経理業務をRPAで効率化！成功事例も合わせてご紹介

RPAは3段階に分類される

RPAツールは一般的に「クラス１」「クラス２」「クラス３」の3つの段階に分類されており、経理業務を効率化する場合にはどのレベルのツールを導入するかを検討する必要があります。

このように、クラスによってRPAツールでできることは異なります。RPAツールで経理業務を効率化するために導入する際には、どのレベルで経理業務を最適化していくのかを明らかにしなくてはなりません。導入する際には、どのように経理分野の業務でRPAツールを活用するのかを検討しながら導入するクラスを決めると良いでしょう。

単純作業・定型業務の効率化

経理業務におけるルーティンワークの自動化により作業効率が向上します。
もしかすると、すでにExcelのマクロを活用して、経理業務の一部を自動化している場合もあるかもしれません。ExcelマクロとRPAはどちらもパソコン上の定型業務を自動化できる点では似ています。しかし、Excelマクロの利用はエクセルをはじめとするMicrosoft製品に限定されます。一方、RPAはMicrosoft製品以外のソフトウェアやシステムで行う業務にも対応できます。例えば、集計するためのデータダウンロードをはじめ、集計したデータのメール送信や書類のPDF化の自動化も可能です。RPAとExcelマクロを組み合わせれば、さらに複雑な作業も自動化できるようになるため、幅広い業務で作業効率の向上が実現できます。
実際に弊社のお客様ではマクロやAccessとRPAを組み合わせて活用している経理部門担当者も多くいらっしゃいます。

人的ミスの削減

RPAは設定された業務を正確にこなすため、人為的ミスの削減が可能です。
人が作業をする場合、いくら注意していても疲労や集中力の低下により、誤入力や入力漏れなどのヒューマンエラーが発生する可能性があります。そのため、作業後に複数回の確認作業をすることも少なくありません。
ミスが発生した場合は、確認や修正に手間がかかり、担当者の負担が増えてしまいます。
かといって、ミスを防ぐために何度も確認を行うのも、それ自体が大きな工数となります。

繰り返し行う定型業務が多い経理業務でRPAを導入すれば、ロボットが設定された手順に沿って正確に業務を行うため、人為的ミスの削減と確認作業の回数を減らすことができ、経理担当の負担が軽減されます。さらに、会社のお金を管理するのでミスが許されない経理業務で業務を自動化することにより、経理担当の肉体的な負担だけでなく精神的な負担も和らぐでしょう。

コスト削減

RPAで経理業務を効率化すれば短時間で業務をこなせるようになるため、残業時間や人件費の削減が可能です。
もちろんRPAの導入にもコストはかかりますが、新たな人材の採用や人材育成のコストを考えると、RPAを導入した方がコストを抑えられる場合もあります。またRPAで人手不足を補えば、採用した人材が退職してしまうリスクもありません。ロボットは疲労することなく24時間365日稼働できるという点でも、人材を採用するよりもRPAを導入した方が、低コストで高いパフォーマンスを実現できるでしょう。

コア業務にリソースを割ける

定型業務をRPAに任せることで、経理担当はロボットでは対応できないコア業務に集中できるようになります。コア業務に注力することにより、生産性の向上も期待できるでしょう。また作業にかかる時間を大幅に短縮できるので、作業スピードもアップします。これにより作業納期を早めたり、作業量を平準化したりすることも可能になります。

属人化防止

RPAを活用することで、特定の担当者しか対応できない業務の属人化を防ぐことができます。たとえば、給与情報や社内の重要な数値を含む月次レポートの作成業務などは、内容の機密性が高いため、限られた担当者にしか任せづらく、属人化しやすい傾向があります。RPAを導入すれば、そうした業務もロボットに処理を任せることができ、安心して自動化が進められます。

また、長年の経験やノウハウをもとに業務を遂行してきた担当者が異動や退職をしても、RPAで業務手順を仕組み化しておけば、体制が変わっても業務が滞ることはありません。誰か一人に依存しない安定した業務運用が実現できる点も、大きなメリットです。

経理部門でRPAを活用できる主な業務

上記の経理業務はいずれも各社の経理担当が業務フローに基づいて行う定型業務になっているはずです。言い換えれば、正しい手順で進めることが重要だということになります。そして、そのような仕事こそRPAを用いて効率化するのに最適です。

例えば、膨大な伝票データの入力を手作業で行う場合は、経理担当に負荷がかかるだけでなく、入力ミスが発生する可能性もあります。RPAで伝票データを読み取る作業からシステムへの入力や書類作成までを自動化すれば、経理担当の負担を軽減しながら、処理時間の大幅な短縮を実現できるでしょう。

経理・財務・会計業務は、企業の資金の流れを管理する重要な部門であり、他の業務以上に正確性が求められる領域です。「間違いがないのが当然」とされる一方で、わずかなミスが大きな問題につながるため、非常にシビアな対応が求められます。
定型業務に関してはRPAを使えば、人よりも素早く、精度の高い業務を遂行できるようになります。

株式会社エステム管理サービス

ビル・マンションの総合管理事業をされている株式会社エステム管理サービス様。
繰り返しの作業や、入力ミスを防ぐための重いチェック体制による精神的負担を軽減し、担当者の業務負荷を解消したいと考え、RPAツールの導入を検討されました。
操作の分かりやすさ、フローティングライセンスである点、ロボットの作成しやすさを評価し、RPAソフトウェア「RoboTANGO」を導入されています。

現在では、経理部門におけるマンション管理費の会計システム入力作業をはじめ、複数の業務でRPAを活用。作業時間の短縮や人的ミスの防止など、確かな効果を実感されています。

株式会社I&Rビジネスアシスト

さまざまな取引先から経理・会計業務のアウトソーシングを引き受けている株式会社ビジネスアシスト様。上記に記載した課題を改善すべく導入したのが、ReiWorQのAI-OCRとRPAでした。導入時はRPAプロジェクトを立ち上げ「業務を楽にする」「業務を標準化する」この2つを目標に掲げて取り組みました。

働き方の「無理をなくす」という観点から導入したAI-OCRとRPAで、仕事の「無駄をなくす」ことができ、社員の働き方への意識も変わってきたそうです。業務効率化による作業時間の短縮後は、社員1人1人がより付加価値の高い仕事に取り組む時間を持つことができました。

辻・本郷税理士法人

社会保険業務や給与計算業務を行う辻・本郷税理士法人様。
上記に挙げた手間を解決するために、RPAツールについてWebやセミナーで情報収集を開始。ロボットの作りやすさと操作性の良さからRPAソフトウェア「Robo-Pat」を導入し、給与計算業務の時間短縮に成功しました。

現在は給与計算業務にとどまらず、社会保険業務でもRPAの運用をスタート。業務の効率化や人為的ミスの軽減など、RPAの導入効果を感じています。

RPA市場の拡大

RPA市場は2018年・2019年・2020年と、市場規模を大きく拡大し、幅広い業界でRPA活用が広がっています。
デロイト トーマツ ミック経済研究所の2024年11月21日のプレスリリースによると、RPAソリューションサービスの市場規模は2022年度795億円、2025年度には1,183億円に達する見込みで、今後も堅調な成長が続くと予測されています。生成AIとの連携や非定型業務への対応拡大が、市場拡大の背景とされています。

今後増々どの業界でもRPAでの業務自動化・効率化がスタンダードになっていくでしょう。普段苦労して膨大な情報を取り扱う社員の負担を軽減するためにも、RPA導入で他業界・他社に後れをとらないためにも、できるだけ早い段階から経理分野でRPAを活用することをおすすめします。

経理部門の人手不足

Sansanが2024年に実施した「経理の人手不足に関する実態調査」によると、経理担当者の約半数（50.1%）が、自社の経理部門で人手不足を感じていることがわかりました。
特に負担が大きいとされていたのが、「インボイス制度や電子帳簿保存法への対応による業務の増加」です。制度対応からしばらく経った現在でも、多くの企業で業務負荷は解消されていません。さらに、「新たな経理人材を採用できない」「システム導入が進まず生産性が上がらない」といった声も多く、人材確保も仕組み化も進まないという経理現場の課題が浮き彫りになっています。

こうした背景から、定型業務を効率化し担当者の負担軽減につなげる手段としてRPAは注目されています。
RPAは業務の属人化を防ぎ、ミスを減らし、法制度対応や人材不足といった複合的な課題の解消にもつながります。

1.業務を洗い出し、RPA化する業務を選定する

まずは業務を洗い出し、RPAで自動化する業務を選びましょう。
業務を洗い出す際は、RPAで自動化するか否かに関わらず、全ての業務をリストアップすることからはじめると良いです。そうすることで、RPAを実際に使用してからRPAを活用する業務を広げやすくなります。

全ての業務を洗い出したら、RPA化する業務を選定します。RPAが得意とする業務は、定常業務や同じことを繰り返し行う業務、作業手順が明確な業務です。一方、ヒトによる判断が必要な業務やルールが整理されていない業務はRPAの導入には向いていません。自動化に適さない業務にRPAを導入すると、業務効率が下がったり、工数が増えたりする可能性があるので注意が必要です。業務の選定を行う際には、RPAに適した業務かどうかを考えましょう。また、導入の目的やRPA導入で期待する効果・目標を事前に決めておくと、業務選定がしやすくなるのでおすすめです。

2.自社で運用できるRPAを探す

自社のRPA導入目的や環境に合ったRPAツールを探しましょう。

3.エラー発生時の対処法を考える

RPAはロボットであるため、システム障害やバグが発生する可能性があります。このようなエラーが発生した際に、スムーズに対応できるように事前に対処法を決めておきましょう。

エラーが発生する原因には、ロボットを開発した時と実行した時の環境の変化が考えられます。例えば、業務フローの変化やパソコンのアップデート、アプリケーションの仕様変更、インターネット環境の変化などです。

このようなエラーが発生するケースを想定しながら対処法を決め、フローや対応手順をマニュアルに記載するなどして部署内で共有しておきましょう。情報システム部門の連絡先やRPA提供会社のカスタマーサービスに関する情報もマニュアルで共有しておくと、エラー発生時に誰でも迅速に対処できるようになり、被害を最小限に抑えられます。

また、エラーが発生したらRPAが停止した原因をメッセージで知らせたり、担当者にメールでアラートが送信されるようにしたりしておくと、迅速にエラーに対応できるようになるのでおすすめです。

4.スモールスタートではじめる

RPAは小規模で比較的手順が簡単な業務から導入しましょう。
特定の業務やプロジェクト単位などスモールスタートでテスト運用する中で、RPAツールの使い勝手やRPAの運用体制などを検証します。
RPAツールの仕組みや特性を理解し運用体制が整ったら、段階的に他のプロジェクトにも導入していきましょう。このようにスモールスタートで始めることで、失敗を防ぐことができます。

RPAならスターティアレイズにお任せください

スターティアレイズは、自社製品のRPAツール「RoboTANGO」をはじめ、「Robo-Pat」「WinActor」など複数製品を取り扱うマルチベンダーです。お客様の業務内容や課題に応じて、最適なRPAツールをご提案できるのが私たちの強みです。
また、業務の自動化が可能かどうかの可否診断や、無料トライアルのご利用時には実際に企業様がお使いのシステムを活用してRPAの作成支援をおこなうといった手厚いサポート体制もご用意しています。
初めての方でも安心して導入いただけますので、RPAをご検討の際はぜひお気軽にご相談ください。