RPAは「意味がない」「使えない」と言われる理由とは？RPA導入に失敗しないためのポイントと考え方

費用対効果が見えない・効果測定をしていない

RPAを導入したにもかかわらず、その効果を実感できない、あるいは期待していた成果が現れなかったという状況は少なくありません。これは、導入時にROI（費用対効果）を算出せず、効果が不明瞭なままプロジェクトが進んでしまうことが原因です。

さらに、成果が感覚的なものになり、実際には成功しているプロジェクトでも、明確な評価指標がないために「効果がない」と感じてしまうことがあります。このような場合、RPA導入の目的や成果が曖昧なまま進行してしまい、「意味がない」と判断されがちです。

維持コストの増加

RPAの導入後、当初予定していたよりも運用に多額のコストがかかることがあります。これにより、期待していた効果が得られず、導入の意味がないと感じられることがあります。

さらに、内部リソースだけでは運用が困難になり、外部の支援を求めることで費用が増加することがあります。
また、開発版と実行版でライセンス費用が分かれているツールの場合、RPAを作成するたびにライセンスを切り替える必要があり、その結果、費用と手間がさらに増加します。こうした状況では、RPAがコスト削減のツールとして機能せず、逆に経費を圧迫する要因にもなってしまいます。

自動化に不向きな業務の選定

RPAはすべての業務を自動化できるわけではありません。業務内容によって向き不向きがあり、ツールを導入しても自動化に不向きな業務を選んでしまうと、うまく活用できない場合があります。

特に、複雑な業務や人の判断が必要な業務、頻繁に変更が発生する業務は自動化に向かず、RPAの効果が発揮されないため「意味がない」と思われがちです。
自動化対象の適性を見極めずに進めると、期待した効果が得られないことが多くなります。

自動化業務を棚卸しできていない

RPAを導入する際に、自動化に適した業務の棚卸しができていないと、効果的な自動化が実現しません。自動化すべき業務を見つける方法がわからず、何を自動化すべきかが不明確なまま放置されることもあります。その結果、RPAを十分に活用できず、期待した効果が得られないことが多いです。

また、パソコン作業の「操作・動作」ではなく、大きな「業務」単位で考えると、人の判断が必要な部分が含まれるため、自動化が難しいと誤解されがちです。これにより、自動化できる業務が少ないと感じられ、RPAが使えないと判断されてしまうことがあります。

ツールを使いこなせていない

RPAを導入しても、適切なトレーニングが不足していると、ツールを使いこなせず効果を最大限に発揮することができません。RPAだけでなくすべてのツールには慣れが必要であり、トレーニングが不十分だと、RPAロボットのメンテナンスやエラー対応ができず、「手がかかる」「使いづらい」というイメージが定着してしまいます。

また、RPAの導入目的が現場にうまく伝わっていない場合も、定着化が進まず、効果的に活用できないことがあります。

運用とメンテナンスの問題

RPAを運用する体制が整っていないと、導入効果を十分に発揮することができません。担当者や管理者が不在の場合、RPAの運用やメンテナンスが適切に行われず、問題が発生しても迅速に対応できないことがあります。

また、現場担当者にとって操作が難しく、各種機能や設定方法がわからない場合、RPAの効果が発揮されず、「使えない」と感じられることが多いです。

過大な期待と現実のギャップ

RPAに対する過大な期待があると、現実の効果とのギャップに失望することがあります。何でも自動化できると期待していると、現実にはRPAが対応できない業務が多いことに気づき、「使えない」と判断されてしまいます。
このギャップを理解しないまま導入を進めると、RPAの真の価値を見逃してしまうことになります。

社内の抵抗とコミュニケーション不足

RPA導入に対する社内の抵抗感やコミュニケーション不足があると、スムーズな導入が難しくなります。従業員への適切な説明とサポートが不足していると、変化に対する抵抗感が強まり、RPAが効果的に活用されません。社内での理解と協力が欠かせないため、導入時には十分なコミュニケーションとサポートが重要です。

費用体効果の測定

RPA導入の最初のステップは、明確な目標を設定し、その成果をどのように測定するかを決めることです。RPAがどれだけコスト削減や効率化に寄与するかを具体的な数字で示すことが重要です。例えば、「毎月のデータ入力作業を自動化して、年間で100時間の作業時間を削減する」といった具体的な目標を立てることで、導入後の成果を評価しやすくなります。

さらに、定量的な効果だけでなく、副次的な効果（定性的な効果）の測定も重要です。例えば、RPAによって単調な作業が減少し、従業員の満足度が向上することや、業務ミスが減少することで精神的ストレスが軽減されることが挙げられます。また、RPAによって創出された時間を活用して、新たな業務やプロジェクトに取り組むことで、組織全体の生産性が向上します。これらの定性的な効果も考慮に入れることで、RPA導入の総合的な価値を評価することができます。

段階的な導入

RPAをいきなり全社で導入するのではなく、まずは小規模なプロジェクトから始めることをおすすめします。
例えば、一つの部署や特定の業務から自動化を始め、その結果を評価し、徐々に他の部署や業務にも拡大していくことで、リスクを抑えながら成功体験を積み重ねることができます。

業務フローの見直し・オペレーションの整備

業務を棚卸する際は、現在の業務フローを詳細に見直し、効率化の余地を探ることも重要です。業務プロセスを一つ一つ洗い出し、各ステップがどのように進行しているかや、各ステップの利用アプリケーションを可視化します。これにより、重複している作業や無駄な作業を発見・改善し、オペレーション全体を最適化することができます。
業務の流れをしっかり整理し、標準化することで、全体的な効率化の実現とRPAの効果を最大限に引き出すことが可能になります。

自動化対象業務の洗い出し

業務フローの見直しと整備が完了したら、自動化に適した業務を具体的に洗い出します。
RPAが得意とする業務の例としては、

これらの基準を満たす業務をリストアップします。

次に、各作業手順やその中での人の判断の有無、作業難易度、かかっている工数・時間を可視化します。
これにより、最も効果的に自動化できる業務を特定し、優先順位をつけることができます。適切な業務を選定することで、RPAの導入効果を最大化し、組織全体の生産性を向上させることができます。

担当者が使いこなせるRPAツールの選定

RPAツールを選ぶ際には、実際に使用する担当者が使いやすいかどうかが重要です。
特にパソコンの知識に詳しくない方やツールを初めて導入する場合は、インターフェースが直感的でわかりやすく、操作が簡単なツールを選ぶことで、従業員がスムーズにRPAを導入・運用できるようになります。

そのため、導入前には必ず無料トライアルやフリープランで操作性を確かめ、運用イメージをつけてから導入することをおすすめします。

サポートが充実したベンダーの選定

RPA導入後の運用を成功させるためには、サポートが充実したベンダーを選ぶことが重要です。導入前後のRPA作成支援、学習コンテンツの有無、技術的な質問や問題解決のサポートなど、さまざまな面でサポートを受けられるベンダーを選びましょう。

適切なトレーニング

RPAを導入する際には、従業員が新しいツールを使いこなせるようにするためのトレーニングが重要です。

例えば、ベンダーが提供している利用者向けセミナーや動画コンテンツ、ヘルプセンターなど基本的な操作方法から始め、実際の業務にどう適用するかを学べるトレーニングプログラムを積極的に利用しましょう。導入時の早期な定着化を目指す場合は導入支援やオンボーディングプログラムを利用するのもおすすめです。

これにより、従業員がRPAを効果的に使えるようになります。

継続的な運用体制の構築

RPAを運用する中で発生する問題に対応できる体制を整えることも重要です。例えば、部門や部署を横断したプロジェクトチームを編成し、従業員が質問や問題に対してすぐに相談できるようにすることで、RPAの効果的な運用ができるようにします。また、社内での勉強会や研修を定期的に実施し、RPAに関する知識の共有や底上げを図ることも効果的です。これらの取り組みによって、従業員がRPAを正しく理解し、効果的に活用できる環境を整えることができます。

RPAが得意なこととできないことを理解する

RPAを効果的に活用するためには、RPAが得意なことと不得意なことを理解することが必要です。
RPAは、定型的でルールベースの作業や大量のデータ処理に優れていますが、複雑な判断を伴う作業や創造的な作業には向いていません。例えば、毎日同じフォーマットのデータを入力する作業はRPAの得意分野ですが、顧客対応などの個別判断が必要な作業は難しいです。これを理解することで、RPAを適切に活用できます。

RPAロボットにはRPAロボットが得意なやり方で

RPAを導入する際には、人と同じ作業をそのままロボットにさせるのではなく、ロボットに適した操作方法で自動化することが重要です。RPAは「ダウンロードする」「コピーする」「移動する」などの動作をロボットに記憶させる仕組みです。そのため、人の作業をそのままロボ化しようとするのではなく、ロボットの得意なやり方に合わせて作成することが必要です。

導入前の課題

日本旅行様では、多くの単純作業を手作業で行っており、業務が逼迫していることが課題でした。個人の工夫や業務の棚卸レベルでは効果が薄く、抜本的な改善が求められていました。本社では、以前他社のRPAを活用していたものの、専門的な要素が強く、社内に浸透していませんでした。そのため、担当者様が所属する部門でのRPA導入には慎重でしたが、簡単にRPAが作成できるツール「RoboTANGO」を知り、導入に踏み切りました。

導入後の成果・効果

RPAツールの導入後、日本旅行様では、顧客リストの抽出や加工、加工したデータの取引先への通知、基幹システムでの商品の販売化作業、売止め作業など様々な定型業務を自動化。その結果、月間100時間以上の工数削減に成功しました。

運用のポイント

導入時には費用対効果の検証を容易にするため、RPAロボットの稼働時間をスプレッドシートに入力し自動的に集計する仕組みも整えました。このデータを基に、社内でRPAの効果を示す資料を作成し、継続的にRPAを活用していくための基盤を築きました。
さらに、一人の担当者に業務が集中しないよう、複数人がRPA運用に関わる体制を構築されています。

導入前の課題

業務推進部（旧購買部）では、生産性の向上が喫緊の課題でした。従来の方法では売上拡大に伴い人員を増やす必要があり、利益圧迫の懸念がありました。基幹システムからの書類出力に多くの工数がかかり、既存のRPAは開発が難しく運用負荷が高かったため、簡単に開発・運用できるRPAを検討。「RoboTANGO」を導入することになりました。

二つ目は、モジュール化・疎結合化です。RPAロボットのメンテナンスを効率化するため、モジュール化・疎結合化を進めています。これにより、ロボットの作成時だけでなく、保守作業の工数も削減できます。

三つ目は、勉強会の実施です。
RPAのメリットを理解してもらい、親しみやすくするために、小中学生向けのプログラミング入門的な勉強会やコーディングルールの共有などを行っています。

導入前の課題

元々使用していたRPAは、ロボットの作成や保守を外部業者に依頼していましたが、電子カルテシステムのアップデートごとに画面変更があり、そのたびに改修が必要で手間がかかっていました。また、業者が保守サービスをクローズすることになったため、自分たちで運用できるRPAの導入を検討することになりました。
以前のRPAは操作が複雑だったため、「操作が簡単で初心者でも扱いやすいRPA」を条件に検討を進め、比較検討した中でRPA「RoboTANGO」とAI-OCRの導入も決めました。

導入後の成果・効果

導入後は、電子カルテへの血液検査データのアップロード作業や、全患者の処方情報の抽出作業、AI-OCRでスキャンした請求先情報を電子カルテに入力する作業、入金情報と電子カルテの収納情報の突合作業、電子カルテへの従業員登録作業など今まで手作業で行っていた様々な業務を自動化しました。結果、RPAとAI-OCRを活用したことで年間1,800時間の作業時間削減に成功しました。

運用のポイント

一つ目は、自動化の前に業務オペレーションを整えることです。RPAロボットを作成する前に、業務のオペレーションが乱れていることが多いため、まずはITチームと依頼者が打ち合わせを行います。この過程で、「この作業は無駄ではないか」「フォーマットに問題はないか」といった意見交換を行い、業務プロセスを見直してからRPAロボットを作成するようにしています。

二つ目は、メンテナンスを最小限に抑えられるようなプロセスで実施するという点です。
現在、新しいクリニックがどんどん増えているため、今後も新規のクリニックが増えてもRPAロボットのメンテナンスが少なくて済むような工夫をしながら行っています。