RPAとは
RPA（アールピーエー）とは、「Robotic process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）」の略で、今まで人が手動で行っていた作業をソフトウェアロボットによって自動化できるツールのことです。
手作業で行っていたタスクをRPAに覚えさせて代わりに処理させることで、人は本来やるべきコア業務に専念できるようになります。
RPAは人がやるより迅速かつ正確に処理できるため、作業時間や人的ミスが削減され、結果的に業務効率化・生産性が向上します。
RPAでできること
RPAは、定型業務を自動化し、業務の効率化や生産性向上を支援するツールです。主に、パソコン上で繰り返し発生する業務をロボットが代行することで、手作業を削減し、人的ミスの防止や業務スピードの向上につながります。RPAで自動化できる主な業務を紹介いたします。
（１）データ入力・転記作業
・Excelや社内システムへのデータ入力
・Webシステムへのフォーム入力
（２）データの集計・加工
・Excelデータの自動集計・分析
・複数のシステムからデータを取得し、統合処理
（３）ファイル操作の自動化
・指定フォルダ内のファイル整理・リネーム
・受信メールの添付ファイルを自動保存
（４）システム間の連携作業
・複数の業務システムの情報を連携
・クラウドサービスとのデータ同期
（５）帳票作成・レポート作成
・受発注データをもとに請求書を自動作成
・Excelで集計した結果をもとにレポートを作成しメール送信
（６）Webスクレイピング
・Webサイトからのデータ収集
・市場調査や価格リサーチの自動化
【選び方】RPAツールを選ぶ際の7つのポイント
RPAツールを選ぶ際は、業務に適した機能や運用のしやすさ、コストやサポート体制などを総合的に検討することが重要です。本章では、失敗しないための7つのポイントを解説します。
1.業務に適した機能が揃っているか
RPAツールを選ぶ際は、自社の自動化したい業務に対応できるかが重要です。ブラウザ操作、Excel処理、基幹システムへの転記、システム間のデータ転送など、業務で使用するシステムやツールを自動化できる機能があるかを確認しましょう。
たとえばExcelデータの処理が多いならExcel操作に対するコマンドなどがあるかをチェックします。
＼ チェックポイント ／
- ブラウザを使った業務 ：Web操作の自動化が可能か
- Excelを使ったデータ処理：Excelのデータ入力・加工が自動化できるか
- 社内システムへのデータ入力：基幹システムと連携できるか
- 異なるシステム間のデータ転送： APIやファイル連携が可能か
2.使いやすさ（UI/UX）は優れているか
RPAツールの操作性が悪いと、設定や運用に手間がかかります。
特に初心者や実務担当者が主に利用する場合は、ノーコードで使えるツールや視覚的に分かりやすいインターフェースを持つものを選ぶと、学習コストを抑えられ、運用負担も軽減できます。
＼ チェックポイント ／
- ノーコード・ローコードでシナリオ（RPAロボット）を作成できるか
- 操作画面が直感的で分かりやすいか
3.ロボットの管理・運用がしやすいか
RPAは導入後のメンテナンス性が非常に重要です。作成したシナリオが運用しやすいか、また、エラーが出た際にシナリオの修正が簡単かを確認しましょう。
また、複数人でRPAを利用する場合は、フローティングライセンスに対応したツールを選ぶのも有効です。
フローティングライセンスなら1つのPCに依存せず、チーム内の複数人が自由にロボットを作成・修正できるため、運用の柔軟性が向上します。
さらに、エラー発生時の対応方法も重要なポイントです。エラーが発生した際に、メールやチャットツールで通知を受け取れる機能があると、問題を迅速に把握でき、業務停止のリスクを最小限に抑えることができます。
＼ チェックポイント ／
- 作成したシナリオの編集・修正が簡単か
- 実行スケジュールを柔軟に設定できるか
- フローティングライセンスに対応しているか（複数人で効率的に利用できるか）
4.コスト（ライセンス費用・運用費）は適正か
RPAツールは似たような特徴を持つツールでも価格が異なります。
価格が決まる要因として、対応できる業務の範囲や利用可能人数のほか、サポート内容やセミナーの有無など、オプションの違いも影響します。
また、サブスクリプション型・買い切り型・従量課金型など、ツールによって料金体系が異なります。
価格だけで判断すると、コストを抑えたものの必要な機能が不足したり、高機能なツールを選んでも使いこなせず持て余してしまう可能性があります。
そのため、企業や部署のニーズ、リテラシーに合わせて最適なプランやツールを選ぶことが重要です。
＼ チェックポイント ／
- 初期費用、ライセンス費用、運用コストの総額は適切か
- 使用する端末やユーザー数に応じた料金体系になっているか
- 無料トライアルやテスト環境を利用できるか
コストを抑えつつ必要な機能を確保するために、無料トライアルで操作性や機能を確認し、実際の業務に適しているかを見極めるのも有効な方法です。
5.横展開ができそうか
RPA導入はまずスモールスタートで、個人や特定の業務を自動化するところから始め、成功体験を積んでいくことが一般的です。
その後、自動化の効果を実感しながら、他の部署や子会社、関連会社へ展開していくことで、企業全体の業務効率化やコスト削減につながります。
RPAが得意とする定型業務は、業種・業界を問わず多くの部署に共通して存在します。 そのため、スモールスタートからスムーズに横展開できるように、汎用性が高く、シンプルで誰でも利用しやすいRPAツールを選ぶことが重要です。
＼ チェックポイント ／
- 他の部署でも適用できる業務が多いか
- 操作がシンプルで、ITリテラシーの低い担当者でも使いやすいか
- ライセンス形態が柔軟で、横展開しやすいか（ユーザー追加が容易か）
6.サポート体制や導入支援が充実しているか
RPAツールは導入後の運用サポートも重要です。ノーコード・ローコードのツールであっても、操作に慣れるまでのサポートや、トラブル発生時の対応体制が整っているかを確認することが大切です。
また、運用担当者のITリテラシーに応じて、サポートが手厚いツールを選ぶのも有効です。特に、専門知識が不要なRPAツールでも、業務に適したシナリオの作成や運用の最適化には一定の知識が求められるため、必要に応じて学習環境が整ったサポートコンテンツがあるベンダーを選ぶことも重要です。
RPAをより効果的に活用するために、社内外の勉強会やセミナーの活用など、メンバーのスキルアップを支援する環境を整えることも検討しましょう。
＼ チェックポイント ／
- 日本語での問い合わせ対応があるか
- 操作マニュアルや動画チュートリアルが充実しているか
- 導入支援やトレーニングサービスが用意されているか
また、導入時から本格的に導入したい場合は、導入支援などがあるベンダーを選ぶのもおすすめです。
7.無料トライアルがあるかどうか
セミナーや展示会、書籍などで情報収集し、自社に最適と思われるツールを選んだとしても、実際の使い勝手や操作感を確かめることは重要です。
RPAツールを導入する前に【無料トライアル】を活用することで、「思ったより使いにくい」「プログラミング知識が必要で作成が難しい」「業務に適していなかった」といったミスマッチを防止できます。
また、無料トライアル期間中に社内の運用メンバーがツールを試し、対応可能な業務範囲を見極めるとともに、運用がスムーズに進められそうかを確認することも必要です。
＼ チェックポイント ／
- 無料トライアルの期間が十分にあるか
- 業務に必要な機能が制限なく試せるか
- トライアル中でもサポートが受けられるか
- 導入後の有料プランへの移行がスムーズか
事前に押さえておきたい5つの注意点
RPAを導入する前に、ツールの特性や業務適性を正しく理解することが重要です。導入後に後悔しないために、事前に押さえておくべき5つの注意点を解説します。
1.ツールにより得意とする領域（機能）が異なる
RPAツールには、それぞれ得意・不得意な分野があり、特定の業務に特化したツールも存在します。
そのため、どの業務を自動化したいのか、どのような機能が必要なのかを事前に検討し、各ツールを比較することが大切です。
2.ツールによりタイプが異なる
RPAツールには、大きく分けてデスクトップ型・サーバー型・クラウド型の3種類があります。それぞれの違いを理解し、自社に適したタイプを選びましょう。
デスクトップ型RPA
デスクトップ型RPAは、1台のPCにインストールして使用するタイプのRPAです。導入コストが比較的低く、スモールスタートに適しているため、個人やチームなどの小規模な業務の自動化に向いています。
また、ノーコードで実務担当者向けに開発されたものが多く、プログラミング知識がなくても扱いやすいのが特徴です。
一方で、PCごとにロボットを作成・管理するため、業務が属人的になりやすく、大規模または組織全体での活用には向かないというデメリットがあります。
サーバー型RPA
サーバー型RPAは、社内のサーバーにインストールして運用するタイプで、一括管理が可能なため、全社的なRPA導入に適しています。特に複数の部署をまたいで同じロボットを利用したり、大量の業務を自動化したりする場合に有効です。
ただし、導入コストが高く、プログラミング知識やスキルを必要とするツールが多いため、運用のハードルが高くなりがちです。そのため、IT部門（情シス）や専門チームが管理・運用するケースが多く、中小企業や小規模な導入には向いていません。
クラウド型RPA
クラウド型RPAは、クラウド上で動作するRPAで、PCやサーバーへのインストールが不要なため、導入の手間が少なく、すぐに利用を開始できるのが特徴です。
また、システムの自動アップデートにより、常に最新の環境で運用できる点もメリットです。
ただし、カスタマイズ性や既存システムとの連携の自由度が制限される場合があるほか、セキュリティ面で制約がある場合があり、機密情報を扱う業務では慎重に検討する必要があります。
これらの特徴を踏まえ、自社に適したRPAの種類を選びましょう。中小企業でRPAを導入する際には、スモールスタートから始めるとよいでしょう。その場合にはデスクトップ型のツールがおすすめです。
3.RPAは万能ではないことを理解する
RPAは定型業務の自動化には適しているものの、複雑な判断が必要な業務や、イレギュラー対応が多い業務には向いていません。 そのため、1から10まで全てを自動化しようとするのではなく、自動化できる部分とできない部分を明確に区別し、できない部分は人が対応する形でハイブリッド運用していくことが重要です。
例えば、データの収集や入力作業はRPAで自動化し、その後の最終判断や例外処理は人が行うといった形にすることで、業務全体の最適化を図りつつ、RPAが苦手な領域を無理に自動化しようとするリスクを避けることができます。
RPAはあくまで業務効率化の手段の一つです。RPAと人がそれぞれ得意な領域を担当することで、より実用的で効率的な運用が可能になります。
4.RPA導入後の社内体制を整備できるか
RPAは導入して終わりではなく、適切に運用・管理する体制が必要です。特に、RPAの管理者を誰にするのか、シナリオの作成・メンテナンスをどの部署が担当するのかといった役割分担を決めておかないと、運用が滞る可能性があります。
また、担当者が変更になっても属人化せずにスムーズに引き継げるような体制を整えておくことも重要です。
たとえばRPAで自動化している業務のリストを作成し、どの業務をどのロボットが処理しているのかを明確にしておいたり、シナリオの作成・修正方法やエラー対応の手順をまとめた運用マニュアルを整備したりして、誰でも管理できる状態をつくりましょう。
5.業務全体のプロセスを見直し、本当にRPAが必要かを検討する
RPAを導入する前に、自動化しようとしている業務のプロセス自体を見直すことが重要です。業務フローやシステムの運用方法を見直すことで、RPAを導入しなくても改善できるケースもあります。
導入前に業務全体を見直し、本当にRPAが必要か、あるいは別の方法でより効率的に解決できないかを慎重に検討することが重要です。
RPAを導入する際は、ツールの特性や業務との適性を十分に確認し、運用体制や業務フローの見直しも含めた検討が重要です。導入後に「思ったより使いづらい」「業務に合わなかった」といった後悔を避けるためにも、事前に押さえておくべきポイントを明確にし、自社に最適なRPAツールを選定することが求められます。
RPAツールの選定時に注意すべきポイントについて、さらに詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
RPAツール比較
本章ではおすすめできるRPAツールを紹介します。下記の一覧表は、料金・機能・サポート・タイプ・無料トライアルの有無を比較しています。
サポートの記号は、サポート体制が整っているか、日本語でのサポートが受けられるかを基準に判断しています。
| サービス名 | 価格 | 機能 | タイプ | サポート | 無料トライアル |
|---|---|---|---|---|---|
| WinActor | ＜フル機能版＞ 908,000円（年額） ＜実行版＞248,000円（年額） |
あらゆるPC上のソフトやアプリケーションと連携が可能 | サーバー型 | ◎ | あり |
| RoboTANGO | 初期費用100,000万円＋50,000万円（月額） | 自動化させたい業務の操作を録画し、ロボットを作成可能。デスクトップ型だが複数のPCで操作可能 | デスクトップ型 | ◎ | あり |
| UiPath | 300,000万～600,000万（年額） | ワークフローの自動化・監視・管理が得意 | デスクトップ型・サーバー型 | ◯ | あり |
| BizRobo! | 7,200,000円（年額） | 複数のロボットを同時稼働させることで、大規模なWebアプリケーションにも対応可能（製品開発元のRPAホールディングスはRPA情報サイトRPA BANKを運営） | サーバー型・クラウド型 | ◯ | あり |
| Blue Prism | 1,200,000円（年間） | セキュリティの安全性に定評があり、WindowsデスクトップアプリおよびWebアプリに対応 | サーバー型 | ◯ | あり |
| NICE | 1台あたり355,000円～3,500,000円（年間） | WindowsデスクトップアプリおよびWebアプリに対応し、コールセンター支援に特化 | デスクトップ型・サーバー型 | △ | なし |
| RaQubo | 初期費用200,000円＋50,000円（月額） | エクセル操作や、Webサイト（ブラウザ）操作などのパソコン操作を自動化。簡単操作が特長 | デスクトップ型 | ◎ | あり |
| Robo-Pat | ＜実行専門版＞ 40,000円 ＜フル機能版＞ 120,000円（月額） |
操作性やロボット作成の容易さ、導入のしやすさが特長。各種業務アプリに対応 | デスクトップ型 | ◎ | あり |
| WorkFusion | ・無料（基本機能版） ・要問い合わせ（高機能版） |
ブラウザ操作、エクセル操作、OCR（画像認識）、条件分岐など、細かい操作も可能 | デスクトップ型 | △ | あり |
| ipaSロボ | 要問い合わせ | コンピュータ上のマウス操作・キーボード操作をシミュレートし、定型業務プロセスを自動化 | デスクトップ型 | △ | あり |
| Pega RPA | 要問い合わせ | システムとデータを統合処理、大量の反復業務を自動化することが可能 | サーバー型 | △ | あり |
| Verint RPA | 要問い合わせ | 独自技術とコマンド使用を組み合わせて実現する精度の高い画像認識・解析が特長 | デスクトップ型・サーバー型 | △ | 要問い合わせ |
| SynchRoid | 900,000～7,200,000円（年額） | デスクトップ上・ネットワーク上問わず幅広いアプリケーションに対応し、自動化可能 | デスクトップ型・サーバー型 | ◎ | あり |
| SPA | ＜クラウド型＞ 初期費用300,000円＋1,200,000円（年額） ＜パッケージ型＞ 1台約4,000,000円～約29,000,000円＋保守費約500,000円～3,800,000円（年額） |
AI-OCRで帳票・文書をデータ化し、業務効率化を実現 | クラウド型・サーバー型 | ◎ | あり |
RPA選び方解説まとめ
RPAツールを選ぶ際は、「自社の業務に適した機能があるか」「操作性やサポートは十分か」「コストや横展開のしやすさはどうか」など、複数の視点から検討することが重要です。また、スモールスタートで導入し、成功体験を積みながら徐々に展開していくという流れを意識することで、より効果的に活用できます。
本記事では、RPAツールを選ぶ際のポイントや注意点について解説しましたが、ツールの選定には実際に触れてみることも欠かせません。各ツールの比較サイトや利用者のコメントなども参考にしながら、フリーツールや無料トライアルを活用し、操作感や業務適用のしやすさを確認することが大切です。
また、RPAツールの導入を検討している方向けに、RPAの情報収集から導入まで検討フェーズごとにやるべきことがわかる「RPA導入前チェックリスト」や、RPAツールを比較する際に使える「RPAツール評価表」なども公開しておりますので、よろしければダウンロードしてご活用ください。
初心者には録画機能付きRoboTANGOがおすすめ
RPA初心者で「どのツールを選べばよいのか分からない、迷っている」という方におすすめしたいのが「RoboTANGO」です。
RoboTANGOは標準搭載の録画機能により、業務の操作をそのまま記録してRPAロボットを作成できます。そのため、プログラミング知識やITスキルがなくても、自動化をスムーズに始められます。
また、RoboTANGOは1つのライセンスを複数のPCで使用できるフローティングライセンスで提供しております。複数のメンバーやチーム・拠点でライセンスを共有できるため、低コストで導入しやすく、効率的に活用できます。
専門のサポートサイトが用意されている点も初心者には嬉しいポイントです。分からないことが発生したら、サイト内を検索して解決できますし、サポートサイトに質問を投げて解決することも可能です。
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