そもそもRPAとは？
RPA（Robotic Process Automation／アールピーエー）とは、ソフトウェアロボットを使って、人間が行う定型的な業務を自動化する技術です。RPAロボットは、ユーザーインターフェースを通じて操作を行い、繰り返し行われる作業を迅速かつ正確に処理します。例えば、データ入力、コピー＆ペースト、ファイルの移動、メール送信などの作業を自動で行います。
RPAの大きな特徴は、プログラミングの知識がなくても使えるノーコードまたはローコードのツールが多いことです。そのため、利用者に専門知識がなくても簡単に導入することができ、短期間で効果を実感できます。多くの企業がバックオフィス業務の効率化や人的ミス削減のためにRPAを活用しています。
RPAができること
RPAは、ソフトウェアロボットがユーザーインターフェースを操作することで業務を自動化することです。具体的には、以下のような操作を行います。
- データ入力：フォームにデータを入力し、送信する。
- データ転記：異なるシステム間でデータをコピー＆ペーストする。
- データのインポート／エクスポート：基幹システムやアプリケーションからデータの抽出や取り込み、エクスポートを行う。
- ファイル操作：ファイルの移動、コピー、削除などを行う。
- データの集計：大量のデータを集計したり加工したりする。
- メール送信：自動でメールを作成し送信する。
これらの操作は、RPAツールに記録させることで、繰り返し実行することができます。
中小企業が抱える課題とRPAを導入すべき理由
中小企業が抱える課題には人手不足による業務負担増加や、働き方改革による業務改善の影響など多岐に渡ります。それらを改善するために現在RPAが中小企業で多く活用されています。
少子高齢化による人手不足と業務の負担増加
日本はここ数十年にわたって出生率が低下し、それにともない人口減少が続いています。それに比例して生産年齢人口、つまり働き手が不足するという事態が、景気の状況にかかわらず長い期間続いています。
その反対に、進んでいるのは高齢化です。高齢化が進むことは、働ける人口が減ることを意味します。
実際、総務省の資料によると日本の生産年齢人口（15～64歳）は、1995年をピークに減少傾向にあり、2050年には5,275万人（2021年から29.2％減）に減少すると言われています。実際に、2002年の生産年齢人口は約8,600万人でしたが、2020年には約7,500万人にまで減少しています。その反対に、高齢者人口は2,000年には約2,250万人でしたが、2020年には約3,600万人へと増加しています。そして、この2つの傾向は今後も加速すると予想されています。
働き手が減るということは、よい条件で人材募集を行っても応募者や採用者が現れないことを意味します。採用活動に力を入れることは働き手不足対策のひとつですが、生産年齢人口は増える見込みがない以上、別の解決法を探る必要も生じます。その解決法の一つとして、近年RPAツール導入が検討されています。
働き方改革により、業務改善が求められている
2019年4月から施行したいわゆる働き方改革関連法案は、企業の規模を問わず重要な経営課題であると認識されています。この法案が施行された背景には、上に挙げた生産年齢人口の減少、働く方のニーズの多様化などが挙げられます。これをどのように解消したいかについて、政府や厚生労働省は「投資やイノベーションによる生産性向上」と述べています。
この「イノベーション」及び「生産性向上」のためのツールの一つがRPAなのです。
「働き方改革」の最終目的は、「働く方の置かれた個々の事情に応じ、多様な働き方を選択できる社会を実現し、働く方一人ひとりがより良い将来の展望を持てるようにすることを目指す」ことです。
RPAツールを導入すれば業務の向上性や業務時間の削減が期待でき、それにともなって残業時間の削減や社員の健康が向上すると考えられます。これは働き方改革の目的と親和性が非常に高いものといえます。
コスト削減と効率化の必要性
中小企業では、限られたリソースで多岐にわたる業務を処理する必要があるため、業務効率の低下やコストの増加が大きな課題となります。
スターティアレイズが2023年度に実施したアンケート市場調査によると、【RPAを導入する前に抱えていた課題】の問いに対して、 47.4%のユーザーが「入力・転記・登録などによる手作業による業務が多い」「手作業によるミスが多い」 という課題を抱えていたことが分かりました。
手作業によるデータ入力や処理は時間がかかり、ヒューマンエラーも発生しやすくなります。RPAを導入することで、これらの業務を自動化し、業務プロセスの効率化を図ることができます。
中小企業がRPAを導入するメリット
中小企業がRPAを導入することで、業務効率の向上、コスト削減、従業員満足度の向上といった多くのメリットが得られます。定型業務の自動化による時間節約やヒューマンエラーの削減、人件費や教育コストの削減、そして従業員がより重要な業務に集中できる環境の提供が可能です。
業務効率の向上
定型業務の自動化による時間の節約
RPAは定型業務を自動化することで、中小企業にとって大きな時間節約をもたらします。データ入力、請求書処理、在庫管理など、手作業で行うと時間がかかる業務をRPAで自動化することで、従業員は本来の業務に集中できるようになります。
これにより、全体の業務プロセスがスムーズに進み、生産性が向上します。また、RPAは24時間稼働できるため、夜間や休日でも作業が進むため、業務のスピードも向上します。
ヒューマンエラーの削減
ヒューマンエラーは業務効率を低下させるだけでなく、信頼性や顧客満足度にも影響を与える可能性があります。
RPAを導入することで、手作業によるミスや漏れなどの人的ミスを大幅に削減できます。ソフトウェアロボットは、事前に設定されたルールに従って正確に業務を遂行するため、人間のようにミスが発生しません。例えば、データ転記や計算業務において、RPAなら常に正確な結果を出し、業務の品質を保つことができます。
コスト削減
人件費の削減とリソースの最適化
RPAを導入することで、人件費を大幅に削減することができます。定型業務を自動化することで、これまでその業務に従事していた従業員をより戦略的またはクリエイティブな業務に配置することができ、人材リソースの最適化が図れます。
また、今まで従業員が朝早く出社したり、残業したりして行っていた定型業務を自動化することで、人的コストも削減できます。
RPAの導入は、業務量の増加に伴う追加人員の採用を避けることができるため、長期的に見てもコスト削減効果が高いです。これにより、限られた予算を他の重要なプロジェクトやイノベーションに投資することができます。
実際に、前章で述べたスターティアレイズが2023年度に実施したアンケート市場調査によると、【RPA導入により実感している成果・効果】として「業務が楽になった」が一番多く、次いで「残業時間が減少した」「ミスが削減された」が投票されていました。
RPAの導入により、企業全体の生産性が向上し、従業員のワークライフバランスが改善されるとともに、ミスの削減による業務の信頼性向上が実現できます。
採用費や教育コストの削減
新しい人材を採用し、その教育やトレーニングにかかるコストは中小企業にとって大きな負担です。RPAを導入することで、新規採用の必要性が減少し、採用費や教育コストを削減することができます。
RPAは一度設定すれば、継続的に安定したパフォーマンスを発揮するため、従業員のトレーニングにかかる時間と費用を節約できます。これにより、企業はリソースをより効率的に活用し、他の重要なビジネス活動に集中することができます。
既存システムのままで運用できる
RPAは、現在使用しているシステムやインフラストラクチャを大幅に変更することなく導入できます。つまり、RPA活用においては、新しいシステムを購入したり、大規模な変更を加えたりする必要がないということです。
RPAは、既存のソフトウェアやアプリケーションと連携して、業務を自動化します。例えば、既に使用している会計ソフトや顧客管理システムとRPAを組み合わせることで、手作業の入力作業やデータの抽出作業を自動化できます。これにより、追加のITインフラコストを削減し、全体的なIT運用コストも低く抑えることができます。
従業員満足度の向上
単調な作業からの解放
RPAの導入により、従業員は単調で繰り返しの多い作業から解放されます。結果、創出できた時間で従業員はよりクリエイティブで価値の高い業務に集中できるようになります。例えば、データ入力や請求書処理といった単調な作業はRPAに任せることで、従業員は戦略的な思考や問題解決に注力できるようになります。これにより、従業員の満足度が向上し、離職率の防止も期待できます。
コアな業務に取り組み生産性向上
社内の業務効率化を行う上で考えるべき概念として「コア業務」「ノンコア業務」があります。
コア業務とは、企業の利益や売上を直接生み出す業務のことです。これは企業が利益を生み、存続させていくためになくてはならないものです。コア業務は型が決まっていないものの、難易度が高いものであることが多く、また専門的な判断を必要とします。
その反対に、ノンコア業務とは直接利益や売上を生み出さないものの会社には必要な業務で、主にコア業務をサポートする業務です。
- コア業務（企業の競争優位性を高め、直接的に価値を生み出す業務）：
顧客の問い合わせへの対応、製品開発、営業・販売活動、マーケティング戦略、サプライチェーン管理など - ノンコア業務（企業運営に必要だが、直接的に価値を生み出すわけではない業務）：
一般事務、福利厚生管理、提案書作成、営業リスト作成、経費精算、日程調整、支払処理、給与計算など
コア業務にリソースを投入することは、生産性を向上させ、利益を生み、企業を存続させることにつながります。そのため、企業にとってコア業務に集中することは企業にとっても社員にとっても重要なことなのです。
RPAツールにノンコア業務を任せ、その間に人間はコア業務に集中することで生産性を向上させることができます。
中小企業でRPAを導入する際の選定ポイント4つ
それでは、中小企業がRPAツールを導入する際には、どんなポイントに注意するべきなのでしょうか。大企業と中小企業の違いは、予算や人員といったリソースの少なさです。予算や人員が限られている中、どんな点を注意するべきなのかをご紹介します。
1.コスト：予算に合った価格か
多くの企業では活動に対して予算が割り当てられているはずです。新しいツールを導入する際においても同様ではないでしょうか。
せっかくRPAツールを導入しても、予算オーバーしたものであれば生産性を落としてしまいかねません。また、予算オーバーしているツールは、中小企業に見合わないスペックであることもあります。そのため、導入したいツールが予算にあった価格であるかは重要なポイントです。
2.使いやすさ：非エンジニアでも作成できるか
RPAツールの使いやすさは、選定において重要なポイントです。特に、RPAを運用する担当者が非エンジニアの場合は、ノーコードで簡単に作成・運用できるツールを選ぶことが求められます。ノーコードのRPAツールなら、プログラミングの知識がない社員でも直感的に操作でき、自動化プロセスを迅速に構築できます。
近年はパソコン上で行われる作業を録画し、その内容からRPAロボットを自動的に作成するRPAツールが登場しています。このようなツールを導入すれば、プログラミング人材が不足している中小企業でも比較的容易に業務を効率化することができます。
3.機能性：自社のシステムと連携できるか
RPAツールの機能性も重要な選定ポイントです。特に、自社が現在使用しているシステムと連携できるかを確認することが必要です。
たとえば、自社がスクラッチ開発システムを利用している場合、安定して動作するかや、ERP、SFA/CRM、会計システム、生産管理システム、財務管理システムなどの既存の業務システムとスムーズに統合できるかを確認してください。
また、将来的にAI-OCRや別のシステムと連携を考えている場合は、それらが連携できるかを加味して選定することも重要です。
4.サポート体制：運用するためのサポートが充分か
RPAツールに限った話ではありませんが、どんなツールを導入した場合でもサポート体制はしっかりチェックしておきましょう。
特にRPAツールのような操作に不安のあるツールを導入する場合、ベンダーからどんなサポートを得られるのかをチェックしましょう。
現在RPAツールの主なサポートコンテンツとして、FAQやユーザーコミュニティの提供、オンラインセミナーや動画コンテンツ、メールやチャットボットで質問を行えるなどのサポートです。
RPAツールの運用やトラブル、保守管理などに不安のある企業は、固定の担当者によるサポートやヘルプデスクによるサポートを得られるRPAツールを選ぶとよいでしょう。
また、導入初期段階から使いこなしたい場合は、オンボーディングや導入支援などのプランに頼ることもおすすめです。
中小企業でRPAを導入する際の3つの注意点
1.スモールスタートではじめる
RPAツールの導入事例を見ると、「年間数千時間の業務時間を削減」「今まで丸1日かかっていた業務が1分で終了」などの声が散見されます。そのため、RPAツールの導入に関しては大きな期待を抱いている方も多いでしょう。
しかし、RPAツールの導入においてはスモールスタートで導入すると成功しやすいとお伝えします。その理由は以下の通りです。
まず、RPAツールは向いている業務とそうでない業務がはっきりと分かれています。どんな業務が向いているのかというと、
- 繰り返しの作業
- 手順が決まっている業務
- 処理件数が多い業務
です。
RPAツールを導入する際には、当該部門の業務を棚卸しし、これらの条件に当てはまる業務、つまりRPAツールに任せたい業務をピックアップします。それらの中から1つか2つ、簡単かつ成果が出やすい作業をRPAロボットに覚えさせ、実行させます。
実行したらうまくいっているかの効果検証を行い、うまくいっている場合は徐々に自動化業務を増やし、うまくいっていないのであれば改善点を探ります。いわゆるPDCAサイクルを常に回していくことが、RPAツール運用のポイントです。
そのため、一気に多くの業務をRPAツールに任せるのではなく、1〜2つなど小規模に始め、PDCAサイクルがうまく回るようになったら複数の作業を任せる、あるいは他部署に展開していくといったステップを踏むとよいでしょう。
2.RPAツールでできること・できないことを理解する
先ほども言ったように、RPAツールには向いている業務と向いていない業務があります。よりシンプルにいうと、RPAはできることと、できないことがはっきりしているツールなのです。
そのため「せっかくRPAツールを導入するのだから、どんな仕事も任せたい」「ひとまず面倒くさい業務を自動化したい」といった考え方では、RPAツールの導入・運用はうまくいきません。
ポイントは、RPAツールで自動化できること・できないことを理解し、導入部署の業務でどんな業務が該当するのかを把握することです。この過程においては、部署内の全ての業務を書き出し、自動化したい業務を決定してください。業務を棚卸しすることが、業務効率化プロジェクトの第一歩と言えます。
3.対応OSを確認する
OSとはOperating Systemの略で、パソコンやスマーフォンに搭載されているソフトやアプリケーションを動かすための仕組みです。Apple製品にはiOSが、Microsoft社製品にはMicrosoft Windowsが搭載されています。
自社で導入したいRPAツールは、自社で導入されているパソコンのOSに対応しているかを確認しましょう。近年はiOSもしくはMicrosoft Windowsであればどちらにも対応している製品が多いですが、まれにiOSが未対応などの製品がありますので、念のため確認することをおすすめします。
成功事例：中小企業におけるRPA導入実績3選
本章では、スターティアレイズが提供するRPAツールを導入いただいた中小企業のお客様事例を3社ご紹介いたします。
成功事例1：製造業の業務効率化
有限会社東亜工作所様は、複雑形状部品の重切削から高精度切削までの機械加工全般を手掛ける、従業員数35名の製造企業です。
東亜工作所様では、業務の中で重要ではあるものの付加価値が低い定型業務に時間を奪われ、本来取り組むべき業務に注力できないという課題がありました。
RPAを導入後、受注情報を各社Web-EDIから自社システムに取り込む作業を自動化しました。Web-EDIから注文書や図面などの情報をダウンロードし、共有フォルダに保存したり、自社の基幹システムへ入力したりする作業をRPAが代行しています。導入から間もないものの、月間40時間の作業時間削減に成功しています。
さらに、社長自らが毎朝製造現場に受注データを共有していた作業も自動化したことで、漏れや遅延なく発注内容が共有されるようになり、効率化だけでなく精神的負担も軽減されました。
東亜工作所様は、RPAによって業務効率化や人材不足の課題を解消できると感じ、現在パートナー企業としてRPAの普及にも貢献されています。
成功事例2：小売業の売上機会創出
三誠商事株式会社様は、スポーツアパレルの企画、輸入、EC販売を行う従業員数18名の卸売・小売企業です。ECモールに直営店を出店しており、業務効率化や在庫管理システムのAPI連携の制約により売上機会を逃していることが課題でした。
RPAを導入することで、ECモールでの請求作業や在庫管理システムとの連携、適正在庫リストの作成、欠品防止業務などを自動化しました。
特に、Amazon、楽天、Yahoo!などECモール8店舗分の請求作業を自動化したことで、毎営業日の営業時間終了後に1時間半ほどかかっていた手作業の工数がゼロになり、大きな成果を感じていらっしゃいます。
また、API連携ができないECモールへの出店も可能になり、売上創出につながったとのことです。
結果的に、ECモールの売上向上、業務担当者の負担軽減、残業時間削減に成功されました。
成功事例3：不動産業のデジタルトランスフォーメーション
株式会社エステム管理サービス様はビル・マンションの総合管理事業をされている従業員数43名の不動産管理会社です。
管理業務で発生する定型的な事務作業・経理業務を、手作業で行っており担当者の負担が膨大だったことや、特に金額面でのミスは会社への信頼損失につながるためヒューマンエラーの防止強化が課題でした。
RPAとAI-OCRを導入したことにより、口座振替用紙の内容を手作業でマンション管理専用ソフトに登録していた作業（月間数百件）をほぼすべて自動化し、作業時間を大幅に削減されました。
他にも、マンションごとの銀行口座の入出金データ取得作業や、駐輪場や駐車場の申込・解約処理、管理組合用の印刷業務などさまざまな業務を自動化することに成功されました。
中小企業におすすめのRPAツール「RoboTANGO」
中小企業にとって、数多くのRPAツールから最適なものを選ぶのは難しいかもしれません。そんな中、中小企業に特におすすめしたいのが、スターティアレイズ株式会社が提供する「RoboTANGO（ロボタンゴ）」です。
低価格で導入できる
中小企業は予算が限られていることが多いですが、RoboTANGOは1ライセンスあたり50,000円から、最低利用期間は1ヵ月から始められます。繁忙期には契約ライセンスを増やすことも可能で、初めてRPAを導入する企業や予算が限られている中小企業にとって非常に導入しやすい価格体系です。
サポート体制が充実している
RoboTANGOはユーザー専用のサポートサイトを提供しており、操作に関する疑問を解決できる情報が豊富に揃っています。さらに、プランによっては固定の担当者によるサポートやオンラインサポートも提供されるため、初めてRPAを導入する企業でも安心してご利用いただけます。
簡単に使える
RPAツールの導入で最大のハードルとなるのがRPAロボットの作成ですが、RoboTANGOは画面上の操作をそのまま録画する録画機能を搭載しており、初心者でもスムーズにロボットを作成できます。この機能により、誰でも簡単に使い始めることができます。
1アカウントで複数の拠点・人数で使える
RoboTANGOは1つのライセンスを複数のパソコン端末で使用できるフローティングライセンスを標準搭載しています。これにより、離れた拠点や部署間でも低コストでRPAツールを利用することが可能です。ただし、1ライセンスの同時利用はできないため、その点は注意が必要です。
中小企業にとって、「RoboTANGO」はコストパフォーマンス、サポート体制、使いやすさの面で非常に優れたRPAツールです。導入を検討している方は、ぜひ「RoboTANGO」を選択肢に加えてみてください。
まとめ：中小企業の業務効率化には、まずRPAを活用しよう
中小企業が抱える課題を解決し、業務効率化を実現するためには、RPAの導入が非常に効果的です。RPAを活用することで、定型業務の自動化による時間の節約やヒューマンエラーの削減、コスト削減とリソースの最適化など、多くのメリットを享受できます。また、従業員満足度の向上やコア業務への集中による生産性の向上も期待できます。
RPAツールの選定にあたっては、コスト、使いやすさ、機能性、サポート体制などのポイントをしっかりと確認しましょう。特に中小企業には、予算に合った価格や非エンジニアでも使いやすいツールが求められます。
導入時には、スモールスタートで始めることやRPAツールの特性を理解すること、対応OSの確認などの注意点も重要です。中小企業におすすめのRPAツールとして「RoboTANGO」を紹介しましたが、ぜひ自社に最適なツールを選び、効果的な業務改善を目指してください。
中小企業のお客様でRPAを今からご検討される方はお気軽にお問い合わせいただくか、弊社主催のオンラインセミナーにぜひ一度ご参加ください。
