RPAの乗り換え（リプレース）時の企業のよくある課題と移行時のポイント、成功事例を紹介

新規導入と乗り換えの違い

RPAの新規導入と乗り換えの最も大きな違いは、「既に稼働しているロボットが存在する点」です。

そのため、乗り換えを進める際には、新しいツールを選ぶだけでなく、

といった、「移行計画」を慎重に立てる必要があります。
RPAの乗り換えは、これまでの反省点を活かして、自社にとって本当に価値のある自動化を実現するための、極めて重要な取り組みと言えます。

【コストの課題】ライセンス料と見えない運用コストの増大

RPAツールの中にはライセンス費用が高額なものもあり、「高性能＝良い製品」と考えて導入したものの、実際には使わない機能が多く、費用対効果が見合わないと感じるケースは少なくありません。

また、ツールによってはロボットの開発用ライセンスと実行用ライセンスが分かれている場合があり、新たなロボットの開発や既存ロボットの改修時に高額な開発用ライセンスへ切り替える手間が発生します。こうしたライセンス切り替えの作業や調整にも時間と労力がかかるため、結果的に運用全体のコストが増大しやすくなります。この継続的な負担が、業務効率化の効果を実感しにくくさせ、現場のストレスや担当者の負担を増やす要因となってしまいます。

【運用の課題】RPAの属人化

RPAツールによっては、プログラミング知識が必要だったり、開発画面が複雑だったりして、特定の担当者しか扱えない「属人化」が起こります。その結果、RPAの開発担当者が不在になるとロボットの修正や新規作成が滞ってしまい、業務の自動化が進まなくなるという課題が発生します。

また、RPAロボットの開発を他部署のIT担当に依頼したり、外部の開発会社に委託していたりすると、コミュニケーションコストや開発費用がかさむだけでなく、相手の優先順位によっては開発が後回しにされてしまうこともあります。その結果、必要なタイミングで自動化が進まず、かえって業務に支障をきたしたり、手作業での対応を余儀なくされたりするケースも少なくありません。
さらに、ライセンスが固定されていて特定のPCやユーザーしか利用できない場合は、社内での柔軟な運用も難しくなります。

このように、RPAの属人化による課題は多くの企業で発生しており、乗り換え（リプレース）を検討する大きな理由の一つになっています。

【性能の課題】エラーや遅延で対応に時間を取られる

RPAの処理速度が遅かったり、操作性が難しかったりして業務時間内にタスクが終わらないばかりか、頻発するエラーへの対応にも多くの時間を費やすことになり、現場のストレスや生産性低下に直結してしまいます。

また、Webサービスや基幹システムなどの特定のアプリケーションに対応できない場合、自動化の対象範囲が制限されてしまい、思うように業務効率化が進まなくなります。

【サポート体制の課題】不十分なサポートで活用しきれない

ベンダーや代理店のサポート対応が遅かったり、導入後の活用支援がなかったり、問い合わせても的確な回答が得られないなど、サポート面の課題も少なくありません。特に海外製ツールでは日本語のサポートが手薄で、問題解決に多大な時間と労力がかかることがあります。

また、日本語のマニュアルや学習コンテンツが不足していると、担当者が自走できず、社内でのRPA活用は停滞してしまいます。このようなサポート体制の不備も、乗り換えを検討するきっかけとなっています。

操作や設計の知識不足で使いこなせていない

RPAはノーコードで操作できるツールが多いものの、どのツールでも共通して、業務フローの設計や例外処理の考え方といった基礎知識は必要です。加えて、ツールごとに画面構成や操作手順が異なるため、基本的な操作に慣れていない段階では、ロボットを思うように動かせず「使えない」「使いにくい」「思うように動かない」と感じてしまいがちです。だからこそ、導入初期に操作レクチャーやハンズオン研修などのサポートが受けられるツールを選ぶことが、スムーズな定着につながります。

サポートや教育体制が不十分だった

よくあるのは「導入時は支援してくれるが、自社の業務に合わせた提案や質問になかなか答えてくれない」「マニュアルはあるが専門用語ばかりで分かりにくい」「社内に相談できる詳しい人が一人もいない」といった状況です。
これではロボット作成中につまずいた際に問題を解決できず、担当者のモチベーションが低下してしまいます。さらに、途中で担当者が異動・退職した場合、サポート体制が不十分だとツールが使われないままライセンス費用だけが発生し続けるリスクもあります。

だからこそ、マニュアルや操作動画、ヘルプセンターなどの情報が充実しており、導入後も継続して相談できるサポート体制を備えたツールを選ぶことが重要です。

導入時の業務選定が適切でなかった

RPA導入の成否は、どの業務を自動化の対象に選ぶかで大きく左右されます。特に、以下の3つのような初期段階でのつまずきが、今後の失敗につながりやすくなります。

ツールの特徴と自社業務が合っていなかった

RPAツールにはそれぞれ特徴や得意分野があり、すべての業務に万能というわけではありません。Web操作に特化したものもあれば、プログラミング知識が必要なものもあります。ITの知識がないのにコード作成が必要なRPAを選んでしまうと、ロボットの開発や修正が難しくなり、結局外部に依頼せざるを得なくなることがあります。また、自社で日常的に使用している業務アプリケーションやシステムに対応していない場合、そもそも自動化の対象にできず、導入効果を十分に発揮できません。

こうしたミスマッチは、RPAを「使えない」と感じる大きな原因の一つになるため、自社業務の内容や使用アプリケーション、担当者のITスキルレベルに合ったツールを見極めることが重要です。

1.コスト削減

ライセンス体系や運用方法が自社に合ったRPAに切り替えることで、年間のライセンス費用や開発・保守にかかる人件費を大幅に抑えられます。特に、開発用と実行用のライセンスが分かれていないツールや、追加料金なしで主要機能を利用できるツールに乗り換えると、ライセンス管理の手間や追加費用といった“見えないコスト”も削減できます。さらに、エラーが少なく安定稼働するツールであれば、修正作業やトラブル対応にかかる時間も減り、間接的な人件費削減にもつながります。

2.業務効率の向上

操作性の高いノーコードツールに切り替えることで、ロボットの作成や修正にかかる時間が短縮されます。さらに、実務担当者が自らロボットを作成・運用できるツールであれば、外部業者やIT部門への依頼や調整にかかっていた時間を削減でき、必要なときにすぐ自動化を進めたり既存のRPAロボットを修正したりすることも可能になります。
また、対応アプリケーションの範囲が広いツールを選択することで、これまで自動化を諦めていた業務も対象となり、現場全体の生産性が向上します。

3. 社内展開のスピードアップ

ノーコードや直感的な操作が可能なツールに乗り換えると、特定の担当者に依存せず、複数の社員がロボットを作成・運用できるようになります。また、フローティングライセンスに対応しているツールであれば、ライセンスが特定のPCや一人の担当者に固定されず、必要な人が必要なタイミングで利用できます。そのため、導入部門から他部署への展開がよりスムーズになり、全社的な業務効率化を短期間で進められます。他にも、従業員が自ら業務改善を考える「DX文化」が醸成されるといった副次的な効果も期待できます。

1.コストパフォーマンスとタイムパフォーマンス

RPA導入時にはライセンス費用だけでなく、開発や改修にかかる料金、人件費なども含めた総コストを把握する必要があります。例えば、開発用と実行用でライセンスが分かれているツールでは、ロボットを作るたびに高額なライセンスを追加購入しなければならない場合があります。

また、ロボット作成や修正にかかる時間も重要な比較ポイントです。ノーコードで直感的に作れるツールと、プログラミング知識が必要なツールでは、同じ業務を自動化するのに必要な時間が大きく異なります。開発スピードが遅いツールでは、改善サイクルが回らず運用負担が増えてしまうため、費用と時間の両面で効率の良いツールを選びましょう。

2.現場での使いやすさ・作りやすさ

実務担当者が自分でロボットを作成・修正できる操作性があるかは、運用効率に直結します。ノーコードや直感的な操作画面が備わっていれば、IT部門や外部委託に頼らず、現場でスピーディーに改善を進められます。日々の業務で使うことを想定し、操作の習得難易度や学習コンテンツの充実度もチェックしましょう。
導入前には、初めてRPAツールを選ぶときと同様に、必ず無料トライアルやデモ環境を利用して実際の操作感を確かめることが重要です。これにより、現場で本当に使いやすいか、作りやすいかを事前に判断できます。

3.社内展開のしやすさ

ライセンス形態や管理方法によっては、社内での展開スピードに大きく差が出ます。フローティングライセンスのようにPCや担当者に固定されない仕組みであれば、複数部門やチーム間で柔軟に利用できます。例えば、現在は担当者が一人だけでも、将来的に二人になった場合でも追加費用がかからず、在宅用PCと会社用PCの両方にインストールして使い分けることも可能です。こうした柔軟性を確保するためにも、フローティングライセンス形式やライセンスがユーザーのログインIDやメールアドレスに紐づくアカウントベース型のRPAを選ぶことをおすすめします。

4.AI-OCRやレガシーシステム・基幹システムとの連携性

RPAの自動化範囲を広げるには、AI-OCRや既存のレガシーシステム、基幹システムとの連携ができるかどうかが重要です。
紙帳票の読み取りや画像データのテキスト化をAI-OCRと組み合わせることで、これまで手入力していた情報も自動化できます。また、古い社内システムやERPなどの基幹システムと連携できれば、データの入力・抽出作業を効率化できます。こういったシステムとの連携が対応可能かを事前に確認しておきましょう。

5.導入後のサポート体制

導入時の支援だけでなく、運用中に問題が発生した際のサポート体制も重要です。質問への回答スピードや内容の正確さ、日本語対応の有無、マニュアルや動画などの学習コンテンツの充実度を確認しましょう。サポート体制が整っていれば、担当者の異動や交代があっても安定して運用を続けられます。

ステップ1：現行ツールの課題整理

まずは、今使っているRPAツールで発生している課題を洗い出します。ライセンス費用、操作性、対応アプリケーション範囲、サポート体制など、改善したい点を具体的にリスト化しましょう。
このとき「何が不満か」だけでなく、「次は何を実現したいか」も明確にしておくと、後の選定基準がブレません。

ステップ2：ツール候補の比較表作成

ステップ1で明確にした課題と目的をもとに、新しいツールに求める条件を「必須要件（Must）」と「あれば望ましい条件（Want）」に分けてリスト化します。勘や印象ではなく、データと条件で比較することが重要です。

RPAツールの比較表には、費用、操作性、対応機能、サポート内容、ライセンス形態、連携可能なシステム、セキュリティ要件などを一覧化し、自社の優先順位に沿って評価します。

ステップ3：無料トライアル・PoCで検証

比較表をもとに、候補を2〜3つに絞り込みます。候補のRPAツールが絞れたら、必ず無料トライアルやPoC（概念実証）で実際の操作感や機能を検証します。日常的に処理している代表的な業務を自動化してみて、RPAシナリオの作成のしやすさや動作の安定性、自社システムとの相性だけでなく、試験的にサポートへ問い合わせて対応の質も確認しましょう。机上の比較では見えない使い勝手やサポート品質が分かります。

ステップ4：移行計画の策定

導入するツールが決定したら、既存のロボットを新しいRPAツールへどう移行させるかの具体的な計画を立てます。無計画に移行を進めると、業務に支障が出たり、プロジェクトが長期化したりする原因になります。
移行対象ロボットの選別と優先順位付け、既存ロボットの再構築方法、担当者の役割分担、テスト期間、業務影響の最小化策などを事前に計画に落とし込み、移行時に発生しやすいトラブルを防ぎます。
特に、一気に切り替えるのではなく、短期間の並行稼働期間を設けることでリスクを抑えられます。

ステップ5：導入後の運用体制構築

移行完了後は、運用ルールと管理体制を整備します。開発・保守担当の明確化、エラー時の対応フロー、定期メンテナンスやバージョンアップ計画などを決め、安定稼働を支えます。また、導入後もPDCAを回し、業務や環境の変化に合わせてロボットや運用ルールを改善し続けることが重要です。

株式会社かんなん丸：RPAのライセンス切り替えの手間とコスト増によりツールを乗り換え、月間120時間の工数削減に成功

自社ブランドである「大衆すし酒場 じんべえ太郎」と「カラオケkobanちゃん」をはじめ、フランチャイジーとして、大庄グループ「大衆割烹 庄や」「旨いもの処 日本海庄や」の運営もおこなう株式会社かんなん丸様では、もともと他社のRPAツールを活用し、管理本部における定型業務の自動化を進めていました。しかし、開発版と実行版のライセンス切り替えの手間とコスト増、1台につき1つのライセンス（ノードロックライセンス）による運用制限が課題となっていました。

こうした中、「サポート体制の充実さ」、「低コスト」、「複数PCで利用可能なフローティングライセンス」の3つの要素を備える「RoboTANGO」への乗り換えを決定されました。RoboTANGOへの移行時には担当者からのロボット作成の手厚いフォローを受け、スムーズに移行することができたとのことです。

現在は、売上データや人件費のデータ収集、仕入れ実績処理、電子決済データの集計などの日次・月次業務を自動化し、月間約120時間の作業時間を削減されています。ヒューマンエラーや担当者依存も解消され、精神的負担の軽減や社内資料作成の効率化にもつながりました。結果として、低コストかつ柔軟な運用環境を実現し、全社的な業務効率化を推進されています。

医療法人社団平郁会：「自分たちで運用できるRPAを導入したい」という思いからRPAをリプレースし、年間1800時間削減に成功

東京・神奈川・千葉を中心に17の在宅医療・訪問診療クリニックを展開されている医療法人社団平郁会様では、以前利用していたRPAでロボット作成・保守を外部委託していましたが、電子カルテのアップデートのたびに改修が必要となり、多くの時間と手間がかかっていました。加えて、委託先の保守サービス終了を機に、自社で運用可能なRPAへの切り替えを検討されました。

比較検討の結果、「操作性」「フローティングライセンス」「手厚いサポート」を評価し、RoboTANGOとAI-OCR「DX Suite」を導入されました。特にサポート体制においては、担当者の親身なサポートにより、安心してRPA活用ができると思ったのが大きな決め手となりました。

導入後は、検査データのカルテ自動登録、処方情報抽出、手書き書類の電子化、ユーザー登録、入金消込など、多岐にわたる業務を自動化。年間約1,800時間の作業削減を実現されました。ヒューマンエラーの低減や業務オペレーションの整理にもつながり、医療DX推進の基盤を構築されています。さらに、RPA導入前に業務フローを見直し、メンテナンス負荷を最小化する仕組みづくりにも取り組まれ、将来的な運用の安定性と拡張性も確保されています。

株式会社SOLIA：海外製RPAからRoboTANGOへ乗り換え、更にAI-OCR「DX Suite」の導入により、月間190時間以上の工数削減に成功

株式会社SOLIA様では、海外製RPAを導入していたものの、英語表記のサポートサイトやプログラミング知識の必要性が障壁となり、運用が属人化していました。担当者の退職をきっかけに早急なリプレースが必要となり、操作性が高く、初心者でも扱えるRPAツールへの移行を決断。また、BtoB出荷作業で課題となっていた発注書入力の効率化に向け、AI-OCRとの併用も検討することに。

新たに導入したRPAツール「RoboTANGO」により、ECサイト価格改定や登録作業、決済エラー対応など複数の定型業務を自動化。160時間かかるECサイトでの価格変更業務は1日で完了し、登録や発注処理でも大幅な工数削減とミス防止を実現しました。さらに、RoboTANGOとAI-OCR「DX Suite」を組み合わせて使うことで出荷処理にかかる時間も半減し、担当者がより付加価値の高い業務に時間を使えるようになりました。
リプレースを通じて、属人化の解消と業務全体の標準化が進み、現場の生産性と柔軟性が大きく向上。ツール移行後もスムーズな運用が続いており、社内の自動化基盤として定着しています。

ノーコードRPAへの乗り換えなら、レコーディング機能付きの「RoboTANGO」がおすすめ

RoboTANGOは、プログラミングの知識がなくても直感的に操作できるノーコードのRPAツールです。画面操作をそのまま記録してRPAロボットを作れるレコーディング機能を備えており、実務担当者が自らロボットを作成・修正することができます。さらに、1ライセンスで複数台のPCにインストール可能なフローティングライセンスを採用しているため、部署や拠点をまたいだ柔軟な利用が可能です。サポートも充実しており、初めてRPAを扱う場合でもスムーズに運用を開始できます。
また、RoboTANGOは他社RPAからの乗り換え事例も多く、移行時のノウハウや支援実績が豊富であることも特徴です。既存ロボットの再構築も手厚くサポートしており、リプレースに伴う不安を最小限に抑えます。
ノーコードRPAへの乗り換えを検討する際は、業務効率化と社内展開、そして移行サポートの両面で頼れるRoboTANGOがおすすめです。