定型業務や単純作業を自動化したい!業務自動化のRPAツールとマクロの違いとは?

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定型業務や単純作業を自動化したい!業務自動化のRPAツールとマクロの違いとは?

現在、日本企業で大きな問題となっているのは、少子高齢化にともなう生産年齢人口の現象、つまり働き手不足です。そのため、多くの企業は生産性の向上を目指し、業務を効率化する「業務の自動化」に注目し、取り組んでいます。これは企業の規模にかかわらず日本の企業が取り組むべき喫緊の課題です。業務の自動化は、同じく企業の経営課題である働き方改革とも深く関係しています。

業務を自動化するためには既存のツールやアプリケーションではなく、自動化ツールがおすすめです。自動化ツールの中には、近年話題の「RPA」や、従来より活用されてきた「マクロ」があります。どちらも定型業務や単純作業を自動化でき、幅広い業務に導入できるものです。

今回はオフィス業務を自動化するRPAツールに焦点を当て、マクロとの違いを解説します。RPAツールを導入するメリットや、導入前に検討するべきことも合わせて説明します。

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知識

目次

    業務自動化が注目されている理由

    まずは、今業務効率化が注目され、取り組む必要があるとされている理由を確認しておきましょう。

    少子高齢化による働き手不足

    日本の出生率はこの数十年間にわたって低下し続けています。その反対に高齢化、つまり65歳以上の人口は増え続けています。この状況は生産年齢人口、つまり働ける人が減少していることを表します。

    政府は少子化対策としてさまざまな施策を行っていますが、現時点ではどれも効果を挙げているとは言い難い状況です。そのため、生産年齢人口の減少は今後も続くと考えられます。

    この状況を具体的に数値を用いて見てみましょう。総務省統計局の資料によると、子どもの人口は2002年には1,817万人ですが、2015年には1,617万人になりました。その一方で、厚生労働省の統計によると高齢者人口は2,000人には約2,250万人でしたが、2015年には約3,500万人へと増加しています。また、内閣府の資料によると、日本の生産年齢人口は2002年に約8,600万人でしたが、2015年には約7,700万人にまで減少しています。

    それでは、働き手が減ることは企業にとってはどんな影響があるのでしょうか。考えられることは、どんなによい条件で人材募集を行っても応募者や採用者が現れず、人員が増えないことが考えられます。働き手不足対策のために採用活動に力を入れることは重要ですが、生産年齢人口が増える見込みがない以上、別の解決法を図ることを考える必要があります。その解決法の一つとしておすすめなのが、RPAツールというわけです。

    働き方改革の提唱

    2019年4月から施行された、いわゆる「働き方改革関連法案」に基づく働き方改革は、企業の規模を問わず全ての企業が取り組むべき経営課題です。この法案が施行された背景には、上に挙げた生産年齢人口の減少はもちろんのこと、働く人のニーズの多様化や、障がいのある人や家族の介護のためフルタイムで働けない人などさまざまなバックグラウンドを持つ人々に働いてもらうことで生産性を高めながら職場のダイバーシティを実現させるなど、さまざまなものが考えられます。

    それでは、どのような手段によって働き方改革を行うとよいのでしょうか。これについて、政府や厚生労働省は「投資やイノベーションによる生産性向上」と述べています。この「イノベーション」および「生産性向上」のためのソリューションの一つがRPAツールなのです。

    働き方改革の最終目的は、「働く方の置かれた個々の事情に応じ、多様な働き方を選択できる社会を実現し、働く方一人ひとりがより良い将来の展望を持てるようにすることを目指」すこととされています。 この実現のためにRPAツールを始めとしたツールを導入し、業務の効率性向上や業務時間の削減を行います。それにともない、残業時間の削減や社員の健康の向上につながると考えられます。これは働き方改革の目的と親和性が非常に高いものといえます。

    これまでは、日本企業が従業員のコミットメントを図る最大にして唯一の価値基準は「長時間職場にコミットしているか」というものでした。そのため、この価値基準からあぶれることになる中途採用者・障がいを抱えた人、育児や介護している人はコミットメントが低いと見なされ、出世せず給料が上がらない、という状況だったわけです。

    RPAツールをはじめとするこれらのツールは、今までの「長時間職場にコミットする」こと以外の働き方を実現できるため、従業員一人ひとりの事情や希望に応じた働き方を実現できる可能性があります。

    業務を自動化する方法

    それでは、具体的にオフィスの業務を自動化する方法をいくつかご紹介します。

    RPAツール

    RPAはRobotic Process Automationの略で、「ロボットによる過程の自動化」を意味します。ロボットにパソコン上で行われる一連の動作(多くの場合「シナリオ」と呼ばれます)を覚えさせ、実行することによって業務を自動化し、業務時間の削減や業務効率性の向上を図るものです。日本では2010年代の後半から大企業を中心に導入が始まり、今では企業の規模や業種を問わず多くの企業・部署に導入されています。

    できること

    それでは、RPAツールではどんなことができるのでしょうか。RPAツールはどんな業務でもできるわけではなく、得意な業務と不得意な業務があります。RPAツールが得意とする作業は、以下の3つのような特徴を持つものです。

    • ルールや手順が決まっている作業
    • 複数のツールやシステムを横断した作業
    • 大量のデータを扱い、処理する作業

    それでは、それぞれを具体的に見ていきましょう。

    ルールや手順が決まっている作業は、RPAが最も得意とする業務です。例えば請求書の作成や発注処理、伝票整理やデータの転記、メールの送受信や顧客情報リストアップなどが該当します。RPAツールはルールや手順が決まっている作業を人間より速く正確に行えます。この「単純」「定型」が当てはまる業務は、RPAツールがもっとも得意とするものです。

    また、RPAツールは複数のツールやアプリケーションを横断した作業も得意です。例えば、Excelファイルの内容を社内システムに転記する作業や、Webサイトから企業の住所や事業内容などを取得してExcelにまとめるなどの作業が該当します。RPAツールでどんなアプリケーションを連携させられるかが気になると思いますが、ほとんどのRPAツールはアプリケーションを選ぶことなく、パソコンを用いて行われる業務を自動化できます。

    RPAツールの処理速度は人間が行うよりも速く、効率的です。そのため、RPAは大量のデータを扱う作業も得意です。さらに、人間が行うと入力ミスなどの人為的ミスも発生しますが、RPAツールはミスなく正確に作業を行えます。

    RPAツールができる業務とできない業務の分岐点は「判断をともなわない作業」だといえます。RPAツールは自分で判断できません。しかし、命令された操作は命令された通り正確に、繰り返し実行可能です。この点に注意し、RPAツールに任せる仕事を選んでください。

    RoboTANGOサイトのキャプチャ

    初心者でもカンタンに
    使いこなせるRPA“RoboTANGO”

     

     

    マクロ

    マクロとは、アプリケーションにおいて「複数の操作をまとめ、必要に応じて呼び出せるようにする機能」のことを指します。マクロはMicrosoft OfficeやAdobe製品、Googleのスプレッドシートやドキュメントなど、オフィスワークで利用するさまざまなアプリケーションで利用できます。

    マクロは数値の管理や加工と相性がよいことから、さまざまなアプリケーションの中でもMicrosoft Excelとの相性がよい機能です。多くのアプリケーションで使われている機能ですが、特にExcelで使われることが多いため、一般的に「マクロ」という場合「エクセルの操作を自動化するマクロ」を指すことも多くあります。

    できること

    それでは、マクロではどんなことができるのでしょうか。まず、アプリケーションを用いて行う業務は、すべてマクロで自動化できます。Excelを例にとると、複数のブックやシートから必要なデータを抽出してグラフ化する、「エクセル内のデータを抽出して請求書や表を作り、印刷する」などの操作を自動化できます。

    マクロは、さまざまなアプリケーション同士を連携させることも得意です。例えば「Excel内のデータを抽出して表にし、PowerPointのスライド内に埋め込む」「Accessに蓄積したデータを必要な分だけExcelに取り出す」といったことができます。

    RPAツールを導入するメリット・デメリット

    それではここで、RPAツールを導入するメリットとデメリットを確認しておきましょう。

    メリット

    RPA導入のメリットの図

    RPAツールを導入するメリットは、大きく分けて3つあります。

    業務効率化できる

    1つ目は、自動化による業務効率化が期待できることです。RPAツールは大量のデータや数値、資料を速く、正確に処理できます。また、人間が業務を行うことに比べてミスも大幅に抑えることができます。ミスを修正する業務という手戻りがなくなることで、プロジェクトのスケジュール管理もしやすくなり、全体的な業務効率化につながります。

    人件費の削減

    2つ目は、RPAツールの導入により、人間が行っていた作業をロボットが代行することで人件費を削減できることです。例えば、10人のチームで行っていた作業の一部をRPAが代替することで5人のチームに縮小できれば、単純に人件費が5人分削減できると考えられます。RPAツールはロボットなので、残業代や休日出勤手当の必要はなく、24時間365日にわたって稼働させられる点もメリットです。

    もちろん、RPAツールを導入し、運用することである程度の費用がかかります。しかし、一般的にはRPAツールの導入・運用にかかるコストとRPAに任せる業務を行う人数分の人件費を比較すると、前者のコストの方が安く済むといわれています。

    そのため、特に業務量が多く、また多くの社員が時間をかけて行っている業務をRPAツールに任せると大幅なコスト削減効果が期待できます。

    コア業務に専念できる

    3つ目は、コアな業務にリソースを割けるようになることです。RPAツールを導入し、運用することで、社員は単純な定型作業や処理件数の多い業務を行わなくて済みます。そして、社員がクリエイティブ業務や新規事業、経営戦略部門の業務といったコア業務に専念できるようになれば、より質の高い仕事ができ、新しいビジネスが創出される可能性もあります。さらに、企業全体の生産性の向上にもつながります。

    デメリット

    RPA導入のデメリットの図

    RPAツールを導入・運用することには多くのメリットがありますが、同時にデメリットもあります。ここではデメリットも確認しておきましょう。

    情報漏えいのリスク

    デメリットの1つ目は、情報漏えいのリスクがあることです。RPAツールや、ツールを利用しているパソコンがネットワークにつながっていると、不正アクセスが行われたり、ロボットを乗っ取られたりした結果、情報漏えいが起こってしまう可能性があります。

    これを防止するためにはアクセス権限を設定したり、IDやパスワードを暗号化したりといった対策をとる必要があります。またデータへのログの監視なども有効です。現在、法人に導入されているRPAツールのほとんどにはこれらのリスク対策がなされています。

    業務停滞の恐れ

    2つ目は、RPAツールが停止した場合、業務が停滞する可能性があることです。RPAは常に使え、稼働しているわけではなく、何らかの原因で停止する恐れがあります。その原因としては、システム障害やネットワーク障害、ブラウザのバージョンアップやOSのアップデートといった要因が考えられます。

    RPAツールやその周辺設備を日々メンテナンスしたりアップデートに対応したりすることで、この停止リスクは低減できます。それと並行して、RPAツールが停止したときの対応方法を決めておくことも重要です。トラブル発生時のマニュアルやルールを作り、誰でもすぐにトラブルに対処できるようにしておきましょう。

    RPAで自動化できる業務を職種別で解説!

    さて、ここからはRPAツールで自動化できる業務を具体的に、職種別に事例を挙げながら見ていきましょう。

    人事・総務

    まずは、人事・総務部門です。この部門はどの会社にも存在しています。また、社員全員に関わるデータを持ち、加工・管理する業務が多いため、情報漏えいのリスクを最小限にしながら効率化したいところです。

    給与明細の作成

    給与を決定するのはベースとなる賃金に加え、残業の有無や時間、各種手当ての有無などいくつもの要素が関わっています。これらを手作業で入力し、確認し、明細を作成するのは大きな手間が発生します。この業務にRPAツールを導入すれば、時間を大幅に短縮しながらミスなく業務を遂行できます。

    人事考課

    人事考課とは、社員の会社への貢献度や業績、個人の能力などを査定する人事制度です。評価にともない、社員の給与や賞与もあわせて決定されます。

    人事考課に関する業務においては、評価表を作成したり、メールで該当する社員や管理職に対応を促したりと事務作業が発生します。RPAツールに任せる業務と、人事担当者自らが実施する業務とをうまく分担しながら進めていくのがよいでしょう。

    過重労働の通知

    勤怠管理にRPAツールを導入することで、過重労働を行っている従業員を検知することにも役立てられます。従業員の出退勤を記録したデータをRPAツールによって一定以上の時間働いている従業員や、一定以上の時間に達しそうな従業員を見つけることを自動化できます。

    入社・退社処理

    入社・退社に関わる処理は、年金や社会保険、税金面の手続きなど複雑なものが数多くあります。しかし、どの社員に対してもほとんど同じ処理を行えばよいので、定型作業といえます。これに関してもRPAツールを導入し、ミスなく効率的に作業を進めることができるでしょう。

    経理

    経理部門は数字を大量に扱うことから、RPAツールの導入に向いている部門であると考えられます。それでは、具体的にどんな業務をRPAツールに任せるとよいのでしょうか。

    交通費精算の確認作業

    交通費精算は毎月行う必要がある業務です。2020年以降は新型コロナウイルスの感染拡大のため、2019年より前と比べて出張が大幅に減っている企業が多いかもしれません。しかし、2021年には在宅勤務をメインにして交通費を出社の度に精算する制度に切り替える方針の会社も出てきたことから、交通費精算は引き続き経理部門の重要な業務の一つといえます。

    交通費精算は大量の数字をミスなく処理する必要があり、交通手段の種類や精算方法など複雑な条件が絡む処理を行う必要があるため、RPAツールを導入するのに向いていると考えられます。

    預金残高の確認

    会社が利用しているオンラインバンキングにログインして各口座の残高確認し、エクセルなどに転記してまとめ、ログログアウトするという一連の流れは手順の決まっている業務です。これも、RPAツールで自動化できます。

    RPAツールを利用してオンラインバンキングにログインすることは不安を覚えるかもしれませんが、法人向けに提供されているツールの中から特にセキュリティの高いものを選んで対応すれば、不安は解消されるでしょう。

    営業

    営業部門は数値によって管理される部門です。また、管理された数字から資料や書類を作成する機会も多いため、RPAツールを活用するシーンは多いでしょう。

    見積書の作成

    見積書の作成は、営業パーソンの重要な業務の一つです。しかし、見積書の中で提示するものは、商品やサービスとその値段、個数とその合計です。手順も決まっているため、自動化しやすい業務といえます。

    日報作成

    日報に記入すべき項目の中にはその日の売り上げや目標数値の達成度合いなど、数値も多くあります。この部分はPOSデータやExceなどをRPAと連動させ、効率化させることができます。

    レポート作成

    レポートも見積書や日報と同じく、数字を記載する部分が多く存在します。データベースから読み込んで数値を反映させる手順を自動化し、省力化を図りましょう。

    マーケティング

    営業と同じく、マーケティング部門も数字を用いて分析し、レポートやプレゼンテーション資料などの形でアウトプットします。RPAツールを用いる機会が多い部門と考えられます。

    競合他社の分析

    競合他社を比較する際には、価格や他社のシェアなど数値を用いて可視化することが多くあります。この課程においてRPAツールを導入すれば、競合する製品やサービス、他社の状況を表す数値を自動的に抽出して表にすることが可能です。

    広告の効果測定

    現在、広告の効果を測定する際には専用のツールを用いて行ってる会社が多いでしょう。しかし、ツールに表される数値はそのままでは見づらい・わかりづらいことがあります。そのため、この業務にRPAを導入すれば、必要な数字を自動的に抽出して表を作成するなどの業務を正確に素早く行えます。

    アンケート調査の集計・解析

    マーケティングのためにアンケートを行う企業は多いものです。しかし、アンケートは行っただけでは役立てることができません。データとして集計する必要があります。

    アンケート結果の集計や解析をRPAツールに任せることで、ミスなく膨大なデータを集計できます。また、RPAは24時間365日稼働させることができるため、回答のあったアンケートをリアルタイムで反映させられるというメリットもあります。

    RPAツール導入前に業務の見える化を

    RPA導入前に行うべきことの図

    ここまで読んで、定型業務や単純作業にRPAツールが有用だということがお分かりいただけたでしょうか。これを読んでRPAツールに興味を持ち、すぐにでも導入したいと考えた方もいるかもしれません。しかし、RPAは導入してすぐ使ったのでは十分な効果を得られません。導入前に以下のことを行うことで、より効果的な運用ができるのです。

    RPAツールの得意・不得意を理解する

    まずは、RPAツールの得意な業務・不得意な業務を理解することが必要です。上で述べたとおり、RPAツールはルールや手順が決まっている作業、複数のツールやシステムを横断した作業、大量のデータを扱い、処理する作業を得意としています。この点を理解せず、なんでもかんでもRPAツールに任せてしまうと帰って効率の低下を招いてしまいかねません。

    自動化したい業務を明確にする

    全ての業務をRPAツールに任せられない以上、会社や部署の業務の中からRPAツールに任せる業務を選ぶ必要があります。そのために、まずは会社や部署内の全ての業務を洗い出して見える化し、どんな業務があるのかを把握します。その上でRPAツールに任せる業務とそうでない業務に仕分けましょう。

    全ての業務を洗い出して可視化することは、RPAツールのためだけでなく本来の意味での業務効率化にもつながります。例えば「この業務は何となくやってきたけど、もはやいらないのではないか」「この業務は外部委託した方が効率的ではないか」などの判断ができるようになるからです。

    小規模から始める

    RPAツールを運用する際には全社的に始めるのがよいと考える方もいるかもしれませんが、まずは小規模で導入し、比較的手順が簡単な業務から導入しましょう。その理由は、テスト運用をする中で、RPAツールの使い勝手や運用体制などを検証し、本当に運用を続けられるかを検証し、その後の効率的な運用につなげるためです。

    このテスト運用でRPAツールの特性やロボットの作成方法を十分に理解し、運用体制が整ったら、少しずつ他のプロジェクトや部署にも導入していきましょう。このように進めることで始めることで、RPA導入が失敗に陥るのを防ぐことができます。

    まとめ

    今回は業務の自動化をするための方法としてのRPAツールをご紹介しました。RPAツールが得意とする業務やマクロとの違い、RPAを導入する際の注意点などを理解していただけたでしょうか。

    RPAツールを導入することは難しいことと感じられるかもしれませんが、一つ一つの工程を分解し、着実に実行していけばそれほど困難ではありません。おそらく、ITリテラシーに不安のある中小企業が最も尻込みする過程はロボットの作成だと思われます。なぜなら、ロボットの作成にはプログラミングの知識が必要とうたわれていることが多いからです。

    結論からいうと、ロボットの作成にプログラミングの知識は不可欠ではありません。ただ「あった方がスムーズ」なのは確実です。しかし、近年は画面を録画して業務の一連の流れを覚えさせ、自動的にロボットを作成できるRPAツールも多く提供されています。ITリテラシーに不安のある企業や部署は検討するとよいでしょう。

    ぜひこの機会にRPAツールを導入し、業務の効率化を成功させてください。単に業務時間や人件費を節約できるだけでなく、それ以上に多くのメリットを得られるでしょう。

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