問題があると受け取られる恐れがあります。RPAの導入はあくまで経理担当の負担軽減を目的とし、業務の効率化を目指すものだということをあらかじめ伝えておきましょう。そして、RPAの機能を説明し、経理担当に理解を深めてもらうとともに、現場のニーズを引き出します。現場の課題を発見・解決するために、RPAにできることを丁寧に説明することが大切です。このような働きかけができれば、RPAは経理業務を効率化するものとして、その力を発揮できるはずです。現場の事情を考慮しない手順で進めれば、どんなに高機能なRPAを導入しても失敗する恐れがありますので、注意が必要です。
    RPA導入について経理担当の理解が深まったら、実際に現場で業務改善を推進・実行していきます。経理の分野でRPAがうまく活用されるように、業務を改善する意識を持ってもらった状態でRPA導入のタイミングを迎えるようにしましょう。RPAの導入を進める際には気をつけたいポイントがあります。ここではRPAを導入する際の注意点を解説します。

    業務を洗い出し、RPA化する業務を選定する

    まずは業務を洗い出し、RPAで自動化する業務を選びましょう。
    業務を洗い出す際は、RPAで自動化するか否かに関わらず、全ての業務をリストアップすることからはじめると良いです。そうすることで、RPAを実際に使用してからRPAを活用する業務を広げやすくなります。
    全ての業務を洗い出したら、RPA化する業務を選定します。RPAが得意とする業務は、定常業務や同じことを繰り返し行う業務、作業手順が明確な業務です。一方、ヒトによる判断が必要な業務やルールが整理されていない業務はRPAの導入には向いていません。自動化に適さない業務にRPAを導入すると、業務効率が下がったり、工数が増えたりする可能性があるので注意が必要です。業務の選定を行う際には、RPAに適した業務かどうかを考えましょう。また、導入の目的やRPA導入で期待する効果・目標を事前に決めておくと、業務選定がしやすくなるのでおすすめです。

    自社で運用できるRPAを探す

    自社のRPA導入目的や環境に合ったRPAツールを探しましょう。
    RPAツールを選定するポイントは「自動化したい業務に対応できるか」「カスタマイズが可能か」「導入形態」「操作性」「サポート体制」の5つをポイントとして検討すると良いです。
    自動化したい業務に対応できるかを確認する際は、搭載されている機能だけでなく、自動化したい業務の規模に対応しているかどうかも確認するようにしましょう。
    またカスタマイズ性は「汎用型」を選べば、自社仕様にカスタマイズできるので広範囲の業務で活用できます。拡張性の低い「特化型」は特定の部署で狭い業務範囲で使用する際におすすめです。

    RPAの導入形態には、自社のサーバやパソコンにRPAソフトウェアをインストールして使用する「オンプレミス型」とWebブラウザ上で操作する「クラウド型」の2つに分類されます。パソコン1台に対しRPAソフトウェアをインストールする「デスクトップ型」と自社サーバにRPAソフトウェアをインストールする「サーバー型」に分類される場合もあります。

    オンプレミス型は自社システムと連携できるなど拡張性が高いです。しかし、システムを管理する人員が必要であり、初期費用も高額になる傾向があります。クラウド型は、比較的安価に導入ができ、導入後すぐに利用を開始できます。サーバやシステムを管理する必要がないのも魅力ですが、カスタマイズ性が低いので利用できる業務の幅が狭まります。デスクトップ型は、部門や担当者レベルで小規模なRPA導入が可能です。しかし、担当者レベルで導入する事によって属人化しやすくなるため操作方法を部門内で共有するなどの工夫が必要です。そして、サーバ型は大量のデータを管理できるため、大規模な導入に向いていますが、高額な初期費用がかかります。このように導入形態によってメリットとデメリットがありますので、自社の目的や環境に合わせて選びましょう。

    社内のエンジニアが不足している場合は、操作性が良く、メンテナンスがしやすいRPAツールを選ぶことも大切です。プログラミングの専門知識がなくても簡単に利用できるRPAツールを選ぶと、現場でも使いやすく、社内での浸透も早まります。

    初めてRPAを導入する場合は、RPAを導入する業務選定やシナリオ作成などのサポートを受けられるRPAツールを選ぶと安心して利用できます。トラブルが発生した場合にサポートが受けられる時間帯なども確認しておくようにしましょう。

    エラーが発生時の対処法を考える

    RPAはロボットであるため、システム障害やバグが発生する可能性があります。このようなエラーが発生した際に、スムーズに対応できるように事前に対処法を決めておきましょう。

    エラーが発生する原因には、ロボットを開発した時と実行した時の環境の変化が考えられます。例えば、業務フローの変化やパソコンのアップデート、アプリケーションの仕様変更、インターネット環境の変化などです。

    このようなエラーが発生するケースを想定しながら対処法を決め、フローや対応手順をマニュアルに記載するなどして部署内で共有しておきましょう。情報システム部門の連絡先やRPA提供会社のカスタマーサービスに関する情報もマニュアルで共有しておくと、エラー発生時に誰でも迅速に対処できるようになり、被害を最小限に抑えられます。

    また、エラーが発生したらRPAが停止した原因をメッセージで知らせたり、担当者にメールでアラートが送信されるようにしたりしておくと、迅速にエラーに対応できるようになるのでおすすめです。

    スモールスタート

    RPAは小規模で比較的手順が簡単な業務から導入しましょう。
    プロジェクト単位などスモールスタートでテスト運用する中で、RPAツールの使い勝手やRPAの運用体制などを検証します。
    RPAツールの仕組みや特性を理解し運用体制が整ったら、段階的に他のプロジェクトにも導入していきましょう。このようにスモールスタートで始めることで、失敗を防ぐことができます。

    まとめ

    ロボットを活用して業務を自動化するRPAは、経理をはじめとするさまざまな分野で活用されています。定型業務を自動化する事により業務の効率化や人為的ミスの削減、コストの削減が期待できます。また、定型業務をRPAに任せる事により、経理担当はコア業務に注力できるようになるので生産性の向上にもつながるでしょう。

    RPAで自動化できる経理業務には、売掛金や買掛金の管理や経費精算、伝票データの入力などの時間と手間のかかる作業が挙げられます。ロボットが設定された手順通りに正確に業務をこなすので「ミスをしてはいけない」という経理担当の精神的な負担も解放されるでしょう。

    本記事でご紹介したRPAを導入した成功事例や導入する際の注意点を参考にしながら、ぜひ自社でのRPA導入に役立ててください。

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