RPAの社内展開・全社展開を成功させるには？よくある課題や成功のポイント、社内展開の流れも解説

生産性向上やコスト削減の導入効果の拡大

RPAにより、繰り返し発生する時間のかかるタスクを自動化することで、創出できた時間によって従業員はより価値の高い業務に集中できるようになります。
これにより、生産性向上やコスト削減といった効果を得られますが、社内展開することによってその効果をさらに拡大することが可能です。

結果、組織全体に拡大され、企業全体の運用コストの削減にもつながります。また、自動化により人的ミスが削減されるため、全体の品質向上にも寄与します。
生産性向上とコスト削減の効果は、RPAの全社展開の大きなメリットです。

運用体制の統一化

RPAの社内展開・全社展開によって、企業内の運用体制を統一することが可能です。
RPAを導入することで、異なる部門でバラバラだった業務プロセスを標準化し、全社的な運用体制の統一化が実現できます。
この統一化により、業務プロセスの一貫性が保たれ、企業全体のリソースを効率的に利用できるようになり、管理コストの削減にもつなげられます。

企業の競争力強化

RPAの社内展開・全社展開は、企業の競争力を大幅に強化することができます。
業務を自動化することで、迅速な意思決定、市場への迅速な対応、顧客満足度の向上を実現できるため、競争上の優位性に直結します。
さらに、RPA導入によるコスト削減効果により、企業の収益性も向上し、長期的な成功を実現するための強力な基盤を築くことができます。

1.自動化する業務の棚卸し・洗い出し

RPAの導入を成功させるためには、まず自動化に適した業務を特定することが重要です。時間のかかる繰り返し作業、人的ミスが発生しやすい作業、大量のデータを扱う業務を洗い出し、業務プロセスを細かく棚卸しすることで、RPAによる効果的な自動化が可能となります。
このステップは、全社展開に向けた最初の段階であり、RPAの活用範囲を明確にするための重要なプロセスになります。

2.RPA担当者の役割・運用ルール決め

RPA導入時には、明確な役割分担が欠かせません。各担当者の責任範囲を決定し、誰がプロジェクトのどの部分を担当するのかをはっきりとさせることで、RPAの運用を円滑に進めましょう。
さらに、全社での展開を見据えた場合、運用ルールを事前に設定し整備しておくことが重要です。これにより、担当者が異動や退職する場合でも、RPAの運用に支障をきたさずに継続できる体制を築くことができます。

3.RPAツールの選定・導入

次に、RPAツールの選定と導入を行います。数多くのRPAツールが市場に出回っていますが、企業のニーズや課題解決に合ったツールを選ぶことが重要です。
RPAを導入する際は、操作性や機能性、拡張性、サポート体制などを考慮して選定を行うことが成功のポイントです。
現場担当者がRPAを運用する場合は、プログラミングスキルや知識がなくてもスムーズに作成できるツールがおすすめです。

4.小規模でスモールスタート

全社展開の前に、まずは個人や特定の業務など小規模なタスクから自動化を始めて、RPAの効果を実証することがおすすめです。
スモールスタートにより、RPAの効果や問題点を検証し、リスクを最小限に抑えながら展開できます。初期の成功体験を積み重ねノウハウや知見を蓄積することで、全社展開の際にスムーズに進行できる基盤を築くことができます。

簡単かつ効果がでやすいものから始めること

RPA導入の初期段階では、まず簡単で効果が出やすい業務から始めることが重要です。
定期的に発生する単純な業務を自動化することで、すぐに効果・成果を実感できるため、社内での支持も集めやすくなります。
早期にRPAの有用性を示すことができるため、他の部門へのスムーズな展開も可能になります。

5.成功事例をもとに自動化する業務を増やす

ある程度RPA作成のコツをつかみ、効果も見えてきたら、RPAの成功事例を共有し、部署・部門内へ自動化の範囲を拡大していきます。
まずはRPAが成功した事例をもとに、同じ部門内の類似業務に同様の自動化を適用することをおすすめします。徐々に自動化する業務を増やし、どの業務が同様の効果を期待できるかを特定していきます。

部門内で作業時間削減や人的ミスの削減など一定の成果が出たら、他部署への展開をおこなっていきます。

6.他部署への展開

部門内での業務の自動化が成功した後、得られた知見と経験をもとに、他部署への展開を進めます。他部署への展開に際しては、各部署の業務と流れを理解し、RPA導入による最適な効果を見極めることが重要です。
社内展開で重要なのは、異なる部署の特定のニーズに合わせたカスタマイズと、部門間での連携とコミュニケーションの強化です。
他部門で横展開して活用する際はプロジェクトチームを組み定期的に情報を共有したり、運用ルールを展開したり、サポート体制を整えて他部署がスムーズに運用できるように取り組みましょう。

RPAを作成できる人が限られている

RPAを活用するためには、RPAツールの知識やスキルが必要です。しかし、社内でRPAの作成・管理を担当できる人材が限られていると、導入や展開がスムーズに進まないことがあります。

知識やノウハウが属人化されてしまうと、1日に進められる業務の自動化に限界が生まれ、担当者が休みや他の作業をおこなっている日にはタスクが完全にストップしてしまうなど、計画通りに進行しないリスクも生じます。

RPAを使いこなせていない、作成できない

RPAツールの操作が難しかったり、従業員がツールに慣れていなかったりすると、RPAの効果を最大限に引き出すことはできません。RPAのスキル不足は、RPAロボットの修正ができない、操作ミスやトラブルが増えるなどの原因となり、結果としてRPAの活用や社内展開が阻害されます。

さらに、RPAに関する知識や経験が不足していると、どの業務をどのように自動化するかがわからず、社内全体へのRPAの浸透が難しくなってしまいます。

社内の抵抗や変化への恐れ

RPAを導入する際、従業員は自分が今まで行っていた仕事がRPAによって奪われてしまうかもしれないという不安や恐れを持つことがよくあります。このような変化への不安は、従業員の抵抗感となり、RPA導入の際に障害をもたらすことがあります。また、自動化の導入が業務の質や自身のキャリアにどのような影響を与えるかの不明確さが、抵抗の一因となることもあります。

費用対効果が見えていない

RPA導入にはコストがかかるため、費用対効果が不透明だと、導入に対する社内の理解や承認を得るのが困難になります。また、社内展開する際に費用対効果を提示することは非常に重要です。
このため、投資に対するリターンを明確にすることが重要です。

解決策：費用対効果を可視化する

具体的な費用対効果を示すためには、RPAによるコスト削減（例えば、人件費の削減、エラー発生率の低下、業務のスピードアップなど）を具体的な数値として計算しましょう。
また、自動化した業務がどの程度の時間を削減できたかや、今から自動化する対象業務がどれくらいの時間削減を見込めるかを示すことも有効です。
これらのデータを基に、具体的なROI（投資収益率）を算出し、経営層や関係者へ報告することで、RPA導入の正当性と社内展開の必要性を明確に示すことができます。
以下に定量的な成果と定性的な成果の例を記載しますので参考にしてみてください。

他部門との協力体制がとれていない

RPAを社内展開するためには部門間の協力が必要ですが、異なる部門間での意思疎通や協力が不足している場合、プロジェクト全体の効率が低下し、期待していた成果が得られない可能性が出てきてしまいます。

対象業務が見つけられない

RPAを導入するにあたり、どの業務を自動化すべきかを特定することは、プロジェクトの効率と効果を大きく左右します。しかし、自動化に適した業務が明確でない場合、RPAの導入が難航し、投資の価値を最大化できないことがあります。
業務が複雑であるか、文書化されていないために、どの業務が自動化に最適かを判断するのが困難になってしまいます。

RPA運用が現場の業務担当の場合

現場の業務担当者がRPAの運用を行う場合、その最大のメリットは、担当者自身が業務プロセスに精通していることです。そのため、RPAを用いて自動化すべき業務を的確に選定し、問題が発生した場合も迅速に対応することができます。
また、現場の担当者向けに直感的に操作でき、サポートが充実したRPAツールを選ぶことで、スムーズに運用できるツールを選択することも重要です。

ただし、現場担当者一人での運用では、RPAの属人化が生じる可能性があります。特定の担当者に依存し、属人化してしまうことがデメリットとして挙げられます。どこかのタイミングでチームを立ち上げ、RPAの知識や操作スキルを共有することをおすすめします。

RPA運用が情シス・IT部門の場合

情報システムやITチームなどのIT部門がRPA運用を担当する場合、プログラミング知識や技術的な専門スキルを持っているため、RPA運用がスムーズに進むことがメリットです。さらに、ノウハウやナレッジを一元管理できるため、社内全体への展開が容易になります。
また、技術的なサポートやメンテナンスも情シス・IT部門が担うため、システム全体の安定性を保つことが可能です。

ただし、情シスやIT部門は現場の業務内容に精通しているわけではないため、現場担当者からのヒアリングが重要になります。自動化すべき業務フローを洗い出す作業は現場担当者が行い、情シス・IT部門はそれに基づいてRPAのシナリオを作成するようにしましょう。
また、IT部門は他の業務や作業に追われることが多いため、作業依頼が増えると待機時間が生じ、RPAプロジェクトが停滞する可能性があることが懸念されます。

運用ルールやマニュアルを作成する

RPAの社内展開を成功させるためには、標準化された運用ルールと詳細なマニュアルの作成が必要です。他の部門がRPAを導入する際に、統一されたガイドラインに従うことで、各部門が異なる方法でRPAを運用することを防ぎ、全社的な効率化と一貫性が保たれます。

また、運用ルールやマニュアルがあることで、各部門での導入の際の疑問や問題に対するガイドラインとして利用できるだけでなく、新たにRPAを使用する従業員の教育も容易になります。

スモールスタートではじめる

RPAを社内に導入する際、最初から大規模なプロジェクトを開始するのではなく、スモールスタートで試験的に特定の部門や業務から自動化を導入することが成功の鍵です。小規模なプロジェクトから始め、初期の成功を基に徐々に他の部門へと展開を広げていくことで、組織全体への導入の際のリスクを最小限に抑えながらRPAの効果を検証できます。これにより、将来的な全社展開に向けて、確実な基盤を築くことができます。

人とRPAロボットのハイブリッドで運用する

RPAは業務自動化に非常に有効なツールですが、導入にあたっては、人間とRPAロボットのハイブリッド運用が重要です。特にRPA導入の初期段階では、すべての業務を一度に自動化するのではなく、簡単で効果がすぐに見える業務から自動化を始め、段階的に人とRPAの組み合わせで運用を進めましょう。

人間の判断力とRPAの効率を組み合わせるハイブリッド運用により、より高度なタスクにも対応でき、業務の効率化と精度向上を両立できます。また、従業員がRPAの導入に対して感じる抵抗感を軽減する効果もあります。

発表会・共有会の実施：成果の見える化

発表会や共有会の開催により、RPAの成功事例や成果を効果的に社内で共有することができます。これにより、RPA導入による具体的な成果を示すとともに、RPA導入への理解と協力を促進します。

さらに、こうした活動は他部門との連携を強化し、従業員のモチベーション向上にも貢献します。従業員がRPAのメリットを実感し、新たな業務改善に向けて積極的に関与することが期待できます。

社内研修・勉強会の実施

RPAの効果を最大限に活用するためには、従業員の知識とスキルを向上させることが重要です。そのために、社内研修や勉強会を定期的に開催し、RPAの基本から応用、さらには社内でよく利用するアプリケーションの効率的な使い方までを学ぶ機会を提供します。
これにより、従業員がRPAをより積極的に活用し、企業全体の業務の効率化を推進できます。

ベンダー企業のサポートを有効活用する

RPA導入時には、ベンダー企業の専門的なサポートを活用することが成功への近道です。ベンダーはRPAツールの専門知識を持っているため、技術的な問題やカスタマイズに対応するためのアドバイスを提供してくれます。

RPA導入直後にベンダーからの導入支援やオンボーディングサポートを受けることで、RPAの活用が早期に定着し、より効果的にツールを使いこなせるようになります。
また、ベンダーとの連携により、最新の技術トレンドやRPAの最適な活用方法についての情報を得ることができます。
導入前から導入後までサポート体制が整っているRPAツールを選択することをおすすめします。

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